Sony Music améliore sa capacité de production créative par quatre avec Asana

Campagnes créatives de Sony Music
  • Sony Music logo
  • Siège social
    • New York, New York
  • Nombre d’employés
    • Plus de 10 000
  • Nombre de campagnes promotionnelles par mois
    • 20

RSI :

  • Des temps de production de campagne diminués de 75 % par la standardisation des processus et une définition claire des responsabilités.
  • Des temps d’intégration des nouveaux employés diminués de 80 % à l’aide de processus centralisés et standardisés.

C’est aux équipes du marketing et de la production créative qui travaillent au sein de la division du catalogue de Sony Music, Legacy Recordings, qu’il incombe d’assurer la promotion de plus de 100 ans de musique et la présence dans les médias d’artistes tels que Jimi Hendrix, Bob Dylan, Mariah Carey et Michael Jackson. Au cours des cinq dernières années, l’industrie musicale a réussi à passer des ventes d’album au streaming. Pour soutenir ce nouveau modèle de microtransactions, les équipes de Legacy Recordings se sont tournées vers une stratégie de campagne « permanente ».

Lorsque Walter Gross, actuellement directeur principal du marketing numérique, a rejoint l’équipe, il n’existait pas de processus standard permettant de produire du matériel promotionnel pour le millier d’artistes pris en charge par Legacy Recordings. Le grand nombre de campagnes lancées simultanément entraînait fréquemment la perte de demandes créatives et de contenu dans des échanges sans fin d’e-mails ou des discussions de coin de bureau.

L’absence de plateforme centrale pour suivre et gérer tous les besoins de création et de contenu pour les campagnes induisait plusieurs difficultés majeures :

  • l’équipe ratait des échéances importantes car les requêtes étaient égarées ou ne comportaient pas les informations clés nécessaires pour réaliser le travail demandé ;

  • l’équipe n’avait aucune visibilité sur le statut des ressources créatives et n’était pas en mesure de rendre compte du processus de production à la direction ;

  • l’équipe ne pouvait pas prendre en charge le volume de campagnes et d’artistes nécessaire car son processus de production était déconnecté de l’équipe marketing ;

  • enfin, l’équipe ne parvenait pas à tirer des enseignements des campagnes précédentes en vue d’améliorer les processus de réalisation et de production créative.

M. Gross a vite compris que l’équipe devait centraliser et normaliser son processus de production créative afin de pouvoir réaliser davantage de campagnes pour s’assurer que les artistes de Legacy Recordings restent en haut des playlists des auditeurs… et qu’eux-mêmes atteignent leurs objectifs.

La quête de la meilleure solution

En essayant Asana comme solution potentielle, l’équipe a réalisé que cet outil lui permettrait de relier et de coordonner son calendrier de campagne avec son processus de production. Elle a aussi remarqué qu’Asana offrait la souplesse et le niveau de personnalisation nécessaires pour prendre en charge plusieurs équipes de marketing et processus opérationnels. Mais surtout, M. Gross a trouvé qu’Asana était plus simple d’utilisation que les autres outils passés en revue et en a déduit que son équipe l’adopterait sans difficulté.

« Asana nous est apparue comme la solution idéale parce qu’elle a été conçue pour répondre aux besoins de processus de planification en rapide transformation. »

Le transfert des processus et des acteurs clés vers Asana

Pour commencer, M. Gross a transféré le calendrier de newsletters de tous les artistes et labels Legacy Recordings sur Asana. Ensuite, l’équipe a mis au point un processus standard pour produire chaque newsletter afin que chacun soit au clair sur les responsabilités, les besoins créatifs et les dépendances. Ces changements ont immédiatement réduit les difficultés, les incertitudes et la confusion ressenties par l’équipe lorsqu’elle réalisait ces newsletters via des échanges d’e-mails.

« Désormais, toutes les équipes qui produisent du contenu et des ressources sur les circuits privilégiés par les fans, tels que les sites Web, les réseaux sociaux et les e-mails, gèrent leur travail sur Asana. »

Ensuite, l’équipe a bâti son calendrier de campagne de réseaux sociaux sur Asana. Depuis que l’équipe gère les chaînes sociales des artistes et des labels, il est devenu essentiel de simplifier et de développer la production créative de ces campagnes pour pouvoir atteindre les objectifs fixés.

La musique à l’ère du streaming

Désormais, avec Asana toutes les productions et approbations créatives sont centralisées dans un seul projet relié au calendrier de campagne de l’équipe afin de clarifier les besoins créatifs et les échéances. Les requêtes sont rapidement triées et classées, et l’équipe peut rendre exactement compte du statut de tous les projets créatifs aux acteurs clés et à la direction.

