VMware transforme l’ingénierie de Tanzu Observability by Wavefront grâce à Asana

Étude de cas VMware – image bannière
  • Logo VMware
  • Emplacement
    • 200 employés dans l’équipe décentralisée de Tanzu Observability by Wavefront
  • Fondé en
    • 2013

L’impact d’Asana

  • Création d’un espace centralisant les informations des projets de l’entreprise, indépendamment de leur nature
  • Plus besoin de demander les dernières informations quant aux projets ou de mettre à jour manuellement des feuilles de calcul
  • Visibilité accrue sur les calendriers, les dépendances et la progression de tous les projets à l’échelle de l’entreprise

Le modèle d’entreprise actuel se fonde sur les données. Bien que les applications et les services cloud qui reposent sur celles-ci puissent atteindre une taille colossale, les développeurs ont besoin de surveiller chaque aspect de ces systèmes complexes. Tanzu Observability by Wavefront leur prête main forte dans cette tâche à grande échelle, et sa réputation n’est plus à faire : les équipes DevOps de Reddit, Okta et Box comptent parmi leurs clients.

Image de produit Wavefront

Fondé en 2013 par Clement Pang et ses deux cofondateurs, Tanzu Observability by Wavefront a été racheté par VMware en 2017. Cette acquisition a transformé l’entreprise qui ne comptait que ses trois fondateurs en une organisation de plus de 200 employés (ingénierie et autres services) répartis dans le monde entier.

Alors que l’équipe se développait, Clement s’est rendu compte qu’une simplification des processus devenait indispensable afin de mettre tout le monde au diapason et d’établir des stratégies efficaces pour l’avenir. L’équipe gérait ses tâches d’ingénierie sur Jira Cloud, mais la planification et le suivi général des projets était effectués inefficacement sur des feuilles de calcul. Ces dernières, essentiellement statiques, ne pouvaient pas être associées à des projets ou des tableaux de bord dynamiques, devenant par conséquent la source de nombreux problèmes.

  • Les feuilles de calcul des chefs de projet et les tickets Jira des ingénieurs n’étaient pas connectés. Le résultat ? Des informations parfois obsolètes et une visibilité réduite sur les activités.
  • Les projets prenaient du retard, car de nombreuses réunions et conversations de couloir étaient nécessaires pour que tout le monde ait les bonnes informations.
  • Il était difficile de donner une date de livraison estimée aux clients, car la chronologie globale des projets était floue.

Visibilité et transparence semblaient donc essentielles à l’équipe pour que ses membres sachent sur quoi travailler et puissent suivre l’avancée des projets. Pour faire simple, l’entreprise avait besoin de repenser complètement sa gestion du travail.

« Notre startup est passée de 3 à 140 employés. Il fallait trouver un moyen de nous adapter à ce nouvel effectif, et c’est pour cela que nous avons choisi Asana. » – Clement Pang, ingénieur principal, VMware

À la recherche de l’outil idéal

L’équipe de Tanzu Observability avait besoin d’aide dans trois domaines : la stratégie produit, la planification du développement sur le long terme et la planification des sorties. La nouvelle plateforme devait être accessible à tous les ingénieurs et employés dans des équipes interfonctionelles, comme le service marketing, le service commercial et le service d’assistance.

Cependant, ses exigences ne s’arrêtaient pas là. Il fallait aussi que cette plateforme propose :

  • des intégrations à Jira Cloud et Slack pour relier les activités quotidiennes des ingénieurs à la planification à l’échelle de l’entreprise ;
  • un endroit pour recueillir les nouvelles idées au cours des séances de brainstorming ;
  • une vue globale sur les feuilles de route des projets qui présente les dates relatives et les jalons interconnectés ;
  • une flexibilité de personnalisation pour s’adapter aux processus uniques des différentes équipes ;
  • des mises à jour des projets en temps réel pour que tout se passe bien ;
  • une application mobile, pour un accès en tout lieu ;

Asana répondait à tous les critères chers à Clement, avec notamment son interface simple, intuitive et rapide. La planification de projet et le partage d’idées étaient plus faciles à mettre en œuvre sur cette plateforme, contrairement à Jira et son système de création de tickets. Elle réduisait aussi considérablement les erreurs qui pouvaient survenir lors du transfert des informations d’une feuille de calcul à une autre.

En intégrant les autres outils de l’équipe, comme Jira Cloud et Slack, Asana permettait de synchroniser automatiquement les données sur toutes les plateformes. De ce fait, l’équipe pouvait récupérer le temps autrefois perdu sur des mises à jour manuelles. Tout le monde était gagnant grâce à cette réduction des tâches de coordination inutiles. Selon l’Anatomie du travail, les travailleurs passent toujours près de 60 % de leur temps sur du « work about work » (réunions superflues, suivi du travail, recherche d’informations, etc.). De plus, les entreprises américaines perdent en moyenne 308 heures de travail chaque année sur des tâches en double.

« Asana est extrêmement rapide. Lors de réunions sur Zoom avec de nombreuses personnes, nous avons autre chose à faire qu’à regarder nos outils charger. Cela n’a jamais été une inquiétude avec Asana. »

Un déploiement facile pour une adoption rapide

Asana représentait une nouvelle façon de travailler pour les employés de l’entreprise. Clement les a laissés se lancer seuls, avec la configuration de leur choix. Grâce à sa flexibilité, la plateforme s’adapte à chaque équipe qui l’utilise : certaines ont privilégié les tableaux Kanban pour élaborer leurs plans de projets, tandis que d’autres ont préféré utiliser les listes. Parmi les nombreux usages, citons également le stockage des idées ou la gestion des tickets Jira par le biais de l’intégration. Clement était ravi que tous aient pu trouver leur compte dans l’utilisation de la plateforme.

