Qu’est-ce que la méthodologie de gestion de projet PRINCE2 ?

Saviez-vous qu’il existe une méthodologie de gestion de projet utilisée dans plus de 150 pays ? Avec plus d’un million de praticiens certifiés, PRINCE2 est l’une des formes de gestion de projet les plus connues et les plus reconnues.

Qu’est-ce que PRINCE2 ?

PRINCE2 est une méthodologie de gestion de projet qui met l’accent sur l’organisation et le contrôle. L’acronyme PRINCE signifie « PRojects IN Controlled Environments » (projets en environnements contrôlés). Ce cadre de gestion de projet linéaire et basé sur les processus met l’accent sur la progression des initiatives à travers des étapes prédéfinies. PRINCE2 comprend également des principes de base de la gestion de projet, tels que la définition de la portée du projet et du budget, ce qui en fait une bonne option pour les débutants.

L’histoire de PRINCE2

Cette méthodologie de gestion de projet a été créée en 1989 par la Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA). Elle était à l’origine basée sur une méthodologie utilisée par le gouvernement du Royaume-Uni, connue sous le nom de Project Resource Organization Management Planning Technique (PROMPT). Le gouvernement britannique utilisait PROMPT principalement pour les projets de systèmes d’information. 

PRINCE2 a commencé sous le nom de PRINCE, et cette première itération s'est concentrée sur la gestion de projets informatiques. Au cours des années 1990, les managers ont réalisé que les techniques de PRINCE pouvaient être appliquées à tout type de projet, et pas seulement à l’informatique. Après une réécriture visant à supprimer toute mention du jargon informatique, PRINCE2 a été lancé en 1996.

Les avantages de la gestion de projet PRINCE2

Ce n’est pas pour rien que la méthodologie PRINCE2 est l’une des Formulaires de gestion de projet les plus populaires au monde. Voici pourquoi tant d’équipes choisissent PRINCE2 pour mener à bien leurs projets.

PRINCE2 est une forme de gestion de projet hautement reconnue

Des millions de professionnels utilisent la méthode PRINCE2 dans le monde entier. La méthode PRINCE2 est reconnue par le Project Management Institute (PMI) comme une méthodologie compatible avec le Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) et la certification Project Management Professional (PMP®). 

Il existe plusieurs formations et différentes certifications PRINCE2 que vous pouvez suivre pour en savoir plus sur la méthode de gestion de projet PRINCE2. Si vous souhaitez devenir chef de projet, apprendre le processus PRINCE2 et obtenir une certification peut vous aider à long terme.

PRINCE2 est une bonne méthodologie pour les débutants

Si votre équipe n’a jamais utilisé de méthodologie de gestion de projet, PRINCE2 est un bon point de départ. Comme il s’agit d’un processus simple mais défini, votre équipe dispose d’étapes claires à suivre, même si elle n’a jamais mis en œuvre de processus de gestion de projet auparavant.

PRINCE2 est également un excellent moyen de former les membres de votre équipe. Ses principes et phases clairs peuvent aider votre équipe à acquérir des compétences essentielles en gestion de projet, telles que la planification de projet, la gestion du temps et la communication. Ces compétences ne sont pas propres à PRINCE2, elles sont universelles dans toutes les méthodologies de gestion de projet. Ainsi, si votre équipe décide que PRINCE2 ne lui convient pas, ses membres auront tout de même acquis des compétences utiles qu’ils pourront appliquer à n’importe quel projet.

Si votre équipe envisage d’utiliser une forme d’Agile, PRINCE2 Agile est un excellent point de départ. PRINCE2 Agile s’appuie sur les bases établies dans le processus PRINCE2 standard et les applique avec la méthodologie Agile.

PRINCE2 est extrêmement flexible

Alors que la technique PRINCE d’origine a été conçue pour l’informatique, PRINCE2 a été conçu pour s’adapter à tout type de projet dans n’importe quel secteur. L'un des principes fondamentaux de PRINCE2 est de l'utiliser comme un cadre, et non comme des règles strictes. Elle est destinée à être adaptée aux besoins de votre projet.

La méthodologie PRINCE2 fonctionne extrêmement bien avec un logiciel de gestion du travail. La structure axée sur les processus associée à un logiciel permet à votre équipe de créer facilement des tâches claires avec des dates et des responsables spécifiques. Les membres de l’équipe, les parties prenantes et le tableau de bord du projet peuvent rapidement intervenir et suivre la progression du projet de manière asynchrone. En utilisant un espace de travail collaboratif, votre équipe disposera en permanence d’informations à jour sur l’état d’avancement de votre projet et sur toute mise à jour importante.

Rôles de projet PRINCE2

La clarté est l’un des principaux avantages de la méthodologie PRINCE2. Certaines méthodologies de gestion de projet ont des directives plus souples, mais chaque membre de l’équipe utilisant PRINCE2 a un rôle clair et désigné. Ces rôles ont leurs propres attentes et responsabilités spécifiques. Voici quelques rôles clés que vous verrez dans un projet PRINCE2.

• Chef de projet : la personne principale responsable de la planification, de l’exécution et de l’avancement du projet. 

• Chef d’équipe : si votre équipe est très grande, un chef d’équipe peut être désigné pour assister le chef de projet. Il aide à superviser la production des éléments et gère également le temps et la charge de travail de chaque membre de l’équipe.

• Client : le client est la personne qui reçoit le livrable final du projet. Il peut s’agir d’un client externe, d’un sous-traitant ou d’une équipe interne. Par exemple, votre équipe informatique peut travailler à la création d’un meilleur processus d’intégration. Dans ce cas, les clients finaux sont les responsables du recrutement et les nouvelles recrues.

