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Sony Music multiplie sa capacité de production créative par quatre avec Asana

Résultats

Des processus standardisés

75 % de temps de production en moins sur les campagnes grâce à la standardisation des processus et la clarté des responsabilités.

Une intégration centralisée

80 % de temps en moins passé sur l’intégration des nouveaux employés grâce aux processus centralisés et standardisés.

Logo Sony Music
RégionAmérique du Nord
Taille de l’entrepriseEnterprise
Secteur d’activitéMédias et divertissement
Processus clés
Gestion de campagnesAccueil des nouveaux employésProduction créative
Fonctionnalités clés
template iconModèles

Les équipes du marketing et de la production créative travaillant au sein de Legacy Recordings (la division du catalogue de Sony Music) assurent la promotion de plus de 100 ans de musique et la présence dans les médias de nombreux artistes, parmi lesquels Jimi Hendrix, Bob Dylan, Mariah Carey et Michael Jackson. Ces cinq dernières années, l’industrie musicale a réussi à passer des ventes d’album au streaming. Pour soutenir ce nouveau modèle basé sur les microtransactions, les équipes de Legacy Recordings se sont tournées vers une stratégie de campagne « permanente ».

Lorsque Walter Gross, futur directeur principal du marketing numérique, a rejoint l’équipe, il n’existait pas de processus standard permettant de produire des supports promotionnels pour le millier d’artistes pris en charge par Legacy Recordings. De nombreuses campagnes étaient lancées simultanément, ce qui posait quelques problèmes d’organisation. En effet, les demandes de création et de contenu se perdaient fréquemment dans des échanges d’e-mails interminables ou lors de discussions furtives entre collègues qui restaient sans suite.

Sans une plateforme centralisée où suivre et gérer tous ses besoins en matière de création et de rédaction pour les campagnes, l’équipe a rencontré plusieurs difficultés majeures :

  • Le non-respect de certaines échéances importantes : les demandes avaient tendance à s’égarer ou ne comportaient pas les informations clés nécessaires pour réaliser le travail demandé.

  • Une absence de visibilité sur le statut des ressources créatives : l’équipe n’était donc pas en mesure de rendre compte de l’avancement du processus de production à la direction.

  • L’impossibilité de prendre en charge le volume de campagnes et d’artistes nécessaire : le processus de production était exécuté sans faire le lien avec l’équipe marketing.

  • Des difficultés à tirer les enseignements des campagnes précédentes en vue d’améliorer les processus d’exécution et de production créative.

Pour mener davantage de campagnes et s’assurer que les artistes ayant signé avec Legacy Recordings restent des incontournables dans la playlist des auditeurs, Walter a vite compris que l’équipe devait centraliser ses activités et rationaliser son processus de production créative. Pour cette dernière, c’était aussi le moyen d’atteindre ses objectifs.

En quête de la meilleure solution

L’équipe a choisi de tester Asana, une solution potentielle pour résoudre ses difficultés. Elle en a conclu que cet outil pouvait lui permettre de faire le lien entre son calendrier de campagne et son processus de production, et d’assurer une bonne coordination. L’équipe a aussi remarqué qu’Asana offrait la flexibilité et le niveau de personnalisation nécessaires pour prendre en charge plusieurs équipes marketing et leurs processus opérationnels. Après avoir analysé plusieurs outils possibles, Walter a retenu Asana : la plateforme étant facile à utiliser, il était convaincu que son équipe serait en mesure de l’adopter sans difficulté.

« Asana a été conçu pour gérer des processus de planification à évolution rapide et nous est donc apparu comme la solution idéale. »

Le transfert des processus et des acteurs clés vers Asana

Pour commencer, Walter a transféré sur Asana le calendrier de newsletters de tous les artistes et labels Legacy Recordings. Dans un second temps, l’équipe a défini un processus standard pour élaborer chaque newsletter afin que chacun bénéficie d’une visibilité totale sur les responsabilités, besoins créatifs et dépendances. Ces changements ont immédiatement éliminé bon nombre de difficultés et d’incertitudes : tout est alors devenu plus clair pour l’équipe, qui gérait encore ces newsletters par e-mail il y a peu.

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Now all of the teams that are producing content and assets for fan-facing channels like websites, social media, and email, are managing their work in Asana.”

L’équipe a ensuite établi son calendrier de campagne de réseaux sociaux sur Asana et gère les comptes des artistes et labels sur ces mêmes réseaux. L’équipe a d’ailleurs rapidement constaté que si elle souhaitait atteindre ses objectifs, il était indispensable de simplifier et de développer la production de ressources créatives pour ces campagnes.

La musique à l’ère du streaming

Avec Asana, la production créative et les approbations sont aujourd’hui centralisées au sein d’un même projet. Ce dernier est coordonné au calendrier de campagne de l’équipe afin de clarifier les besoins créatifs et les échéances. Les demandes sont triées et classées en un rien de temps, et l’équipe peut communiquer avec précision l’état d’avancement de toutes ses initiatives créatives aux acteurs clés et à la direction.

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By getting requests out of email and using Asana to collaborate more effectively, we're able to save 60 hours a month and now spend that time on strategy instead of managing all the disparate pieces.”

Outre la mise en œuvre des tâches créatives dans les délais, grâce à Asana, l’équipe peut également :

  • Développer son processus de création pour créer davantage de publicités, de vidéos et de formats de média pour ses campagnes sur les réseaux sociaux et par e-mail.

  • Optimiser la collaboration pour se concentrer pleinement sur la stratégie et la direction créative, et non plus sur le suivi des informations clés.

  • Lancer davantage de campagnes pour promouvoir un plus grand nombre d’artistes, développer leur présence sur les réseaux sociaux et leur base de données d’e-mails.

Prochaine étape : la promotion des artistes « hors cycle »

Quand des artistes comme Adele, John Legend, Alicia Keys et Beyonce sont « hors cycle » (c’est-à-dire qu’ils n’ont pas d’album en préparation), les principaux labels ne mènent pas de campagnes marketing pour les garder en tête des charts, et donc, dans les oreilles des auditeurs. Cette année, grâce au temps gagné depuis le déploiement d’Asana, l’équipe marketing de Legacy Recordings va pouvoir s’y consacrer.

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Now we're not just producing 50 calls to action, we're having 200 calls to action for fans who listen to something across a broader swath of artists.”

À votre avis, quelle est la clé pour entreprendre cette charge de travail supplémentaire ? La réponse tient en un mot : Asana. L’équipe va s’appuyer sur les processus qu’elle a créés sur la plateforme pour mener à bien ces campagnes et collaborer avec les personnes qui représentent ces artistes, à savoir ses partenaires issus de Columbia, Epic, RCA et bien d’autres.

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