Documentación técnica

Estás gestionando el lanzamiento de un producto, corrigiendo errores y ocupándote de las revisiones de última hora de las partes interesadas. Entonces, alguien marca un enlace roto en tus instrucciones de configuración. El equipo de Asistencia sigue consultando una sección de preguntas frecuentes desactualizada y tu desarrollador acaba de implementar cambios no documentados. Sin una plantilla de documentación técnica confiable, las pequeñas brechas pueden convertirse en problemas más grandes, como retrasos, confusión y usuarios insatisfechos.

Esta plantilla proporciona un enfoque estructurado y repetible para redactar, organizar y mantener la documentación técnica. Viene con secciones predefinidas para introducciones, instrucciones de configuración, detalles de uso, preguntas frecuentes, resolución de problemas y seguimiento de versiones. Así no perderás tiempo decidiendo qué incluir o cómo darle formato. 

Cada sección se organiza como una tarea o subtarea, lo que facilita la asignación de responsabilidades, la recopilación de comentarios y el seguimiento del estado de las revisiones en tiempo real. Puedes adjuntar capturas de pantalla, enlaces a especificaciones e incrustar elementos visuales directamente en el documento. Dado que esta plantilla de documentación técnica está alojada en Asana, todo tu equipo puede contribuir, actualizar y dar seguimiento al progreso fácilmente sin perderse en carpetas o problemas de control de versiones. 

¿Quiénes se benefician de las plantillas de documentación técnica?

En Asana, hemos visto lo rápido que las cosas se desmoronan cuando la documentación técnica no está organizada o no es consistente. Los equipos duplican el trabajo, los usuarios finales se confunden y el equipo de asistencia pasa horas respondiendo las mismas preguntas sobre la instalación y la resolución de problemas. Sin una plantilla compartida para la documentación, incluso las tareas de rutina como escribir un manual de usuario o actualizar las notas de lanzamiento pueden llevar mucho tiempo.

Esta plantilla de documentación técnica está diseñada para equipos de producto e ingeniería que trabajan rápido y necesitan enviar documentos organizados y consistentes a escala. Es ideal para:

• CTO e ingenieros de startups que necesitan documentar un nuevo producto de software entre sprints.

• Desarrolladores independientes que gestionan archivos readme, pasos de instalación y documentación de API en varias herramientas.

• Jefes de Producto que buscan agilizar la incorporación y reunir a los equipos en torno a un estándar de documentación.

• Redactores y consultores técnicos que necesitan un marco personalizable para definir, redactar y mantener el contenido.

• Líderes de control de calidad y cumplimiento que documentan la funcionalidad, las especificaciones técnicas y el historial de versiones para las auditorías.

• Equipos de asistencia que crean artículos de base de conocimientos, preguntas frecuentes y guías de resolución de problemas para usuarios finales.

Usa esta plantilla para crear todo, desde documentación para el usuario y referencias de API hasta tutoriales de incorporación y documentación de procesos, sin tener que comenzar desde cero.

¿Por qué usar la plantilla de documentación técnica de Asana?

Un equipo de desarrollo de software tenía dificultades para mantenerse al día con los cambios del producto. Su documentación de software estaba dispersa, llena de requisitos obsoletos y jerga inexplicable. Después de cambiar a esta plantilla de documentación técnica, coordinaron a sus redactores y desarrolladores, mejoraron la experiencia del usuario y redujeron el tiempo dedicado a las revisiones.

Esta plantilla proporciona una forma consistente y escalable de documentar el proceso de desarrollo de productos, desde las guías de usuario hasta las notas de lanzamiento.

• Ahorra tiempo con una estructura predefinida que acelera la creación de contenido.

• Documenta las funciones del producto y los requisitos de software en un formato organizado y uniforme.

• Mejora la experiencia del usuario con un lenguaje y diseño fáciles de usar.

• Aclara la jerga y los acrónimos con el glosario integrado y los campos de definición.

• Respalda los flujos de trabajo de gestión de proyectos con colaboración en tiempo real.

Cómo usar esta plantilla de documentación técnica

Puedes encontrar esta y otras plantillas en la biblioteca de plantillas de Asana para simplificar tus flujos de trabajo de documentación. Ya sea que estés escribiendo instrucciones de configuración o wikis internos, esta plantilla de documentación técnica te ofrece una estructura bien definida para seguir. Así podrás centrarte en el contenido, no en el formato. Sigue estas instrucciones paso a paso para crear, mantener y escalar tus documentos técnicos con confianza.

Paso 1: duplica la plantilla y asigna un nombre a tu proyecto

Comienza por duplicar la plantilla de documentación técnica de la biblioteca de Asana. Asigna a tu proyecto un nombre específico que refleje su contenido, como “Guía de incorporación de aplicaciones móviles” o “Notas de la versión v3.5”. 

Verás secciones prediseñadas como Introducción, Configuración, Uso y Solución de problemas. Estas proporcionan un punto de partida flexible para una variedad de documentación técnica, desde manuales de usuario hasta documentación de procesos internos.

Paso 2: define el alcance, el público y el formato

En la sección Resumen, describe qué cubre la documentación, a quién está dirigida y dónde se almacenará. ¿Estás escribiendo para desarrolladores, usuarios finales, revisores de control de calidad o nuevos empleados? ¿Será parte de una base de conocimiento, una wiki de Confluence o se integrará en tu aplicación?

