Modèle de liste de réserves

Couramment utilisée dans le cadre de la gestion de projets de construction, la liste de réserves (« punch list ») répertorie toutes les petites tâches à réaliser avant la fin du projet. Imaginez votre maître d’œuvre qui effectuerait une dernière visite d’inspection pour lister les malfaçons avant d’effectuer la réception des travaux. Chacune de ces modifications constitue un nouvel élément qui viendra s’ajouter à votre liste de réserves. Pour l’anecdote, la « punch list » fait référence à un ancien processus, au cours duquel le maître d’œuvre poinçonnait (« punch ») une feuille de papier pour indiquer qu’une tâche était terminée.

Désormais, plus besoin de liste papier ou de perforatrice. Créer un modèle de punch list en ligne est la meilleure façon d’organiser vos activités et d’aider votre équipe à garder le cap pendant les toutes dernières étapes de votre initiative. Avec un modèle de liste de réserves, chacun des membres de votre équipe accédera aux mêmes informations en temps réel et pourra terminer son projet sous les meilleurs auspices.

Qu’est-ce qu’un modèle de liste de réserves ?

Il s’agit d’une structure reproductible qui vous permet d’ajouter toutes les tâches qui vous seront utiles pour achever la phase finale de votre projet. Bien qu’un modèle de liste de réserves soit souvent utilisé dans la gestion de projets de construction, il peut aussi convenir à tout type de projet.

Un modèle de liste de réserves aide votre équipe à rester organisée et garantit que les dernières modifications apportées à votre projet seront effectuées soigneusement, avec la qualité habituelle propre à votre équipe. Oubliez votre feuille de papier et votre stylo : créez une punch list moderne à l’aide d’un outil numérique de gestion de projet, afin que les membres de votre équipe puissent mettre à jour les tâches directement. Ces listes sont plus efficaces lorsque chacun des membres de l’équipe identifie clairement les tâches qui lui incombent et que cette information est mise à jour en temps réel. Cela permet d’encourager la responsabilisation des employés, et évite que les parties prenantes et autres collaborateurs se fient accidentellement à des informations trop anciennes ou obsolètes.

Quand utiliser un modèle de liste de réserves ?

Les modèles de listes de réserves constituent un excellent outil pouvant servir à toute équipe, et pas seulement dans le secteur de la construction. Voici quelques situations où vous pouvez les utiliser sans hésitation :

• Dresser une dernière liste de contrôle avant livraison : une punch list vous permet d’effectuer un ultime contrôle qualité en fin de projet. Utilisez un modèle pour veiller à ce que votre équipe vérifie tous les détails pertinents, quel que soit le projet sur lequel elle travaille.

• Assurer la cohérence du produit final : si votre équipe crée plusieurs versions d’un même produit, l’utilisation d’un modèle de liste de réserves peut contribuer à assurer la cohérence du travail fourni. Chaque produit sera soumis au même processus, pour veiller à ce que les livrables définitifs soient identiques, ou du moins, sans différences majeures.

• Tester de nouveaux processus : les équipes du secteur de la construction utilisent souvent des listes de réserves, car la dernière étape de vérification est bien souvent identique pour tous les projets. Si votre équipe apporte des modifications à son processus d’assurance qualité, une punch list vous permettra d’ajuster ce dernier. Si vous constatez que le nouveau processus ne fonctionne pas, vous pourrez facilement revenir à votre liste de réserves standard.

Comment utiliser le modèle de liste de réserves?

Les modèles de listes de réserves permettent de communiquer les informations pertinentes aux bonnes personnes. Nous vous présentons ci-dessous les éléments qui se retrouvent le plus fréquemment dans un modèle de ce type.

• Emplacement de la tâche : dans le secteur de la construction, il s’agit souvent de la pièce ou de la zone du bâtiment où doit être accompli le travail. Pour d’autres types d’initiatives, il peut s’agir de la partie ou phase du projet sur laquelle vous travaillez.

