Dez dicas para ter motivação no trabalho

Trabalhar sem motivação pode ser incrivelmente desafiador. A impressão que temos é a de que precisamos vencer uma inércia muito grande, mesmo quando as nossas atribuições são coisas que sabemos fazer bem. 

Mas será que você sente mesmo falta de motivação? Acredite ou não, é provável que você só precise de um pouco mais de clareza sobre a relevância do seu trabalho e sobre a sua contribuição para as metas da empresa. Se tiver dificuldade em determinar o valor do seu trabalho, você terá menos inspiração para avançar nos seus projetos. 

O primeiro passo: as ferramentas que você usa são importantes

Qual é a relação entre as ferramentas e a motivação? 

Maior do que se poderia imaginar.

A falta de clareza é o motivo principal da perda de motivação. De fato, de acordo com as pesquisas da Asana, somente 26% dos funcionários compreendem claramente como o seu trabalho contribui com as metas da empresa. A falta de clareza surge porque não se tem uma forma simples de determinar a importância do próprio trabalho. O que a sua equipe precisa é de uma ferramenta de acompanhamento de metas. 

Acompanhamento de metas tradicional

O acompanhamento de metas tradicional é feito em apresentações de slides, planilhas e trocas de e-mails. Geralmente, as equipes gastam de vários dias a várias semanas definindo metas no início do ano. A apresentações de slides está impecável, a planilha não tem nenhum erro... está tudo perfeito. Exceto que essas metas não voltam a ser reexaminadas até a chegada do fim do ano. 

As metas perdem a ligação com o trabalho diário, e a equipe não sabe mais quais são os seus objetivos. É preciso uma forma clara de conectar as suas metas ao trabalho diário da sua equipe.

Aumente a motivação com o acompanhamento de metas

Quando as metas ficam desconectadas do trabalho que as deveria sustentar, a equipe pode sofrer de falta de motivação por não ter clareza sobre a importância do seu trabalho ou sobre a quais iniciativas ela deve se dedicar. 

As ferramentas de gestão do trabalho como a Asana são desenvolvidas para solucionar este problema. Em vez de se trabalhar isolado, desconectado da equipe e sem visibilidade das informações relacionadas ao próprio departamento, tudo pode ser encontrado num só lugar com a Asana. Com uma ferramenta de acompanhamento de metas, você tem uma linha direta entre as suas tarefas diárias e as metas que o seu trabalho apoia. Toda a sua equipe se beneficia de uma transparência maior e passa a entender como as próprias tarefas se encaixam numa iniciativa mais ampla, e como esta contribui para o cumprimento das metas da equipe e da empresa. 

Mitos e equívocos sobre a motivação

Há muitos mitos e mitos e equívocos sobre a motivação. Veja a seguir os três principais e o que realmente se esconde por trás da noção da motivação.

Como funciona a motivação:

Mito: quando estou motivado, eu tenho mais facilidade em iniciar uma tarefa.

Realidade: com frequência, nós confundimos a motivação com um estado de fluxo mental, aquela sensação de quem consegue trabalhar sem esforços e interruptamente. A motivação não significa necessariamente falta de esforço. Na verdade, o dicionário Merriam Webster define a motivação como “o ato de motivar para agir ou trabalhar”. 

Não é preciso um estado de fluxo mental para sentir-se motivado.. A motivação é a sensação de que nada o impede de começar o seu trabalho e alcançar as suas metas. No início é complicado, e não tem problema. Quando há uma razão para sentir-se motivado, e depois que você entende a importância de realizar este trabalho, você se liberta e sente que pode começar. 

O que o “impulsiona”

Mito: para se motivar, você precisa encontrar o que o incentiva e focar nisso (como concentrar-se em fazer um tipo de trabalho ou conseguir um emprego em uma área, por exemplo). 

Realidade: encontrar um emprego que o realiza profissionalmente é muito bom. Porém, mesmo que encontre esse novo emprego, nem sempre você se sentirá realizado. Haverá dias em que você ficará encarregado das tarefas administrativas; alguns projetos que você não gosta tanto; e alguns meses mais parados. Isso não quer dizer que você perdeu a motivação — apenas que você é um ser humano. 

