O que é a metodologia de gestão de projetos PRINCE2?

Você sabia que há uma metodologia de gestão de projetos praticada em mais de 150 países? Com mais de um milhão de profissionais certificados, o PRINCE2 é uma das formas mais conhecidas e amplamente reconhecidas de gestão de projetos.

O que é PRINCE2?

O PRINCE2 é uma metodologia de gestão de projetos que enfatiza a organização e o controle. O acrônimo PRINCE significa “PRojects IN Controlled Environments” (Projetos em ambientes controlados). Esta estrutura de gestão de projetos é linear e baseada em processos, com foco em mover iniciativas por meio de etapas predefinidas. O PRINCE2 também inclui princípios fundamentais de gestão de projetos, como a definição do escopo e do orçamento do projeto, o que o torna uma boa opção para iniciantes.

A história do PRINCE2

Esta metodologia de gestão de projetos foi estabelecida pela primeira vez em 1989 pela Agência Central de Computação e Telecomunicações (CCTA). Foi originalmente baseada em uma metodologia usada pelo governo do Reino Unido, conhecida como Project Resource Organization Management Planning Technique (PROMPT). O governo do Reino Unido usava a PROMPT principalmente para projetos de sistemas de informação. 

O PRINCE2 começou como apenas PRINCE, e esta primeira iteração se concentrou na gestão de projetos de TI. Durante a década de 1990, os gestores perceberam que as técnicas do PRINCE poderiam ser aplicadas a qualquer tipo de projeto, não apenas de TI. Depois de uma reformulação para remover qualquer menção ao jargão específico de TI, o PRINCE2 foi lançado em 1996.

Benefícios da gestão de projetos PRINCE2

Há uma razão pela qual a metodologia PRINCE2 é uma das formas mais populares de gestão de projetos no mundo. Veja por que tantas equipes escolhem o PRINCE2 para executar projetos bem-sucedidos.

O PRINCE2 é uma forma altamente reconhecida de gestão de projetos

Há milhões de profissionais que utilizam a PRINCE2 em todo o mundo. O método PRINCE2 é reconhecido pelo Project Management Institute (PMI) como uma metodologia compatível com o Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) e a certificação Project Management Professional (PMP®). 

Existem vários cursos de treinamento e diferentes certificações PRINCE2 que você pode fazer para aprender sobre o método de gestão de projetos PRINCE2. Se você deseja especificamente se tornar um gestor de projetos, aprender o processo PRINCE2 e receber uma certificação pode ajudar a sua carreira a longo prazo.

O PRINCE2 é uma boa metodologia para iniciantes

Se a sua equipe nunca usou qualquer tipo de metodologia de gestão de projetos antes, o PRINCE2 é um bom ponto de partida. Como há um processo simples, mas definido, a equipe tem etapas claras a seguir, mesmo que nunca tenha implementado um processo de gestão de projetos antes.

O PRINCE2 também é uma ótima maneira de ensinar os membros da equipe. Seus princípios e fases claros podem ajudar a orientar a equipe por meio de habilidades essenciais de gestão de projetos, como planejamento de projetos, gestão de tempo e habilidades de comunicação. Essas habilidades não são exclusivas do PRINCE2, mas universais em todas as metodologias de gestão de projetos. Portanto, se a sua equipe decidir que o PRINCE2 não é adequado para ela, os membros ainda terão aprendido habilidades úteis que podem aplicar a qualquer projeto.

Se a sua equipe está pensando em usar uma forma de Agile, o PRINCE2 Agile é um ótimo ponto de partida. O PRINCE2 Agile baseia-se nos fundamentos estabelecidos no processo PRINCE2 padrão e os aplica com a metodologia Agile.

O PRINCE2 é extremamente flexível

Embora a técnica PRINCE original tenha sido criada com a TI em mente, o PRINCE2 foi criado para acomodar qualquer tipo de projeto em qualquer setor. Um dos princípios fundamentais do PRINCE2 é usá-lo como uma estrutura, e não como regras rígidas. A ideia é que você o adapte às necessidades do seu projeto.

A metodologia PRINCE2 funciona muito bem com o software de gestão do trabalho. A estrutura orientada por processos, combinada com o software, facilita a criação de tarefas claras com datas e responsáveis específicos. Os membros da equipe, as partes interessadas e o quadro do projeto podem rapidamente acompanhar o progresso do projeto de forma assíncrona. Ao usar um espaço de trabalho colaborativo, a equipe terá informações atualizadas sobre o status do projeto e quaisquer atualizações importantes.

Funções no projeto PRINCE2

Um dos principais benefícios de usar a metodologia PRINCE2 é a clareza. Algumas metodologias de gestão de projetos têm diretrizes mais flexíveis, mas cada membro da equipe que usa o PRINCE2 tem uma função clara e designada. Essas funções têm o seu próprio conjunto específico de expectativas e responsabilidades. Aqui estão algumas das principais funções que você verá em um projeto PRINCE2.

• Gestor de projeto: o principal responsável pelo planejamento, execução e progresso do projeto. 

• Gerente de equipe: se a sua equipe for muito grande, pode haver um gerente de equipe para auxiliar o gestor de projeto. Um gerente de equipe ajuda a supervisionar a produção de itens e também gerencia o tempo e a carga de trabalho de cada membro da equipe.

• Cliente: o cliente é a pessoa que recebe o entregável final do projeto. Pode ser um cliente externo, contratado ou equipe interna. Por exemplo, a sua equipe de TI pode estar trabalhando para criar um processo de integração melhor. Os clientes finais, neste caso, são os gerentes de contratação e os novos contratados.

