L’équipe événementielle d’Autodesk augmente son efficacité de 50 % avec Asana

La pandémie de COVID-19 a suspendu temporairement tous les événements, partout dans le monde. Pourtant, cela n’a pas empêché Autodesk de continuer à utiliser Asana pour organiser des événements en ligne, répondre aux demandes techniques et simplifier le processus de production pour les futures rencontres en présentiel.

Gratte-ciels, voitures haute performance, smartphones... Autodesk conçoit des logiciels pour tous types de créateurs. Ses outils de conception, d’ingénierie et de construction 3D attirent une communauté mondiale à l’occasion des événements qu’elle organise. Plus de 30 salons professionnels se tiennent chaque année, ainsi que trois conférences Autodesk University (AU). La conférence Autodesk University de Las Vegas rassemble plus de 12 000 participants.

Composée d’une trentaine de personnes, l’équipe événementielle internationale d’Autodesk gère la logistique de chaque événement ; quant au PMO (ou bureau de gestion des projets), il veille à la fluidité des opérations. Le PMO répond également aux demandes des autres employés d’Autodesk, supervise le calendrier de production et gère le développement des technologies liées aux événements (comme la création d’une page Web d’inscription ou d’une application mobile pour une conférence, par exemple).

Auparavant, l’équipe événementielle internationale n’avait aucun outil de gestion de projet central sur lequel suivre le calendrier des événements, les demandes de travail et les notes de réunion. Les informations étaient dispersées un peu partout, d’où quelques inconvénients :

• Une certaine confusion quant aux responsabilités et aux délais, avec pour résultat une planification peu efficace et davantage de tâches d’organisation.

• Une perte de temps à rechercher et à récupérer à nouveau des informations auprès des responsables événementiels, quand il aurait été possible d’y accéder à partir d’une source unique de référence centralisée.

• Un manque de continuité par rapport à l’évolution des responsabilités de certains collègues, la transmission des informations étant incomplète et les tâches plus lentes à exécuter.

Joël St-Pierre, responsable du PMO de l’équipe événementielle internationale, était à la recherche d’une plateforme de gestion du travail qui puisse l’aider à gérer plus facilement ses activités. L’idée était aussi de développer l’autonomie de ses collaborateurs et de renforcer l’efficacité de toute l’équipe événementielle.

L’autonomie, la visibilité et l’accessibilité sont trois des avantages apportés par une bonne gestion de projet et l’utilisation d’outils adaptés.”

Un outil simple, accessible à tous

Joël recherchait une plateforme facile à utiliser par tous les membres de l’équipe. L’équipe avait déjà fait appel à d’autres outils par le passé, mais la plupart étaient trop complexes et ont finalement été mis de côté. Trouver un outil intuitif était le moyen de coordonner toutes les tâches de l’équipe : l’organisation d’événements, la gestion des demandes de travail ou tout simplement l’optimisation des réunions. Joël ne pouvait rien laisser au hasard et devait impérativement s’assurer que toutes les échéances et initiatives étaient non seulement connues, mais également prises en compte. En outre, il fallait assurer la pérennité des informations : même si un membre de l’équipe devait quitter un projet, ce dernier conserverait ainsi toutes ses chances de réussite.

Sans formateurs dédiés à la prise en main d’un nouvel outil par l’équipe, la solution idéale devait être facile à apprivoiser ou déjà utilisée par les employés.”

Moins d’e-mails ? Le rêve !

Joël a finalement choisi Asana pour son interface intuitive et sa capacité à englober tous les services à coordonner par l’équipe événementielle internationale. Pour présenter Asana à l’ensemble de l’équipe de l’Autodesk University, Joël a établi un échéancier et s’y est référé lors des réunions. Les membres de l’équipe ont découvert comment utiliser Asana grâce à la formation aux fondamentaux d’Asana. Joël a également organisé des séances individuelles de formation afin que chacun puisse découvrir le fonctionnement de l’outil en pratique, dans le cadre d’événements ou de projets en cours.