Definir el alcance del proyecto ayuda a reducir la repetición del trabajo más adelante. Por ejemplo, si tu audiencia no es técnica, evita usar jerga y acrónimos, o asegúrate de definirlos. Si esto es parte de un ciclo de desarrollo de productos más amplio, vincúlalo a proyectos o tareas de documentación relevantes en Asana.

Paso 3: organiza la estructura del documento

Usa las secciones de tareas para replicar un diseño de documentación estándar. La plantilla incluye marcadores de posición como:

• Introducción: define el propósito, el público y el alcance.

• Índice: agrega enlaces o encabezados para una navegación rápida.

• Configuración/Instalación: incluye instrucciones paso a paso con imágenes.

• Uso y funciones: documenta los flujos de trabajo clave y la funcionalidad del producto.

• Solución de problemas: agrega problemas comunes, preguntas frecuentes y soluciones prácticas.

• Glosario o apéndice: define los términos y proporciona recursos adicionales.

Usa las subtareas para dividir temas detallados, agregar enlaces a información de respaldo o asignar partes específicas a los miembros del equipo.

Paso 4: asigna la responsabilidad y recopila comentarios

Asigna tareas a los redactores técnicos, propietarios de productos o desarrolladores en función de sus áreas de especialización. Por ejemplo, un líder de desarrollo puede ser el responsable de la hoja de ruta de código abierto, mientras que el equipo de soporte puede trabajar en la sección de resolución de problemas.

Usa los comentarios de Asana para recopilar comentarios directamente en la tarea. También puedes establecer fechas de entrega, prioridades y campos de estado para dar seguimiento al progreso. Esto hace que la documentación avance en conjunto con tu ciclo de desarrollo de software.

Paso 5: adjuntar elementos visuales y documentos de respaldo

Una buena documentación a menudo incluye diagramas, capturas de pantalla o diagramas de flujo para ilustrar los puntos clave. Adjúntalos directamente a las tareas relevantes mediante integraciones como Google Drive, Dropbox o Figma. También puedes vincular los requisitos de software, los documentos de diseño o los planes de proyectos relacionados. Esto convierte tu documentación en un centro de gestión del conocimiento para todos los involucrados.

Paso 6: Publicar, mantener y revisar

Una vez que se revise el contenido, marca las secciones como definitivas y actualiza el estado del documento con los campos personalizados. Agrega un registro de cambios o una tabla de versiones para dar seguimiento a las actualizaciones a lo largo del tiempo.

Establece recordatorios para volver a consultar esta documentación con regularidad, como después de cada lanzamiento de producto o auditoría trimestral. Con este flujo de trabajo, no solo estás creando un documento único, sino un recurso vivo que evoluciona con tu producto de software.

Funciones de documentación de Asana

Las funciones de Asana son herramientas integradas que te ayudan a personalizar y gestionar el flujo de trabajo. Cuando se usan junto con esta plantilla de documentación técnica, las funciones como las asignaciones de tareas, los campos personalizados y los cronogramas facilitan el seguimiento del contenido, la recopilación de información y la actualización de todo.

A continuación, destacamos algunas de nuestras funciones favoritas, pero puedes explorar la lista finalizada de funciones de Asana aquí para personalizar aún más la configuración de la documentación.

Tareas y subtareas: divide la documentación técnica en componentes claros y asignables para dar seguimiento a la responsabilidad desde el esquema hasta la publicación.

Campos personalizados: agrega etiquetas de estado, números de versión, público objetivo o tipo de documentación para filtrar y ordenar el contenido fácilmente.

Vista de cronograma: visualiza el progreso de la documentación y planifica los ciclos de lanzamiento o los sprints de ingeniería.

Comentarios y archivos adjuntos: recopila comentarios, etiqueta a los miembros del equipo y adjunta capturas de pantalla o diagramas en un solo lugar.

IA de Asana: automatiza las tareas rutinarias, como organizar el contenido, sugerir los próximos pasos o resaltar las brechas en la documentación en función de la actividad de tu proyecto.

Formularios: recopila información de los equipos de Ingeniería, Asistencia o Producto para dar forma a las preguntas frecuentes y las guías de resolución de problemas.

Integraciones recomendadas

Las integraciones conectan Asana con las herramientas que tu equipo ya usa. Puedes adjuntar archivos, sincronizar calendarios y automatizar actualizaciones sin cambiar de plataforma. Ayudan a convertir esta plantilla en un flujo de trabajo de documentación finalizado y conectado.

A continuación, seleccionamos algunas integraciones para ayudarte a empezar. Puedes explorar el centro de integraciones de Asana para descubrir aún más formas de conectar tu trabajo.

Google Drive: adjunta especificaciones de productos, diagramas de flujo o diagramas directamente a las secciones relevantes del documento.

Slack: mantén a tu equipo al día sobre las tareas de documentación, las revisiones y las actualizaciones en tiempo real.

GitHub o Jira Cloud: vincula las tareas de Asana con incidencias relevantes, solicitudes de extracción o funciones en desarrollo.

Microsoft Teams: colabora con todos los departamentos al mostrar el trabajo de documentación durante las reuniones diarias o las revisiones de productos.

Dropbox: centraliza los activos de imágenes, los documentos técnicos o los documentos archivados junto con tu lista de tareas.

Preguntas frecuentes sobre las plantillas de documentación técnica