Le CHU Bordeaux optimise la gestion de ses projets numériques avec Asana

Éléments clés

Défi

• Mettre en place un pilotage stratégique des projets

• Déployer une nouvelle structure de gouvernance pour la gestion des projets : mise en place de COPIL

• Mettre en place une meilleure allocation des ressources IT

Solution

• Création d’un tableau consolidé des projets en cours avec les statuts associés

• Comité de pilotage thématique par typologie de projets

• Documentation et suivi des projets par les collaborateurs

Résultat

• Priorisation des projets stratégiques : 83 projets livrés en 12 mois

• Visibilité accrue : identification de 41 projets stratégiques et détection de 500 projets Gouvernance efficace

• Optimisation des ressources humaines

• Conformité et audits simplifiés

Le premier bénéfice porte sur les ressources humaines. Asana nous permet d’avoir une vision claire et de structurer la gestion des plannings de mise en oeuvre. Nos équipes sont désormais mieux organisées, et nous pouvons concentrer nos efforts sur les projets prioritaires sans risquer d’éparpiller nos ressources.”

Asana pour négocier le virage stratégique et mieux prioriser les projets

Il y a un an, quand Sébastien Florek prend la direction des systèmes d’information (DSI) au CHU Bordeaux, il se retrouve face à un défi de taille : des centaines de projets numériques, une efflorescence de demandes, une absence de priorisation claire et un ancien outil de gestion de projet, Sciformat, devenu trop rigide et complexe pour répondre à la multitude de besoins croissants en projets numériques.

Avant Asana, nous travaillions sur plusieurs fronts sans visibilité ni priorisation. Beaucoup de projets stratégiques n'étaient pas visibles, ce qui empêchait un pilotage efficace,”

Pour répondre à cette surcharge, Sébastien Florek choisit Asana après un benchmark des différents outils du marché. Ce choix est entériné par la capacité d’Asana capable de combiner une vue d’ensemble pour le pilotage stratégique et un suivi détaillé des tâches pour chaque équipe tout en offrant une vue synthétique. Quatre autres points sont aussi discriminants pour le choix de l’outil : 

• Les portefeuilles dynamiques pour la lisibilité des projets par les équipes

• L’association d’une tâche ou action à plusieurs projets pour mutualiser les actions identiques et ne pas dupliquer les informations

• Une authentification unique (SSO) pour les utilisateurs

• Possibilité d’accéder aux infocentres d’Asana depuis les outils du CHU

La transition vers Asana, facilitée par l’intégrateur iDO, s’est faite sans heurt, et les équipes du CHU ont rapidement adopté cette nouvelle plateforme après une courte formation pour chacune des équipes. Les retours sont en majorité positifs et les collaborateurs apprécient la rigueur et la qualité dans le suivi des projets apportés par la plateforme. Seule une très faible minorité persiste à utiliser les autres canaux de communication, mais la DSI travaille à éradiquer cette habitude.

L'important pour moi, c'était d’avoir une visualisation adaptative répondant aux besoins du DSI (écrans de synthèse) et permettant de visualiser l’ensemble de détails du projet pour les agents (et également les fournisseurs). Une fois que ces affichages étaient configurés, le déploiement s’est fait équipe par équipe avec l’aide de iDO”

Une nouvelle gouvernance pour une meilleure exécution des projets

Avec Asana, le DSI du CHU Bordeaux a pu structurer les projets selon trois niveaux de priorité : projets stratégiques, projets importants et projets best-effort, chacun ayant un statut associé (dans les délais, à risque et en retard). En parallèle du déploiement d’Asana, Sébastien Florek a pu instaurer  une gouvernance avec 9 comités de pilotage thématiques (COPIL SI CHU, COPIL SI GHT, COPIL DRCI…)  pour superviser les projets et des réunions d’équipe régulières.

Ces COPIL thématiques permettent d’optimiser les ressources et de s’assurer que chaque projet soit piloté par les bons interlocuteurs. Ce système assure également un suivi rigoureux et permet de prendre des décisions d’ajustement en fonction des priorités tout en désignant les responsabilités. Bien entendu, avec ces réunions et suivis inexistants auparavant, le DSI est assuré que son équipe avance sur les projets selon leur degré d’importance, sans disperser les ressources.

