성과 개선 계획 템플릿(PIP)을 사용하는 방법

팀원에게 개선이 필요하다고 말하는 것은 결코 쉬운 일이 아닙니다. 하지만 때로는 피할 수 없습니다. 누군가가 실적이 좋지 않은 경우, 그런 대화를 해야 합니다. 하지만 실행 가능한 대화를 하고 개선을 위한 명확한 방향을 제시한다면 팀에서 성공을 거두기 위한 기회를 제공하는 것입니다.

성과 개선 계획(PIP)은 균형이 맞지 않는 팀원이 자신의 중심점을 찾도록 돕는 데 사용할 수 있는 도구입니다. 실적 개선 계획 템플릿에 포함해야 할 내용과 이 도구가 팀을 강화하는 방법에 대해 알아보세요. 

성과 개선 계획이란?

성과 개선 계획(PIP)은 팀원들이 성과 목표를 달성할 수 있도록 개별적이고 실행 가능한 단계를 제공하는 동기 부여 도구입니다. 목표를 달성하지 못하는 팀원이 있다면 PIP를 사용하여 개선할 수 있습니다. 

일반적으로 팀원과 개별적으로 만나 성과 문제에 대해 논의하고 해당 팀원과 협력하여 PIP를 작성합니다. PIP에는 미래와 달성 가능한 목표에 대한 체계적인 계획이 포함되어야 합니다.

성과 개선 계획을 언제 사용해야 하는지, 덜 공식적이거나 더 심각한 경로를 택해야 하는지 궁금할 수 있습니다. PIP는 다음과 같은 상황에서 유용할 수 있습니다.

• 팀원의 성과가 지속적으로 저조한 경우

• 실행 계획으로 팀원의 성과 문제를 해결할 수 있다고 판단할 때

• 팀원에게 합리적인 편의를 모두 제공한 후

• 해당 직책에 필요한 모든 교육을 제공한 후

일부 팀원은 체계적인 업무 방식이 부족하여 업무 수행이 저조하지만, 적절한 지원을 받으면 성공을 거둘 수 있습니다. 이것이 바로 PIP가 제공하고자 하는 것입니다.

성과 개선 계획을 실행하기 전에 고려해야 할 팁

이 대화에 들어가기 전에 기억해야 할 가장 중요한 점은 PIP는 팀원의 발전을 돕기 위해 고안되었다는 것입니다. 이를 건설적인 피드백을 제공하고 개선을 위한 구체적인 다음 단계를 만드는 대화라고 생각하세요. 아래 팁을 활용하면 열린 마음으로 대화를 시작하고 팀원이 정보를 효과적으로 소화할 수 있도록 도울 수 있습니다.

• 팀원 준비: PIP 대화가 처음이라면 팀원에게 미리 알리지 않고 대화를 시작하고 싶을 수 있지만, 팀원을 준비시키면 건설적인 개선에 초점을 맞출 수 있습니다. 어떤 방식으로 주제를 제시하든 직장에서 효과적인 커뮤니케이션을 장려하여 팀원이 편안하게 의견을 표현할 수 있도록 하세요.

• 적극적으로 경청하기: 면담을 진행할 때는 경청하고 이해하는 것이 목표여야 합니다. 비난하기보다는 상황을 설명하고 성과 문제에 영향을 미칠 수 있는 모든 것을 설명하도록 요청하세요. 팀원과 개별적으로 대화를 나누면 이전에 몰랐던 문제가 드러날 수 있으며, 이는 함께 수립한 성과 개선 계획에 영향을 미칠 수 있습니다.

• 긍정적인 태도 유지: 팀원에게 건설적인 피드백을 제공할 때 긍정적인 태도를 유지하세요. PIP는 무섭지만, 그 핵심에는 개선할 수 있는 기회가 있습니다. 

• 문제의 근본 원인 찾기: 업무 성과 문제의 근본 원인을 이해하는 것이 중요하며, 일대일 미팅은 더 깊이 파고들 수 있는 좋은 기회가 될 수 있습니다. 상황적 또는 개인적 근본 원인에서 비롯된 행동이나 조치를 보고 있을 수 있습니다. 핵심 원인을 파악하면 더 적절한 실행 계획을 수립하는 데 도움이 될 수 있습니다.

• 성공으로 가는 명확한 경로 정의: 팀원에게 더 나은 방법을 제시하지 않는 한 잘못된 행동을 지적하는 것은 도움이 되지 않습니다. 이때 PIP 실행 계획이 도움이 됩니다.

• 진행 상황을 검토할 것이라고 설명: 팀원이 PIP의 단계에 따라 작업할 때 진행 상황을 검토하고 동기를 부여할 것이라고 알려주세요. 이를 통해 팀원들은 이 여정에서 혼자가 아니라는 것을 알게 됩니다. 또한 팀원들이 책임을 지고 목표를 달성할 수 있도록 도와줍니다. 

