매니저를 위한 번아웃 방지 가이드

편집자 주: 이 기사는 원래 Quartz에 게재되었습니다.

이제 극심한 스트레스는 업무에서 너무나도 익숙한 요소입니다. 작년 한 해에 근로자의 71%가 최소 한 번은 번아웃을 경험했다고 밝혔습니다. 또한, 자신의 정신 건강을 '나쁨' 또는 '매우 나쁨'으로 평가하는 근로자의 비율은 5%에서 18%로 증가했으며, 42%는 자신이 받는 스트레스의 수준이 '높음' 또는 '매우 높음'이라고 평가했습니다. 이러한 스트레스와 압박의 증가는 분명한 시대의 징후입니다.

Asana의 2021년 업무 집중 탐구 인덱스에 포함된 동일한 설문조사에 따르면, 응답자의 거의 절반이 번아웃을 야기하는 주요 요인으로 과로를 꼽았습니다. 다시 말해, 과로의 원인은 사무실(또는 Zoom) 내부에 있다고 할 수 있습니다. 이에 더해 2020년에 발생한 전 세계적인 코로나19 팬데믹, 중요한 미국 대선, 전 세계적으로 제기된 체계적 인종차별 및 반흑인주의에 대한 인식 등 여러 가지 사건을 고려하면, 사람들이 어떻게 일터에 출근할 수 있는지 놀라울 따름입니다.

과로는 단순히 개별 직원에게만 영향을 미치는 것이 아닙니다. 피로도가 높아지면 참여도가 떨어지고, 회사 전체가 그 타격을 받게 됩니다. 그럼에도 불구하고, 관리자가 번아웃과 스트레스를 줄이고, 직원들의 명확성 및 집중력을 높이고, 회사의 회복력을 유지하는 데 도움이 되는 다양한 변화를 도입할 수 있습니다.

1. 열린 대화의 장을 마련하세요

관리자는 모든 당사자가 자신의 경험에 대해 편안한 마음으로 이야기할 수 있는 열린 대화의 장을 마련하여 적극적으로 소통해야 합니다. 일대일 미팅이나 Q&A 세션과 같은 피드백 포럼은 직원들이 리더와 유용한 정보를 공유할 수 있는 공간을 제공하며, 리더는 이러한 인사이트를 활용하여 회사 문화를 형성하고 번아웃을 방지할 수 있습니다.

원활한 커뮤니케이션은 다른 영역에서도 유연성을 제공합니다. 포모도로 방식이나 집중 스프린트와 같은 다양한 업무 스타일과 관행에 열린 마음을 가지세요. 이러한 관행을 도입하고 수용하며, 특히 회사가 재택근무를 시행하는 경우 일과 삶의 균형을 고려하세요. 직원들이 자신의 경계선을 설정하고 이를 명확히 알리도록 장려하고, 그 경계선을 존중하며, 다른 사람들도 마찬가지로 존중하도록 하세요.

2. 모든 것을 명확히 설명하기

유연성은 명확성이 있을 때만 효과를 발휘합니다. 현재 매주 26%가 넘는 마감일이 지켜지지 않는데, 이는 주로 비현실적인 기대치나 명확하지 않은 프로세스 때문입니다. 이러한 문제를 방지하려면 관리자가 시간을 투자하여 프로젝트에 대한 구체적인 지침이나 가이드라인을 사전에 수립해야 합니다. 또한 관리자는 직원에게 특정 업무를 할당하고, 문제가 발생할 경우 이를 해결할 준비가 되어 있어야 합니다. 이렇게 하면 팀이 바로 업무에 착수하고 실제 생산성을 유지할 수 있을 뿐만 아니라 업무가 미뤄지는 것을 방지할 수 있습니다.

누구나 겪을 수 있는 일인 업무가 누락되는 상황이 발생한다면, 이를 파악하거나 최소한 알리는 것은 관리자의 몫입니다. 이를 위해 관리자는 미세 관리라는 함정에 빠지지 않으면서도 프로젝트에 가까이 있어야 합니다. 이것은 미묘한 균형을 유지해야 하는 일입니다. 하지만 업무 관리 플랫폼과 같은 리소스와 열린 대화를 통해 매니저는 팀의 업무량을 추적하고, 필요할 때 개입하거나, 인사이트를 제공하거나, 조율할 수 있습니다.

3. 자율성을 지지한다

리더는 직원에게 업무 수행 방식에 대한 통제권을 부여해야 합니다. 팀 전체의 결속력은 여전히 중요하지만, 직원들에게 자율성을 부여하는 것은 번아웃의 근본 원인을 해결하는 건강한 접근 방식이며, 관리자가 개인, 팀, 회사 차원에서 사용할 수 있는 더 큰 규모의 수요-통제-지원(Demand-Control-Support) 모델의 일부로 작용합니다.

이 모델의 기본 원칙은 개인에게 가해지는 요구를 줄이고, 개인에게 자신의 작업에 대한 더 큰 통제권을 부여하며, 개인이 업무를 완수할 수 있도록 지원하는 것입니다. 수요를 줄인다는 것은 너무 많은 책임을 맡게 된 특정 역할의 업무 범위를 축소하는 것을 의미할 수 있습니다. 통제권을 강화하는 것은 유연한 근무 시간을 허용하거나 완전히 휴무를 허용하는 것과 같은 형태를 띌 수 있습니다. 지원을 강화하는 것은 단순히 누군가의 작업 부담을 덜어주는 것 그 이상입니다. 직원들에게 보육 비용 지원을 위한 도움이 필요하지 않나요? 불만을 털어놓을 수 있는 공간이 필요한가요? 수요, 지원, 통제 중 하나 이상을 도입하고 회사의 상황에 가장 잘 맞도록 조정할 수 있습니다.

