Fast tracking et crashing : nos conseils pour comprimer son calendrier de projet

L’échéance de votre projet approche à grands pas et, après plusieurs séries d’analyses, vous vous rendez compte que votre équipe ne sera pas en mesure d’atteindre ses objectifs de projet au rythme actuel. En tant que chef de projet, cette situation peut être source de stress.

Heureusement, vous avez le choix entre plusieurs techniques de compression pour gérer votre projet en un temps réduit. Cet article abordera le fast tracking et le crashing. Nous verrons également quand utiliser ces outils pour comprimer votre planning de projet.

Qu’est-ce que le fast tracking ?

En gestion de projet, le fast tracking est une technique courante de compression du calendrier qui consiste à reprogrammer les tâches du projet afin d’en réaliser certaines simultanément, plutôt que séquentiellement. En revanche, le fast tacking n’est possible que si les tâches à accomplir ne sont pas interdépendantes.

Par exemple, imaginez un diagramme de Gantt avec deux tâches : l’une d’entre elles est en cours, et l’autre ne peut commencer qu’une fois la précédente terminée. Le fast tracking consiste à déplacer la deuxième tâche de manière à ce qu’elle soit directement parallèle à la première et que les deux tâches soient achevées en même temps. Veuillez toutefois noter que cette opération n’est possible que si la deuxième tâche ne dépend pas de la première.

Vous pouvez faire appel à la technique du fast tracking si vous sentez que l’échéance du projet pourrait ne pas être respectée.

Qu’est-ce que la technique du crashing ?

Le crashing de projet est une technique de compression du calendrier qui consiste à faire appel à des ressources supplémentaires pour réaliser deux tâches en même temps. Le Project Management Body of Knowledge (Guide PMBOK®) définit la technique du crashing comme un moyen de gagner du temps sur le calendrier de projet au moindre coût différentiel. Le moindre coût différentiel correspond au montant à débourser pour ajouter une unité supplémentaire au produit en cours de production. Si cette valeur peut être difficile à mesurer dans certains secteurs, comme le développement de logiciels, elle est plus facilement mise en œuvre dans les secteurs liés à la production, notamment industrielle.

Cas d’utilisation du fast tracking et du crashing

Ces techniques de compression du calendrier de projet sont couramment utilisées lorsque l’échéance d’un projet ne peut être respectée. L’utilisation simultanée du fast tracking et du crashing peut accélérer la livraison de votre projet.

Bien qu’une combinaison des deux techniques soit le meilleur moyen de procéder, il est également possible de n’en utiliser qu’une seule. Par exemple, si vous n’avez pas le budget nécessaire pour embaucher de nouveaux membres d’équipe, l’option du crashing de projet peut ne pas être envisageable. Votre équipe devra éventuellement se résoudre à revêtir différentes casquettes ou à faire appel à des membres d’autres équipes pour procéder au fast tracking.

Utiliser efficacement le fast tracking et le crashing de projet

Si vous manquez de temps et que vous devez comprimer votre planning de projet, commencez par suivre ces étapes fondamentales.

1. Identifiez les besoins actuels de votre projet

Avant de pouvoir condenser la chronologie de votre projet, il vous faut identifier la progression du projet dans son état actuel. Voici quelques questions auxquelles vous devez répondre en tant que chef de projet :

• Combien de temps est-il nécessaire de gagner ? Identifier le temps à gagner peut vous aider à déterminer la quantité de temps dont vous avez besoin pour procéder au fast tracking ou au crashing.

• Y a-t-il des tâches sur le chemin critique qui ne peuvent pas se chevaucher ? Ne touchez pas aux tâches du chemin critique, mais envisagez de reprogrammer toutes les autres tâches qui ne dépendent pas du chemin critique afin qu’elles soient traitées en même temps.

• Ai-je des ressources supplémentaires à disposition ? Selon votre plan de gestion des ressources, avez-vous accès à des ressources supplémentaires ? Par exemple, vous pourriez avoir assez de budget pour engager une aide externe ou de nouveaux membres d’équipe pour vous donner un coup de main.

Exemple de projet avant l’application du fast tracking :

Une équipe de conception travaille sur un projet de refonte de marque. Dans leur chronologie initiale, les designers devaient actualiser les différentes ressources les unes après les autres dès que la nouvelle charte de la marque était définie. Après avoir examiné la chronologie à l’aide de son outil de gestion de projet, l’équipe reprogramme les tâches des designers pour qu’ils travaillent en même temps sur l’actualisation des ressources de la marque afin de réduire le temps nécessaire au projet.

2. Ajustez le calendrier du projet

En fonction des besoins que vous avez identifiés à l’étape précédente, revoyez votre calendrier de projet de façon à ce qu’il corresponde à votre chronologie compressée.

