Morning Coworking lance et dirige brillamment des espaces de coworking à Paris avec Asana.

Un espace Morning Coworking
  • Logo Morning Coworking
  • Siège social
    • Paris
  • Nombre d’espaces de coworking
    • 15
  • Fonctionnalité préférée
    • Modèles

Les environnements de travail modernes se transforment constamment avec le télétravail, la taille réduite des équipes et des entrepreneurs qui façonnent l’avenir du travail et de la collaboration. Des entreprises comme Morning Coworking optimisent ces changements en proposant des espaces de coworking qui allient confort et côté pratique, tout en mettant l’accent sur l’esprit de communauté et les relations. Et ça fonctionne ! Morning Coworking dirige 15 espaces à Paris et s’apprête à ouvrir 4 espaces supplémentaires d’ici fin 2018.

Plan des espaces Morning Coworking

Le défi est de taille, comme le sait Tania Boros, directrice des opérations de Morning Coworking. Tania travaille avec une équipe de 4 personnes pour coordonner les 20 espaces existants et les employés qui y sont basés. Tous ont travaillé d’arrache-pied pour créer un processus optimisé en vue d’ouvrir de nouveaux espaces et de garantir leur prospérité.

Avancer vite tout en prêtant attention aux gens, aux processus et à la mission est la raison d’être de cette équipe qui s’appuie sur Asana pour garantir un travail collaboratif harmonieux. Le but : que chaque personne qui utilise les espaces dans la ville (ou le monde) puisse compter sur l’esprit de collaboration et la productivité des espaces Morning Coworking.

Les clés d’un espace réussi

Créer des espaces où des gens formidables (et leurs idées) interagissent et travaillent nécessite une excellente coordination et beaucoup de confiance. L’équipe Morning Coworking doit rester sur la même longueur d’onde à chaque étape, du choix de l’espace au recrutement et au succès des opérations… tout cela en avançant aussi vite que possible. Tania est très occupée, mais Asana l’aide à garder l’esprit tranquille.

Avancer vite grâce aux modèles

La plupart des entreprises doivent avancer vite pour rester en tête de la concurrence et atteindre leurs objectifs ambitieux, mais cela est particulièrement important pour Morning Coworking, car l’impact sur les bénéfices est significatif. « Pour certains espaces, nous ne disposons que d’un bail de deux ou trois ans. Nous devons donc les lancer le plus vite possible pour générer des revenus », précise ainsi Tania.

Pour ouvrir un espace, Tania et son équipe doivent obtenir les permis nécessaires, signer des baux, coordonner les travaux, sélectionner le mobilier, installer les configurations techniques et tant d’autres choses. « Avec Asana, le processus complet d’ouverture d’un nouvel espace prend désormais un à trois mois. Au lieu d’ouvrir un seul espace à la fois, nous pouvons maintenant en ouvrir quatre en même temps grâce à Asana, à nos partenaires de construction et à nos fournisseurs (qui ont même réduit leurs temps de livraison !). »

Avec tant d’éléments distincts et essentiels à suivre, comment l’équipe de Morning Coworking parvient-elle à tout accomplir en quelques semaines ? La réponse tient en peu de mots : les modèles.

Modèle Asana de Morning Coworking pour lancer un nouvel espace

L’équipe de Tania utilise le même modèle pour chaque espace afin de s’assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet et de pouvoir rapidement commencer un nouveau projet, simplement en copiant le modèle. Chaque section du projet regroupe les tâches associées, comme l’administratif, l’informatique, l’architecture, la logistique, etc. Cela permet de trouver facilement les informations une fois le projet lancé, plutôt que de les chercher parmi les e-mails ou les documents.

