Analisi degli scostamenti

Il modello di gap analysis di Asana offre un processo strutturato e ripetibile per migliorare la pianificazione strategica. È progettato per far risparmiare tempo, garantire la coerenza e promuovere la collaborazione all'interno del team.

Questo modello ti aiuta a identificare le lacune nelle competenze, i problemi di prestazioni e le esigenze di prodotto, organizzando i risultati in categorie e priorità chiare. Garantisce che tutti siano allineati con la visibilità condivisa su obiettivi, ostacoli e passaggi successivi.

Questo modello di analisi degli scostamenti consente inoltre la collaborazione in tempo reale, permettendoti di assegnare attività, modificare i piani e agire immediatamente in base agli approfondimenti. In questo modo, puoi creare la tua roadmap più rapidamente, chiarire le priorità chiave e colmare eventuali lacune che potrebbero ostacolare il tuo successo.

Chi trae vantaggio da questo modello di gap analysis?

In Asana, ci affidiamo all’analisi degli scostamenti quando è il momento di ricalibrare. Che si tratti di un nuovo ciclo di pianificazione o di una sfida specifica per il team, ci aiuta a valutare cosa funziona, cosa no e cosa deve cambiare. Confrontando le nostre prestazioni attuali con il risultato desiderato, possiamo concentrare le nostre energie sul lavoro che ha l'impatto più significativo.

Tuttavia, condurre un'analisi degli scostamenti richiede un approccio strutturato e un follow-up coerente. Ed è qui che entra in gioco il modello. I modelli di gap analysis semplificano il processo di configurazione, mantengono tutti allineati all'interno di un unico spazio di lavoro e rendono più facile trasformare gli approfondimenti in azioni. Per i team molto impegnati, l'utilizzo di un modello standard per l'analisi degli scostamenti semplifica il processo e consente di avere più tempo per concentrarsi sulla risoluzione delle lacune.

Un modello di gap analysis è ideale per:

• Team di strategia aziendale che necessitano di un modo ripetibile per coordinare gli stakeholder e trasformare gli approfondimenti in priorità e piani a lungo termine.

• Responsabili delle Risorse umane che desiderano standardizzare le analisi delle lacune nelle competenze e rendere più facile per i diversi team valutare e agire in base alle esigenze di formazione utilizzando un framework condiviso.

• Team di marketing che desiderano eseguire analisi delle lacune dei contenuti e revisioni SEO senza dover ricostruire ogni volta il proprio flusso di lavoro.

• Product manager che mirano a identificare rapidamente le lacune del prodotto e assegnare passaggi successivi concreti ai membri del team o agli stakeholder.

• Responsabili delle operazioni che necessitano di un formato strutturato per acquisire i flussi di lavoro attuali e futuri e individuare le inefficienze, spesso in combinazione con un piano di allocazione delle risorse.

• Team di assistenza clienti che desiderano diagnosticare problemi di servizio, scoprire modelli nei ticket di assistenza e migliorare la soddisfazione dei clienti con piani d’azione chiari e monitorabili.

Ad esempio, un marchio di e-commerce potrebbe utilizzare il modello per identificare le lacune nella sua esperienza di pagamento confrontando i tassi di abbandono del carrello attuali con i benchmark. Un team SaaS potrebbe analizzare i dati di utilizzo per individuare le funzionalità sottoutilizzate e allineare la propria roadmap alle esigenze dei clienti.

Perché usare il modello di gap analysis di Asana?

Senza una comprensione di ciò che è poco performante o mancante, i team spesso basano il processo decisionale su congetture. Ciò porta a priorità mancate, impegni duplicati e un’esecuzione incoerente.

Il modello di gap analysis di Asana offre al tuo team un unico posto per monitorare cosa funziona e cosa richiede attenzione. Semplifica l’esecuzione di gap analysis in modo da poter individuare rapidamente i problemi, comprenderne le cause e decidere cosa fare.

• Definisci la situazione attuale e i risultati desiderati con attività e sottoattività strutturate.

• Individua le discrepanze nelle prestazioni e le cause principali utilizzando commenti e allegati per acquisire il contesto.

