是正処置計画テンプレート

チームが問題を文書化できない場合や、是正措置をフォローアップできない場合、問題が再発し、時にはより深刻な結果をもたらす可能性があります。 チームメンバーがマイルストーンを達成できなかったり、コンプライアンスに違反したり、継続的に不適合な状態が続いている場合、構造化された対応なしに行動することは、Business の運営をリスクにさらすことになります。

是正処置計画テンプレートは、問題を特定し、根本的な原因を明らかにし、責任を割り当て、是正処置を実施するための段階的なワークフローを提供します。 マネージャーは、各チームメンバーの責任を明確にし、改善のための期間を設定し、問題の再発を防ぐことができます。

是正処置計画テンプレートのメリットを享受できるのは誰ですか？

繰り返し発生する問題が、チームの進捗を遅らせ、メンバー間の信頼を損なう可能性があることはすでに見てきました。 是正処置計画テンプレートを使用すれば、全員の認識を一致させることができるため、説明責任と透明性を確保できます。

品質保証チーム

是正および予防措置 (CAPA) テンプレートを使用して、不適合事項を文書化し、原因を調査し、規制要件を満たすアクションステップの実施を監視します。

Business オーナーと部署リーダー

フォローアップと解決に向けて、期待事項、締め切り、指標を詳細に設定することで、事業運営をより効果的に監視できます。

プロジェクトマネージャー

チームメンバーとの調整、タスクの割り当て、全員がマイルストーンを期日通りに達成できるようにします。

人事およびコンプライアンスチーム

ステークホルダーとの透明性を維持しながら、文書化された解決計画を用いてコンプライアンス違反の問題に対応できます。

製造チームとオペレーションチーム アクションの詳細な進捗管理を通じて、業務プロセスを改善し、エラー率を削減し、安全性や品質に関する問題を解決します。

Asana の是正処置計画テンプレートを使うべき理由

修正アクションプランは、管理しやすい場合にのみ機能します。 Asana の無料の是正処置計画テンプレートを使えば、チームは問題を記録し、解決策を文書化し、解決までの経過を追跡できます。

このテンプレートを使用すると、次のことが可能になります。

• 問題を定義し、事業運営への影響を文書化する

• 事前に定義された方法を使用して根本原因分析を実行する

• 各アクションアイテムの担当者を割り当てる

• 期日、マイルストーン、レビュー期間を追跡する

• 体系化された、再現性のある是正措置プロセスを維持する

是正処置計画テンプレートの使い方

このテンプレートの各セクションは、是正処置プロセスの重要な段階を反映しています。 「影響レベル」「根本原因分析方法」「検証」などの列は、詳細を整理し、進捗を監視し、進捗を報告するのに役立ちます。 この是正処置計画テンプレートを使用して、フォローアップを簡素化し、法的リスクを軽減しましょう。

ステップ 1: プロジェクトの概要

まず、是正処置計画のスコープをまとめます。 参照番号、影響を受ける領域、計画を開始する理由を記載します。 CAP 参照番号を追加し、担当者を割り当て、最初の期日を設定します。

このセクションを使用して、全員が同じ出発点を持てるようにします。 計画の開始要因や関与するチームなど、背景情報を簡潔にまとめることで、計画の重要性や、自分の役割が大きな目標にどのようにつながるのかを理解しやすくなります。

ステップ 2: 問題の説明と影響

問題やコンプライアンス違反について説明します。 何がうまくいかなかったのか？ どのような影響がありますか？ 「影響レベル」の列を使用して深刻度を評価し、適切な解決策をブレインストーミングするために具体的に説明します。

レポート、写真、ログなど、調査結果を裏付ける証拠をすべて含めます。 こうした背景情報を追加することで、是正措置を開始する前に、全員が問題の全体像を把握できます。

ステップ 3: 根本原因分析

このセクションを使用して、問題の根本原因を特定し、文書化します。 使用した根本原因分析法(なぜなぜ分析、フィッシュボーンダイアグラムなど) を明記します。 このステップで、解決策が問題の兆候だけでなく、根本原因に対処していることを確認できます。