« En mettant un terme aux demandes par e-mail et en utilisant Asana pour collaborer plus efficacement, nous gagnons 60 heures de travail par mois, que nous pouvons dédier à la stratégie plutôt qu’à la coordination. »

En plus de favoriser le respect des délais de la production créative, Asana a offert plusieurs avantages clés à cette équipe :

  • le développement du processus de production créative pour créer plus de publicités, de vidéos, de formats de média pour leurs campagnes sur les réseaux sociaux et via e-mail ;

  • une collaboration plus efficace qui lui permet de se concentrer sur la stratégie et la direction créative plutôt que sur le suivi des informations importantes ;

  • le lancement d’un volume plus élevé de campagnes pour promouvoir davantage d’artistes et développer leur présence sur les réseaux sociaux et leur base de données e-mail.

À venir : la promotion des artistes « hors cycle »

Quand des artistes tels qu’’dele, John Legend, Alicia Keys et Beyonce sont « hors cycle » (c’est-à-dire qu’ils n’ont pas d’album en cours), les labels principaux ne produisent pas de campagnes marketing pour les garder en tête d’affiche dans l’esprit du public. Cette année, grâce au temps gagné depuis leur mise en œuvre d’Asana, l’équipe marketing de Legacy Recordings va pouvoir s’atteler à cette tâche.

« Désormais, nous ne produisons pas seulement 50 plans d’action, nous avons 200 plans d’action pour les fans qui écoutent un plus vaste panel d’artistes. »

Quelle est la clé pour pouvoir entreprendre tout ce travail supplémentaire ? L’équipe va utiliser les processus qu’elle a créés sur Asana pour réaliser ces campagnes et collaborer avec ses partenaires de Columbia, Epic, RCA et d’autres qui représentent ces artistes.

Lire d’autres témoignages de réussite grâce à Asana

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Rien de plus simple qu’Asana pour suivre l’avancée des projets et tâches en équipe, et ainsi obtenir des résultats.

Campagne marketing

Campagne marketing

Lancement de produit

Lancement de produit

Objectifs d’entreprise

Objectifs d’entreprise

Asana : objectif Lune

Asana : objectif Lune

Organisez votre travail

Définissez clairement tâches et jalons pour que votre équipe sache précisément quel travail lui est demandé.

Organisez votre travail

Aidez votre équipe à respecter ses délais

Informez chacun de ses responsabilités exactes grâce aux options d’attribution et d’échéance.

Aidez votre équipe à respecter ses délais

Tenez vos délais

Élaborez votre plan de campagne pour visualiser comment s’imbriquent les différents éléments, repérer les éventuelles difficultés et maintenir votre travail sur la bonne voie.

Tenez vos délais

Concrétisez vos discussions

Posez des questions ou fournissez des informations sur le travail en cours pour concrétiser les discussions.

Concrétisez vos discussions

Joignez des fichiers associés à votre travail

Regroupez documents partagés, fichiers de conception et feuilles de calcul budgétaires pour éviter à votre équipe de rechercher les informations concernées.

Joignez des fichiers associés à votre travail

Visualisez votre travail en un clin d’œil

Affichez votre travail sur un calendrier pour garder l’œil sur le timing et mobiliser l’équipe autour des dates importantes.

Visualisez votre travail en un clin d’œil

Suivez votre progression

Restez informé de la progression du projet par rapport aux objectifs et identifiez rapidement les tâches en retard.

Suivez votre progression

Travaillez en déplacement

Restez connecté grâce à Asana pour mobile, que ce soit en réunion avec un fournisseur, à une conférence ou à l’extérieur.

Travaillez en déplacement

Menez chaque projet à bien avec brio

Asana permet aux équipes marketing de planifier, gérer, suivre et lancer des initiatives qui captivent leur public cible.

Menez chaque projet à bien avec brio

Planifiez chaque étape

De l’élaboration au lancement, recensez toutes les étapes essentielles pour que chacun visualise parfaitement la stratégie d’ensemble.

Planifiez chaque étape

Déterminez les responsabilités de chacun

Définissez clairement les responsables et les échéances pour chaque élément du lancement afin que tout soit prêt à la date prévue.

Déterminez les responsabilités de chacun

Réalisez vos lancements dans les temps

Visualisez la façon dont s’articulent tous les éléments de votre plan pour pouvoir le modifier au besoin tout en gardant votre projet sur la bonne voie.