• Collega ogni attività ai tuoi obiettivi intelligenti o indicatori chiave di prestazione (KPI) con campi personalizzati che monitorano l’avanzamento e le prestazioni.

• Delega le responsabilità assegnando attività con scadenze, per assicurarti che nulla venga trascurato.

• Utilizzare le dashboard per visualizzare l'avanzamento e le metriche senza cambiare strumento.

• Migliorare la soddisfazione dei clienti identificando e risolvendo i problemi del servizio più velocemente.

Con questo modello di gap analysis personalizzabile, puoi creare un piano d’azione per colmare il divario tra dove sei e dove vuoi arrivare.

Come usare questo modello di gap analysis

Che tu stia cercando un modello di analisi del gap delle competenze o un modello di analisi del gap del contenuto, questa opzione personalizzabile può soddisfare qualsiasi esigenza. Ecco una guida dettagliata per aiutarti a ottenere il massimo da questo modello.

Passaggio 1. Duplica il modello e definisci l’ambito

Inizia duplicando il modello su Asana e assegnando un nome al progetto, in modo che tutti ne comprendano lo scopo. Usa un titolo chiaro come "Revisione dell'allocazione delle risorse del terzo trimestre" o "Lacune nel contenuto dei social media". Quindi scrivi una breve descrizione che definisca l'ambito e gli obiettivi, incluso il team, il processo o il flusso di lavoro che l'analisi coprirà.

Fornire il contesto in anticipo offre al tuo team una direzione e aiuta a prevenire la confusione in seguito. Ad esempio, un responsabile delle Risorse umane potrebbe definire l'ambito dell'onboarding dei dipendenti o della formazione tecnica, mentre un responsabile marketing potrebbe concentrarsi sulle lacune nella pianificazione delle campagne. Entrambi gli approcci beneficiano dello stesso Framework strutturato.

Passaggio 2. Acquisisci lo stato attuale e quello desiderato

Elenca lo stato attuale e lo stato futuro desiderato come attività o sezioni separate nel progetto. Prendi in considerazione l'utilizzo di framework come SWOT, PEST o McKinsey 7-S per scoprire i fattori organizzativi, operativi o culturali che definiscono il tuo stato attuale. Questi framework ti aiutano a vedere il quadro generale prima di documentare i dettagli.

Lo stato desiderato dovrebbe essere altrettanto specifico. Un team potrebbe annotare: "L’onboarding del cliente richiede 12 giorni" nello stato attuale e impostare l’obiettivo futuro come "L’onboarding del cliente viene completato in 5 giorni". Avere dei punti di riferimento chiari rende più facile confrontare le due situazioni e decidere cosa significhi avere successo.

Passaggio 3. Identificare e classificare le lacune

Confronta lo stato attuale con quello desiderato per identificare dove le prestazioni, le risorse o i processi sono carenti. Suddividi queste lacune in categorie come esigenze di formazione, inefficienze dei processi o limitazioni tecnologiche. Questo rende gestibili i problemi di grandi dimensioni e ti aiuta ad assegnare i titolari.

Per collegare questi approfondimenti al tuo contenuto o alla tua strategia SEO, puoi utilizzare un modello di ricerca di parole chiave per scoprire le lacune di contenuto legate alle esigenze del tuo pubblico di destinazione.

Ad esempio, un team Risorse umane ha scoperto che il 40% dei suoi rappresentanti dell’assistenza non aveva le competenze tecniche per la risoluzione dei problemi. Etichettando questo aspetto come una lacuna nella formazione, ha posto le basi per azioni mirate che affrontano direttamente il deficit. La categorizzazione garantisce che il tuo team affronti i problemi in modo sistematico, piuttosto che indovinare da dove iniziare.

Passaggio 4. Determinare le cause principali

Una volta identificate le lacune, approfondisci per capire perché esistono. Utilizza il brainstorming, i diagrammi a lisca di pesce o altri metodi collaborativi per scoprire le cause principali. Acquisisci approfondimenti nei commenti o collega strumenti come Lucidspark per documentare l'analisi.

L’analisi delle cause principali previene le correzioni a livello superficiale. Nel caso del team delle risorse umane, è stato riscontrato che le descrizioni delle mansioni poco chiare e l’onboarding insufficiente hanno contribuito alla mancanza di competenze tecniche tra i dipendenti. Comprendere il "perché" garantisce che le tue azioni risolvano i problemi anziché mascherarli.

