Wix accélère ses lancements et rationalise ses processus avec Asana

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    • Siège social situé à Tel Aviv, avec 19 bureaux répartis dans 10 pays
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    • Plus de 180 millions d’utilisateurs dans 190 pays

L’impact d’Asana

  • Wix a lancé son nouveau produit Editor X dans le monde entier et a créé de nouveaux supports marketing et d’assistance avec l’aide d’Asana.
  • Asana a permis aux équipes interfonctionnelles de collaborer sur un projet commun et de travailler à partir des mêmes informations.
  • L’équipe produit et les développeurs travaillent désormais plus efficacement sur les bugs et les fonctionnalités en attente.

Wix est connu dans le monde entier pour avoir rendu la création de sites Web accessible à tous. Avec sa nouvelle plateforme Editor X, les graphistes professionnels peuvent désormais aller plus loin grâce à un éditeur CSS avancé et des fonctionnalités professionnelles plus développées.

Au siège social à Tel Aviv, Paula Ximena, la directrice des opérations marketing, coordonne l’ensemble des équipes marketing (10 % des effectifs de l’organisation) afin qu’elles atteignent leurs objectifs stratégiques. Son service a récemment organisé le lancement d’Editor X avec une équipe créée pour l’occasion, qui rassemble experts en marketing et graphistes. Celle-ci a su effectuer des efforts considérables de collaboration interfonctionnelle dans le cadre de sa mission, notamment par un travail étroit avec les équipes responsables des e-mails, réseaux sociaux, relations publiques, influenceurs et vidéos de l’entreprise.

Avant le lancement, chaque équipe de Wix utilisait ses propres outils pour gérer son travail : feuilles de calcul, chaînes d’e-mails ou différents outils de gestion de travail. Les informations étaient cloisonnées et les équipes perdaient beaucoup de temps en tâches superficielles pour tenir tout le monde au courant de la progression des activités. Le résultat ? Des difficultés à :

  • Gérer les ressources, car les priorités n’étaient pas clairement définies pour tous

  • Comprendre l’attribution des responsabilités (personnes ou services) dans un projet

  • Donner de la visibilité sur le statut, les jalons et les ressources d’un projet à ses participants

  • Avancer rapidement et visualiser les dépendances, qui étaient jusque-là représentées dans des feuilles de calcul : une démarche chronophage qui posait problème pour le contrôle des versions

  • Apporter une vue d’ensemble à la direction sur le travail de chaque équipe et l’avancée des projets

Wix devait trouver un meilleur outil de travail interfonctionnel pour simplifier les projets et relier les équipes. Au même moment, l’entreprise avait restructuré le service marketing en créant de nouvelles équipes « verticales » en interne, pour répondre de manière agile aux besoins des différents produits et publics. Ces équipes sont responsables de la gestion de leurs propres priorités et de leurs propres ressources.

« L’absence d’un outil centralisé nous a vite désorientés. Nous ne connaissions pas les activités de nos collègues à moins de le leur demander, et la réponse que l’on obtenait n’était valide qu’à l’instant T. Comme les choses avancent vite, nous avions besoin d’une plateforme dynamique pour savoir où nous en étions et ce qui nous attendait. »– Paula Ximena Mejia, directrice des opérations marketing et des partenariats

En quête d’une plateforme dotée d’une interface utilisateur intuitive

Paula savait qu’un changement était nécessaire. Lors d’une discussion avec ses chefs d’équipe, ils ont reconnu le besoin d’une plateforme capable de leur apporter des mises à jour de statut instantanées, une vision claire des échéances et la responsabilisation des équipes avec lesquelles ils collaboraient. Après avoir essayé Asana, l’interface utilisateur intuitive et la possibilité d’ajouter plusieurs tâches à un projet ont convaincu Paula que le service marketing et ses collaborateurs transversaux seraient également conquis par la plateforme.

L’équipe marketing de Paula n’était pas la seule à pouvoir bénéficier des avantages d’Asana. Lior Lahav, chef de produit, utilisait déjà Jira lors du développement d’Editor X, mais elle cherchait à obtenir davantage de visibilité sur ses projets et un moyen d’informer ses collaborateurs issus d’autres services.

Lior s’était déjà servie d’Asana auparavant, mais comme Paula, beaucoup des membres de son équipe directe ou interfonctionnelle n’avaient jamais utilisé de plateforme de gestion du travail. C’est pour cette raison que toutes deux savaient que l’interface utilisateur conviviale d’Asana permettrait à leurs équipes d’appréhender l’outil plus facilement.