성과 개선 계획에 포함해야 하는 내용은 무엇인가요?

성과 개선 계획을 사용자 지정하기 전에 일반적으로 어떤 사항이 포함되는지 파악하는 것이 중요합니다. 템플릿을 작성할 때는 이 체크리스트를 염두에 두세요.

• 회사 기대치 진술: 팀원의 업무 성과에 대한 회사의 기대치를 표준화한 진술일 수 있습니다.

• 성과 개요: 이 섹션에서는 팀원의 역할에 대한 기대치와 비교하여 팀원의 성과를 강조해야 합니다.

• 실행 계획: 팀원이 달성할 수 있는 측정 가능한 단계로 실행 과제를 제공합니다. 가능하다면 이러한 목표를 SMART 목표 로 설정하세요.

• 후속 조치 일정: SMART의 'T'는 'Time-bound(기한이 정해진)'를 의미합니다. 모든 PIP 템플릿에는 진행 상태 마일스톤이 포함된 타임라인이 포함되어야 합니다.

• 결과: PIP의 이 섹션에서는 PIP가 효과가 없는 것으로 판명되면 어떻게 될지 설명합니다. 여기에는 추가적인 에스컬레이션 또는 해지가 포함될 수 있습니다.

성과 개선 계획을 작성하는 방법

성과 개선 계획을 작성하려면 팀원과 사려 깊은 미팅을 진행해야 합니다. 미팅 전에 팀원의 성과 문제를 뒷받침할 근거를 준비하세요. 그런 다음 미팅에서 팀원과 함께 위에 나열된 구성 요소를 하나씩 살펴볼 수 있습니다. 미팅에서 아래 단계에 따라 PIP를 작성하세요.

1. 회사와 역할 및 기대치 검토

Pip를 작성하는 첫 번째 단계는 기대치를 다루는 것입니다. 팀원마다 역할과 책임이 다를 수 있지만, 기대하는 것과 성과가 저조하다고 판단되는 것을 정의하는 일반적인 방법이 있어야 합니다.  

이 설명은 비교의 역할을 하며 팀원이 직면한 고유한 문제를 설명하는 데 도움이 될 수 있습니다. 팀원이 이러한 설명을 처음 보는 것이 PIP가 되어서는 안 됩니다. 팀원들이 기대치를 충족하기를 원한다면 이러한 기대치를 초기에 명확히 하고 자주 확인해야 합니다. 

팁: 회사는 팀원에 대한 기대치를 공식적으로 문서화해야 합니다. 팀 멤버가 성과 저하로 어려움을 겪지 않더라도 이러한 기대치를 항상 확인할 수 있도록 해야 합니다. 이렇게 하면 모든 사람이 자신에게 기대되는 바를 파악할 수 있습니다.

2. 개선해야 할 부분 파악하기

회사의 기대치를 검토한 후에는 개선이 필요한 구체적인 영역을 파악하세요. 이는 팀원이 기대치를 충족하지 못하는 구체적인 방법을 나열하고 성과의 예를 제시하는 것을 의미합니다.

Pip에서 문제를 지적하여 어려움을 겪고 있는 팀원을 도와야 하지만, 이 섹션을 유용하고 실행 가능하도록 구성할 수도 있습니다. 이 섹션을 보다 건설적으로 만드는 팁은 다음과 같습니다.

• 팀원이 더 잘할 수 있다는 믿음을 표현하세요

• 객관적인 문제만 언급하세요

• 언급하는 문제를 뒷받침할 수 있는 세부 정보와 사실을 항상 포함하세요. 

• 명확한 해결책이 있는 문제에 집중하세요 

• 의견 차이나 팀원이 통제할 수 없는 결함으로 인한 문제를 지적하지 마세요.

• 장기적인 해결책을 찾기 위해 모든 문제의 근본 원인을 찾으세요.

팁: PIP는 객관성을 기반으로 해야 하며, 성공의 모습에 대한 자신의 버전을 기반으로 한 주관적인 의견이 아닌 사실을 포함해야 합니다. 구체적이고 명확한 평가 기준을 설정하고 여러 평가자가 검토하여 성과 데이터를 수집함으로써 평가자 특성 편향이라고 하는 무의식적인 편향을 피할 수 있습니다.

3. 실행 계획 만들기

모든 PIP에는 팀원이 개선할 수 있는 방법에 대한 상세한 실행 계획이 포함되어야 합니다. 이 실행 계획에는 목표, 진행 마일스톤, 추가 교육이 포함될 수 있습니다. 

