プロビデンス市採用パイプラインテンプレート

優秀な人材を採用するのは容易ではありません。特に、採用プロセスに多くの応募者、関係者、そしてステップが含まれる場合はなおさらです。新規採用のために多大な投資を行うのであれば、効率的な採用プロセスを整えることが重要です。そうすれば、チームは情報検索に費やす時間をカットし、最適な人材を獲得するために使う時間を増やせます。

そこで、プロビデンス市と提携し、カスタマイズされた採用パイプラインテンプレートを作成しました。それでは、プロビデンス市が Asana を使用して、書類審査からオンボーディングまで候補者をどのように管理しているか、その先駆的な方法をご紹介します。チーム間コラボレーションのシンプル化と、よりスムーズな応募プロセスの実現に、ぜひこのテンプレートを活用ください。

プロビデンス市採用パイプラインテンプレートを使うメリット

採用パイプラインテンプレートは、募集プロセスと採用プロセスの整理をサポートするフレームワークです。求人情報の掲載から新入社員のオンボーディングまで、各ステップを通じてステークホルダーとの協働や応募者管理を行う仕組みを確立できます。 

部門横断的ワークフローの合理化

採用活動は、部門横断的なプロセスです。多くの場合、採用担当者、人事担当者、採用マネージャー、面接官などが関与します。プロセスのさまざまな段階で、さまざまな関係者と情報を共有する必要があるため、すべての要素を調整するのは難しい場合があります。プロビデンス市採用パイプラインテンプレートが提供する構造化されたワークフローに従ってプロセスを進めれば、チームはこの問題を解消できます。複数部門のステークホルダーがどのように連携するか、そして誰にいつ情報を共有すべきなのかが、明確に設定されています。

応募者にスムーズなプロセスを提供

あなたが応募者を面接するとき、同時に応募者側もあなたを採点しています。プロビデンス市採用パイプラインテンプレートは、採用プロセスにおける各項目の確実な完了をサポートします。ステップを見落とすことなく、応募者に、よりスムーズなプロセスを提供できます。最初のアウトリーチ？完了！フォローアップメールの送信？完了！電話面接による一次選考？もちろん完了です！ 

応募者管理も、関係者とのコラボレーションも、すべて一か所で！

プロビデンス市のテンプレートでは、各応募者が採用プロセスのどの段階にいるかなど、応募者全員の情報を俯瞰的に見渡せます。プロセスの全体像を俯瞰することで、チームは人材配置計画を立て、特定のポジションにさらに採用が必要かを評価できます。そして、すべての優秀な候補者が、漏れることなく確実に採用パイプラインを進むようにします。  

このテンプレートを使用すると、応募者管理だけでなく、プロセス全体を通じて関係者とのコラボレーションを円滑に進めることができます。タスクの割り当て、期限の設定、承認のリクエスト、コメントの投稿など、すべてを一か所で管理できます。つまり、情報の検索やツールの切り替え、最新情報の確認に要する膨大な時間をカットすることができるのです。関係者全員が常に採用パイプラインの全体像を把握できます。 

プロビデンス市では、採用プロセスのすべてのステップを Asana で管理し、履歴書の確認から内定に至るまで、各ステップにおいてスムーズな連携を実現しています。応募者にスムーズなプロセスを提供し、さらにスピーディに人材を配置できるようになりました。”

プロビデンス市採用パイプラインテンプレートの使い方

採用プロセスはそれぞれ異なります。このテンプレートのフレームワークを利用して、貴社に最適な採用ワークフローを構築しましょう。それでは、効果的なテンプレートにするためのヒントをご紹介します。

• 応募者情報のうち、一目ですばやく確認する必要のある情報をピックアップしましょう。 たとえば、応募者のステータス、職種、紹介者、または担当の採用マネージャーなどを把握しておく必要があるでしょう。Asana では、管理したい情報のカテゴリごとに色分けしたカスタムタグを作成できます。

• 貴社の採用プロセスに必要なステップをリストアップしましょう。 たとえば、部門の承認取得、求人情報の掲載、履歴書の確認、電話面接の実施など、さまざまなステップが必要になるでしょう。このテンプレートでは、採用プロセスのステップごとにセクションを作成できるので、各ステップの進行に応じて担当者や候補者の状況を一目で確認できます。

