Les équipes de Spotify font avancer les programmes avec Asana

Lancé en 2008 et fort de 456 millions d’utilisateurs, Spotify est le premier moteur de revenus pour l’industrie de la musique aujourd’hui, permettant à des millions d’artistes de toucher des royalties. Spotify vise à accroître ses revenus en se concentrant sur ses partenariats publicitaires et sur les abonnements premium. Par ailleurs, l’entreprise investit également dans de nouvelles initiatives, telles qu’une plateforme de podcast de premier ordre, des livres audio et du contenu original.

De nombreux employés de Spotify utilisent Asana pour gérer leurs tâches et atteindre leurs objectifs de croissance. Parmi ces employés, on trouve les équipes en charge des campagnes publicitaires et des nouvelles initiatives commerciales ainsi que les équipes informatiques, dont le rôle est de veiller à ce que les employés disposent de la technologie dont ils ont besoin pour mener à bien leur travail, où qu’ils se trouvent. Asana leur permet de collaborer avec les agences, d’automatiser les processus manuels et d’offrir aux dirigeants une vue d’ensemble sur la progression du travail au regard des objectifs. La gestion centralisée offerte par Asana, combinée à l’attribution automatique des accès, permet à Spotify de répondre aux besoins de ses employés en télétravail pour mieux continuer à révolutionner le secteur du streaming audio.

Administration automatisée d’Asana 

Un hôtel à Milan, un bureau à Londres, un café au calme à Tokyo : le programme Work from Anywhere de Spotify encourage chaque employé à trouver l’endroit idéal où installer son ordinateur portable. Alors que l’entreprise se développe à l’échelle mondiale, les équipes ont besoin d’outils de collaboration pour rester connectées : les employés de Spotify utilisent Asana depuis 2013.

Chris Sanchez, ingénieur d’application principal chez Spotify, a travaillé en étroite collaboration avec l’équipe chargée des comptes Asana pour configurer la plateforme de manière à répondre aux besoins de l’entreprise en matière de paramètres administrateurs, de sécurité et d’automatisation. L’attribution et la révocation des accès utilisateurs sont désormais automatisées grâce à leur plateforme de gestion des identités et des accès. « Asana est un outil idéal pour fournir aux utilisateurs des processus d’intégration et de départ automatisés et la possibilité de créer des projets par eux-mêmes », explique-t-il. 

L’équipe dédiée aux comptes Asana de Spotify est disponible pour fournir une formation avancée et aider les équipes à transférer leurs processus sur la plateforme. Si un employé a une question, il peut attribuer directement une tâche à son équipe chargée des comptes Asana ou lui poser une question sur un canal Slack Connect dédié. Les formations en libre-service sont disponibles dans un projet Asana : l’équipe chargée des comptes y publie des mises à jour régulières et partage des vidéos montrant les nouvelles fonctionnalités lors de leur lancement.

Évoluer en toute sérénité avec Asana

Pour gérer une entreprise connectée à l’échelle mondiale telle que Spotify, ses équipes commerciales utilisent Asana pour faire évoluer les opérations, automatiser les processus manuels et piloter de nouvelles initiatives.

Opérations créatives pour les services de support marketing : augmenter les revenus publicitaires

L’équipe créative opérant sous les services de support marketing a pris en charge l’ensemble du travail de production des campagnes après-vente. Elle a ainsi pu passer de la gestion complexe d’une multitude d’e-mails à un processus centralisé sur Asana pour prendre en charge le volume croissant de campagnes clients. 

Lorsqu’un responsable de compte utilise un formulaire Asana pour envoyer une demande relative à une campagne, cette demande crée une tâche que l’équipe des opérations créatives peut ensuite trier dans Asana. Dans un second temps, l’équipe utilise un modèle de projet contenant des étapes d’exécution et l’attribuent à un chef de projet interne ou à une agence tierce. Les règles Asana automatisent les étapes à mesure que le développement des campagnes progresse.

Les tableaux de bord Asana offrent des rapports en temps réel sur l’état des campagnes, offrant une vue d’ensemble des tâches attribuées à chaque agence, du respect des SLA et du nombre d’assets produits. Les managers peuvent voir quand une campagne est en retard, ainsi que les agences et collègues qui ont les capacités d’offrir leur aide pour débloquer le processus.