Pour visualiser cette étape, utilisez un diagramme de Gantt : ce diagramme à barres horizontales sert à illustrer la chronologie des différentes tâches d’un projet. Vous pouvez montrer les activités du chemin critique à réaliser sur une ligne de tâches tout en affichant tous les autres éléments à terminer sur une seconde ligne de tâches, parallèle à la première.

Cette visualisation optimale du projet permet d’alerter facilement les parties prenantes quant aux changements de chronologie, ainsi que de montrer qui fait quoi et pour quand.

[Capture d’écran avant/après]

3. Suivez vos performances

Après avoir procédé au fast-tracking de votre projet, vous pouvez passer au suivi des performances. Si vous avez ajouté des membres à l’équipe pour comprimer la chronologie du projet, veillez à les tenir au courant de la portée, du calendrier et de la durée actuels du projet. Évaluez les performances et veillez à ce que la qualité du travail répond toujours aux normes de votre équipe projet. Prenez le temps de vérifier régulièrement les livrables et les tâches pour vous assurer que le projet répond toujours à vos attentes.

En plus d’évaluer la qualité du travail, surveillez les coûts du projet. Généralement, la technique du crashing engendre des coûts supplémentaires. Le crashing vise principalement à utiliser le moins de budget possible, tout en respectant les délais. Si vous remarquez que vos coûts de projet augmentent rapidement, réduisez-les autant que possible pour rester dans les limites de votre projet.

4. Revenez sur le projet et recommencez

Qui peut dire à l’avance qu’il aura à comprimer un projet ? Pensez avant tout à vous pencher sur les points forts et les points à améliorer pour le prochain projet. Organiser une réunion post-mortem après coup peut vous aider à identifier les moyens d’éviter le recours au fast tracking ou au crashing lors d’un projet à venir.

Voici quelques exemples de questions à vous poser :

• Quels ont été vos points forts au cours du projet ?

• Quelles ont été vos faiblesses ?

• Certains éléments du projet ont-ils demandé plus de temps que prévu ?

• Quel a été le plus grand défi auquel vous avez été confronté lors de ce projet ?

Les inconvénients potentiels du fast tracking et du crashing des projets

Si ces techniques de gestion de projet sont couramment employées lorsqu’il s’agit de respecter ses échéances de projet, il convient d’y recourir aussi sporadiquement que possible. Elles peuvent certes s’avérer utiles dans certains cas, mais présentent plusieurs inconvénients :

Un risque accru de burnout au sein de l’équipe

En raison du fonctionnement du fast tracking, votre équipe devra plus que probablement jongler entre de nombreuses tâches.

Les membres de l’équipe prévoient de prendre en charge un certain nombre de tâches au début du projet. Or, à l’occasion du fast tracking, ils peuvent être amenés à traiter des tâches supplémentaires de façon inopinée, ce qui peut augmenter le risque de burnout.

Pour contourner ce problème, il est conseillé d’utiliser un outil de gestion de projet qui permet de voir et de suivre facilement le flux de travail de votre équipe. L’utilisation d’un logiciel de gestion du travail qui identifie la charge de travail de votre équipe permet de visualiser qui est disponible et qui a besoin d’aide pour accomplir ses tâches.

Des coûts plus élevés

Le crashing de projet vise à récupérer des ressources supplémentaires afin d’agir plus rapidement pour respecter l’échéance. Cette méthode entraîne généralement une augmentation des coûts, puisque vous faites appel à des effectifs supplémentaires pour l’équipe. Bien que l’objectif du crashing soit de limiter ces coûts additionnels, il est tout de même probable qu’ils entraînent un dépassement du budget du projet.

Pour éviter tout problème de budget, il suffit d’inclure des mises à jour budgétaires dans les mises à jour régulières de l’état d’avancement. De cette façon, les chefs de projet et les parties prenantes sont informés des contraintes budgétaires au fur et à mesure qu’elles se présentent.

Un travail de moindre qualité

Lorsque plusieurs tâches sont exécutées en même temps, les chefs de projet peuvent difficilement garder un œil sur tous les livrables du projet qui sont créés simultanément. En fonction des ressources dont vous disposez et des disponibilités de votre équipe, la qualité du travail peut diminuer en raison de l’accélération du processus.

Pour y remédier, réservez des ressources spécifiquement destinées à l’assurance qualité. L’ajout d’une vérification supplémentaire peut diminuer le risque d’obtenir un travail de moindre qualité.

Gérez aisément vos délais grâce aux outils de gestion de projet

Le fast tracking et le crashing contribuent au respect des échéances de vos équipes, mais, quelle que soit la stratégie adoptée, n’oubliez pas que tout le monde doit rester sur la même longueur d’onde tant du point de vue des tâches que du calendrier. La meilleure façon d’y parvenir est d’utiliser un outil de gestion du travail, comme Asana : ce dernier met à disposition des équipes un espace de travail partagé, qui leur permet d’identifier immédiatement les tâches qui leur sont attribuées, les tâches prioritaires et leurs échéances.