Passaggio 5. Crea e assegna le azioni da attuare

Trasforma la tua analisi in attività specifiche e attuabili. Assegna ogni elemento a un titolare, imposta una data di scadenza e dai la priorità in base alla gravità o all’impegno. Usa i campi personalizzati di Asana per monitorare dettagli come la gravità delle lacune, l’impegno stimato o l’impatto previsto.

Continuando con l’esempio delle Risorse umane, il team ha creato attività per sviluppare un modulo di formazione e aggiornare le descrizioni delle mansioni. L'assegnazione delle responsabilità ha trasformato i risultati generali in passaggi pratici, chiarendo chi era responsabile della risoluzione di ogni lacuna.

Passaggio 6. Monitora l’avanzamento e perfeziona

Utilizza le dashboard e i resoconti visivi su Asana per monitorare come le lacune si colmano nel tempo. Confronta i risultati effettivi con i tuoi obiettivi e confronta per misurare l’avanzamento. Modifica le risorse, riassegna i titolari o perfeziona le tempistiche quando i risultati non sono in linea con le aspettative.

I team che riesaminano regolarmente le loro analisi scoprono cosa funziona e cosa deve essere migliorato. Ad esempio, un team delle Risorse umane ha recentemente scoperto che il 40% dei suoi rappresentanti dell'assistenza clienti non aveva le competenze tecniche per la risoluzione dei problemi. Ha quindi fissato un obiettivo per la "competenza tecnica", identificato le cause principali (mancanza di formazione, descrizioni delle mansioni poco chiare) e assegnato azioni (modulo di formazione, aggiornamento della definizione dei ruoli).

Questo tipo di monitoraggio e perfezionamento ha assicurato che il modello di gap analysis rimanesse aggiornato.

Tipi di gap analysis e quando usarli

Diversi tipi di analisi del gap risolvono varie sfide. Di seguito elenchiamo alcuni tipi di analisi che puoi eseguire con questo modello.

• Analisi delle lacune nelle competenze: utilizzata dai team delle risorse umane per confrontare le competenze dei dipendenti con quelle necessarie per i ruoli attuali o futuri. Utilizzala quando assumi per nuovi ruoli, progetti programmi di apprendimento e sviluppo e conduci valutazioni delle prestazioni.

• Analisi del gap dei contenuti: aiuta i team di marketing a identificare i contenuti mancanti o con prestazioni insufficienti. Utilizzala quando crei strategie SEO, calendari dei contenuti o cerchi di aumentare il traffico e il coinvolgimento.

• Analisi del gap di prodotto: utilizzata dai team di prodotto e UX per trovare lacune nelle funzionalità o nelle capacità. Utilizza un modello di analisi delle lacune del prodotto con la pianificazione strategica, analizzando il feedback degli utenti o eseguendo analisi della concorrenza.

• Analisi del gap di prestazioni: valuta le attuali metriche delle prestazioni per confrontarle con quelle previste. Utilizzala quando esamini i KPI del team, scopri inefficienze operative o imposti nuovi OKR.

• Analisi del gap di mercato: valuta le esigenze insoddisfatte dei clienti o le aree non servite adeguatamente dai concorrenti. Utilizzala quando lanci nuovi prodotti, esplori l'espansione o perfezioni una strategia di ingresso sul mercato (GTM).

• Analisi degli scostamenti competitivi: aiuta a identificare come la tua offerta si confronta con i concorrenti in termini di funzionalità, servizio o prezzi. Utilizzala quando confronti prodotti o servizi per scoprire vantaggi o rischi di mercato.

• Analisi del gap delle parole chiave: trova le parole chiave per le quali i tuoi concorrenti si classificano e tu no. Utilizzala quando crei o perfezioni una strategia di contenuto organico.

• Analisi del gap di backlink: mostra quali siti di alta autorità si collegano ai tuoi concorrenti ma non a te. Utilizzala quando pianifichi campagne di sensibilizzazione o rafforzi l'autorità SEO.