L’équipe de Morning Coworking utilise aussi les champs personnalisés pour indiquer la progression de chaque tâche. En un coup d’œil rapide, Tania peut ainsi savoir où en est le travail sans avoir besoin de demander à ses collègues l’état d’avancement de douzaines de tâches. Et avec les dépendances de tâches, tout le monde sait sur quoi se concentrer, et à quel moment. « Asana nous aide vraiment à avoir l’assurance que chacun travaille sur les bons éléments du projet au bon moment. »

Morning Coworking utilise les champs personnalisés sur Asana

Les bâtiments sélectionnés par l’équipe de Tania sont souvent restés inoccupés pendant des mois ou des années avant que Morning Coworking ne les reprenne. Certains d’entre eux sont dans un état délabré avant leur rénovation. Voici un aperçu avant/après de quelques-uns des espaces :

Espace Morning Coworking avant/après

Espace Morning Coworking avant/après

Intégrer et autonomiser le personnel de chaque espace

Les choses ne s’arrêtent pas après l’ouverture d’un espace. Chacun d’entre eux emploie un seul employé qui doit gérer de nombreuses tâches, des besoins informatiques à l’engagement communautaire, pour garantir le bon fonctionnement. Morning Coworking souhaite également que chaque employé se sente prêt à gérer n’importe quelle situation et responsabilisé dans son rôle pour améliorer constamment les espaces, deux priorités auxquelles Asana peut tout à fait contribuer.

L’une des clés de la réussite de Morning Coworking après le lancement d’un espace est le processus d’intégration des « Morning Managers ». Ce sont eux qui sont responsables de tous les besoins ou problèmes qui surviennent dans un espace donné. « Nos Morning Managers, c’est ce qui cimente les espaces et permet à la communauté de grandir », explique Tania. Une fois encore, les modèles sont là pour aider l’équipe.

Modèle de gestion d’un espace

« Asana nous aide beaucoup à intégrer nos nouvelles recrues : en utilisant un modèle, on est certains de les avoir formées sur tous les points importants, et chacun peut ensuite s’y référer pour toute question. »

Les modèles permettent de clarifier les processus et les bonnes pratiques, et ils sont faciles à trouver car tout est regroupé sur Asana. Ils aident aussi Morning Coworking à avancer vite… pas besoin de réinventer la roue pour chaque nouveau manager, et pas de risque d’oublier quelque chose. Les managers sont mieux équipés pour faire face à chaque situation et s’assurer de faire correctement les choses, ce qui les pousse à être encore plus autonomes, sans stress.

Lorsque des questions ou des problèmes surgissent, les managers peuvent se tourner vers Asana pour obtenir des réponses. Par exemple, si un manager s’interroge sur le processus d’achat d’équipement ou sur la personne à contacter pour obtenir des informations budgétaires, des projets spécifiques à chaque espace de coworking permettent d’obtenir les renseignements, de suivre les actions à effectuer, ou encore le processus d’enregistrement de nouveaux clients et les événements à venir.

Gérer un nouvel espace de coworking avec Asana

L’équipe suit et gère aussi ses budgets et ses factures avec Asana pour faciliter la comptabilité de chaque fin de mois. Cela permet à Tania de se concentrer sur les priorités clés pour répondre aux questions et trouver des solutions en temps opportun, ce qui n’était tout simplement pas possible par e-mail ou messagerie instantanée.

« Avec Asana, suivre chaque détail sans rendre les choses plus compliquées est un jeu d’enfant. Nous utilisons Asana pour gérer les factures et s’assurer qu’il n’y a pas d’incohérences. Chaque mois, nous pouvons soumettre des rapports et des frais à temps en sachant qu’il n’y aura pas d’erreurs. »

Suivre les objectifs clés

Chaque espace de travail amenant son lot de nouveaux défils, il peut être facile de se laisser entraîner dans les détails quotidiens et de perdre de vue les objectifs d’ensemble. On court alors le risque d’oublier le confort et la cohérence qui caractérisent Morning Coworking, ou d’entraîner le désengagement des Morning Managers s’ils n’ont plus une vue d’ensemble claire.