• Membres de l'équipe : il s'agit des personnes responsables de la création du livrable final. PRINCE2 étant une méthodologie axée sur les processus, il est important d’attribuer des rôles spécifiques à chaque membre de l’équipe. La manière dont vous déléguez les tâches dépend du chef de projet ou du chef d’équipe.

• Le comité de projet : un groupe de personnes qui prennent des décisions de haut niveau pour votre projet. En règle générale, le comité de projet est composé de dirigeants d’entreprise et, dans certains cas, de clients finaux.

Les 6 aspects clés d’un projet PRINCE2

Chaque projet PRINCE2 présente ces six caractéristiques, que le chef de projet suit au fur et à mesure de l'avancement du projet. Certaines d’entre elles sont directement liées aux principes clés de PRINCE2 (que nous expliquerons dans la section suivante), tandis que d’autres sont simplement des informations importantes que votre équipe doit connaître au fur et à mesure de l’avancement du projet. Voici les six aspects que vous retrouverez dans chaque projet PRINCE2.

1. Portée du projet : elle définit clairement les objectifs, les échéances et les livrables de votre projet.

2. Coûts : il s’agit du montant que coûtera votre projet. L’objectif est de calculer ce montant le plus précisément possible pour éviter de dépasser le budget de votre projet. 

3. Échéances : il s’agit du temps nécessaire à la réalisation de votre projet. Les projets PRINCE2 ont généralement une échéance fixe créée par le tableau de projet. Les échéances aident les membres de l’équipe en leur donnant un délai estimé pour terminer chaque tâche. 

4. Risque : chaque projet comporte un risque inhérent, car nous ne pouvons pas tout contrôler. Une partie de la méthode PRINCE2 consiste à établir un processus de gestion des risques afin d’identifier de manière proactive les risques auxquels votre équipe peut être confrontée et d’atténuer les problèmes.

5. Qualité : dans PRINCE2, il est nécessaire de créer un registre de qualité, ou un document qui définit clairement les normes de production pour tous les livrables. Cela garantit que le livrable final répond aux normes les plus élevées de votre équipe et satisfait les attentes des clients.

6. Avantages : PRINCE2 exige que chaque projet ait une justification commerciale claire. Celle-ci est similaire à une charte de projet, mais les exigences dépendent toutes de ce que votre tableau de projet doit contenir avant d’approuver le projet.

Les 7 phases d’un projet PRINCE2

En plus des sept principes de PRINCE2, il existe également sept phases qui guident votre équipe du lancement à la clôture du projet. 

• Démarrage d’un projet : l’équipe projet soumet un plan de projet à l’aide d’un mandat de projet, qui est un aperçu de ce que le projet implique. Cela donne une idée générale du projet et définit clairement le business case. Une fois approuvé (souvent par le comité de projet), l’équipe projet crée un brief de projet plus détaillé.

• Direction : le comité de projet examine les briefs de projet et décide de ce qui est nécessaire pour que l’équipe puisse avancer. Il peut s’agir de modifier certains aspects du brief de projet pour tenir compte des ressources ou du temps.

• Lancement du projet : le comité de projet choisit un chef de projet pour diriger l’équipe et créer un plan de projet encore plus détaillé. Ce dernier inclut les bases de référence en matière de délais, de coûts, de qualité, de portée, de risques et d’avantages. Le projet peut officiellement commencer une fois que le tableau de projet approuve pleinement le plan de projet créé par le chef de projet. 

• Contrôle : au cours de cette phase, le chef de projet décompose certaines parties du projet pour les rendre plus faciles à gérer. Il délègue ensuite ces petites portions aux membres de l’équipe pour qu’ils y travaillent et les terminent.

• Gestion de la livraison du produit : le chef de projet s'assure que le projet progresse sans heurts et que les livrables répondent à la qualité définie par le registre de qualité. Le tableau de projet examine ensuite les livrables et décide d’approuver le travail ou de demander des modifications ou des travaux supplémentaires pour le projet.

• Délimiter les étapes : à la fin de chaque étape, le tableau de projet fait l’objet d’une révision pour décider si le projet doit continuer à avancer ou si l’équipe doit abandonner le projet. 

• Clôture : le chef de projet termine la documentation finale, les résultats et les rapports avant de mettre fin au cycle de vie de ce projet.

Certifications PRINCE2 Practitioner

Il n’est pas nécessaire d’avoir une certification en gestion de projet pour utiliser PRINCE2 au sein de votre équipe. Cela dit, il existe quelques formations et examens qui peuvent vous aider à améliorer et à démontrer votre maîtrise de la méthodologie. 

• Examen PRINCE2 Foundation : mesure les compétences de base pour démontrer si vous pouvez agir en tant que membre informé d'une équipe de gestion de projet PRINCE2. 

• Examen PRINCE2 Practitioner : détermine si vous pouvez appliquer la méthode PRINCE2 à l’exécution et à la gestion d’un projet de base. 

• Examen PRINCE2 Agile Foundation : détermine si vous pouvez agir en tant que membre informé d’une équipe de gestion de projet et comprendre comment PRINCE2 fonctionne avec des concepts Agile comme Scrum et Kanban. 

• Examen PRINCE2 Agile Practitioner : détermine si vous pouvez appliquer des méthodes Agile à la gestion de vos propres projets PRINCE2. 

Lorsque vous choisissez une formation PRINCE2 ou un examen PRINCE2 Foundation et Practitioner, assurez-vous qu’il est proposé par un organisme de formation accrédité. En outre, vérifiez que votre formation de certification professionnelle se concentre sur la version la plus récente de PRINCE2, par exemple la 6e édition de PRINCE2.