L’agence de design JKR développe le potentiel disruptif et les capacités d’évolution des marques avec Asana

Jones Knowles Ritchie (JKR) est l’une des agences de design les plus récompensées au monde. Au cours des 30 dernières années, l’agence a collaboré avec de nombreux clients (Burger King, ABInBev, Dunkin’, etc.) sur différents projets allant du design de marque à la stratégie, en passant par le conditionnement, la publicité et la production créative.

L’agence est constituée d’un groupe hétérogène de 300 personnes ultra-motivées, travaillant sur trois fuseaux horaires différents. Son principe fondateur ? La créativité a la capacité unique (et donc l’obligation) de favoriser le changement. Ce type d’activités émergentes visant à bousculer les cultures exige l’excellence tant sur le plan organisationnel qu’opérationnel, et c’est là qu’intervient Casey James. En tant que directeur des opérations créatives à New York, Casey fait le lien entre les différents services et s’assure que tout se passe comme prévu à la fois en interne, mais aussi au niveau externe, pour les clients comme pour les équipes. Il participe également au recrutement, à l’allocation des ressources et à l’implémentation des technologies, et aide l’équipe de direction de JKR à prendre les bonnes décisions en leur communiquant des informations sur les projets en cours.

Lorsque Casey a rejoint l’équipe, le personnel de JKR utilisait plusieurs outils pour gérer son travail, sans compter les e-mails, feuilles de calcul, messageries instantanées et réunions. Chaque équipe fonctionnait à sa manière et les informations n’étaient pas connectées :

• Ses collègues avaient du mal à suivre le travail qui leur était demandé et recevaient des demandes de toutes parts, de plusieurs sources.

• L’obtention des approbations était difficile et certaines tâches passaient entre les mailles du filet.

• La direction n’avait pas suffisamment de visibilité sur les effectifs et le statut des projets du studio.

Sans une plateforme où tout centraliser, les méthodes de travail n’étaient pas standardisées, rendant difficile la collaboration au sein de l’entreprise et pénalisant son évolutivité. Casey a donc commencé à rechercher une plateforme de gestion du travail évolutive, qui pourrait aider le studio new-yorkais à travailler en collaboration.

Notre suivi du travail manquait d’efficacité. Nous espérions simplement que tout le monde transmettrait le nécessaire à temps et au bon format.”

En quête d’un point d’ancrage pour son travail

Casey souhaitait trouver un outil qui permette à JKR de séquencer le travail, gérer la collaboration et envoyer des demandes, en bref de standardiser les méthodes de travail. Il avait pour principal objectif de faire adopter l’outil par chacun et dans toutes les équipes. En outre, il cherchait à concevoir des processus impliquant plusieurs équipes, notamment pour l’intégration des nouvelles recrues : celle-ci exige la collaboration du responsable du recrutement, de l’équipe des recruteurs, ainsi que des services RH et informatique.

Casey a évalué tous les outils de gestion du travail disponibles sur le marché en les classant selon trois catégories : « trop encombrants », « trop légers » et « équilibrés ». Asana était classé dans cette dernière catégorie. Casey a ensuite constaté qu’Asana s’adaptait à de nombreux cas d’utilisation et équipes, mais aussi qu’il était accessible à tous, quel que soit leur niveau de compétence technique. Enfin, il permet d’afficher les projets de plusieurs manières : les vues Liste, Tableau et Chronologie s’adaptent aux préférences de chacun, une fonctionnalité très utile pour bien s’imprégner des informations.

Autre point fort très apprécié par Casey : Asana est basé sur le cloud, ce qui permet à tous d’accéder aux informations, où qu’ils se trouvent. En outre, la valeur ajoutée apportée par Asana ne cesse de croître grâce à l’ajout de nouvelles fonctionnalités, un vrai point positif pour les utilisateurs avancés d’Asana au sein de l’équipe.

Mon principal objectif ? Que tout le monde s’implique sur Asana ! Par exemple, pour l’intégration des nouvelles recrues, Asana nous permet de réunir de nombreuses équipes autour d’un même processus.”

Utilisateurs avancés et services professionnels Asana

Casey a lancé le déploiement d’Asana en commençant par une seule équipe, laquelle connaissait déjà l’outil. Il a mis en place une structure et des conventions de dénomination, puis a étendu son usage à une autre équipe. Après plusieurs mois d’essai, de tests et de conception de processus complexes, tout le bureau new-yorkais de JKR avait adopté Asana. La création de règles et procédures précises a facilité la prise en main par les équipes, tout en clarifiant dans quelles situations utiliser Asana (et non des e-mails ou Slack).

Pour le déploiement à plus grande échelle, Casey a demandé l’assistance des services professionnels Asana. Grâce à leur expertise, ils ont pu ajuster leurs processus et adopter des méthodes de travail optimales. Les services professionnels leur ont fourni toutes les informations nécessaires de façon à disposer d’un cadre de conduite du changement, adopter les bonnes pratiques et mettre en œuvre d’autres solutions pour s’assurer que toutes les équipes JKR tirent pleinement profit de la plateforme.

Casey a sélectionné un groupe d’employés identifiés comme des utilisateurs avancés, qui seraient directement formés par les services professionnels. Il a réuni tous ces utilisateurs avancés pour en faire les champions d’Asana chez JKR, au sein de ce qu’il a appelé la « Masterclass Asana ». Cette dernière regroupait de nombreux talents issus de toute la structure : chefs de projet, producteurs, chargés de compte, etc. Il s’agissait ainsi d’avoir des perspectives variées concernant l’utilisation d’Asana par les différentes équipes, afin que l’outil leur soit pleinement profitable.