Réalisez vos lancements dans les temps

Tenez vos équipes informées

Reliez les mises à jour et discussions importantes à votre travail pour éviter qu’elles ne se perdent parmi d’innombrables e-mails.

Tenez vos équipes informées

Centralisez l’ensemble de votre travail

Joignez des fichiers à votre projet pour que chacun sache où trouver les bonnes informations.

Centralisez l’ensemble de votre travail

Suivez les dates et les jalons

Gardez l’œil sur les dates clés en affichant les plans de lancement sur un calendrier.

Suivez les dates et les jalons

Identifiez les tâches en bonne voie et les points de blocage

Suivez la progression du travail afin de garder le cap pour pouvoir remplir vos objectifs et respecter vos délais.

Identifiez les tâches en bonne voie et les points de blocage

Restez connecté où que vous soyez

Grâce à Asana pour mobile, soyez tenu au courant de la progression de votre lancement où que vous soyez.

Restez connecté où que vous soyez

À vos marques, prêts, lancez !

Asana aide les équipes produit à respecter leurs délais pour leur permettre de lancer des produits exceptionnels sur le marché.

À vos marques, prêts, lancez !

Clarifiez vos priorités

Créez des tâches pour chaque objectif afin que chacun visualise parfaitement les objectifs de l’entreprise.

Clarifiez vos priorités

Déterminez votre référent privilégié

Attribuez chaque objectif à la personne appropriée pour que chacun puisse identifier les responsables et les personnes à même de répondre à leurs questions.

Déterminez votre référent privilégié

Élaborez un plan pour atteindre vos objectifs

Visualisez l’impact de chaque jalon sur les objectifs à atteindre afin de travailler en toute sérénité.

Élaborez un plan pour atteindre vos objectifs

Partagez informations et statuts

Tenez les parties prenantes informées en associant directement aux objectifs les dernières informations, la progression ou encore des commentaires les concernant.

Partagez informations et statuts

Joignez les fichiers importants à vos projets

Intégrez Asana à vos outils de partage de fichiers pour regrouper tous vos documents importants au même endroit.

Joignez les fichiers importants à vos projets

Gardez l’œil sur les dates clés

Affichez les échéances et les principaux jalons de votre projet sur un calendrier pour garantir un timing parfait.

Gardez l’œil sur les dates clés

Suivez la progression de l’entreprise

Identifiez les objectifs en bonne voie et les éléments qui requièrent votre attention afin de maintenir le cap sur vos missions.

Suivez la progression de l’entreprise

Tenez-vous au courant

Obtenez les dernières informations et prononcez-vous sur les décisions importantes où que vous soyez avec Asana pour mobile.

Tenez-vous au courant

Remplissez vos objectifs

Asana offre à votre équipe une meilleure visibilité sur les objectifs de votre organisation pour que chacun reste concentré sur les tâches essentielles.

Remplissez vos objectifs

Visez la Lune

Planifiez chaque étape de votre mission pour toucher les étoiles du doigt, le tout sans rien oublier.

Visez la Lune

Identifiez les responsables

Nommez des responsables pour chaque tâche afin que chacun connaisse ses responsabilités, du pilote à l’ingénieur de vol en passant par le commandant de bord.

Identifiez les responsables

Élaborez des plans consultables

Créez un plan de lancement pour cartographier le chemin à suivre du début à la fin, puis partagez-le avec votre équipe et modifiez-le au fil de l’évolution de la mission.

Élaborez des plans consultables

Vérifiez que tous les systèmes sont opérationnels

Posez les questions importantes, entamez des discussions et partagez les dernières informations pour que votre équipage soit fin prêt le jour J.

Vérifiez que tous les systèmes sont opérationnels

L’union fait la force

Associez Asana aux autres outils nécessaires à votre mission afin de regrouper toutes les informations concernées.

L’union fait la force

Restez concentré sur votre objectif premier

Affichez chaque jalon sur un calendrier pour suivre toutes les dates importantes avant le lancement.

Restez concentré sur votre objectif premier

Suivez votre progression

Visualisez les tâches en bonne voie et repérez les points de blocage afin de vous assurer d’être fin prêt pour le jour J.

Suivez votre progression

Travaillez où que vous soyez

Soyez tenu au courant de tout, au bureau comme dans les étoiles. Il vous suffit de disposer d’une connexion Internet !

Travaillez où que vous soyez

3, 2, 1… Décollage !

Avec Asana, votre équipe peut viser la Lune… et l’atteindre ! Un petit pas pour vous…

3, 2, 1... Décollage !