Ao ter clareza sobre a importância do seu trabalho, você se mantém motivado mesmo quando realiza uma tarefa menos empolgante em um dia específico. Compreender como o seu trabalho influencia no âmbito geral da empresa pode ajudar a manter a sua motivação nos dias difíceis, pois você sempre terá o contexto e a clareza necessários para entender porque o trabalho é importante. 

Motivações positiva e negativa

Mito: a motivação positiva é diferente da motivação negativa. Essa é causada pelo medo e pode causar problemas a longo prazo.

Realidade: a motivação está dividida em duas categorias, mas não são as mencionadas acima, elas são intrínsecas e extrínsecas. A primeira é a que vem de dentro de você e é conduzida por vontades internas. A segunda é a que visa resultados: aquela vontade de completar o trabalho para alcançar algo ou evitar uma punição. 

A motivação intrínseca é uma ótima forma de impulsionar você e a sua equipe, principalmente a longo prazo. Esse tipo de motivação dá ênfase à satisfação pessoal, à curiosidade e à participação. Ao se sentir intrinsecamente motivado, você não é tão impactado pelas ações das pessoas ao seu redor; você busca grandes conquistas para a sua própria satisfação. 

Dito isso, descubra agora os benefícios da motivação extrínseca. Se você começou a trabalhar como gestor recentemente, é importante saber quando oferecer motivação extrínseca e recompensas. Por exemplo, você pode ajudar os membros da sua equipe a desenvolver suas motivações intrínsecas para que cada um alcances seu objetivos profissionais. Porém, certos fatores de motivação extrínseca (como o reconhecimento do grupo ou agradecimentos públicos) podem ajudá-los a sentir que estão caminhando na direção certa, principalmente quando isso é feito no início de um projeto. 

Dez dicas de como se motivar

Seja você um colaborador individual ou um gestor, experimente estas dez dicas. 

1. Conecte as tarefas às metas

Para se manter motivado, a coisa mais importante a fazer é entender a importância do seu trabalho. Para fazer isso, é preciso estabelecer uma conexão clara entre as suas tarefas diárias e as metas da sua equipe e da sua empresa. Uma vez que entender como o seu trabalho contribui no âmbito geral, você terá mais facilidade em descobrir a sua motivação e o que é preciso para avançar em seus projetos. 

Isso é mais fácil para umas equipes do que para outras. Por exemplo, os membros de uma equipe de vendas têm uma relação direta entre o seu trabalho e as metas de receita da empresa. Mas, para algumas equipes, é mais difícil estabelecer essa relação. É nessa hora que as ferramentas de acompanhamento de metas entram em jogo. 

Imagine que você trabalha no departamento de suporte técnico de uma grande empresa. Todos os dias, a sua tarefa é atender os tíquetes e ajudar os clientes na resolução de problemas. À primeira vista, essa função não parece ter uma relação com as metas da empresa. Mas você cumpre um papel importante: a sua habilidade de atender rapidamente às necessidades dos clientes contribui diretamente para a sua satisfação, que é monitorada pela equipe comercial por meio de pesquisas para avaliar o Net Promoter Score (NPS). 

Com uma ferramenta de acompanhamento de metas, você pode estabelecer a relação entre o seu trabalho diário e as metas da empresa, como a exemplificada acima. 

2. Defina diferentes tipos de metas

A definição de metas é importante, mas não basta estabelecer apenas uma. Para manter um nível elevado de motivação, estabeleça uma variedade de metas. É importante definir metas para diferentes áreas da sua vida, tanto metas de longo prazo quanto metas facilmente alcançáveis em pouco tempo. 

Por exemplo, você pode estabelecer uma meta de longo prazo para alcançar cem mil seguidores nas redes sociais nos próximos três anos. E para alcançar essa meta final, é interessante definir metas a curto prazo que servirão como degraus para chegar lá. Veja um exemplo abaixo: 

Meta a longo prazo: obter 100.000 seguidores nas redes sociais (Instagram e Twitter) nos próximos três anos. 

Meta a curto prazo: 

• Testar seis estilos de publicações diferentes por dois meses para identificar qual oferece mais engajamento. 

• Desenvolver um programa de compartilhamento de funcionários até o final do ano fiscal.