L’équipe des services professionnels nous a proposé d’excellentes solutions. Leur soutien et leur expertise nous ont permis de faire évoluer notre travail.”

Casey a constaté que pour qu’une technologie soit implémentée avec succès, il est nécessaire d’établir des attentes et objectifs réalistes. Au moment d’implémenter Asana, il a donc misé sur une adoption sur trois niveaux :

1. Découverte : tout le monde peut tester Asana, découvrir à quoi sert chaque élément et où il se trouve.

2. Maîtrise et cohérence : les équipes utilisent Asana de la même manière à travers toute l’entreprise. Elles respectent des conventions de dénomination et utilisent des outils tels que les Formulaires pour les demandes.

3. Utilisation avancée : les personnes qui ont atteint un niveau de maîtrise aussi ambitieux sont en mesure d’utiliser des processus et fonctionnalités avancés, par exemple en maîtrisant l’intégration Adobe Creative Cloud et en approuvant des fichiers de design sur Asana.

Les encouragements ne sont jamais de trop, surtout en cours de déploiement. Aussi bien à l’occasion de réunions de groupe qu’en privé, Casey s’efforce de remercier les collaborateurs qui accomplissent leurs tâches avec brio sur Asana.

Asana est un outil dynamique. Il a grandement amélioré notre façon de visualiser, gérer et suivre nos activités, sans oublier notre collaboration.”

Asana aide JKR à évoluer

À l’heure actuelle, le bureau new-yorkais et plusieurs équipes en collaboration à l’international, basées à Londres et Shanghai, utilisent Asana. Que ce soit pour un renouvellement d’image, une visualisation 3D ou une séance photo, chaque projet a son modèle principal et JKR y gagne un temps précieux. Le cas échéant, l’équipe ajoute certaines tâches à tous les projets concernés pour mettre à jour le travail sur l’ensemble du portefeuille.

Les équipes de JKR utilisent Asana de bien des manières : collaboration créative, suivi et traitement des demandes, gestion des travailleurs indépendants, en bref tout ce dont ils ont besoin, des initiatives en interne au travail destiné aux clients. En outre, chacun se sert de la plateforme pour créer ses propres checklists et travailler en toute autonomie. De l’informatique au design, Asana est la plateforme qui leur permet de donner vie à leur travail et de tout réaliser de A à Z.

JKR a également créé un tableau Asana intitulé « Team Tools » (Outils d’équipe), qui regroupe toutes les vidéos de formation en interne, les informations concernant les différentes politiques, ainsi que les bonnes pratiques, par exemple les conventions pour les noms des fichiers. Chacun peut accéder lui-même à cet espace pour trouver les documents clés sans avoir à en faire la demande : encore un gain de temps !

JKR a intégré Asana aux autres outils de travail et synchronise le tout : grâce à l’intégration Slack, l’équipe peut consulter les mises à jour Asana et transformer ses messages Slack en tâches Asana ; avec Asana + Outlook, elle peut transformer ses e-mails en actions à effectuer et en commentaires de tâche ; et avec l’intégration Asana + Miro, elle crée des tâches à partir de tableaux blancs virtuels issus de ses sessions de brainstorming. Enfin, si elle cherchait à tirer encore davantage profit des intégrations, l’intégration Everhour pourrait l’aider à suivre le temps passé sur chaque tâche ou projet.

Désormais, la direction a une visibilité optimale sur le travail, tandis que l’affectation des ressources de projet est plus claire et reproductible. Les responsables évaluent rapidement le temps prévu pour chaque projet et le nombre de tâches à accomplir par leurs collègues.

Dernière avancée notable, Casey révèle aussi qu’il n’a que rarement besoin de consulter ses e-mails.

Lorsque j’ai commencé à travailler pour JKR, je devais assurer le suivi de 30 à 50 e-mails par heure… dont la plupart étaient des demandes de collègues à la recherche de tel ou tel PDF, par exemple. Depuis Asana, je n’ai plus à gérer ces échanges ponctuels par e-mail.”

Asana aide JKR à réduire les risques et à étendre son activité

Asana a aidé JKR à créer un système de travail. L’agence a largement pu en constater les effets lors de la pandémie de Covid-19, qui a obligé les équipes à travailler chez elles. Le système mis en place par JKR New York pour le télétravail est sensiblement identique au système utilisé en présentiel, en grande partie parce que l’équipe avait adopté Asana au préalable. Il leur était déjà possible de visualiser, suivre et accéder à tous les documents et informations depuis n’importe où, et le passage soudain au télétravail n’a donc posé aucun problème.

Selon l’enquête d’Asana « L’Anatomie du travail : équipes à distance », tandis que le télétravail connaissait une progression fulgurante en 2020, près des deux tiers (62 %) des travailleurs de la connaissance à temps plein utilisaient des outils de collaboration, et un travailleur sur cinq s’en servait pour la première fois. JKR n’a pas perdu le rythme face à la pandémie.

Mieux encore, l’agence a aujourd’hui une visibilité complète sur tout son travail et ses méthodes. Elle est unie autour d’une même vision et dispose d’un centre névralgique qui lui permet de mieux collaborer : la structure dans son ensemble a ainsi de meilleures capacités d’évolution et peut développer de nouvelles aptitudes pour répondre aux attentes de ses clients à l’international.

Nous avons commencé à utiliser Asana fin 2019 et à en intensifier l’usage en janvier [2020]. Quelque part, c’était presque un signe du destin. Pour la plupart de nos équipes, le passage au télétravail s’est quasiment fait sans aucune difficulté. Asana nous a aidés à réduire les risques et à assurer la continuité de nos activités.”