En termes de management, cette priorisation et visibilité permet de piloter les équipes en objectivant les priorités lors des réunions régulières. L’un des exemples expliqués par  Sébastien Florek consiste en un projet clé portant sur le logiciel de gestion des 3000 lits du CHU de Bordeaux. En parallèle, 83 projets ont pu être menés à terme cette année.

La mise en place des COPIL a transformé notre gestion de projets. Nous avons désormais une structure de gouvernance qui nous permet de mieux affecter les ressources et de faire avancer les projets stratégiques,”

La simplicité d'intégration d’Asana et des outils pratiques pour l'efficacité

La transition vers Asana a été facilitée par une intégration fluide et des fonctionnalités pratiques adaptées aux besoins du CHU Bordeaux. Parmi elles, des formulaires de demande intégrés permettent aux différents services de l’hôpital de soumettre leurs projets numériques de manière centralisée. En cas d'urgence, les services utilisent Webex ou l'email.

En réduisant les échanges par e-mail et en simplifiant le suivi des nouvelles demandes, ces formulaires offrent une vue centralisée des besoins sans nécessiter de licences supplémentaires pour chaque utilisateur. Une fois la demande effectuée via ce guichet unique et une première ventilation effectuée par la DSI, le COPIL adapté à la thématique décidera de l’avenir de la demande et de sa priorisation dans la file des projets en cours. 

De plus, Asana a permis la synchronisation des identifiants du CHU, simplifiant la gestion des utilisateurs grâce à l’authentification unique (SSO) et renforçant la sécurité d'accès à la plateforme.

Asana a facilité la transition pour nos équipes. Avec des outils comme les formulaires et l’authentification unique, chaque collaborateur peut soumettre et suivre ses projets sans complication, ce qui renforce notre réactivité et notre organisation,”

Des résultats concrets : visibilité, conformité et optimisation des ressources

Depuis l’implémentation d’Asana, le CHU Bordeaux observe des bénéfices concrets :

• Visibilité accrue et suivi rigoureux : Désormais, les équipes de la DSI suivent les 500 projets en temps réel, avec des priorités clairement établies. 41 projets de priorité 1 ont été identifiés. La direction bénéficie d'une vue d’ensemble pour un pilotage stratégique plus précis et plus rigoureux ;

• Gouvernance efficace via les COPIL : Grâce aux comités de pilotage, les projets sont regroupés par thématique et priorisés, ce qui permet une allocation optimale des ressources aux projets les plus stratégiques ;

• Conformité et audits simplifiés : Les fonctionnalités de reporting intégrées d'Asana facilitent la documentation et la traçabilité, ce qui permet de répondre plus facilement aux exigences des audits ;

• Optimisation des ressources humaines : Avec 150 utilisateurs actifs, la DSI utilise désormais ses ressources de manière plus équilibrée et coordonnée, assurant un meilleur suivi des compétences pour des projets clés ;

• Relation plus fluide avec les directions métiers grâce à la structuration des projets : les échanges avec les métiers se font sur un référentiel commun et partagé régulièrement lors des copils.

Le premier bénéfice porte sur les ressources humaines. Asana nous permet d’avoir une vision claire et de structurer la gestion des plannings de mise en oeuvre. Nos équipes sont désormais mieux organisées, et nous pouvons concentrer nos efforts sur les projets prioritaires sans risquer d’éparpiller nos ressources. ”

Asana : une plateforme pour fluidifier les projets dans les hopitaux

Un exemple inspirant pour d’autres hôpitaux

Fort de cette réussite, le CHU Bordeaux encourage d’autres établissements hospitaliers à envisager une transformation similaire. Pour ce faire, Sébastien Florek conseille de définir précisément les besoins avant de choisir un outil, d’impliquer les équipes dès le début de l’implémentation, et de ne pas faire du numérique pour faire du numérique comme il l’a trop souvent vu par ailleurs.

Avec une planification rigoureuse et une implication des équipes, Asana peut transformer la gestion de projets dans un environnement aussi complexe que celui des hôpitaux. Mais, je recommande de bien définir ses besoins et d’avoir une idée claire de ce que l’on souhaite réaliser et de l’objectif pour réussir cette transformation avec la gouvernance associée.”

Vers une optimisation continue des process avec Asana

La DSI du CHU Bordeaux poursuit l’amélioration continue de ses processus de gestion de projet avec Asana par une révision itérative des procédures mises en œuvre. Les prochaines étapes incluent l’intégration complète des équipes avec un ajustement des workflows pour que chacun documente le statut des projets.