• Colaborar com dez influenciadores no nosso espaço dentro dos próximos doze meses. 

Independentemente do tipo de meta que você definir, certifique-se de que seja SMART (específica, mensurável, alcançável, realista e com prazos determinado). Para as metas da empresa, também é possível usar uma metodologia específica, como de indicadores-chave de desempenho ou de objetivos e principais resultados, para mensurar o seu progresso.

3. Reduza a organização excessiva para o trabalho

Pesquisar documentos, buscar aprovações, participar de reuniões de acompanhamento ou alternar aplicativos são exemplos do que chamamos de organização para o trabalho. A organização para o trabalho é um grande obstáculo para a motivação. Grande parte dessas tarefas manuais e repetitivas parecem desnecessárias, e são. De acordo com a nossa pesquisa, profissionais do conhecimento gastam 13% do seu tempo em tarefas que já foram concluídas. No total, os funcionários passam mais da metade do dia (60%) com esses pormenores organizacionais do trabalho. 

Não precisa ser assim. Ao reduzir a organização excessiva para o trabalho, é possível disponibilizar mais tempo para tarefas de alta qualificação, estratégia e impacto. Isso não quer dizer que é preciso trabalhar mais, mas sim que sobrarão mais horas para investir em tarefas que importam para você e para a sua equipe.

A melhor forma de reduzir a organização excessiva para o trabalho é centralizando as informações num só aplicativo. Em vez de alternar entre dez aplicativos diferentes até 25 vezes por dia, a centralização das informações permite que você identifique rapidamente quem faz o quê e quais são os prazos. 

4. Prepare as suas tarefas a fazer

É difícil de se motivar quando não se sabe exatamente o que fazer. Para alcançar os seus objetivos, você precisa ter uma ideia de quais são as suas tarefas a cada dia. Contar apenas com a sua memória raramente é o ideal; a melhor forma de organizar a sua vida é com uma ferramenta de listas de tarefas. 

Esse é um elemento-chave do método Getting Things Done (GTD), desenvolvido pelo escritor e consultor David Allen. Este método parte do princípio de que quanto mais informações o indivíduo acumula em sua mente, mais ele perde em produtividade e concentração. Ele recomenda armazenar todas as informações relacionadas ao seu trabalho numa única ferramenta externa bem organizada. Para descobrir como implementar este método, consulte o nosso artigo sobre como dominar o método Getting Things Done (GTD) em cinco passos.

5. Pare de fazer várias tarefas ao mesmo tempo

Infelizmente, humanos não podem fazer várias tarefas ao mesmo tempo. Quando temos a impressão de que conseguimos fazer isso, na verdade nós apenas estamos alternando rapidamente entre uma tarefa e outra. No fim, nós pagamos um preço por alternar tarefas desta forma: aumento da exaustão, redução da produtividade e prazos perdidos. 

Muitos de nós alternamos tarefas quando sentimos falta de motivação porque isso nos dá a impressão de que realizamos muitas coisas ao mesmo tempo, mesmo que o trabalho resultante seja de menos qualidade. Em vez disso, concentre-se em uma tarefa de cada vez. Dessa forma, você alinha a atenção à intenção e usa a sua motivação para fazer um trabalho de grande impacto.

6. Pare de procrastinar

Todos nós já procrastinamos na vida — mas isso não é sinônimo de preguiça. Assim como a falta de motivação, a procrastinação origina de uma falta de clareza no trabalho. Por sorte, há algumas soluções para enfrentar essa tendência e recuperar a sua motivação:

• Divida o trabalho em partes menores. A procrastinação é uma forma de incoerência temporal, em que completar as tarefas de curto prazo parece ser mais gratificante do que as metas mais demoradas. Uma boa maneira de enfrentar essa tendência é dividir o seu trabalho em partes menores, e com isso você poderá concluí-lo mais rapidamente. Dessa forma, continuará a sentir a satisfação de concluir uma tarefa, mas estará realmente contribuindo para uma iniciativa maior. 

• Esclareça as suas prioridades. Às vezes, nos sentimos desmotivados e começamos a procrastinar porque temos muito a fazer e não sabemos por onde começar. Ao entender com clareza quais são as suas prioridades, você se concentra na tarefa mais importante e em realizar o trabalho de maior impacto. 