« L’objectif de Morning Coworking est de créer une communauté exceptionnelle et d’offrir aux gens une expérience formidable au sein de nos espaces de coworking. Ceci s’applique à nos clients et à nos employés. Asana nous aide à être au service de chacun d’entre eux. »

Heureusement, Tania et son équipe gardent toujours une longueur d’avance grâce à leur projet de suivi des objectifs et résultats clés (OKR) sur Asana. Ce projet suit les objectifs au niveau de l’entreprise, comme la certification 100 % écolo des espaces (en termes d’utilisation de l’énergie, de recyclage, etc.) et l’ouverture d’un espace de coworking par mois en 2019, ainsi que les objectifs individuels clés.

Environ une fois par mois, l’équipe passe en revue ses OKR pour voir la progression de chaque objectif et trouver des solutions si l’un d’entre eux est à la traîne ou a besoin d’être mis à jour. Les employés passent aussi en revue leurs objectifs et déterminent les projets à venir qui pourraient contribuer à leur développement professionnel.

Un succès rapide et constructif

Quelques années ont suffi à Morning Coworking pour établir de nouvelles normes dans le domaine des espaces de coworking en proposant des espaces confortables gérés par des employés attentionnés et une clientèle qui croit en la communauté qu’elle crée. Avec l’ouverture de nouveaux espaces, l’équipe de Tania est prête à avancer rapidement tout en demeurant attentive à chaque étape du processus et en gardant de vue les objectifs clés.

Grâce à Asana, l’équipe de Morning Coworking peut se concentrer à la fois sur les détails essentiels et sur la mission d’ensemble. Ainsi, l’entreprise continue à se développer rapidement tout en offrant une satisfaction inégalée parmi les espaces de coworking parisiens.

Espace Morning Coworking

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Explorer Asana

Rien de plus simple qu’Asana pour suivre en équipe l’avancée des projets et des tâches, et ainsi obtenir des résultats.

Campagne marketing

Campagne marketing

Lancement de produit

Lancement de produit

Objectifs d’entreprise

Objectifs d’entreprise

Mission vers la Lune

Mission vers la Lune

Organiser votre travail

Définissez clairement tâches et jalons pour préciser à votre équipe ce qui doit être fait.

Organiser votre travail

Aidez votre équipe à respecter ses délais

Informez chacun de ses responsabilités exactes grâce aux options d’attribution et d’échéance.

Aidez votre équipe à respecter ses délais

Tenez vos délais

Élaborez votre plan de campagne pour visualiser l’intégration de tous les éléments, repérer les éventuelles difficultés et mener à bien votre travail.

Tenez vos délais

Concrétisez vos discussions

Posez des questions ou donnez des informations sur le travail en cours pour transformer les discussions en actions.

Concrétisez vos discussions

Joignez des fichiers à votre travail

Regroupez documents partagés, fichiers de conception et feuilles de calcul budgétaires pour éviter à votre équipe de chercher les informations.

Joignez des fichiers à votre travail

Visualisez le travail en un clin d’œil

Affichez votre travail sur un calendrier pour garder l’œil sur le timing et mobiliser l’équipe autour des dates importantes.

Visualisez le travail en un clin d’œil

Suivez votre progression

Restez informé sur la progression du projet par rapport aux objectifs et identifiez rapidement les tâches en retard.

Suivez votre progression

Travailler en déplacement

En réunion avec un fournisseur, à une conférence ou à l’extérieur, restez connecté avec Asana pour mobile.

Travailler en déplacement

Menez chaque projet avec brio

Asana permet aux équipes Marketing de planifier, gérer, suivre et lancer des initiatives qui captivent leurs destinataires.

Menez chaque projet avec brio

Planifiez chaque étape

De l’élaboration au lancement, recensez toutes les étapes essentielles pour que chacun comprenne parfaitement la stratégie.

Planifiez chaque étape

Sachez qui fait quoi

Définissez clairement les responsables et les échéances de chaque élément du lancement pour que tout soit prêt à la date prévue.

Sachez qui fait quoi

Lancez vos produits à temps

Visualisez l’intégration de tous les éléments de votre plan pour pouvoir le modifier à souhait tout en menant à bien votre projet.

Lancez vos produits à temps

Tenez vos équipes informées

Reliez les importantes mises à jour et discussions à votre travail pour éviter qu’elles ne se perdent parmi d’innombrables e-mails.

