Szablon harmonogramu produkcji

Terminowość produkcji i jej produktów końcowych jest kluczowa. Wiele firm monitorowanie procesu produkcji opiera na harmonogramie, który oferuje realistyczny czas ukończenia produkcji i przewidywane daty wysyłki. Aby harmonogram produkcji był przydatny, nie wystarczy jednak zaznaczyć kilka dat w kalendarzu – powinien on również uwzględniać najważniejsze etapy procesu produkcji. 

Choć przygotowany wcześniej harmonogram może pomóc w zaplanowaniu pracy oraz oszacowaniu terminów, w rzeczywistości produkcja jest złożona i nieprzewidywalna. Na przykład przerwa w łańcuchu dostaw może doprowadzić do nieoczekiwanego opóźnienia albo wytworzenie produktu może trwać dłużej niż zakładano. Jak więc można zapewnić spójność harmonogramów oraz organizację i terminowość produkcji tak, aby jednocześnie nie rezygnować z elastyczności umożliwiającej reagowanie na nieoczekiwane zdarzenia?  

Odpowiedź: korzystając z dynamicznego szablonu harmonogramu produkcji.

Czym jest szablon harmonogramu produkcji?

Szablon harmonogramu produkcji to zarys harmonogramu produkcji, za pomocą którego można monitorować proces produkcji od początku do końca. Harmonogramy produkcji zapewniają podstawowe informacje na temat procesu – co jest wytwarzane (produkt) i kiedy będzie to gotowe (data wykonania). 

Szablony harmonogramu produkcji są zazwyczaj używane w branży produkcyjnej, w której typowe jest wytwarzanie setek lub tysięcy produktów dziennie. Jednak każdy zespół, organizacja lub branża wytwarzające produkty mogą skorzystać na zastosowaniu szablonu. Po zapisaniu głównego szablonu harmonogramu produkcji będzie można w kilka minut przygotować i wprowadzić w życie nowy harmonogram. 

Dlaczego warto używać szablonu harmonogramu produkcji?

Harmonogram produkcji śledzi proces produkcji, dostawy i zapotrzebowanie, ułatwiając dostarczanie klientom na czas potrzebnych produktów. Utworzenie szablonu harmonogramu oszczędza czas i wysiłek związane z tworzeniem harmonogramu od zera dla każdego nowego produktu. Jeśli zarządzasz różnymi harmonogramami produktu w różnych zespołach produkcyjnych, zastosowanie szablonu harmonogramu projektu umożliwia zachowanie spójności planowania. Dodatkowo za pomocą harmonogramu możesz śledzić inne ważne aspekty produkcji, takie jak prognozy trendów oraz zmiany w łańcuchu dostaw. 

Tradycyjnie firmy produkcyjne i działające w innych branżach polegały na statycznych harmonogramach projektu, takich jak Arkusze Google lub szablony Excela. Rozwiązania te nie zapewniają jednak możliwości zwizualizowania szablonu produkcji ani prowadzenia wydajnej współpracy między zespołami. Jednak po skorzystaniu z oprogramowania oferującego więcej funkcji można wyświetlić harmonogram produkcji w różny sposób (taki jak wykres Gantta lub szablon kalendarza). Dzięki temu ogólnemu, graficznemu przeglądowi można łatwiej wykryć i wyeliminować potencjalne wąskie gardła. Za pomocą tego formatu można również porównać produkcję planowaną z faktyczną, aby wykryć opóźnienia lub możliwości zwiększenia wydajności cyklu produkcyjnego. 

Jak korzystać z szablonu harmonogramu produkcji?

W Internecie można znaleźć różnorodne, darmowe szablony harmonogramu produkcji, ale przydatność harmonogramu nie zależy od szablonu, a obsługującego go oprogramowania. Po utworzeniu szablonu w dynamicznej platformie, takiej jak oprogramowanie do zarządzania pracą, będzie można korzystać z funkcji zwiększających i optymalizujących produkcję. Możesz na przykład użyć automatycznych reguł zarządzania zasobami, które natychmiast będą aktualizować magazyn po wytworzeniu nowych produktów.