• Defina prazos. A Lei de Parkinson diz que o trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização. Sem prazos claramente definidos, você terá menos motivação e mais propensão a procrastinar, afinal, não há nada para entregar de imediato. Certifique-se de que os seus prazos são bem definidos para combater essa tendência e enfrentar a Lei Parkinson.

7. Adote o estado de fluxo mental

Muitas vezes confundido com a motivação, no estado de fluxo mental o trabalho é tão fácil que dá a impressão de que o tempo passou voando. Você sente que não precisa se forçar a trabalhar e é por isso que alguns associam esse estado à motivação: tudo parece tão simples que você não precisa se empolgar para começar a trabalhar. 

Mas, assim como a motivação, o estado de fluxo mental não ajuda a iniciar as suas tarefas, mas a manter a sua concentração depois de começar. Então, a ideia não é entrar em estado de fluxo mental com mais facilidade, mas garantir que você não sairá dele. 

Para isso, desative as notificações e use recursos como o modo “Não perturbe” para manter a concentração nas tarefas. Determine com os seus colaboradores como e quando se comunicarão (quando devem optar ou não por mensagem direta/em tempo real). A comunicação assíncrona funciona bem com o estado de fluxo mental porque lhe permite responder um pouco mais tarde, quando já tiver saído do estado de fluxo mental. 

8. Experimente a gestão de tempo

A gestão de tempo facilita a priorização do trabalho e garante que você está fazendo a tarefa certa no momento certo. Além de reduzir as distrações, as estratégias de gestão de tempo facilitam a entrada no estado de fluxo porque você se compromete mentalmente a fazer uma determinada quantidade de trabalho por um tempo determinado. 

Se esta é a sua primeira vez testando a gestão de tempo, experimente uma das seguintes técnicas:

• Blocos temporais: Blocos temporais ou time-blocking é uma técnica de gestão de tempo que visa planejar cada parte do dia. Ao adicionar tarefas a fazer ao seu calendário, você pode agrupá-las em blocos para garantir que elas serão feitas ao longo do dia.

• Princípio de Pareto: o princípio de Pareto, também conhecido como a regra do 80/20, determina que 80% dos resultados vêm de 20% das ações. Este princípio ajuda a identificar o trabalho mais importante a concluir para que você possa aproveitar ao máximo o seu dia.

• Técnica de Pomodoro: a técnica de Pomodoro é uma estratégia de gestão de tempo que divide o seu trabalho em blocos de 25 minutos intercalados por cinco minutos de repouso para aumentar a concentração e a produtividade. Isso oferece um momento de repouso entre cada sprint. 

• Timeboxing: Timebox é uma meta para concluir uma determinada tarefa num limite de tempo específico. Este método busca aumentar a produtividade e evitar a procrastinação. 

9. Desenvolva as suas habilidades

Nada é tão desmotivante quanto a estagnação. Uma boa forma de desenvolver uma motivação duradoura é investir no seu desenvolvimento profissional. Por exemplo, definir uma meta a longo prazo ou desenvolver as suas competências podem lhe oferecer uma nova perspectiva e ajudar a entender a sua jornada. 

Você escolhe que tipo de habilidade deseja de desenvolver. Encontre a seguir artigos sobre desenvolvimento de habilidades essenciais à gestão de projetos, desenvolvimento de habilidades de administração de equipes e como melhorar as suas habilidades em liderança.

10. Cuide-se

É difícil sentir motivação se você não se sente muito bem. Antes de mergulhar no trabalho, procure cuidar do seu corpo e mente. 

Cada pessoa funciona de maneira diferente, mas os itens a seguir são importantes para todos:

• Dormir bem;

• Reduzir o estresse;

• Exercitar-se;

• Alimentar-se de forma saudável;

• Fazer o que gosta nas horas livres;

• Praticar a atenção plena;

• Conectar-se com a sua rede de apoio.

