Como superar a Lei de Parkinson para aumentar a produtividade

Você já adiou um projeto até o último minuto, mesmo sabendo que levaria apenas algumas horas para concluí-lo? Este é um exemplo perfeito de procrastinação, mas é também uma amostra da Lei de Parkinson em ação. Usa-se todo o tempo que se tem à disposição. Ou você usa o tempo para concluir a tarefa mais lentamente, ou procrastina e a termina pouco antes do prazo. 

Infelizmente, os prazos nem sempre aumentam a nossa produtividade, mas entender a Lei de Parkinson e encontrar formas de superá-la pode ter esse resultado. Neste guia, explicaremos como funciona a Lei de Parkinson e daremos dicas para que o seu trabalho seja feito em menos tempo.

O que é a Lei de Parkinson?

Lei de Parkinson é a ideia de que o trabalho se estenderá para preencher o tempo determinado para a sua conclusão. Esta lei pode entrar em cena quando nos desdobramos para cumprir prazos de trabalho ou quando gerimos projetos. 

Digamos, por exemplo, que você receba um prazo de duas semanas para concluir uma proposta de projeto. Você talvez sinta alívio ao saber que dispõe de muito tempo. No entanto, o prazo distante leva você a demorar mais do que o necessário para concluir a tarefa em mão, ou então você a adia e a termina pouco antes do prazo final. Em outras palavras, a tarefa se estende para preencher o tempo que lhe foi dado.

Quem formulou a Lei de Parkinson?

Cyril Northcote Parkinson foi o historiador naval britânico que formulou a Lei de Parkinson num ensaio satírico escrito para a revista “The Economist”, em 1955. Em seguida, escreveu um livro intitulado Parkinson's Law: The Pursuit of Progress (A Lei de Parkinson: à procura do progresso). A história do ensaio envolve uma mulher que tem como única tarefa do dia enviar um cartão-postal. 

Como tem o dia inteiro para fazer isso, ela passa uma hora para encontrar o cartão, meia hora para achar os seus óculos, 90 minutos para escrever o cartão, e assim por diante, até preencher o seu dia. A história visa explicar como o trabalho se estende para preencher o tempo atribuído. Embora o exemplo de Parkinson possa parecer extremo, todos nós já experimentamos isto numa escala menor.

Por que o trabalho se estende para preencher o tempo disponível?

Estudos sugerem que, quando nos é dada uma tarefa, pensamos em quanto tempo temos para concluí-la, em vez de quanto tempo de fato precisamos. Esta mentalidade resulta em perda de tempo e em fluxos de trabalho ineficientes. Em geral, é por isso que nós, como seres humanos, sentimos a necessidade de levar todo o tempo que nos é dado para concluir uma tarefa, mesmo que não seja necessário tanto tempo. 

Exemplos da Lei de Parkinson

A Lei de Parkinson aplica-se a praticamente tudo. Ninguém é imune a ela, até que a reconheça e encontre maneiras de superá-la pessoalmente. É possível reconhecer exemplos da Lei de Parkinson em equipes de marketing ou design, e também é possível vê-la em maior escala em organizações empresariais. 

Embora haja formas de superar a Lei de Parkinson, o trabalho específico que você fizer é que vai orientar a forma como a combate. Veja três exemplos, bem como as soluções, para essas situações particulares.

Proposta de marketing

Digamos que você é um gestor de marketing que trabalha em uma nova proposta de cliente. Você tem um mês para reunir todo o material necessário à sua apresentação. Esse prazo lhe dá muito tempo para se preparar, mas, como tem algumas outras tarefas urgentes, você adia a proposta. Quando o prazo está muito perto, você corre para concluir a proposta no último minuto. 

Num cenário diferente, você não tem outras tarefas a fazer, então leva o mês inteiro trabalhando na proposta. Embora ela pareça finalizada após as primeiras duas semanas, você tem tempo extra, pelo que continua acrescentando detalhes aqui e ali, até o prazo se aproximar. O seu trabalho, desse modo, se estendeu para preencher o tempo atribuído. 

Possível solução: os membros da equipe de marketing podem trabalhar em conjunto para determinar realisticamente quanto tempo um projeto deve demorar, em vez de estabelecer um prazo arbitrário. Concentrar-se no tempo necessário para um projeto, em vez da data de conclusão, pode aumentar a produtividade e evitar a ineficiência. 

Catálogo de design

Se você for designer, este exemplo é para você. Imagine que tem um catálogo para terminar no prazo de duas semanas. Como criador, você se orgulha do seu trabalho e a sua meta é deixar cada projeto perfeito. Você talvez nunca sinta que os seus projetos estejam totalmente concluídos porque pode sempre encontrar algo para corrigir ou melhorar.

Os prazos são úteis porque ajudam você a manter-se no caminho certo; no entanto, você sempre deixa que o seu trabalho se estenda até o último minuto porque fica envolvido em cada projeto. 

Possível solução: se você envolver o cliente desde o princípio no processo de design, poderá evitar perder tempo desnecessariamente com os seus designs. A inclusão de parâmetros de referência para as verificações por parte de clientes ou gestores pode lhe dar feedback sobre o seu progresso e sobre quando é hora de parar. 

A semana de 40 horas laborais

A maioria das empresas opera sob um modelo de jornada semanal de 40 horas de trabalho, o que assume que grande parte dos empregos demandam o mesmo tempo para concluir as tarefas semanalmente. 