« J’apprécie beaucoup l’interface utilisateur et l’UX d’Asana. Sur une plateforme, ces aspects sont d’une importance cruciale pour une chef de produit comme moi. »– Lior Lahav, chef de produit

Mise en place rapide d’Asana

Paula a commencé à mettre en place l’utilisation d&rquo;Asana en déplaçant les feuilles de calcul vers un projet Asana disposé en tableau. Son équipe a suivi des séances d’initiation pour découvrir le fonctionnement des tableaux et l’ajout de tâches. Elle a également reçu des directives pour bien travailler sur la plateforme, parmi lesquelles toujours choisir la vue Tableau lors du lancement d’un projet, et le déploiement s’est fait en toute simplicité. L’équipe Asana a également organisé une formation dans les locaux de Wix pour donner toutes les clés de la réussite à ses employés.

Les membres de l’équipe ont été invités à donner leurs avis, qui ont ensuite été transmis à Asana, et au fil du temps, les nouvelles fonctionnalités Asana ont permis à Wix d’approfondir et améliorer son utilisation de la plateforme. Par exemple, Lior a organisé un atelier dédié au gain de temps grâce à l’intégration Asana pour Slack, qui permet à l’équipe de transformer des messages Slack en tâches et commentaires sur Asana, ainsi que de recevoir et traiter les mises à jour du projet sans quitter Slack.

« Nous avons du pain sur la planche, et l’intégration Slack brille par son efficacité. Les informations sont nombreuses et nous faisons notre possible pour tout simplifier afin qu’elles soient cohérentes sur chaque plateforme. Cette intégration nous a été très utile pour cela. »– Lior Lahav

Photo des bureaux de Wix à Dublin

Simplifier les processus et augmenter la visibilité

Editor X était une nouvelle marque. Ses supports de marketing et d’assistance ont donc dû être élaborés de A à Z. Les projets de création s’inscrivant dans cette démarche ont été réalisés avec l’aide d’Asana, des guides aux tutoriels vidéos, en passant par des ressources comme des pages d’accueil, un microsite et des vidéos promotionnelles mettant en scène des influenceurs.

La possibilité de suivre de près le statut du projet a joué un rôle clé dans la réussite du lancement. Les rappels quotidiens d’échéance ont contribué au succès du projet, alors que de nombreux autres travaux étaient en cours simultanément. Polin Abuaf, la responsable des opérations marketing à la tête de ce lancement et son équipe, ont encouragé la responsabilisation de leurs collègues en leur attribuant des tâches et en fournissant le contexte dans les commentaires.

« Toutes nos équipes verticales ont désormais une source unique de référence : Asana. »– Paula Ximena Mejia, directrice des opérations marketing et des partenariats

De son côté, l’équipe produit de Lior s’est appuyé sur la vue Liste d’Asana pour gérer le processus de développement et organiser ses tâches par priorité. Désormais, elle peut voir quels sont les bugs en cours de traitement, les projets importants et les révisions de code prévues. Les mises à jour de produit sont gérées dans une feuille de route sur Asana et les équipes caractérisent chacune des fonctionnalités par trimestre, priorité et origine de la demande dans des champs et sections personnalisés.

Les équipes se servent d’Asana pour leurs sprints, et chacun organise ses tâches selon leur ordre d’importance à partir de la vue Liste. Cela rend la livraison des projets en attente encore plus efficace. Par ailleurs, l’équipe de Lior gère mieux ses ressources, ce qui se reflète sur la vitesse de livraison des produits.

Grâce à Asana, les équipes de Wix ne travaillent plus de façon isolée et font désormais preuve de transparence. Elles ont accès aux mêmes informations à partir d’une source unique de référence, améliorant ainsi leur communication. Chacune sait ce qu’on attend de lui et pour quelle échéance. Asana constitue également une archive du travail effectué à laquelle ils peuvent se référer pour la planification de projets à venir.

Quelles sont les prochaines étapes pour Wix et Editor X ?

L’équipe de Paula continue de gérer la marque Editor X sur Asana, tout en faisant la promotion de l’outil au sein de Wix afin que son utilisation soit comprise par tous. Leur objectif est qu’Asana constitue la base de chaque projet : un référentiel de toutes les informations auquel les équipes de tous horizons pourront accéder facilement.

« Nous avons été en mesure de fournir à ces équipes verticales, qui fonctionnent comme de petites entreprises, un moyen de gérer leurs équipes et leurs ressources, ainsi qu’un outil pour favoriser une bonne communication entre elles. Le pari a été gagnant. » – Paula Ximena Mejia, directrice des opérations marketing et des partenariats

Wix prévoit des mises à jour de produit ambitieuses pour cette année, comme des améliorations du texte enrichi et le changement de l’en-tête du site Web qui nécessitent la collaboration entre plusieurs équipes, du marketing au développement Web, en passant par la localisation. La feuille de route Asana pour ces projets comprend une section « Inspiration » qui rassemble les demandes et suggestions concernant les fonctionnalités de Wix de la part de ses clients et de ses employés, une communauté qui s’étend aux quatre coins du monde dont l’objectif est l’amélioration de Wix, un projet Asana après l’autre.