Cependant, des directives étaient nécessaires pour structurer les projets et mettre tout le monde sur la même longueur d’onde. Par exemple, les équipes fonctionnant par sprints, des colonnes communes et des champs personnalisés ont été ajoutés sur Asana dans le but de fournir du contexte et des informations supplémentaires. Elles ont également été invitées à se servir de l’intégration Jira Cloud d’Asana plutôt que de saisir manuellement les numéros des tickets Jira dans les projets et tâches : les plans restent connectés à l’aspect technique. Enfin, des bots utilisant l’API ont été mis en place pour mettre à jour automatiquement le statut des projets depuis Jira vers Asana.

À terme, l’adoption d’Asana a permis la simplification des processus, réduisant la charge de travail de chacun.

Asana simplifie la planification et le développement de Tanzu Observability

Aujourd’hui, l’équipe utilise Asana pour toutes ses activités de planification : sorties hebdomadaires, développement de produits ou événements d’équipe. Ses travaux de développement sont effectués sur Jira, alors que le suivi des projets, des calendriers et de l’historique à l’échelle de l’entreprise se font sur Asana. Les deux outils restent synchronisés grâce à l’intégration, apportant une vision claire sur la progression du travail.

Capture d’écran d’un projet Asana de VMware

Les intégrations d’Asana sont indispensables pour relier automatiquement les activités. Il en existe même une pour Slack : l’intégration Asana pour Slack envoie des mises à jour de projet automatiquement vers un canal, dans lequel un lien vers le projet Asana est épinglé, un simple clic suffit pour accéder à plus d’informations.

« Un grand nombre de nos canaux Slack disposent de liens épinglés vers Asana. Cela nous permet de consulter par nous-mêmes l’avancée des projets, plus besoin de demander partout autour de nous. »

Néanmoins, ce n’est pas uniquement pour automatiser les mises à jour sur plusieurs plateformes que Tanzu Observability a choisi Asana. L’entreprise se sert aussi de la plateforme pour tous ses objectifs liés à la productivité.

Planification de développement et projets sur le long terme : toutes les données sont suivies au sein d’un même projet, pour une équipe parfaitement coordonnée. Il est plus simple de vérifier la progression avec une feuille de route sous les yeux et de voir au sein de quel sprint le projet actuel s’inscrit.

Concrétiser les idées : les tâches peuvent être ajoutées à plusieurs projets. Il est ainsi possible de suivre le travail de plusieurs manières tout en limitant les changements d’environnement. Par exemple, un projet Asana peut inclure une liste d’idées pour le futur, dont chacune constitue une tâche. Lorsqu’elles ont assez mûri pour que l’on y travaille, les plus pertinentes peuvent évoluer en projet (sous forme de tableau notamment), mais rien ne se perd dans le processus : Asana conserve toutes les informations du début à la fin.

Feuille de route UX : au cours du développement de nouvelles fonctionnalités et améliorations, Asana aide l’équipe de Tanzu Observability à suivre les mises à jour de chaque produit, ses priorités et les domaines concernés.

Planification des sorties : une fois simplifié et synchronisé, le suivi informe tout le monde des dates d’expédition. Les portefeuilles tiennent l’équipe informée de la chronologie et des dépendances de plusieurs projets à la fois.

Gestion de projets simplifiée : l’interface utilisateur d’Asana facilite sa prise en main par les chefs de projet sur ordinateur ou mobile. Parfois, ce sont les détails qui comptent : plusieurs lignes de tâches peuvent être sélectionnées et modifiées simultanément, contrairement aux feuilles de calcul sur lesquelles il faut procéder une par une. Ainsi, l’équipe économise un temps précieux en un seul clic. D’après Clement : « Si l’on souhaite effectuer une action simple, comme attribuer une même échéance pour quinze tâches. C’est possible avec Asana ».

Ces nombreux avantages ont eu des effets positifs considérables au sein de l’équipe d’ingénierie et des autres services avec lesquels elle collabore. Le gain de visibilité apporté par Asana a permis à l’entreprise de se coordonner avec un système unique. Maintenant que chacun a une idée claire des responsabilités et des échéances, les plannings improvisés et les réunions inopinées appartiennent au passé. Une plateforme de travail centralisée était d’autant plus nécessaire en raison du passage au télétravail de l’équipe suite à la pandémie de COVID-19 en 2020.

« Grâce à Asana, nous avons réussi à coordonner nos équipes sur une seule plateforme. Chacune est désormais au courant de ce que font les autres : qu’il s’agisse d’un planning de sorties ou d’une idéation de projet, toutes les informations essentielles sont regroupées en un seul et même endroit. »

L’avenir, une priorité

Clement et son équipe ont désormais une plateforme pour planifier leur travail, s’accorder et agir plus vite. Ils peuvent donc se dévouer à l’innovation l’esprit tranquille, garder un temps d’avance et réagir instantanément lorsque les besoins d’un client évoluent.

Tanzu Observability a toujours été un spécialiste des analyses et de l’observabilité des applications et infrastructures. Grâce à Asana, l’entreprise n’a jamais été aussi bien organisée et peut désormais se focaliser sur le développement d’outils performants pour ses clients les plus exigeants.