• Détails ou description de la tâche : une brève description des actions à effectuer pour accomplir la tâche. Petite astuce : mieux vaut commencer le nom de votre tâche par un verbe pour que votre équipe sache exactement ce que l’on attend d’elle.

• Priorité de la tâche : le degré d’importance de cette activité par rapport à l’ensemble des autres tâches. Préciser si le travail à accomplir est urgent ou non est particulièrement utile si vous avez défini des dépendances. Ainsi, vous accordez systématiquement la priorité aux bonnes tâches.

• Responsable : le membre d’équipe chargé d’accomplir cette tâche. Si un collègue a des questions sur cette dernière, il pourra les poser à cette personne.

• Échéance : la date d’achèvement prévue pour cette tâche.

• Statut : cette information indique si la tâche est en cours. « Non commencé », « En cours » et « Terminé » sont les statuts les plus courants. Toutefois, votre équipe peut choisir des statuts plus précis pour indiquer l’état d’une tâche au sein de votre processus.

Fonctionnalités intégrées

• Vue Liste : cette vue quadrillée vous donne un aperçu de toutes les informations liées à un projet. À l’image d’une liste de tâches ou d’une feuille de calcul, la vue Liste affiche toutes vos tâches en même temps. Elle indique non seulement leur titre et leur échéance, mais aussi tous les champs personnalisés pertinents (priorité, statut, etc.). Grâce à elle, vous donnez à votre équipe une visibilité optimale sur les responsabilités et les échéances de chacun, pour une collaboration sans effort.

• Dépendances : les dépendances de tâches vous permettent d’indiquer qu’une tâche est en attente d’une autre. En repérant aisément les tâches qui bloquent le travail de vos collègues, vous êtes plus à même de gérer vos priorités en conséquence. Les équipes qui suivent des processus collaboratifs peuvent ainsi identifier les tâches dont dépendent les leurs et savoir à quel moment se lancer dans leur propre travail. Lorsque la première tâche est terminée, le responsable de la tâche suivante est informé qu’il peut commencer la sienne. Enfin, si la tâche dont dépend votre travail est reportée, Asana vous en informe afin que vous puissiez modifier votre propre échéance si nécessaire.

• Approbations : dans certaines situations, vous n’avez pas seulement besoin d’accomplir une tâche, mais aussi de savoir si un livrable est approuvé ou non. Les approbations sont un type de tâche sur Asana dont les options visent à « Approuver », « Demander des modifications » ou « Rejeter » la tâche en question. Le responsable reçoit ainsi des instructions claires sur les actions à entreprendre et sur l’approbation ou non de son travail.

• Mises à jour de statut de projet : fini le temps où, pour trouver des informations sur le statut des projets, vous deviez fouiller parmi différents outils ou assister à des réunions chronophages. En plus d’être simples à utiliser, les mises à jour de statut sont directement liées au travail de votre équipe sur Asana. Elles permettent aux membres d’équipe d’accéder à des informations complémentaires sur le projet (plan de projet, plan de communication, objectifs, jalons, livrables, etc.). À terme, ces mises à jour réduisent le travail manuel, centralisent les informations et vous aident à tenir vos équipes informées.

Applications recommandées

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Zendesk : grâce à l’intégration de Zendesk à Asana, vous pouvez créer des tâches Asana directement depuis des tickets Zendesk, en seulement quelques clics. Ajoutez des éléments de contexte, joignez des fichiers et associez des tâches existantes de façon à suivre le travail à effectuer pour chaque ticket. L’intégration offre également une visibilité continue sur les deux plateformes, de façon à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, peu importe l’outil utilisé.

• Jira : créez des processus interactifs et interconnectés reliant vos équipes techniques et commerciales pour une visibilité optimale sur les étapes du développement produit, en temps réel et sans jamais quitter Asana. Simplifiez la collaboration de projet et les transferts en créant rapidement des tickets Jira depuis Asana. Le travail est ainsi transféré d’une équipe à l’autre sans aucune difficulté, au moment opportun.

FAQ