• Analisi del gap SEO: combina SEO tecnica, keyword e approfondimenti sui contenuti per migliorare la visibilità della ricerca. Utilizzala quando conduci un audit SEO o rinnovi la tua strategia digitale.

Suggerimento: l'analisi SWOT è un utile complemento dell'analisi dei gap. Utilizza l'analisi SWOT per far emergere punti di forza, punti deboli, opportunità e minacce di alto livello. Quindi esegui una gap analysis per trasformare questi approfondimenti in azioni. Per esempio, se l’analisi SWOT evidenzia una minaccia da parte di concorrenti emergenti, l’analisi degli scostamenti può identificare le capacità mancanti e sviluppare un piano per affrontarle.

Best practice per un’analisi del gap efficace

Aiuta il tuo team ad avere successo con questi suggerimenti comprovati:

• Sii specifico. Obiettivi vaghi portano a lacune vaghe. Definisci cosa significa avere successo.

• Usa i benchmark. Confronta gli standard di settore o i migliori risultati interni.

• Coinvolgi tempestivamente gli stakeholder. Allinea le aspettative e ottieni l’approvazione fin dall’inizio.

• Documenta le ipotesi. Monitora ciò su cui basi le tue conclusioni sulle lacune.

• Dai priorità in base all’impatto. Non tutte le lacune sono uguali. Concentrati su quelle che bloccano i risultati chiave.

• Assegna responsabilità chiare. Rendi ogni azione da attuare monitorabile e responsabile.

• Rivedi regolarmente. Rivedi la gap analysis trimestralmente per adeguarla alle modifiche di ambito, mercato o prestazioni.

Funzionalità di Asana per una migliore analisi

Asana offre decine di funzionalità progettate per supportare ogni fase del flusso di lavoro, dalla pianificazione all'esecuzione. Questo modello di gap analysis include diversi strumenti particolarmente utili per organizzare l'analisi e monitorare il follow-up. Per un elenco completo, visita la nostra pagina delle funzionalità.

• Campi personalizzati: monitora le prestazioni attuali, gli obiettivi futuri e i livelli di priorità in campi organizzati e ordinabili. Ad esempio, utilizza un campo "Gravità del divario" per valutare l'impatto da 1 a 5.

• Traguardi: identifica le fasi chiave del processo di gap analysis e assicurati che il tuo team sia allineato sull'avanzamento, ad esempio "analisi completata" o "azione finalizzata".

• Dashboard: visualizza discrepanze, avanzamento e risultati in tempo reale con grafici che evidenziano le tendenze delle prestazioni.

• Obiettivi: collega i risultati della gap analysis a obiettivi aziendali più ampi per maggiore chiarezza e responsabilità. Scopri come ogni iniziativa supporta la pianificazione strategica.

• Moduli: standardizza il modo in cui i membri del team inviano i dati sulle prestazioni o il feedback sulle lacune per ridurre le incongruenze e migliorare la visibilità.

Integrazioni consigliate

Asana si integra con centinaia di altri strumenti, consentendo al tuo team di mantenere la concentrazione senza cambiare piattaforma. Ecco alcune integrazioni che possono migliorare la tua analisi e facilitare la collaborazione. Puoi esplorare altre opzioni nella directory delle app di Asana.

• Power BI: sincronizza KPI e metriche chiave per un'analisi e una presentazione più approfondite. Ideale per creare resoconti per la leadership e istantanee dello stato di avanzamento.

• Lucidspark: utilizzalo per il brainstorming visivo, la mappatura del percorso o l’analisi delle cause principali insieme al monitoraggio strutturato delle attività su Asana.

• Fogli Google e Documenti Google: importa metriche e standard di riferimento delle prestazioni esterne per informare la tua analisi. Ideale per caricare KPI trimestrali o audit di terze parti.

• Slack: ricevi notifiche quando le attività vengono aggiornate o completate nel tuo flusso di lavoro di gap analysis. Mantiene il tuo team allineato senza riunioni aggiuntive.

• Gmail: trasforma le email degli stakeholder in azioni da realizzare direttamente all'interno del modello. Non perdere mai di vista una richiesta o un ciclo di feedback.

Domande frequenti sui modelli di gap analysis