Grâce à Asana, l’équipe événementielle d’Autodesk a augmenté son efficacité de 50 %

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L’impact d’Asana

  • Réduction du nombre d’e-mails de 75 % pour une meilleure coordination du travail
  • Traitement des nouvelles demandes 5 fois plus rapide grâce aux règles et formulaires
  • Un travail 50 % plus efficace grâce aux modèles, la planification et la centralisation des informations

*La pandémie de COVID-19 a suspendu temporairement tous les événements, partout dans le monde. Cela n’a pas empêché Autodesk de continuer à utiliser Asana pour organiser des événements en ligne, répondre aux demandes techniques et simplifier le processus de création pour les futures rencontres physiques.

Autodesk conçoit des logiciels pour tous types de créateurs, qu’ils travaillent sur des gratte-ciels, voitures de haute performance ou encore des smartphones. Leurs outils de conception, d’ingénierie et de construction 3D rassemblent une communauté mondiale à l’occasion d’événements organisés par Autodesk. Plus de 30 salons professionnels sont organisés chaque année, ainsi que trois conférences Autodesk University (AU). La conférence Autodesk University de Las Vegas rassemble plus de 12 000 participants.

L’équipe événementielle internationale d’Autodesk, composée de 30 personnes, gère la logistique de chaque événement, et le service PMO (ou bureau des projets) veille quant à lui à la fluidité des opérations. Le PMO répond également aux demandes des autres employés d’Autodesk, supervise le calendrier de production et gère le développement des aspects techniques des événements. Il peut s’agir de la création d’une page Web d’inscription ou d’une application mobile pour une conférence, entre autres.

Auparavant, l’équipe événementielle internationale d’Autodesk ne disposait pas d’un outil de gestion de projet central pour suivre le calendrier des événements, les demandes de travail et les notes de réunion. Les informations étaient dispersées un peu partout, d’où quelques inconvénients :

  • Une certaine confusion quant aux responsabilités et aux délais, avec pour résultat une planification peu efficace et davantage de tâches annexes (« work about work »)
  • Une perte de temps à rechercher et à récupérer à nouveau des informations auprès de responsables événementiels divers, quand il aurait été possible d’y accéder à partir d’une source de référence unique et centralisée
  • Un manque de continuité suite à l’évolution des responsabilités de certains collègues, avec une transmission des informations incomplète et une exécution plus lente des tâches.

Joël St-Pierre, responsable du service PMO de l’équipe événementielle internationale, était à la recherche d’une plateforme de gestion du travail qui puisse l’aider à gérer plus facilement ses activités. L’idée était aussi de responsabiliser ses collègues et de renforcer l’efficacité de toute l’équipe événementielle.

« La responsabilité, la visibilité et l’accessibilité sont trois avantages apportés par une bonne gestion de projet et l’utilisation d’outils adaptés. »— Joël St-Pierre, responsable du service PMO, équipe événementielle internationale d’Autodesk

Un outil simple, accessible à tous

Joël souhaitait une plateforme que chaque membre de l’équipe puisse utiliser sans difficultés. D’autres outils avaient déjà été utilisés par le passé, mais la plupart étaient trop complexes et ont finalement été mis de côté. Trouver un outil simple à utiliser était le moyen de coordonner l’ensemble des tâches de l’équipe : l’organisation d’événements, la gestion des demandes de travail ou tout simplement l’optimisation des réunions. Joël ne pouvait rien laisser au hasard et devait impérativement s’assurer que toutes les échéances et les initiatives étaient non seulement connues, mais également prises en charge. Son objectif était aussi de garantir la bonne transmission des informations : si un membre de l’équipe quittait un projet, ce dernier conservait toutes ses chances de réussite.

« Puisque nous n’avions aucun formateur dédié pour aider l’équipe à utiliser un nouvel outil, nous souhaitions une solution facile à apprivoiser ou que les employés utilisaient déjà. »

Moins d’e-mails ? Le rêve !

