予算提案書テンプレート: 予算を獲得するための 5 つのステップ

Asana チーム 寄稿者の画像Team Asana2022年7月5日
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概要

予算提案書とは、新しいプロジェクトにかかる費用の概算をまとめ、プロジェクトの関係者から予算を獲得するための文書です。予算提案書は、全社レベルでもキャンペーンレベルでも利用できます。この記事では、Asana の無料テンプレートを使用して、詳細な予算提案書を作成する方法をご説明します。

新しいプロジェクトのアイデアが生まれたら、それを実現するために、適切な人材に参加してもらう必要があります。ただし、チームメンバーが成果物を生み出せても、多くの場合、予算がなければプロジェクトは前進しません。そして予算の成立には承認が必要です。

予算の承認を得るには、プロジェクトの内容をよく検討し、前もって計画を立て、予算提案書を他の関係者にわかりやすく説明しなければなりません。関係者は、プロジェクトのメリットがコストを上回るかどうか、あなたの見積もった予算を細かく検討します。そのことも覚えておきましょう。

この記事では、詳細な予算提案書の作成方法を解説します。予算提案書の説得力が、プロジェクトが現実化するか、それとも差し戻されるかの決め手になることもあります。記事を読んだら、Asana の無料テンプレートを使って予算提案書を書いてみましょう。

予算提案書とは?

予算提案書は、新しいプロジェクトにかかる費用の概算をまとめ、プロジェクトの関係者から予算を獲得するための文書です。予算提案書には、プロジェクトに関する費用の内訳を細かく記載します。これに基づき、関係者はプロジェクトに参加することのメリットとデメリットを判断します。

予算提案書に記載する経費は、多くの場合、次の 4 つのカテゴリに分けられます。

  • 直接費: 直接費とは、このプロジェクトに直接関連する費用です。人件費、チームメンバーの労働時間、ソフトウェアの費用、プロジェクトの活動に関する費用などが含まれます。

  • 間接費: 間接費は、プロジェクトに直接関連していません。これらの費用は、プロジェクトの運営を支えるものであったり、会社全体の経営に関連するものだったりします。典型的な間接費としては、光熱費、保険の掛け金、IT サービスやサーバーの費用などが挙げられます。

  • 設備費と材料費: 設備と材料は、プロジェクトのために物理的に必要であるため、これらの項目は直接費の下部カテゴリに分類されます。しかし、これらの費目は特殊な性質を持つため、予算提案書では独立した項目を立てます。

  • 旅費その他の費用: クライアントや顧客のいるプロジェクトなら、旅費が必要になる場合もあります。その他の費用には、トレーニング費、税金、予備費や雑費などが含まれます。

この記事では、プロジェクトのための予算提案書の書き方を解説します。なお、この提案書は全社レベルでもキャンペーンレベルでも使用できます。

予算提案書を使用するメリットとは?

予算提案書では、プロジェクトを実施する際に必要な費用の内訳の明細を示します。明確な予算提案書は、以下の点で、チームをはじめとする関係者の理解を促します。

  • 財政面の透明性が生まれる: 予算提案書は、プロジェクトのアイデアを思い付いた段階で、コストに関する問題を積極的に取り上げるため、財政面の透明性が生まれます。透明性の高いプロジェクトでは、チームメンバーが自分の仕事が全体にどう貢献しているかを把握できるため、チームの生産性が向上します。同様に、プロジェクト予算を確認することで、プロジェクトの関係者も組織内の業務プロセスに関与できます。

  • プロジェクトの価値とそれがもたらす影響を示す: 予算提案書は、プロジェクトが組織と社会にどんな価値をもたらすかを関係者に示す際にも有効です。何に費用をかけるのか、こうしたプロジェクトやイニシアチブになぜ費用をかけるのかを明らかにすることは、プロジェクト案の妥当性を間接的にプレゼンするのと同じ意味を持ちます。

  • 費用効率性を提示する: 予算提案書は、あなたの製品やターゲット市場に適した材料やベンダー、サービスを調査し、選択する機会になります。全体の費用を各費目に分類することによって、プロジェクトの費用効率性を明らかにできます。

  • 利益予測を立てやすくなる: 製品やサービスを作るプロジェクトの場合は、予算提案書によって、あなたの立てている売上予測を提示できます。予定しているプロジェクト費用を把握して、純利益を算出しましょう。

  • 比較検討の機会になる: 完成した予算提案書をもとに、関係者は現在や過去のプロジェクトと比較して、Go サインを出すかどうかを判断できます。

予算提案書を使用するメリット

予算提案書の目的は、予算の獲得や承認を得ることですが、プロジェクトが実現した際には、予算提案書を予算計画書としても利用できます。

予算提案書の作成方法

予算提案書は、プロジェクト予算に発言権のある関係者に情報を伝えるだけでなく、チームにとっても便利です。プロジェクト計画の段階に入ったら、予算提案書を活用して、チームの稼働率リソース配分などを判断しましょう。