지원을 제공하는 또 다른 핵심 방법은 휴식에 대해 다시 생각하는 것입니다. 평균적인 지식 근로자는 매일 밤 7시간 미만의 수면을 취한 후 일어나서 다음 날에도 똑같은 일을 반복합니다. 업무에서 완전히 벗어나 휴식을 취하는 다운타임을 우선시한다는 기대치를 설정하고 모범을 보이는 것은 리더에게 달려 있습니다. 완전히 업무에서 벗어나는 오프라인 시간을 장려하고, 최소 휴가 일수를 시행하며, 직원들이 업무가 마무리되면 로그오프할 수 있도록 지원하세요.

4. 주의 분산 요인 최소화

‘일을 위한 일’ 때문에 주의가 산만해져 업무를 완료하는 데 어려움을 겪은 적이 있나요? 업무 집중 탐구 인덱스 에 따르면, ‘일을 위한 일’(작업에 대한 커뮤니케이션, 정보 검색, 앱 전환, 우���순위 변경 관리, 프로젝트 상태 추적 등)은 직원 하루 중 60%를 차지합니다. 직원들은 하루 중 절반 미만의 시간만 본래 수행해야 하는 숙련된 전략적 업무에 할애하고 있습니다. 어떻게 이런 상황이 되었을까요?

하루 동안 업무에 사용하는 앱과 플랫폼의 수를 생각해 보세요. 이메일, 인스턴트 메시지, 스프레드시트, 캘린더 등이 있습니다. 이러한 앱과 플랫폼을 탐색하고, 저장되고 공유되는 정보를 추적하는 일은 마치 햄스터 바퀴 위에서 끝없이 달리는 것처럼 느껴집니다. Asana와 같은 포괄적이고 직관적이며 유연한 툴을 사용하면 팀의 업무 관리 프로세스를 간소화하여 단순 반복 작업의 상당 부분을 없앨 수 있습니다.

이렇게 하면 매니저와 직원 모두 멀티태스킹에 대한 오해를 완전히 해소하는 데도 도움이 됩니다. 바쁜 일상을 낭만적으로 바라보는 현재 시대에서, 전통적으로 멀티태스킹으로 찬미되던 것은 사실 여러 작업 사이를 오가며 일하는 비효율적인 방식에 불과하며, 모든 앱을 한 번에 열어 두는 것이 이러한 과정을 더욱 악화시킵니다. 종종 멀티태스킹은 중복 작업, 마감일 미달성, 좌절감으로 이어집니다. 대신, 매니저는 업무에 방해받지 않을 수 있도록 전용 시간을 마련하고, 이 시간을 피해 회의를 개최하거나 연락할 수 있도록 일정을 잡을 수 있습니다.

5. 가면 증후군을 해결하기

설문조사 응답자의 거의 3분의 2가 가면 증후군을 경험한 적이 있습니다. 가면 증후군은 만성적인 자기 의심의 한 형태로, 직원이 자신의 성과나 능력에 관계없이 자신이 부족하다고 느끼게 만들 수 있습니다. 직원들이 자신뿐만 아니라 회사의 성공에도 긍정적으로 기여할 수 있다고 느끼지 못한다면, 결국 노력하는 것을 중단하게 될 것입니다.

가면 증후군과의 싸움은 직원이 회사에 입사하는 순간부터 시작되며, 특히 코로나19 관련 상황에서는 모든 관리자의 전략 계획에 포함되어야 합니다. 팬데믹 기간 동안 새로운 직무를 시작한 직원 중 거의 80%가 가면 증후군을 경험한 반면, 2020년 이전에 새로운 직무를 시작한 직원 중에는 57%가 가면 증후군을 경험했습니다. 이는 아마도 원격 근무를 하면서 함께 모이고, 성공을 축하하고, 동료 간의 우정을 강화할 기회가 크게 줄어들었기 때문일 것입니다. 신규 입사자가 첫날부터 환영받는다고 느낄 수 있도록 하는 것은 기업, HR, 팀, 그리고 가장 중요하게는 매니저의 공동 책임입니다. 신입 사원을 팀에 잘 녹여 주고, 신입 사원이 자신감을 갖고 편안하게 아이디어를 표현하고, 자신의 정체성을 드러내고, 도전에 맞설 수 있는 공간을 조성하면 신입 사원들이 최고의 역량을 발휘하도록 동기를 부여할 수 있습니다.

한 회사에서 일정 기간 근무한 직원도 가면 증후군을 겪을 수 있으며, 특히 자녀가 있는 부모(67%) 의 경우 더욱 그렇기 때문에 이러한 작업량은 24시간 내내 지속되어야 합니다. 공개적으로나 비공개적으로나 직원들의 성공을 축하하여 직원들의 가치와 뛰어난 능력을 상기시켜 주세요. 꼭 문자 그대로의 축하 행사가 필요하지는 않습니다(어쨌든 우리는 여전히 사회적 거리 두기를 실천하고 있으니까요). 하지만 직원들의 성과를 해당 직원과 다른 사람들에게 인정해 주면 해당 직원뿐만 아니라 다른 팀원들에게도 앞으로 계속 나아갈 수 있는 용기와 자신감을 줄 수 있습니다.

업무 관리 분석 및 실행 계획에 대한 자세한 내용은 2021년 업무 집중 탐구 인덱스 전체 버전에서 확인하실 수 있습니다.