• Membros da equipe: são os indivíduos responsáveis por criar o entregável final. Como o PRINCE2 é uma metodologia orientada por processos, é importante atribuir funções específicas a cada membro da equipe. A forma como as tarefas são delegadas depende do gestor do projeto ou da equipe.

• Quadro do projeto: um grupo de pessoas que tomam decisões de alto nível para o seu projeto. Normalmente, o quadro do projeto é composto por executivos de negócios e, em alguns casos, clientes finais.

6 aspectos principais de um projeto PRINCE2

Todo projeto PRINCE2 tem essas seis características, que o gestor do projeto acompanha à medida que o projeto avança. Alguns deles se vinculam diretamente aos princípios fundamentais do PRINCE2 (que explicaremos na próxima seção), enquanto outros são apenas informações importantes que a equipe deve conhecer à medida que avança no projeto. Aqui estão seis aspectos que você encontrará em todos os projetos PRINCE2.

1. Escopo do projeto: descreve claramente as metas, os prazos e os entregáveis do projeto.

2. Custos: é o valor que o seu projeto custará. A meta é calcular o mais próximo possível para evitar ultrapassar o orçamento do projeto. 

3. Prazos: é a quantidade de tempo que o projeto levará para ser concluído. Os projetos PRINCE2 normalmente têm um prazo definido criado pelo quadro do projeto. Os cronogramas ajudam os membros da equipe, fornecendo-lhes um prazo estimado para concluir cada tarefa. 

4. Risco: há um risco inerente a cada projeto porque não podemos controlar tudo. Parte do PRINCE2 inclui o estabelecimento de um processo de gestão de riscos para identificar proativamente os riscos que a equipe pode encontrar e mitigar quaisquer problemas.

5. Qualidade: no PRINCE2, é necessário criar um registro de qualidade, ou algo que defina claramente os padrões de produção para todos os entregáveis. Isso garante que o resultado final atenda aos mais altos padrões da equipe e satisfaça as expectativas do cliente.

6. Benefícios: o PRINCE2 exige que cada projeto tenha uma justificativa clara para o negócio. Isso é semelhante a um termo de abertura de projeto, mas os requisitos dependem do que o quadro do projeto deseja ver antes de aprovar o projeto.

As sete fases de um projeto PRINCE2

Além dos sete princípios do PRINCE2, há também sete fases que orientam a equipe desde o início até o encerramento do projeto. 

• Iniciando um projeto: a equipe do projeto envia um plano de projeto usando um mandato do projeto, que é um esboço do que o projeto envolve. Isso fornece uma ideia geral do projeto e define claramente o caso de negócios. Depois de aprovado (muitas vezes pelo quadro do projeto), a equipe do projeto cria um brief do projeto mais detalhado.

• Direção: o quadro do projeto analisa os briefs do projeto e decide o que é necessário para que a equipe avance. Isso pode significar alterar alguns aspectos do brief do projeto para acomodar recursos ou tempo.

• Iniciar um projeto: o quadro do projeto escolhe um gestor de projeto para liderar e criar um plano de projeto ainda mais detalhado. Isso inclui as linhas de base para tempo, custo, qualidade, escopo, risco e benefícios. O projeto pode começar oficialmente assim que o quadro do projeto aprovar totalmente o plano de projeto criado pelo gestor. 

• Controle: durante esta fase, o gestor do projeto divide partes do projeto para torná-las mais gerenciáveis. Em seguida, ele delega essas porções menores a membros individuais da equipe para que trabalhem nelas e as concluam.

• Gestão da entrega do produto: o gestor do projeto garante que o projeto esteja progredindo sem problemas e que os entregáveis atendam à qualidade definida pelo registro de qualidade. O quadro do projeto então analisa os entregáveis e decide se aprova o trabalho ou solicita alterações ou trabalho adicional para o projeto.

• Gestão dos limites das etapas: no final de cada etapa, o quadro do projeto realiza uma revisão para decidir se o projeto deve continuar avançando ou se a equipe deve abandoná-lo. 

• Encerramento: o gestor do projeto conclui toda a documentação final, resultados e relatórios antes de encerrar completamente o ciclo de vida do projeto.

Certificações de praticante PRINCE2

Você não precisa ter uma certificação de gestão de projetos para usar o PRINCE2 na sua equipe. Dito isso, existem alguns cursos de treinamento e opções de exames que podem ajudar a melhorar e demonstrar a sua proficiência com a metodologia. 

• Exame de fundação PRINCE2: avalia as habilidades de nível básico para demonstrar se você pode atuar como um membro informado de uma equipe de gestão de projetos PRINCE2. 

• Exame de praticante PRINCE2: avalia se você pode aplicar o PRINCE2 à execução e gestão de um projeto básico. 

• Exame de nível básico do PRINCE2 Agile: avalia se você pode atuar como um membro informado de uma equipe de gestão de projetos e entender como o PRINCE2 funciona com conceitos ágeis, como Scrum e Kanban. 

• Exame de praticante do PRINCE2 Agile: avalia se você pode aplicar métodos ágeis para gerir os seus próprios projetos PRINCE2. 

Ao escolher um treinamento PRINCE2 ou um exame de fundação e profissional PRINCE2, certifique-se de que ele seja oferecido por uma organização de treinamento credenciada. Além disso, verifique se o seu treinamento de certificação profissional se concentra na versão mais recente do PRINCE2, por exemplo, a 6ª edição do PRINCE2.