Morning Coworking lance et dirige brillamment des espaces de coworking à Paris avec Asana.

Un espace Morning Coworking
  • Logo Morning Coworking
  • Siège social
    • Paris
  • Nombre d’espaces de coworking
    • 15
  • Fonctionnalité préférée
    • Modèles

Les environnements de travail modernes se transforment constamment avec le télétravail, la taille réduite des équipes et des entrepreneurs qui façonnent l’avenir du travail et de la collaboration. Des entreprises comme Morning Coworking optimisent ces changements en proposant des espaces de coworking qui allient confort et côté pratique, tout en mettant l’accent sur l’esprit de communauté et les relations. Et ça fonctionne ! Morning Coworking dirige 15 espaces à Paris et s’apprête à ouvrir 4 espaces supplémentaires d’ici fin 2018.

Plan des espaces Morning Coworking

Le défi est de taille, comme le sait Tania Boros, directrice des opérations de Morning Coworking. Tania travaille avec une équipe de 4 personnes pour coordonner les 20 espaces existants et les employés qui y sont basés. Tous ont travaillé d’arrache-pied pour créer un processus optimisé en vue d’ouvrir de nouveaux espaces et de garantir leur prospérité.

Avancer vite tout en prêtant attention aux gens, aux processus et à la mission est la raison d’être de cette équipe qui s’appuie sur Asana pour garantir un travail collaboratif harmonieux. Le but : que chaque personne qui utilise les espaces dans la ville (ou le monde) puisse compter sur l’esprit de collaboration et la productivité des espaces Morning Coworking.

Les clés d’un espace réussi

Créer des espaces où des gens formidables (et leurs idées) interagissent et travaillent nécessite une excellente coordination et beaucoup de confiance. L’équipe Morning Coworking doit rester sur la même longueur d’onde à chaque étape, du choix de l’espace au recrutement et au succès des opérations… tout cela en avançant aussi vite que possible. Tania est très occupée, mais Asana l’aide à garder l’esprit tranquille.

Avancer vite grâce aux modèles

La plupart des entreprises doivent avancer vite pour rester en tête de la concurrence et atteindre leurs objectifs ambitieux, mais cela est particulièrement important pour Morning Coworking, car l’impact sur les bénéfices est significatif. « Pour certains espaces, nous ne disposons que d’un bail de deux ou trois ans. Nous devons donc les lancer le plus vite possible pour générer des revenus », précise ainsi Tania.

Pour ouvrir un espace, Tania et son équipe doivent obtenir les permis nécessaires, signer des baux, coordonner les travaux, sélectionner le mobilier, installer les configurations techniques et tant d’autres choses. « Avec Asana, le processus complet d’ouverture d’un nouvel espace prend désormais un à trois mois. Au lieu d’ouvrir un seul espace à la fois, nous pouvons maintenant en ouvrir quatre en même temps grâce à Asana, à nos partenaires de construction et à nos fournisseurs (qui ont même réduit leurs temps de livraison !). »

Avec tant d’éléments distincts et essentiels à suivre, comment l’équipe de Morning Coworking parvient-elle à tout accomplir en quelques semaines ? La réponse tient en peu de mots : les modèles.

Modèle Asana de Morning Coworking pour lancer un nouvel espace

L’équipe de Tania utilise le même modèle pour chaque espace afin de s’assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet et de pouvoir rapidement commencer un nouveau projet, simplement en copiant le modèle. Chaque section du projet regroupe les tâches associées, comme l’administratif, l’informatique, l’architecture, la logistique, etc. Cela permet de trouver facilement les informations une fois le projet lancé, plutôt que de les chercher parmi les e-mails ou les documents.

L’équipe de Morning Coworking utilise aussi les champs personnalisés pour indiquer la progression de chaque tâche. En un coup d’œil rapide, Tania peut ainsi savoir où en est le travail sans avoir besoin de demander à ses collègues l’état d’avancement de douzaines de tâches. Et avec les dépendances de tâches, tout le monde sait sur quoi se concentrer, et à quel moment. « Asana nous aide vraiment à avoir l’assurance que chacun travaille sur les bons éléments du projet au bon moment. »

Morning Coworking utilise les champs personnalisés sur Asana

Les bâtiments sélectionnés par l’équipe de Tania sont souvent restés inoccupés pendant des mois ou des années avant que Morning Coworking ne les reprenne. Certains d’entre eux sont dans un état délabré avant leur rénovation. Voici un aperçu avant/après de quelques-uns des espaces :

Espace Morning Coworking avant/après

Espace Morning Coworking avant/après

Intégrer et autonomiser le personnel de chaque espace

Les choses ne s’arrêtent pas après l’ouverture d’un espace. Chacun d’entre eux emploie un seul employé qui doit gérer de nombreuses tâches, des besoins informatiques à l’engagement communautaire, pour garantir le bon fonctionnement. Morning Coworking souhaite également que chaque employé se sente prêt à gérer n’importe quelle situation et responsabilisé dans son rôle pour améliorer constamment les espaces, deux priorités auxquelles Asana peut tout à fait contribuer.