Joël a finalement choisi Asana pour son interface intuitive et parce que cette plateforme était le moyen d’englober tous les services que l’équipe événementielle internationale devait orchestrer. Pour présenter Asana à l’ensemble de l’équipe de l’Autodesk University, Joël a établi un échéancier et s’y est référé lors des réunions. Les membres de l’équipe ont découvert comment utiliser Asana grâce à la formation aux fondamentaux d’Asana. Joël a également organisé des séances individuelles de formation afin que chacun puisse découvrir le fonctionnement de l’outil en pratique, directement sur des événements ou projets en cours.

L’équipe a adopté Asana alors qu’elle préparait un programme pour l’Autodesk University 2019 de Las Vegas. Tous ont rapidement compris combien Asana pouvait être utile : réduction massive du nombre d’e-mails, diminution des tâches manuelles…

Équipe d’Autodesk

Un travail plus rapide, moins d’erreurs et des réunions efficaces

L’équipe événementielle internationale d’Autodesk utilise désormais Asana pour la gestion de projet de manière générale, mais aussi pour planifier des chronologies clés. Toute l’équipe peut ainsi s’appuyer sur les mêmes informations. Les projets Asana déjà terminés sont réutilisés en tant que modèles pour les événements à venir. Ils sont améliorés grâce aux leçons tirées des précédents projets. Ces modèles accélèrent la planification et grâce à eux, aucune étape critique n’est oubliée. Car en effet, au moindre petit détail manqué, c’est l’événement tout entier qui pourrait être compromis.

En outre, Joël et son équipe ont repensé le processus de réception des demandes et l’ont automatisé en utilisant les règles Asana. Une autre équipe d’Autodesk peut désormais remplir un formulaire Asana et soumettre une demande : diffusion en direct d’une conférence, organisation d’un événement VIP ou mise en avant d’une formation sur le site Web de l’Autodesk University, entre autres exemples. Les règles Asana permettent d’attribuer automatiquement des tâches aux membres de l’équipe, de définir des champs personnalisés et de demander des approbations pour le projet. La demande se transforme alors en un projet Asana spécifique.

Grâce à ce système de tri, l’équipe traite désormais les nouvelles demandes cinq fois plus rapidement. Toutes les informations sont regroupées au même endroit, les approbations permettent de supprimer trois tâches manuelles et l’équipe gère désormais toutes les demandes sans avoir recours aux e-mails. Cette nouvelle organisation limite également les erreurs humaines puisque les règles permettent de s’assurer que toutes les étapes sont suivies correctement. La centralisation des demandes permet également à l’équipe de dégager des tendances et des thèmes (par exemple, le besoin d’une retransmission en direct des événements). Ces informations sont alors transmises à la direction, dans le but d’améliorer les planifications futures. Autodesk utilise également les portefeuilles et les mises à jour de statut pour suivre la progression des projets.

La gestion du travail sur Asana a permis à Autodesk de réduire les e-mails de suivi de 75 %. L’équipe estime qu’elle est désormais 50 % plus efficace car l’ensemble des informations, projets et échéances sont centralisés et gérés en un seul et même endroit. Ainsi, la collaboration a pu être optimisée : l’équipe utilise Asana pour saisir les ordres du jour et les notes de réunions, mais également pour attribuer en temps réel les actions à traiter. Les responsabilités sont réétudiées chaque semaine, afin de mener des discussions productives sur les responsabilités de chacun et d’informer les membres de l’équipe de ce qui les attend.

« Asana a révolutionné notre manière d’organiser les réunions et nous avons considérablement réduit le volume d’e-mails échangés »

Bien se préparer aujourd’hui pour avancer encore plus vite demain

La programmation des événements a été bousculée en raison de la pandémie de COVID-19, et les rencontres en personne se sont brutalement arrêtées. Joël a profité de cette interruption temporaire de la programmation pour poursuivre le développement du service PMO. L’équipe événementielle internationale d’Autodesk s’est quant à elle attachée à gagner en efficacité. Pour ce faire, elle a développé encore davantage ses processus et élaboré de nouveaux modèles d’événements. Elle s’est notamment concentrée sur les événements en ligne. Ainsi, Autodesk sera plus que jamais prêt à réunir les innovateurs de demain.

« Lorsque vous créez un événement pour la première fois, il faut faire le maximum pour élaborer un projet solide sur Asana. Mais l’année suivante, il suffit de dupliquer le modèle, modifier les dates et le tour est joué. »