Selon Blair Wilson, manager principal chez Spotify : « L’interconnectivité est l’un des éléments clés d’Asana. Tous nos systèmes se retrouvent au même endroit, de la facturation à la production de tierces parties en passant par les modèles de campagne, et interagissent pour créer des rapports personnalisés. »

L’équipe des opérations créatives gère désormais la production publicitaire mondiale à grande échelle. Cette expansion a été soutenue par une augmentation prouvée de 50 % du nombre total de campagnes que l’équipe est en mesure de gérer, et de 100 % du nombre de campagnes que chaque chef de projet peut gérer par mois. Grâce à cette évolution, l’équipe a pu produire plus de campagnes publicitaires pour les clients, générant ainsi une hausse de revenus pour Spotify.

Équipe d’ingénierie des revenus : maintient et création de sources de revenus

L’équipe d’ingénierie des revenus de Spotify reçoit un grand nombre de demandes de nouvelles fonctionnalités. Auparavant, ces demandes en provenance des parties prenantes étaient gérées par le biais de différents canaux (feuilles de calcul, chat, e-mails, etc.), mais l’équipe a depuis opté pour Asana. Grâce à la centralisation des données, les membres de l’équipe ont pu concevoir un processus permettant de prendre en charge les demandes tout au long du cycle de développement du produit et de rendre compte de leur état d’avancement. 

Les parties prenantes remplissent un formulaire Asana pour demander une nouvelle fonctionnalité ou une amélioration. Cette action déclenche la création d’une tâche Asana qui est automatiquement attribuée au bon chef de produit, en fonction du type spécifié dans le formulaire. 

Lorsque le chef de produit accepte la tâche, elle est également ajoutée à un projet Asana de suivi principal qui affiche toutes les fonctionnalités demandées au même endroit. Cette source de référence unique rend compte de la progression du travail pour les parties prenantes comme pour l’équipe d’ingénierie des revenus. Les champs personnalisés au sein de la tâche indiquent le statut de la fonctionnalité dans le cycle de produit, ainsi que des détails plus techniques sur les progrès du développement suivis à l’aide de l’intégration Asana-JIRA. La partie prenante à l’origine de la demande est ajoutée à la tâche en tant que collaborateur et reçoit des notifications automatisées au fur et à mesure que les valeurs des champs personnalisés changent pour refléter la progression du travail. 

La nouvelle visibilité a supprimé la nécessité de tenir de nombreuses réunions d’avancement en groupe et a simplifié le processus de collecte des données pour les rapports d’avancement, qui prenait auparavant beaucoup de temps, en compilant et en envoyant des mises à jour de manière asynchrone. 

Équipe d’infrastructure et d’exploitation réseau : permettre aux employés de travailler où qu’ils se trouvent

L’équipe en charge de l’infrastructure et de l’exploitation réseau de Spotify a commencé à utiliser Asana en 2018 pour gérer la mise en œuvre des technologies dans ses nouveaux bureaux du monde entier. Avant, les membres de l’équipe se coordonnaient avec des équipes locales et des fournisseurs tiers en utilisant un mélange de feuilles de calcul, d’e-mails, de tchats et d’autres outils. 

Lorsque l’équipe a découvert Asana, elle a créé un modèle capturant les exigences internes, réseau et externes relatives à la mise en œuvre des technologies à chaque étape du projet. La possibilité d’intégrer facilement des sous-traitants externes dans un projet et de leur attribuer des tâches directement a amélioré la responsabilisation et la transparence de l’équipe, devant gérer plusieurs bureaux à l’échelle mondiale. Cela a considérablement amélioré la capacité de l’équipe à installer de nouveaux bureaux à temps et à collaborer dans tous les fuseaux horaires en évitant le casse-tête des réunions.  

Au fil des années, l’équipe a transféré une plus grande partie de son travail sur Asana et gère désormais différents flux de travail, de la gestion de sa feuille de route informatique aux migrations logicielles en passant par son travail quotidien sur la plateforme. Et Harry peut superviser tous les projets en cours au sein de l’équipe dans son portefeuille afin de savoir où concentrer ses efforts et de pouvoir facilement rendre compte de la progression à la direction.

Et maintenant ? Appuyez sur lecture

Les équipes de Spotify continueront à gérer leur travail et à rationaliser leurs processus sur Asana pour aider l’entreprise à offrir la meilleure expérience audio possible à ses auditeurs.