Szablon analizy kosztów i korzyści

Podejmowanie decyzji wcale nie jest łatwe, zwłaszcza, jeśli mają one dalekosiężne konsekwencje i duży wpływ. W takich przypadkach czasem pojawiają się wątpliwości. Narzędzia oraz struktury takie, jak analiza korzyści i kosztów zostały zaprojektowane po to, aby pomóc sobie z nimi radzić.

Cyfrowa analiza korzyści i kosztów (ang. cost benefit analysis, CBA) przypomina listę wad i zalet, która ilustruje wszystkie korzyści wynikające z rozpoczęcia nowego projektu czy wprowadzenia w życie pomysłu lub strategii oraz ich koszt. Jednak w przeciwieństwie do papierowych list, szablon analizy korzyści i kosztów można ponownie wykorzystać, a w razie potrzeby – dostosować do wymagań konkretnego projektu, oszczędzając tym samym czas.

Czym jest szablon analizy kosztów i korzyści?

Szablon analizy kosztów i korzyści to narzędzie do podejmowania decyzji wykorzystywane na etapie planowania projektu w celu sprawdzenia, czy dany projekt warto wprowadzić w życie. Ten szablon pomaga zwizualizować całkowity koszt związany z realizacją projektu (włącznie z nieoczekiwanymi wydatkami) i porównać go z potencjalnymi korzyściami.

Szablon analizy kosztów i korzyści to punkt, od którego rozpoczyna się każdy pomysł na nowy projekt. Dzięki niemu możesz określić czy dany projekt jest wykonalny i zdecydować, czy warto go zrealizować. Wykorzystanie szablonu oszczędza czas potrzebny na każdorazowe tworzenie analizy od podstaw i pozwala wybrać najlepszy sposób działania w oparciu o proste kalkulacje.

Dlaczego należy używać szablonu analizy kosztów i korzyści

Nie musisz używać swojego szablonu dla każdego nowego projektu. Aby w pełni wykorzystać potencjał analizy kosztów i korzyści, stosuj ją:

• Podczas przeprowadzania burzy mózgów na temat nowych produktów, funkcji lub strategii.

• Przy podejmowaniu decyzji biznesowych o wysokim wpływie związanych z OKR-ami i kluczowymi wskaźnikami efektywności.

• Kiedy zasoby lub fundusze są ograniczone i nie wiesz, co powinno być priorytetem.

Jak utworzyć szablon analizy kosztów i korzyści

W Twoim szablonie powinno znaleźć się miejsce na obliczenie kosztów, korzyści i zagrożeń, które pozwolą określić całkowitą wartość finansową projektu. Weź pod uwagę także ukryte korzyści i koszty, które mogą mieć wpływ na rentowność, na przykład rachunki za ogrzewanie biura w zimie.

Analizę kosztów i korzyści najprościej utworzyć za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami. Umożliwi to:

• Zapisanie szablonu i udostępnienie go wszystkim interesariuszom.

• Skategoryzowanie każdego elementu jako bezpośredni lub pośredni koszt lub korzyść.

• Przypisanie każdemu elementowi (włącznie z ukrytymi kosztami) wartości.

• Automatyczne obliczenie progu rentowności i wskaźnika kosztów dla każdej analizy.

• Śledzenie postępów analizy kosztów i korzyści przez konkretny okres.

Wkłady i rezultaty

W analizie kosztów i korzyści wkłady oznaczają koszty a rezultaty— korzyści.

Utwórz w szablonie sekcję dla każdej z tych kategorii. Aby określić całkowity koszt projektu, weź pod uwagę jego koszty bezpośrednie oraz pośrednie, a także zagrożenia. Przykładowo, jeśli pracujesz nad nowym oprogramowaniem, analiza powinna obejmować zarówno elementy fizyczne (komputery i członków zespołu), jak i potencjalne koszty, takie jak wyższe rachunki za Internet.

Inne przykłady wkładów:

• Wynagrodzenie nowych członków zespołu

• Płatne szkolenia lub oprogramowanie

• Koszty produkcji

Inne przykłady rezultatów:

• Zwiększenie produkcji o 10%

• Większe zadowolenie klientów

• Wzrost przychodów

Zwróć uwagę, że niektóre z wymienionych powyżej kosztów i korzyści nie są finansowe. W takich przypadkach najlepiej przypisać im wartość pieniężną. Przykładowo, większe zadowolenie klientów może spowodować zwiększenie sprzedaży. Spróbuj oszacować, o ile w danym okresie wzrośnie sprzedaż, jeśli Twój nowy projekt zwiększy zadowolenie klientów.