• いつ、どの関係者に情報を共有すべきか明確にしましょう。貴社の採用ワークフローをじっくり考察します。そして、求人情報の掲載や応募者が次のステップに進むとき、適切な関係者が適切なタイミングでシームレスに参加できるように、オートメーションを設定します。たとえば、採用担当者の役割が承認されたら自動的にメッセージを送信したり、応募者のオンサイトでの面接の前に面接官に自動で準備作業を割り当てたりできます。 

• 採用マネージャー、採用担当者、面接担当者向けのガイドラインを 1 か所に集約しましょう。採用プロセスにおいて、関係者が知っておくべき情報、アクセスする必要がある情報は何でしょうか？こうした情報をテンプレート内のタスクに添付します。たとえば、募集要項の条件、面接のガイドライン、応募者評価項目などの情報を追加します。

組み込まれている機能

• ボードビュー: ボードビューとはプロジェクトの情報を複数の列で表示するかんばんボード形式の表示スタイルです。「To-Do」「進行中」「完了」など、タスクのステータスに基づいて整理するのが一般的ですが、各列の扱いはプロジェクトのニーズに合わせて調整できます。それぞれの列ではタスクはカードとして表示され、タスク名、期日、カスタムフィールドなどの関連情報も併せて表示されます。タスクは進行するにつれてステージを進んでいくので、プロジェクトの進捗を一目で確認できます。

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、作業のタグ付け、ソート、絞り込みに最適な手段です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが一目でわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

• オートメーション: 手作業を自動化することで、チームは忙しいだけの無駄な作業に費やす時間を減らし、本来の業務に専念できるようになります。Asana のルールは、トリガーとアクション、つまり「X が発生したら Y を行う」という基本的な仕組みに基づいて機能します。ルールを使用して、作業の自動割り当て、期日の調整、カスタムフィールドの設定、関係者への通知などを行います。単発のオートメーションからワークフロー全体まで、ルールを活用することで、チームはスキルを要する仕事や戦略的な作業に取り組む時間を取り戻せます。

• ワークフロービルダー: ワークフロービルダーを使用すると、チームのワークフローを見える化し、チーム間のコラボレーションを簡単に実現できます。ワークフロービルダーとは、コーディングの知識がなくても、クリックするだけで強力なワークフローを視覚的に作成できるツールです。組織のあらゆる階層や区分を超えてチームをつなげる効果的なプロセスを簡単に作成できます。さらに、Slack、Adobe Creative Cloud、Salesforce、Zoom など、お気に入りのビジネスアプリケーションをワークフローに直接連携できるので、タスクの流れがスムーズになり、チームメイト間の情報共有も容易になります。

おすすめのアプリ

• Zoom: Asana と Zoom は提携を結び、チームが目的意識を持ち、集中して会議に参加することをサポートしています。Zoom と Asana の連携により、会議の準備やアクションにつながる話し合い、そして通話後の情報へのアクセスが容易になります。Asana で会議の議題を共有し、これから話しあう内容や経緯が明確な状態で会議を始められます。会議の際、チームメンバーは、Zoom 内ですばやくタスクを作成でき、詳細やアクションアイテムを見落とすことはありません。会議終了後は Zoom と Asana の連携により、会議の文字起こしや録画が Asana に取り込まれるため、コラボレーターや関係者は必要に応じて会議を振り返ることができます。

• Google Workplace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Gmail: Asana for Gmail との連携を使用すると、Gmail の受信トレイから直接 Asana タスクを作成できます。Gmail から作成するタスクにはメールのコンテキストが自動的に含まれるので、それまでの経緯を完全に把握できます。メールの作成中に Asana タスクを参照する必要があるときは、わざわざ Asana を開かなくても、Asana for Gmail アドオンを使い、直接 Gmail の受信トレイから簡単にそのタスクを検索できます。 

• Slack: Slack 上にあるアイデアや仕事のリクエスト、アクションアイテムを追跡可能な Asana のタスクやコメントに変換しましょう。ちょっとした質問やアクションアイテムが、期限と担当者つきのタスクに変わります。仕事を簡単に取り込めるので、やるべきことが Slack の中に埋もれ、流れることはありません。

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