Tenez vos équipes informées

Regroupez votre travail

Joignez des fichiers à votre projet pour que tout le monde sache où se trouvent les bonnes informations.

Regroupez votre travail

Suivez les dates et les jalons

Gardez l’œil sur les dates clés en affichant les plans de lancement sur un calendrier.

Suivez les dates et les jalons

Distinguez ce qui avance de ce qui est à la traîne

Affichez la progression du travail afin de rester sur la bonne voie pour remplir vos objectifs et respecter vos délais.

Distinguez ce qui avance de ce qui est à la traîne

Restez connecté où que vous soyez

Restez au courant de la progression vers un lancement même en dehors du bureau grâce à Asana pour mobile.

Restez connecté où que vous soyez

Prêts ? Lancez !

Asana aide les équipes Produit à respecter leurs délais pour lancer de formidables produits.

Prêts ? Lancez !

Planifiez les priorités

Créez des tâches pour chaque objectif afin que chacun visualise parfaitement les objectifs de l’entreprise.

Planifiez les priorités

Déterminez le référent privilégié

Attribuez chaque objectif à la personne appropriée pour que tout le monde sache qui est responsable et qui peut répondre aux questions.

Déterminez le référent privilégié

Élaborez un plan pour atteindre vos objectifs

Visualisez l’impact de chaque jalon sur les objectifs à atteindre afin de travailler en toute sérénité.

Élaborez un plan pour atteindre vos objectifs

Partagez informations et statuts

Tenez les parties prenantes informées en associant directement aux objectifs les dernières informations, la progression ou des commentaires.

Partagez informations et statuts

Joignez les fichiers importants

Intégrez Asana à vos outils de partage de fichiers pour regrouper tous vos documents importants au même endroit.

Joignez les fichiers importants

Gardez l’œil sur les dates clés

Affichez les échéances et les principaux jalons de votre projet sur un calendrier pour garantir un timing parfait.

Gardez l’œil sur les dates clés

Suivez la progression de l’entreprise

Identifiez les objectifs en bonne voie et les éléments qui requièrent votre attention afin de maintenir le cap.

Suivez la progression de l’entreprise

Restez au courant

Obtenez les dernières informations et pesez sur les décisions importantes où que vous soyez avec Asana pour mobile.

Restez au courant

Remplissez vos objectifs

Asana offre à votre équipe une meilleure visibilité sur les objectifs de votre organisation pour que chacun reste concentré sur ce qui compte vraiment.

Remplissez vos objectifs

Visez la Lune

Planifiez chaque étape de votre mission pour atteindre les étoiles sans rien oublier.

Visez la Lune

Identifiez les reponsables

Nommez des responsables pour chaque tâche afin que tous, du pilote à l’ingénieur de vol, sache ce qu’il a à faire.

Identifiez les reponsables

Planifiez chaque étape

Créez un plan de lancement pour organiser le chemin à suivre du début à la fin, puis partagez-le avec votre équipe et modifiez-le quand cela est necessaire.

Planifiez chaque étape

Vérifiez que tout est prêt

Posez les questions importantes, entamez les discussions et partagez les dernières informations pour que l’équipe ou l’équipage soit fin prêt le jour J.

Vérifiez que tout est prêt

L’union fait la force

Associez Asana aux autres outils nécessaires à votre mission afin que toutes les informations soient regroupées.

L’union fait la force

Restez concentré sur l’objectif premier

Affichez chaque jalon sur un calendrier pour suivre toutes les dates importantes avant le lancement.

Restez concentré sur l’objectif premier

Suivez votre progression

Affichez ce qui avance et ce qui est à la traîne afin de vous assurer d’être fin prêt pour le jour J.

Suivez votre progression

Travaillez où que vous soyez

Au bureau ou dans les étoiles, restez informé partout où la connexion Internet est établie

Travaillez où que vous soyez

3, 2, 1… Lancez !

Avec Asana, votre équipe peut viser et atteindre la Lune. Un petit pas suffit…

3, 2, 1... Lancez !