プロジェクト予算提案書を書くための 5 つのステップ

1. プロジェクトの目的を説明する

プロジェクトの予算提案書の導入部には、プロジェクトの目的の概要を書きます。プロジェクトの内容と達成したい目標を説明して、予算提案書の背景情報を伝えましょう。背景情報がないと、プロジェクトに関わる予定の人たちに、特定の費目にあなたが予算を使おうとしている理由が伝わらない可能性があります。

予算提案書は、プロジェクト計画全体の中に含めるほか、単独で作成することもできます。関係者がプロジェクトの財政面だけに関与する場合、詳細なプロジェクトのタイムラインワークフローは不要でしょう。しかし、プロジェクトの予算を確信を持って承認するには、プロジェクト目標の概要を理解していなければなりません。

2. 費目をまとめる

プロジェクトの目標を簡単に説明したら、費目をまとめましょう。費目には、直接費、間接費、設備費、材料費、旅費、雑費などが含まれます。

このセクションは目次に相当し、この後、内訳を記述するさまざまな費目をリストにしたものです。関係者が概要をつかめるように、予算提案書には、必ず費目のリストを入れてください。

プロジェクトの種類や業界によっては、予算提案書の費目が一般的な分類と異なる場合もあります。たとえば、SaaS 企業なら、物理的な設備や材料のコストはあまりかかりませんが、オンラインサービスやサブスクリプション、フリーランス人件費、ソフトウェアなどに費用がかかります。一方、製造業は、機械などの長期的に使用する設備に大規模な投資を行うことがあります。予算の費目は、金額が最も大きなものから列挙していきます。

3. 費用の内訳を記載する

大まかな費目をリストにしたら、次は一つひとつの内訳を書いていきます。ここでは、あなたが予算を何に使おうとしているか、それがなぜ必要なのかを詳細に説明し、関係者に明示します。

直接費と間接費の内訳には、以下の情報を記載します。

  • 費用の種類: それぞれの費目に含まれる費用の種類を記載します。費用の種類の例としては、チームの賃金、光熱費、サーバー料金、特定のプロジェクト費用などが挙げられます。

  • 金額: 最も基本的な条件での費用がいくらになるかを記載します。たとえば、一般的なチームメンバー 1 人の時給を 25 ドルとします。もし時給が違うチームメンバーがいれば、その人は別途記載しましょう。

  • 時間数: 費用が時間ベースで発生する場合、その費用に関連する時間数を記載します。たとえば、チームメンバーがプロジェクトにかける労働時間数もこれに当たります。この数字は、複数のチームメンバーが関わる長期プロジェクトでは、40 時間になる場合も 1,200 時間になる場合もあります。

  • 費用に関する補足説明: このセクションでは、費用に関する追加情報も記入します。たとえば、プロジェクトに 4 名のチームメンバーが必要で、全員が時給 25 ドルで働いていることを記載します。チームメンバーはそれぞれ週 25 時間、12 週間働くため、必要な労働時間数は延べ 1,200 時間になります。

  • 費用の合計: プロジェクト全体の費用の合計を計算します。たとえば、4 名のチームメンバーが延べ 1,200 時間働くとすると、支払う人件費は 30,000 ドルになります。

設備費、旅費、雑費も直接費や間接費とほとんど違いはありません。ただし、これらの内訳は物理的な品目であることが多いため、時間ではなく数量や単価を記載する欄を追加します。内訳の中で各品目を示し、単価と合計額を記入します。以上でプロジェクトの予算を関係者に明確に示すことができます。

4. 費用の概要を示す

このセクションでは、プロジェクトのすべての費用をひと目で確認できるようにまとめます。関係者にとっては、予算を必要とする項目別の明細とは別に、全体の費用の合計額が明示されているセクションがあると便利なためです。

関係者によっては文書に目を通して、こうした数字をすばやくチェックしようとするかもしれません。そのため、このセクションでは、費目ごとの合計予算と、プロジェクト全体の予算を明示しておきます。

5. 提出して承認を求める

作成した予算の明細に自信が持てたら、予算提案書を提出し、承認を求めます。文書の末尾に、関係者が承認の署名をするための署名欄を追加しましょう。

記事: 仕事を正しく開始するために使う 11 のプロジェクトテンプレート

予算提案書テンプレートと使用例

下の予算提案書の例では、2 名のチームメンバーが、次の SNS キャンペーンのためのプロジェクト費用の予測を立てています。

この予算提案書には、チームの賃金と光熱費や通信費のようなキャンペーンに関連した直接費と間接費が記載されています。

予算提案書の例

これは予算提案書が全体としてどう見えるかの参考例です。ご自分で予算提案書を作成するには、下のボタンをクリックし、無料のテンプレートをダウンロードしてご利用ください。

予算提案書の無料テンプレート

Asana を活用して財政目標を追跡し、共有する

予算提案書は、新しいプロジェクトを計画する優れた手段です。しかし、さらに一歩踏み込むには、適切なツールが必要です。ワークマネジメントソフトウェアを導入すれば、プロジェクトやさらに大規模な事業計画のファイナンス目標を作成し、立ち上げから完了までの全プロセスを追跡できます。

プロジェクトの規模が拡大し、変化していくのに合わせて、予算の調節や、他の関係者との情報共有が必要になることもあります。そんなときも、Asana なら、コスト管理から会議の開催まで、すべてをスムーズに運営できます。

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