Stance divise par 2 ses temps de production avec Asana

Stance - Création
  • Logo de Stance
  • Emplacement
    • San Clemente, Californie
  • Nombre d’employés
    • + de 200 employés
  • Distribution de produit
    • Produits vendus dans + de 40 pays

RETOUR SUR INVESTISSEMENT

  • Temps de production réduit de 50 % après avoir automatisé le processus de réception des demandes avec les formulaires
  • Réunions réduites de 60 % pour le studio photo, avec une meilleure visibilité sur le calendrier et la progression des tâches

En moins de cinq ans, Stance a transformé les chaussettes en accessoires essentiels. La clé de sa réussite ? Une expérience de marque unique, soutenue par des campagnes marketing et des lancements de produits remarquables sur le plan visuel. L’équipe créative interne de Stance est en charge de leur production, des séances photo aux publicités effectuées en partenariat avec certaines des plus grandes marques et célébrités du monde, dont la NBA, Star Wars, Marvel Comics et Rihanna.

En tant que responsable principale des opérations créatives, Mia doit s’assurer que tout le contenu créatif visant à soutenir ces campagnes est produit en temps voulu et dans le respect des budgets, ce qui n’est pas une mince affaire. Son équipe de sept créatifs gère plus de 70 stories et 30 fiches produits, se charge elle-même de la photographie et crée les ressources de toutes les initiatives de commercialisation de l’entreprise.

Alors que Stance connaissait une hypercroissance aux États-Unis et dans plus de 40 marchés à l’international, les besoins en éléments créatifs pour soutenir le marketing, la distribution et les ventes grimpaient en flèche. Pour tenir le rythme, il fallait rationaliser et développer les processus de production créative.

Du chaos à la centralisation des demandes

E-mails, messageries, feuilles de calcul, réunions et discussions de vive voix… Lorsque Mia a rejoint Stance en 2017, l’équipe créative recevait des demandes de tous les côtés. Certaines requêtes passaient entre les mailles du filet et d’importantes échéances n’étaient pas respectées. Mia n’avait aucune vue globale sur le travail de son équipe, ne pouvait pas faire de rétroplanning ni traiter les problèmes avant qu’il ne soit trop tard.

Si l’équipe avait déjà essayé des outils de collaboration, aucun n’offrait les fonctionnalités, la flexibilité et la robustesse nécessaires pour soutenir ses processus créatifs. Ils étaient donc rapidement abandonnés par l’équipe, qui revenait vite aux e-mails et aux feuilles de calcul pour gérer son travail.

Lorsque Stance a choisi Asana comme solution officielle de gestion du travail pour suivre la stratégie de mise sur le marché de toute l’entreprise, l’équipe de Mia a vite remarqué que cet outil possédait tout ce qu’elle recherchait, un savant mélange de fonctionnalité et de flexibilité requis par ses processus créatifs, qui permette d’afficher le travail dans différents contextes tout en étant suffisamment convivial pour que chacun puisse l’adopter facilement et rapidement.

« En mettant au point un formulaire standard de demande de création, nous avons réduit de moitié notre temps de production, car désormais, nous recevons d’emblée toutes les informations dont nous avons besoin pour commencer à travailler. »

Un processus de demande standard pour une production créative rationalisée

Mia a d’abord transféré tout le travail de son équipe sur Asana, créé des calendriers de rétroplanning clairs et normalisé le processus d’approbation pour que chacun puisse facilement voir qui est responsable de chaque demande et quel en est le statut. Ensuite, elle a porté son attention sur le principal goulot d’étranglement de son équipe : le processus de réception des demandes.

« Grâce à Asana, nous avons pu mettre au point, améliorer et lancer un nouveau processus de demande de création en seulement deux semaines. »

En collaboration avec l’équipe de la réussite client d’Asana, Mia a élaboré un formulaire que chaque personne de son entreprise peut utiliser pour soumettre une demande de création. Avec ce formulaire standard qui comprend des champs obligatoires pour les détails créatifs clés tels que le message clé, les dimensions et le type de format, Mia s’assure que son équipe reçoit toutes les informations et le contexte dont elle a besoin pour démarrer du bon pied. De la création aux tests auprès de membres de l’équipe marketing, en passant par les différentes versions pour prendre en compte le feedback, ce nouveau processus a pu être lancé en deux semaines, et un seul message à toute l’entreprise a suffi pour que le nouveau processus prenne effet.

En rationalisant son processus, cette équipe a pu réduire de moitié son temps de production, car :

  • les besoins et les attentes sont clarifiés dès le départ ;
  • toutes les demandes sont suivies au même endroit pour y être ensuite triées par ordre de priorité ;
  • les ressources peuvent être allouées efficacement en se basant sur la charge de travail actuelle.

Une production créative qui accompagne une croissance rapide

L’équipe créative est également responsable de la création de contenu, des publicités aux images et aux vidéos, en passant par les autres médias utilisés pour les campagnes, les événements et les magasins. Avant de commencer à utiliser Asana, l’équipe recevait rarement des briefs créatifs et lorsqu’elle en recevait, ils se perdaient généralement dans de longues chaînes d’e-mails. Désormais, l’équipe du marketing communique ses briefs créatifs directement sur Asana pour que tout le monde soit dès le départ au clair sur les besoins créatifs, les messages et les délais. Tout le travail créatif et toutes les séances photo sont aussi gérés sur Asana. L’ensemble des parties prenantes a ainsi une visibilité en temps réel sur la progression, avec à la clé 60 % de réunions de suivi en moins.

« En gérant le calendrier de mise sur le marché de toute l’entreprise sur Asana, nous coordonnons tous nos efforts. Les plans et échéances sont connus de chacun, ce qui nous a permis de réduire le nombre de réunions de 60 %. »

Maintenant que la production créative et la création de contenu sont suivies, gérées et exécutées sur Asana, l’équipe a réussi à normaliser et à développer ses processus pour prendre en charge davantage de demandes, et les produire en temps voulu. Stance a ainsi radicalement amélioré sa stratégie de mise sur le marché : plans, priorités ou responsabilités, tout est clair, pour toute l’équipe.