Cinco estratégias de motivação para gestores

Como líder, você tem o papel de oferecer suporte e fazer aflorar o potencial da sua equipe. Para ajudar os integrantes da equipe a se sentirem motivados e engajados, experimente estas cinco estratégias: 

1. Saiba diferenciar as metas individuais das metas da equipe

Cada integrante pode relacionar o seu trabalho às metas, mas como líder, você pode garantir uma total transparência. Incentive os membros da sua equipe a fazer perguntas sobre as metas a serem alcançadas por meio dos esforços conjuntos. E mais: garanta que as ferramentas usadas facilitam e esclarecem a relação entre os projetos em andamento e as metas para as quais a sua equipe contribui. 

Experimente usar as ferramentas de monitoramento de metas certas e garantir que todos os integrantes da sua equipe têm ao menos um indicador-chave de desempenho (KPI) para monitorar o seu progresso. Atribua no mínimo um KPI para cada integrante para que tenha clareza de como o seu trabalho contribui para uma meta de equipe maior. 

2. Saiba diferenciar a eficácia da eficiência

Eficiência significa fazer as coisas do jeito certo, enquanto eficácia é fazer as coisas certas. As melhores equipes são eficientes e eficazes, mas saber a diferença entre esses termos é importante para motivar os membros da equipe. 

Os integrantes podem se sentir desmotivados se tiverem a impressão de que não trabalham em coisas eficazes. E para lhes demonstrar a eficácia do trabalho realizado é necessário fazer a conexão com as metas que as suas tarefas ajudam a alcançar. Experimente também permitir que os membros da equipe alterem os prazos das entregas com base na urgência das tarefas em questão. Quando os membros da equipe sabem como o seu trabalho árduo contribui para atingir objetivos maiores, eles podem alocar melhor o seu tempo de trabalho, maximizando tanto a eficácia quanto a eficiência.

3. Demonstre reconhecimento à sua equipe

Demonstrações de reconhecimento pelo trabalho árduo da equipe são parte essencial de uma boa gestão da equipe. Mesmo que o reconhecimento seja um motivador extrínseco, é um elemento-chave para obter e manter a motivação da equipe. 

Se ainda não o fez, certifique-se de reconhecer os esforços dos seus colegas nas reuniões em dupla e de equipe. Pode ser simplesmente elogiando um membro da equipe por um trabalho bem executado, informando-o de que outra pessoa elogiou o seu trabalho ou oferecendo uma pequena recompensa após um desempenho particularmente impressionante. 

4. Invista na autoestima da equipe

A autoestima da equipe está diretamente relacionada à sua satisfação. Quando os integrantes estão satisfeitos e envolvidos, a autoestima é maior, resultando em mais motivação e produtividade. Por outro lado, equipes com baixa autoestima procrastinam, têm baixa produtividade e a empresa tem maior rotatividade de funcionários. 

Para aumentar a autoestima da equipe, experimente estas três dicas: 

1. Lidere pelo exemplo e se envolva no trabalho da sua equipe para mostrar que você se importa com os projetos. 

2. Crie um clima de confiança na sua equipe ao delegar responsabilidades e oferecer aos integrantes a liberdade de tomar decisões importantes. 

3. Incentive-os a tirar folgas para aproveitar a vida fora do ambiente de trabalho. Isso não só reduz a exaustão, como aumenta o engajamento.

5. Procure sinais de problemas mais graves

Se os membros da sua equipe não se sentirem motivados após a implementação das quatro estratégias acima, pode haver outro motivo. Se eles estiverem com dificuldades no trabalho ou em casa, a sua motivação pode ser prejudicada. 

Como gestor, a melhor coisa a fazer é demonstrar apoio à sua equipe, demonstrando empatia e compreensão. Observe se o membro da equipe não está com sobrecarga ou passando por uma síndrome do impostor. Para aprender a reagir a esse tipo de situação e oferecer apoio aos membros da equipe, desenvolva as suas habilidades de resolução de conflitos. 

Encontre a motivação

Não é preciso fazer uma promessa de Ano-Novo para encontrar a sua motivação. Quando tiver clareza sobre a importância do seu trabalho e de como ele se alinha às metas gerais da empresa, você saberá o que priorizar e como começar. 

Para visualizar todas as suas metas, use uma ferramenta de monitoramento de metas como a Asana e conecte num só lugar as metas da empresa às tarefas que levam até elas.