É verdadeiramente realista pensar que o trabalho no marketing e no campo médico demande oito horas por dia? Estes trabalhos são igualmente complexos? A resposta curta é não. A Lei de Parkinson está em ação em todo o nosso redor. Algumas pessoas estão ocupadas quarenta horas por semana; outras utilizam a gestão do tempo a seu favor para concluir tarefas em menos tempo.  

Possível solução: cogite usar o princípio de Pareto, que afirma que cerca de 80% dos resultados advêm de 20% das causas. Enfocar o trabalho de impacto em lugar do tempo gasto no trabalho pode resultar num aumento de produtividade.

Como superar a Lei de Parkinson

É possível usar estratégias específicas para superar a Lei de Parkinson e aproveitar melhor o tempo. Quando você impedir que o seu trabalho se estenda para preencher o tempo disponível, poderá terminar as suas tarefas mais depressa e usar o tempo que lhe resta para relaxar ou passar a outras tarefas. 

1. Planeje o trabalho de maneira estratégica

Quando se planeja estrategicamente o trabalho de antemão, é menos provável que se procrastine e mais provável que se trabalhe de forma eficiente. A criação de um plano pode ajudar você a gerir o tempo, avaliar a duração das tarefas e planejá-las de maneira correspondente. 

O seu plano deve descrever o seguinte:

• As suas metas SMART.

• A sua lista de tarefas e ações. 

• O tempo que levará para a conclusão das tarefas.

• Os recursos de que você precisará. 

• As datas específicas em que você verificará o progresso.

Você também pode criar um plano estratégico mais amplo para as metas a curto e longo prazo dentro da empresa. Isto pode servir de motivação para você alcançar maior produtividade no trabalho.

2. Defina prazos autoimpostos

O primeiro passo para superar a Lei de Parkinson é impor prazos a si mesmo. Em vez de pensar “Quanto tempo tenho?”, comece a pensar no tempo de que precisa de fato para cada tarefa e estabeleça os seus próprios prazos de acordo com isso. 

Para entender o tempo que você de fato precisa para uma tarefa, primeiro: 

• Entenda os requisitos do projeto: você precisará de uma noção ampla do que lhe é exigido para determinar quanto tempo necessitará para um projeto. Este processo envolve a criação de uma lista com todas as subtarefas e atividades no escopo maior do projeto. 

• Priorize as atividades e tarefas de forma correspondente: assim que tiver uma lista de requisitos do projeto, você pode priorizar as tarefas e determinar quais delas são mais importantes e/ou complexas. Coloque no topo da sua lista as tarefas que demandam mais tempo.

• Decida quem precisa participar: se partes do seu projeto demandarem a ajuda de colegas de trabalho, você terá de avaliar quem deve participar. Falar com a equipe no início do projeto pode poupar-lhe tempo mais tarde.

• Faça estimativas de tempo: você já deve ter uma compreensão substancial dos participantes, dos requisitos e das condições do seu próximo projeto. Com isso, agora pode fazer estimativas de tempo realistas para a conclusão com base na sua carga de trabalho e no seu nível de produtividade pessoal. 

Pense nas suas tarefas em termos de metas a curto prazo — quanto mais depressa realizá-las, tanto mais tempo disponível você terá para outras coisas.

3. Experimente a técnica de Timeboxing

Timeboxing é uma estratégia de produtividade laboral que pode ajudar você a combater a procrastinação, recuperar a produtividade perdida e concentrar-se no trabalho que importa. 

Com a técnica de Timeboxing, define-se uma meta para terminar uma tarefa dentro de um certo horizonte temporal. Quando se planeja a duração de uma tarefa antes de começar a atividade, aborda-se o trabalho de forma mais intencional. Você pode usar esta técnica para agendar tarefas individuais, ajudar a sua equipe a se organizar ou, então, gerir reuniões com mais eficácia.

4. Experimente o método Pomodoro

Parecido com a técnica de Timeboxing, o método Pomodoro consiste em sessões de trabalho focado com frequentes pausas curtas. Isto tem por objetivo aumentar a sua produtividade e, ao mesmo tempo, reduzir a fadiga mental. Esta técnica usa sessões de trabalho de 25 minutos e pausas de cinco minutos para maximizar o foco. 

Estas são as cinco etapas da gestão do tempo conforme o método Pomodoro:

1. Crie uma lista de tarefas por ordem de importância.

2. Ajuste um temporizador para 25 minutos.

3. Trabalhe numa tarefa pelo tempo estabelecido.

4. Faça uma pausa de cinco minutos.

5. Depois de quatro pomodoros, faça uma pausa de 15 a 30 minutos.

5. Use ferramentas de gestão de tarefas

O uso de uma ferramenta de gestão de tarefas é uma ótima forma de organizar o seu dia de trabalho, programar prazos pessoais e garantir que se tenha tempo suficiente para gerir as prioridades. Você também pode elaborar listas de pendências e manter-se no caminho certo com os projetos pessoais ou em equipe. 

Superar a Lei de Parkinson é essencial se você quiser assumir o controle do seu tempo e aumentar a quantidade de trabalho que você dá conta de realizar. Se terminar as tarefas antes do prazo, você poderá usar o tempo extra para adiantar trabalho ou tirar uma pausa. A meta é ser mais eficiente, e não trabalhar exageradamente. 

Faça mais em menos tempo usando a Lei de Parkinson a seu favor

Ao entender o que é a Lei de Parkinson e como ela funciona, você pode usá-la a seu favor. Com as estratégias certas, como a programação proativa, a definição de prazos pessoais e a priorização de tarefas, você pode realizar mais trabalho em menos tempo e alcançar um melhor equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.

Um software de gestão de tarefas pode complementar as estratégias que se decidir implementar e ajudar você a atingir as suas metas.