Kiedy należy użyć szablonu analizy kosztów i korzyści

Po utworzeniu szablonu możesz wykorzystać go za każdym razem, gdy chcesz przeprowadzić cyfrową analizę kosztów i korzyści. Najlepiej jednak zrobić to:

• Przed rozpoczęciem realizacji projektu. 

• Chcąc utworzyć opisu produktu lub poziomu usług dla klientów (na przykład cennika czy materiałów marketingowych).

• W celu sprawdzenia, czy dostępne są zasoby potrzebne do realizacji projektu.

• Aby udokumentować zysk z inwestycji.

Zintegrowane funkcje

• Widok listy. Jest to widok w stylu siatki pozwalający uzyskać szybki wgląd we wszystkie informacje o projekcie. Podobnie jak lista rzeczy do zrobienia lub arkusz kalkulacyjny, widok listy wyświetla wszystkie zadania jednocześnie, dzięki czemu możesz nie tylko zobaczyć ich tytuły i daty wykonania, ale także wyświetlić odpowiednie pola niestandardowe, takie jak priorytet, status i inne. Zapewnij bezproblemową współpracę, dając zespołowi wgląd w to, kto zajmuje się jakim zadaniem i do kiedy ma je wykonać.

• Cele. Cele w Asanie są połączone z pracą przyczyniającą się do ich realizacji, dzięki czemu członkowie zespołu zawsze wiedzą, do czego dążą. Często zdarza się, że cele są całkowicie odłączone od codziennych działań pracowników. Połączenie celów zespołu i firmy z konkretnymi działaniami wspierającymi ich realizację umożliwia członkom zespołu zrozumienie, w jaki sposób ich praca przyczynia się do sukcesu zespołu i całej organizacji. W rezultacie, zespoły podejmują lepsze decyzje. W razie konieczności mogą określić projekty, które wspierają realizację strategii firmy i priorytetyzować pracę, która przynosi wymierne wyniki.

• Automatyzacja. Automatyzuj czynności ręczne, aby ograniczyć czas spędzony na bezproduktywnych zajęciach i umożliwić członkom zespołu skoncentrowanie się na pracy, do której zostali zatrudnieni. Reguły w Asanie działają w oparciu o wyzwalacze i działania, co można wytłumaczyć jako „kiedy zdarzy się X, zrób Y”. Korzystaj z nich, aby automatycznie przypisywać zadania, ustawiać daty wykonania, dodawać pola niestandardowe, wysyłać powiadomienia do interesariuszy i więcej. Reguły umożliwiają członkom zespołu skoncentrowanie się na strategicznych działaniach wymagających konkretnych umiejętności.

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji.

Polecane aplikacje

• Microsoft Teams. Dzięki integracji Microsoft Teams + Asana możesz wyszukiwać i udostępniać potrzebne informacje bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Z łatwością łącz swoje konwersacje w Teams z działaniami w Asanie – bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Możesz także tworzyć, przypisywać i wyświetlać zadania podczas spotkań w Teams bez konieczności przełączania się do przeglądarki.

• Salesforce. Usuń wąskie gardła, umożliwiając zespołom sprzedaży, sukcesu i obsługi klienta bezpośrednią komunikację z zespołami wsparcia w Asanie. Udostępniaj załączniki i twórz wykonalne, możliwe do śledzenia zadania w zakresie działań przedsprzedażowych. Połącz swoje zespoły wdrożeniowe i serwisowe z zespołami wsparcia w Asanie korzystając z usługi Service Cloud, aby zapewnić klientom najlepsze doświadczenia.

• Slack. Przekształcaj pomysły, prośby i zlecenia oraz działania omawiane w aplikacji Slack w możliwe do wykonania zadania oraz komentarze w Asanie. Przekształcaj krótkie pytania oraz działania w zadania z osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania. Z łatwością zapisuj działania, aby mieć pewność, że prośby i zadania do wykonania nie zgubią się w aplikacji Slack.

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

Często zadawane pytania