Amel Rechid est responsable juridique chez Leroy Merlin France. Elle est responsable des contrats concernant les achats et la chaîne d'approvisionnement, qui alimente les 144 magasins de la marque et livre ses produits à 600 millions de clients en ligne. « Notre croissance a entraîné une complexification de nos projets en interne. Nous avons donc commencé à envisager de nous procurer un outil de gestion de projet qui pourrait structurer notre travail », a-t-elle expliqué. « Nous savions que d'autres services de Leroy Merlin utilisaient Asana et nous avons décidé de l'essayer nous-mêmes. En adoptant une approche de test et d’apprentissage, nous nous sommes dit : ‘Mettons simplement tous nos projets dedans et voyons comment cela fonctionne’. Nous avons été très impressionnés par la simplicité d'utilisation d'Asana et par la visibilité qu'elle offre sur notre travail quotidien. »

Assurer la supervision et la collaboration interfonctionnelle 

Avant la mise en œuvre d’Asana, le service juridique s’appuyait sur des outils de base, comme des e-mails et des feuilles de calcul, ce qui avait un impact négatif sur les performances de l’équipe. « Chaque juriste mettait à jour trois à quatre feuilles de calcul pour ses projets, ainsi que les feuilles de calcul de nos clients internes dans les domaines du marketing, de la chaîne d'approvisionnement, de l'IT et des services. La gestion de projet était alors un processus chronophage », affirme Amel. « Puis venaient les comptes-rendus de réunion, les contrats et les justificatifs. Rechercher les informations dont nous avions besoin pouvait prendre jusqu'à trois heures.

« De plus, les rapports étant un processus manuel, il était vraiment difficile d'avoir une vue d'ensemble de notre travail. Nous n'avions aucune automatisation ni visualisation des données, ce qui rendait difficile le suivi et la mesure de nos activités. Et nous n'avions aucun moyen de tirer parti des connaissances des collaborateurs une fois qu'ils quittaient l'entreprise. »

Collaboration intelligente via Asana

En tant que fonction centrale, l'équipe juridique collabore avec d'autres services au sein de Leroy Merlin. D’après L’Anatomie du travail, lorsqu’une entreprise met en place « l’intelligence collaborative », celle-ci devient le principal facteur de différenciation entre le succès et l’échec. Les équipes sont équipées pour effectuer leur travail plus efficacement, ce qui permet à une entreprise d'atteindre ses objectifs plus rapidement en augmentant son chiffre d'affaires, en surmontant les difficultés et en répondant aux besoins des clients.  

« Nous savions que si nous trouvions un moyen de partager efficacement les informations sur nos projets, nous pourrions en tirer parti pour devenir plus productifs », explique Amel. « Asana nous a aidés à formaliser nos processus de travail et à faire prendre conscience à nos clients internes de la valeur de la collaboration avec l'équipe juridique. »

Une concentration maximale libère du temps pour le travail stratégique

Leroy Merlin a réussi une mise en œuvre intelligente. L’entreprise a choisi d’optimiser ses processus de travail en tirant parti des intégrations d’Asana pour relier les outils existants, notamment la suite Google pour la productivité et la gestion de documents. C'est ainsi que les efforts manuels inutiles ont été éliminés. L’Anatomie du travail montre que les collaborateurs consacrent 58 % de leur journée de travail à des tâches d’organisation et seulement 9 % à des tâches stratégiques.

« Nous ne perdons plus de temps à remplir les blancs sur des feuilles de calcul », a déclaré Amel. « Nous n’avons même pas besoin de penser à générer les rapports. Asana est magique. Maintenant, nous pouvons nous concentrer sur nos projets, car nous savons que nous pouvons générer les rapports dont nous avons besoin quand nous en avons besoin, et démontrer concrètement la valeur que le service juridique ajoute au processus. »

L'efficacité simplifie et accélère le processus

L'Anatomie du travail suggère que les collaborateurs occupant des postes de direction peuvent gagner 5,6 heures par semaine simplement en améliorant les processus de travail existants. Le service juridique de Leroy Merlin a toujours plusieurs projets stratégiques en cours simultanément. Amel estime que son équipe atteint l'efficacité dont elle a besoin pour livrer les projets grâce aux règles définies sur Asana, qui déterminent quand l'automatisation peut simplifier, soutenir et accélérer le processus. 

« Il y a deux ans, nous avons lancé notre marketplace en France. Grâce à Asana, nous avons partagé les différentes phases du projet avec les juristes, collaboré sur le travail et géré les activités en France, en Espagne et en Italie sans que les différents fuseaux horaires n'affectent la progression. »

La cohérence apporte de la clarté sur le travail en cours

Même si les équipes interfonctionnelles ont leur propre méthode de travail, Asana améliore la visibilité des tâches et identifie les priorités. « Nous utilisons la vue Portefeuille pour gérer la charge de travail au sein du service juridique, car pour chaque projet, nous pouvons voir les enjeux, les risques potentiels et les détails clés de manière claire et nette », a expliqué Amel. « Même si chaque projet est différent, Asana uniformise la façon dont l'équipe travaille, ce qui nous relie tous les uns aux autres. »

L'Anatomie du travail suggère que des objectifs clairs et liés facilitent la collaboration avec les parties prenantes occupant d'autres postes, car les collaborateurs sont plus susceptibles de partager des informations, de s'assurer qu'elles sont transmises aux bonnes personnes et de tenir les parties prenantes clés informées. 

Amel exprime la réflexion suivante concernant son expérience avec Asana : « Asana nous donne un aperçu visuel et facile à comprendre de toutes nos activités. Asana est vraiment utile lorsqu’il s’agit de discuter des budgets avec les administrateurs et de montrer à notre siège comment nous optimisons le travail quotidien des juristes. Nous pouvons également voir quand nos collègues sont occupés et, s’ils semblent surchargés, nous pouvons trouver un moyen de rééquilibrer les charges de travail au sein de l’équipe. »

Un outil intelligent pour le service juridique

Le paysage réglementaire est en constante évolution et Leroy Merlin souhaite tirer parti des connaissances et des compétences de tous ses talents juridiques pour se préparer à tout ce qui pourrait arriver. Comme le montre L'Anatomie du travail, les entreprises qui collaborent efficacement sont mieux préparées à s'adapter, ce qui leur confère un avantage concurrentiel durable et augmente leur chiffre d'affaires à long terme. 

« Nous avons de nouveaux consultants chez Leroy Merlin qui sont avocats depuis 1 à 2 ans », explique Amel. « Nous avons créé un projet sur Asana pour recueillir et partager nos connaissances juridiques collectives. Si quelqu'un décide de quitter l'entreprise, nous conservons son expérience afin de pouvoir continuer à en tirer des enseignements. »

« Asana est un outil particulièrement puissant, et alors que le Parlement continue d'adopter de nouvelles lois, nous savons que nous sommes les mieux placés pour suivre le rythme du changement. »