특히, 설정한 목표가 SMART 목표인지 확인하세요. SMART 목표는 구체적이고(Specific), 측정 가능하고(Measurable), 달성 가능하고(Achievable), 현실적이고(Realistic), 기한이 정해진(Time-bound) 목표입니다. SMART 목표 구조는 측정 가능한 목표를 제공하므로 실행 계획을 수립할 때 이상적입니다. 이를 통해 후속 조치 프로세스가 더 체계적이고 구체적으로 느껴집니다.

팁: 프로젝트 관리 툴 과 같은 일원화된 정보 소스에서 실행 계획을 추적하세요. 회원님과 팀 멤버 모두가 툴에 액세스할 수 있도록 하여 업데이트를 확인하고 실시간으로 변경할 수 있도록 하세요. 그런 다음 간트 차트를 사용하여 마일스톤을 시각화하고 진행 상태를 추적하세요.

4. 후속 조치 일정 설정하기

모든 PIP에는 실행 계획에 부합하는 후속 조치 일정이 있어야 합니다. 이 일정에는 성과 개선 계획 전반에 걸쳐 정기적으로 진행되는 체크인 및 멘토링이 포함되어야 합니다.

일정을 세우면 팀원들이 목표에 대한 책임을 지게 되며, 개선 사항을 확인하고자 하는 시점에 대한 목표 날짜를 제공할 수 있습니다. 또한 개선 프로세스 중에 확인하고 지원할 때 명확성과 구조를 제공합니다.

팁: 다음 체크인을 위한 알림이 포함된 일정과 작업을 생성하세요. 이를 통해 팀원들은 기대할 수 있는 무언가를 얻게 되어 생산성과 성과를 높일 수 있는 동기를 부여받을 수 있습니다.

5. 다음 단계 정의하기

이 섹션에서는 PIP가 효과가 없을 경우 어떻게 되는지 설명합니다. 팀원이 의미 있고 측정 가능한 개선을 할 수 없다면, 해당 직책은 팀원에게 적합하지 않을 수 있습니다. 다음 단계에 대해 HR 팀이나 부서 리드와 상의하세요.

PIP 예시 및 무료 템플릿

다음은 성과 개선 계획의 예시입니다. 

예시 시나리오: Sally는 마감일을 자주 놓치고, 팀 미팅을 건너뛰고, 팀 프로젝트에 기여하지 못하기 때문에 현재 회사의 기대에 부응하지 못하고 있습니다. 이 직책을 유지하려면 성과를 개선해야 하지만, 그녀의 매니저 Kat은 개선이 가능하다고 생각합니다. 샐리의 업무 성과가 좋지 않은 근본 원인은 쉽게 해결할 수 있는 것으로 보입니다. 더 나은 작업 관리, 팀 협업, Kat의 지침을 통해 Sally는 시간이 지남에 따라 탁월한 성과를 낼 수 있을 것입니다. 

실행 계획/SMART 목표 예시: 향후 3개월 동안 Sally는 모든 마감일을 준수하고, 예정된 모든 미팅에 참석하고, 최소 하나의 팀 프로젝트에 기여할 것입니다.

무료 PIP 템플릿을 사용하여 실행 계���을 간소화하고 팀의 업무 효율을 높이세요.

PIP 목표를 추적하는 방법

PIP 프로세스에서 가장 중요한 부분 중 하나는 시간이 지남에 따라 팀원의 진행 상태를 모니터링하는 것입니다. 이 단계가 없으면 PIP가 작동하는지 알 수 없습니다. 

이를 위해서는 목표와 실행 계획이 동일한 곳에 있어야 합니다. 목표 설정이 실제 업무와 별도로 스프레드시트나 프레젠테이션 슬라이드에서 이루어지는 경우가 많습니다. 목표와 작업이 서로 연결되지 않으면 팀원들은 진행 상황과 가장 중요한 개선 사항을 명확하게 파악할 수 없습니다. 

이것이 Asana가 목표 를 제품에 통합한 이유입니다. 목표와 작업을 나란히 시각화하면 팀은 다음을 수행할 수 있습니다. 

• 팀원들이 마감일에 대한 책임을 유지하도록 합니다

• 팀원 진행 상태를 실시간으로 모니터링

• 과거 성과 검토와 비교하여 개선 목표 추적

• 후속 미팅 일정 잡기 

• 완전한 투명성을 위해 이러한 프로세스에 팀 멤버를 포함

업무 관리 소프트웨어로 PIP의 진행 상태 추적

PIP는 어려움을 겪고 있는 팀원들에게 긴박감과 동기를 부여하여 최선을 다하도록 격려할 수 있습니다. 이러한 개인이 성과 목표를 설정할 수 있도록 지원하면서 Asana 와 같은 툴을 사용하여 실시간으로 성공을 지켜보고 계속 진행하도록 유도하세요.