L’une des clés de la réussite de Morning Coworking après le lancement d’un espace est le processus d’intégration des « Morning Managers ». Ce sont eux qui sont responsables de tous les besoins ou problèmes qui surviennent dans un espace donné. « Nos Morning Managers, c’est ce qui cimente les espaces et permet à la communauté de grandir », explique Tania. Une fois encore, les modèles sont là pour aider l’équipe.

Modèle de gestion d’un espace

« Asana nous aide beaucoup à intégrer nos nouvelles recrues : en utilisant un modèle, on est certains de les avoir formées sur tous les points importants, et chacun peut ensuite s’y référer pour toute question. »

Les modèles permettent de clarifier les processus et les bonnes pratiques, et ils sont faciles à trouver car tout est regroupé sur Asana. Ils aident aussi Morning Coworking à avancer vite… pas besoin de réinventer la roue pour chaque nouveau manager, et pas de risque d’oublier quelque chose. Les managers sont mieux équipés pour faire face à chaque situation et s’assurer de faire correctement les choses, ce qui les pousse à être encore plus autonomes, sans stress.

Lorsque des questions ou des problèmes surgissent, les managers peuvent se tourner vers Asana pour obtenir des réponses. Par exemple, si un manager s’interroge sur le processus d’achat d’équipement ou sur la personne à contacter pour obtenir des informations budgétaires, des projets spécifiques à chaque espace de coworking permettent d’obtenir les renseignements, de suivre les actions à effectuer, ou encore le processus d’enregistrement de nouveaux clients et les événements à venir.

Gérer un nouvel espace de coworking avec Asana

L’équipe suit et gère aussi ses budgets et ses factures avec Asana pour faciliter la comptabilité de chaque fin de mois. Cela permet à Tania de se concentrer sur les priorités clés pour répondre aux questions et trouver des solutions en temps opportun, ce qui n’était tout simplement pas possible par e-mail ou messagerie instantanée.

« Avec Asana, suivre chaque détail sans rendre les choses plus compliquées est un jeu d’enfant. Nous utilisons Asana pour gérer les factures et s’assurer qu’il n’y a pas d’incohérences. Chaque mois, nous pouvons soumettre des rapports et des frais à temps en sachant qu’il n’y aura pas d’erreurs. »

Suivre les objectifs clés

Chaque espace de travail amenant son lot de nouveaux défils, il peut être facile de se laisser entraîner dans les détails quotidiens et de perdre de vue les objectifs d’ensemble. On court alors le risque d’oublier le confort et la cohérence qui caractérisent Morning Coworking, ou d’entraîner le désengagement des Morning Managers s’ils n’ont plus une vue d’ensemble claire.

« L’objectif de Morning Coworking est de créer une communauté exceptionnelle et d’offrir aux gens une expérience formidable au sein de nos espaces de coworking. Ceci s’applique à nos clients et à nos employés. Asana nous aide à être au service de chacun d’entre eux. »

Heureusement, Tania et son équipe gardent toujours une longueur d’avance grâce à leur projet de suivi des objectifs et résultats clés (OKR) sur Asana. Ce projet suit les objectifs au niveau de l’entreprise, comme la certification 100 % écolo des espaces (en termes d’utilisation de l’énergie, de recyclage, etc.) et l’ouverture d’un espace de coworking par mois en 2019, ainsi que les objectifs individuels clés.

Environ une fois par mois, l’équipe passe en revue ses OKR pour voir la progression de chaque objectif et trouver des solutions si l’un d’entre eux est à la traîne ou a besoin d’être mis à jour. Les employés passent aussi en revue leurs objectifs et déterminent les projets à venir qui pourraient contribuer à leur développement professionnel.

Un succès rapide et constructif

Quelques années ont suffi à Morning Coworking pour établir de nouvelles normes dans le domaine des espaces de coworking en proposant des espaces confortables gérés par des employés attentionnés et une clientèle qui croit en la communauté qu’elle crée. Avec l’ouverture de nouveaux espaces, l’équipe de Tania est prête à avancer rapidement tout en demeurant attentive à chaque étape du processus et en gardant de vue les objectifs clés.

Grâce à Asana, l’équipe de Morning Coworking peut se concentrer à la fois sur les détails essentiels et sur la mission d’ensemble. Ainsi, l’entreprise continue à se développer rapidement tout en offrant une satisfaction inégalée parmi les espaces de coworking parisiens.

Espace Morning Coworking

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