Come si integra Asana?

Probabilmente la tua organizzazione utilizza già degli strumenti di collaborazione, per esempio per la condivisione di file, le email o le chat. Sono sicuramente fantastici (anche noi li utilizziamo in certe occasioni!), ma non possono certo dirti chi sta facendo cosa e per quando. In Asana, per monitoraggio del lavoro intendiamo che tutte le conversazioni e i documenti rilevanti devono essere in unico posto, per un vero flusso di lavoro, senza dover continuamente passare da uno strumento all'altro per trovare informazioni sparse qua e là, forse nemmeno troppo chiare.

Scopri di più con Come usare Asana

Preferisci guardare un video? Lasciatelo spiegare da [Come usare Asana](https://www.youtube.com/playlist?list=PLJFG93oi0wJDMccrrEbbZha0v64Jo63K8).

Email

• Le email non sono traducibili in azioni, non aiutano i team a definire i passaggi successivi e le informazioni sono sparse un po' dappertutto, per non parlare degli sforzi per mantenere la posta in arrivo pulita e ordinata.
• In Asana, il tuo team viene immediatamente informato quando completi, commenti o modifichi lo stato delle attività. Passerai meno tempo a scrivere email, a tutto vantaggio della produttività.
• Se utilizzi Gmail o Outlook, prova gli add-on di Asana per Gmail o Outlook per trasformare le email in attività facili da monitorare, senza uscire dalla posta in arrivo.
• Inoltra le email all'indirizzo x@mail.asana.com per trasformarle in attività. In Asana il lavoro diventa traducibile in azioni, condivisibile e chiaramente assegnato a chi deve portarlo a termine.
• Il lavoro viene automaticamente organizzato in team, progetti e attività, facilitandone quindi la ricerca. Inoltre è possibile eseguire una ricerca con criteri specifici utilizzando la funzionalità di ricerca avanzata.

Strumenti di condivisione di file

• Per la collaborazione, gli strumenti di condivisione di file sono fantastici. A volte, però, i documenti possono essere organizzati male o difficili da trovare; non sono collegati al tuo lavoro e quindi non possono fornire informazioni su chi sta facendo cosa e per quando.
• Consigliamo di aggiungere i file direttamente alle tue attività, per trovare subito la versione più recente e collaborare facilmente.
• Asana si integra senza problemi con Google Drive, OneDrive, Dropbox e Box. Aggiungere allegati su Asana dal tuo strumento di condivisione di file è semplicissimo.

Chat

• La chat è uno strumento importante per un veloce scambio di idee in tempo reale su qualcosa di urgente, ma è anche fonte di distrazione ed è difficile eseguire ricerche e monitorare le attività.
• In Asana, usa le conversazioni per comunicare con i colleghi del team su attività o progetti. La cronologia delle conversazioni sarà successivamente accessibile e disponibile per la ricerca, con scadenze e incaricati chiaramente identificati.
• Se la tua organizzazione usa Slack, puoi usare un'integrazione per comunicare le informazioni tra la piattaforma di chat e Asana.

Calendari condivisi

• I calendari vengono creati separatamente dal tuo lavoro: in caso di modifiche è necessario aggiornare sia il lavoro che il calendario, con il rischio che uno dei due sia obsoleto o senza la necessaria documentazione. Inserire i dati due volte è una perdita di tempo!
• In Asana, i calendari vengono creati automaticamente da qualsiasi serie di attività o progetti. Se le scadenze vengono modificate, si aggiornano l'attività, l'elenco dei progetti e anche il calendario. Le attività possono essere modificate direttamente dal calendario e trascinate per aggiornare le cronologie.
• Sincronizza i calendari Asana con il tuo calendario preferito, per esempio Google Calendar, Outlook e il Calendario di Apple. Una volta sincronizzati, potrai cliccare sull'attività di Asana direttamente dal tuo calendario.

Liste delle cose da fare e strumenti di gestione delle attività personali

• Le liste delle cose da fare sono ideali per delle note veloci sul lavoro che stai svolgendo. Questo però non significa che saranno visibili agli altri e nemmeno che tu potrai visualizzare le loro.
• In Asana, le attività pubbliche dei colleghi del team sono sempre visibili cliccando sul loro avatar. Il lavoro è organizzato in progetti, disponibile per la ricerca e collegato; potrai quindi vedere sempre come le attività individuali sono collegate all'obiettivo generale.

Social network aziendali

• Nei social network aziendali (ESN), le conversazioni non sono sempre direttamente collegate al lavoro o ai progetti. Il mix di discussioni può rendere piuttosto difficile trovare quello di cui hai bisogno, e i passaggi successivi spesso non sono chiari.
• Su Asana le conversazioni sono sempre collegate al lavoro, direttamente alle attività o ai progetti. I follower delle attività ricevono gli aggiornamenti nella posta in arrivo e quindi tutti sono sempre informati.

Strumenti per la gestione dei progetti e la produttività specifici per un team

• Se ciascun team della tua azienda utilizza uno strumento diverso, la collaborazione interfunzionale diventa un problema: manca la visibilità sul lavoro degli altri team.
• Tutti nella tua azienda possono utilizzare e scoprire i vantaggi di Asana, con una maggiore collaborazione tra i team e un aumento della produttività. Più persone utilizzano Asana, più Asana diventa efficace. Nel corso del tempo sarai in grado di gestire tutte le attività aziendali solo con Asana e di eliminare la frammentazione dovuta ai tanti strumenti utilizzati dai team.

Wiki o documenti di riferimento

• Se la tua azienda mantiene le sue informazioni sui wiki o documenti di riferimento, spesso tali sistemi sono sottoutilizzati e vengono aggiornati solo raramente. E inoltre non sono archiviati insieme al lavoro.
• Asana archivia la cronologia di tutte le attività pubbliche, in modo che tutto sia sempre aggiornato, facilmente accessibile e nel contesto giusto. Con la funzione @menziona è possibile inoltre mantenere il lavoro collegato ai materiali di riferimento.

App per prendere appunti

• Le note in un editor di testo, in un documento, un quaderno o un Post-It non possono essere visualizzate dai tuoi colleghi del team, sono difficili da ritrovare e non sono traducibili in azioni.
• Su Asana puoi prendere note in un'attività o archiviare le idee in un progetto. In questo modo tutto il team sarà sempre informato e potranno essere consultate in seguito.
• Se desideri mantenere le note come private, è possibile creare un'attività privata che solo tu potrai visualizzare e a cui potrai accedere rapidamente insieme al resto del tuo lavoro su Asana.

La migrazione dei flussi di lavoro quotidiani dagli altri strumenti in Asana è un enorme passo in avanti per monitorare tutto il lavoro in un unico posto. Continua a leggere per scoprire di più sulla migrazione in Asana dei flussi di lavoro specifici del tuo team.