分析をより強力なものにするために、部門横断チームのメンバーからのインプットやフィードバックを求めましょう。 それぞれの視点から、問題の原因となるさまざまな要因を明らかにすることができます。これにより、表面的な症状ではなく、根本的な問題を解決できます。

ステップ 4: 是正および予防アクションプラン

各是正アクションアイテムと、対応するアクションタイプ(是正、予防) をリストアップします。 担当者を割り当て、各アクションを根本原因に結び付けます。 期日とマイルストーンを追加して、計画をスケジュール通りに進めます。 このセクションは、実行可能で現実的なものにしましょう。 各ステップは、チームメンバーが最初から最後まで進捗状況を確認できるように、わかりやすく、測定可能なものである必要があります。

ステップ 5: 検証と有効性の確認

各是正措置が機能していることを確認し、実装する方法を追跡します。 「検証」と「有効性のレビュー期間」の列を使用して、フォローアップの工数を記録し、成功度を測定します。 チェックポイントをスケジュールして、是正措置が実際に再発を防いでいることを確認します。 こうしたレビューは、プロセスに自信を持つこと、そして今後の計画に役立つ教訓を特定することに役立ちます。

ステップ 6: 最終承認

すべてのアクションアイテムが完了し、検証されたら、正式な承認リクエストを文書化します。 これにより、是正処置計画を完了し、変更を完全に実装したことが確認されます。

この最後のセクションでは、達成した内容をまとめ、貢献者に感謝の気持ちを伝えます。 ここで学んだ教訓を振り返ることは、今後の是正処置計画を改善し、チームのワークフローを改善するのに役立ちます。

Asana のドキュメンテーション機能

Asana はこの無料の是正処置計画テンプレートを、信頼性の高い共同作業プロセスに変えます。 このテンプレートには、Asana のドキュメンテーション機能がいくつか含まれていますが、もちろんこれらに限定されるわけではありません。 Asana の全機能のリストをチェックして、さらに多くのヒントを見つけましょう。

カスタムフィールド

チームのすべての CAPA 記録の影響レベル、根本原因、検証方法を追跡できます。 カスタムフィールドを使用すれば、レポートやフィルターの作成が簡単になります。

オートメーションルール

期日のリマインダーを自動で送信したり、アクションステップの完了時にフォローアップタスクをトリガーしたりできます。

プロジェクトビュー

リスト、カレンダー、ボード、タイムラインビューを切り替えて、是正処置計画のマイルストーンを可視化できるため、見落としがなくなります。

承認リクエスト

組み込みの承認リクエストを使用して関係者に最新情報を共有し、余計なメールを送ることなく検証ステップや承認を得られます。

添付ファイル 

レポート、スクリーンショット、ドキュメントを各タスク内に直接保存して、コンテキストを完全に把握できます。

是正処置計画テンプレートにおすすめの連携

連携を使用すると、チームがすでに使用しているツールと Asana を連携できるため、プラットフォーム間を行き来する必要がなくなります。 以下に、是正処置計画に役立つおすすめの連携をいくつかご紹介しますが、ぜひアプリ連携ハブで日常的に使えるツールを見つけてください。

Slack

Asana プロジェクト内で誰かが是正措置を割り当て、更新、または検証したときに、Slack でチームメンバーに通知します。

Google ドライブ 

CAPA に関連する根本原因分析文書、レポート、またはトレーニング資料を Google から Asana に直接同期します。

Microsoft Word 

コンプライアンスや監査を目的とした CAPA の概要や最終承認文書を Microsoft ワークスペースに直接エクスポートしたり、その逆も可能です。

Zoom

是正措置に関して、関係者によるレビューやバーチャルミーティングが必要な場合は、タスクに Zoom リンクを追加できます。

Google スプレッドシート 

Asana プロジェクトを Google スプレッドシートと同期して、アクションアイテムと指標を追跡できます。

修正アクションプランのテンプレートに関するよくある質問