Tworząc szablon harmonogramu produkcji, dodaj do niego sekcje czytelnie przedstawiające interesariuszom, co produkujesz i kiedy można spodziewać się wytworzenia produktu. W tym celu dodaj poniższe pozycje:

• Szczegóły zamówienia: wymień numer zamówienia, opis pozycji, nazwę klienta i inne informacje identyfikujące zamówienie, aby ułatwić określenie, co jest produkowane.

• Status produkcji: uaktualniaj status produkcji w miarę postępu procesu, aby pokazać interesariuszom etap, na którym jest każde zamówienie i czy nie występują opóźnienia.

• Harmonogram pracy i daty wykonania: utwórz harmonogram pracy z jasnymi datami wykonania wskazującymi początek i koniec produkcji. Pamiętaj o dołączeniu między tymi datami zadań i kamieni milowych oraz wymienieniu wszelkich zależności – od preprodukcji aż do jej ukończenia. 

• Zamówienia (ilość): ile produktów należy wytworzyć? Śledzenie tego wskaźnika ułatwia zestawienie oczekiwanej produkcji z rzeczywistą. W przypadku rozbieżności możesz dostosować proces, aby zapewnić realizację celów harmonogramu produkcji i uniknąć opóźnień.

• Potrzebne/użyte surowce: co jest potrzebne do wytworzenia produktów? Skorzystaj z tych wartości liczbowych do zarządzania zasobami i planowania wydajności, aby uzyskać dokładniejsze dane na temat tego, co jest potrzebne do wytworzenia określonych produktów lub realizacji zamówień.

Integracje i aplikacje, które można wykorzystać w szablonach

Wypróbuj poniższe funkcje i integracje z aplikacjami, aby dostosować szablon harmonogramu produkcji do potrzeb swojego zespołu.

Zintegrowane funkcje

• Widok listy. Jest to widok w stylu siatki pozwalający uzyskać szybki wgląd we wszystkie informacje o projekcie. Podobnie jak lista rzeczy do zrobienia lub arkusz kalkulacyjny, widok listy wyświetla wszystkie zadania jednocześnie, dzięki czemu możesz nie tylko zobaczyć ich tytuły i daty wykonania, ale także wyświetlić odpowiednie pola niestandardowe, takie jak priorytet, status i inne. Zapewnij bezproblemową współpracę, dając zespołowi wgląd w to, kto zajmuje się jakim zadaniem i do kiedy ma je wykonać.

• Widok osi czasu. Widok osi czasu to widok projektu w stylu wykresu Gantta, który wyświetla wszystkie zadania na poziomym wykresie słupkowym. Możesz nie tylko sprawdzić daty rozpoczęcia i zakończenia zadań, ale również zależności między nimi. Dzięki widokowi osi czasu możesz łatwo sprawdzić, jak wszystkie elementy Twojego planu łączą się ze sobą. Dodatkowo dzięki możliwości zobaczenia całej pracy w jednym miejscu możesz łatwo określić i rozwiązać konflikty zależności zanim zaistnieją, aby zapewnić terminową realizację celów.

• Automatyzacja. Automatyzuj czynności ręczne, aby ograniczyć czas spędzony na bezproduktywnych zajęciach i umożliwić członkom zespołu skoncentrowanie się na pracy, do której zostali zatrudnieni. Reguły w Asanie działają w oparciu o wyzwalacze i działania, co można wytłumaczyć jako „kiedy zdarzy się X, zrób Y”. Korzystaj z nich, aby automatycznie przypisywać zadania, ustawiać daty wykonania, dodawać pola niestandardowe, wysyłać powiadomienia do interesariuszy i więcej. Reguły umożliwiają członkom zespołu skoncentrowanie się na strategicznych działaniach wymagających konkretnych umiejętności.

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji. 

Polecane aplikacje

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Dropbox. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Dropbox, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

• OneDrive. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Microsoft OneDrive, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołączaj pliki programów Word, Excel, PowerPoint i innych.

• Gmail. Dzięki integracji Asana dla Gmaila, możesz tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej w Gmailu. Każde utworzone zadanie będzie automatycznie obejmować cały kontekst z wiadomości e-mail, więc nie ma obaw, że coś zostanie pominięte. Tworzysz wiadomość e-mail i chcesz odwołać się do zadania w Asanie? Zamiast otwierać Asanę, użyj dodatku Asana dla Gmaila, aby z łatwością wyszukać je bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej w Gmailu.

Często zadawane pytania