L’équipe a adopté Asana pendant la préparation du programme de l’Autodesk University 2019 à Las Vegas. Tous ont rapidement compris combien la plateforme pouvait leur être utile : réduction massive du nombre d’e-mails, diminution des tâches manuelles…

Un travail plus rapide, moins d’erreurs et des réunions productives

L’équipe événementielle internationale d’Autodesk utilise désormais Asana pour sa gestion de projet globale, mais aussi pour planifier des chronologies clés. Toute l’équipe peut ainsi s’appuyer sur les mêmes informations. Les projets Asana déjà terminés sont réutilisés en tant que modèles pour les événements à venir et sont améliorés en s’appuyant sur les leçons tirées des précédents projets. Ces modèles accélèrent la planification et grâce à eux, aucune étape critique n’est oubliée. En effet, au moindre détail manqué, c’est l’événement tout entier qui pourrait être compromis.

En outre, Joël et son équipe ont repensé le processus de réception des demandes et l’ont automatisé en utilisant les règles Asana. Les autres équipes d’Autodesk peuvent désormais remplir un formulaire Asana et soumettre une demande : diffusion en direct d’une conférence, organisation d’un événement VIP ou mise en avant d’une formation sur le site Web de l’Autodesk University, entre autres exemples. Les règles Asana permettent d’attribuer automatiquement des tâches aux membres de l’équipe, de définir des champs personnalisés et de demander des approbations pour un projet. La demande se transforme alors en un projet Asana spécifique.

Grâce à ce système de tri, l’équipe traite désormais les nouvelles demandes cinq fois plus rapidement. Toutes les informations sont regroupées au même endroit, les approbations ont remplacé trois tâches manuelles et l’équipe gère désormais toutes les demandes sans avoir recours aux e-mails. Cette nouvelle organisation limite également les erreurs humaines, puisque les règles permettent de s’assurer que toutes les étapes sont suivies correctement. La centralisation des demandes permet également à l’équipe de dégager des tendances et des thèmes (par exemple, le besoin d’une retransmission en direct des événements). Ces informations sont alors communiquées à la direction, dans le but d’améliorer les planifications à venir. Autodesk utilise également les Portefeuilles et les mises à jour de statut pour suivre la progression des projets.

La gestion du travail sur Asana a permis à Autodesk de réduire ses e-mails de suivi de 75 %. L’équipe estime qu’elle est désormais 50 % plus efficace, car l’ensemble des informations, projets et échéances sont centralisés et gérés en un seul et même endroit. Ainsi, la collaboration a pu être optimisée : l’équipe utilise Asana pour enregistrer les ordres du jour et les notes de réunion, mais également pour attribuer les actions à traiter en temps réel. Les responsabilités sont réétudiées chaque semaine, afin de mener des discussions productives sur les responsabilités de chacun et d’informer les membres de l’équipe de ce qui les attend.

Asana a révolutionné la façon dons nous organisons nos réunions et nous a permis de réduire considérablement le volume d’e-mails échangés.”

Bien se préparer aujourd’hui pour avancer encore plus vite demain

La programmation des événements a été bousculée en raison de la pandémie de COVID-19, et les rencontres en personne se sont brutalement arrêtées. Joël a profité de cette interruption temporaire de la programmation pour poursuivre le développement du service PMO. L’équipe événementielle internationale d’Autodesk s’est quant à elle attachée à gagner en efficacité. Pour ce faire, elle a développé encore davantage ses processus et élaboré de nouveaux modèles d’événements, en se concentrant sur les événements en ligne. Ainsi, Autodesk sera plus que jamais prêt à réunir les innovateurs de demain.

À la création d’un événement, il faut faire le maximum pour élaborer un projet solide sur Asana. Mais dès l’année suivante, il suffit de dupliquer le modèle, de modifier les dates et le tour est joué !”