Plantilla de mapas de procesos

Elaborar un proceso de principio a fin puede ser un gran desafío. Afortunadamente, las plantillas digitales de mapas de procesos te ayudan a automatizar tus procesos de negocios para que puedas dedicarte exclusivamente al trabajo. A continuación te mostramos cómo.

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Piensa en la última vez que planificaste un proyecto o pusiste una idea en marcha. ¿Por dónde empezaste? ¿Cómo mapeaste todo el proceso?

Al momento de planificar y ejecutar un proyecto o un proceso comercial se deben considerar muchas variables. Para tener éxito, necesitas visualizar cada paso para poder entender exactamente lo que debe hacerse, desde la primera tarea hasta la finalización del proyecto.

Claro que hacerlo no es tan sencillo como parece, pero no te preocupes, las plantillas de mapas de procesos son la herramienta perfecta para ayudarte a lograrlo.

¿Qué es un mapa de procesos?

En un mapa de procesos se representan visualmente todos los pasos necesarios para la concreción de un proceso o un flujo de trabajo. El propósito es brindarle al equipo una mejor comprensión de cómo funciona un proceso individual, para que puedan ejecutarlo con éxito.

Puedes usar un mapa de procesos a nivel individual, de equipo, de departamento o de la organización para definir cualquier tipo de procesos, desde procesos organizacionales, como capacitaciones e incorporaciones, hasta procesos específicos del equipo, como lluvias de ideas.

Por lo general, un proceso se mapea con un diagrama de mapa de proceso: una representación visual de un proceso complejo creada con símbolos específicos. Si quieres más información sobre cómo crear un mapa de procesos, consulta nuestro artículo: Mapa de procesos: cómo crear uno para tu proyecto.

Si bien un mapa de procesos es una buena manera de delinear y visualizar tus procesos comerciales, estas herramientas estáticas tienen limitaciones. Necesitas una herramienta digital para darle vida al proceso. Ahí es donde entra en juego una plantilla digital de mapas de procesos.

¿Qué es una plantilla digital de mapas de procesos?

Una plantilla digital para mapas de procesos le da vida al diseño estático de tu mapa de procesos a través de flujos de trabajo: procesos repetibles que puedes usar una y otra vez. Al combinar tu mapa de procesos con una herramienta de gestión del trabajo digital, puedes conectar a tus equipos y ejecutar tareas en el mismo lugar donde se lleva a cabo el trabajo.

La clave para usar una plantilla digital de mapas de procesos es establecer flujos de trabajo. Piénsalo de esta manera: la mayor parte del trabajo que haces sigue un patrón repetible. Ya sea que estés escribiendo una publicación de blog, incorporando a un nuevo miembro del equipo o iniciando un proceso de ventas nuevo, probablemente siempre sigas los mismos pasos. Y estos pasos forman tu flujo de trabajo.

Una vez que hayas identificado los puntos de inicio y finalización de tu flujo de trabajo con un mapa de procesos estático, puedes diseñar el flujo de trabajo para seguir los pasos que te guiarán a través de todo el proceso. Luego, puedes crear una plantilla digital de mapas de procesos duplicable usando ese flujo de trabajo como base, de modo que cada vez que necesites escribir un artículo de blog o incorporar a un nuevo miembro del equipo, tu proceso ya estará establecido. Simplemente debes crear una copia de la plantilla y empezar a trabajar.

Cómo establecer tu flujo de trabajo y crear una plantilla digital de mapas de procesos

Una vez que comprendas todos los detalles de los flujos de trabajo, te resultará fácil establecer uno y convertirlo en una plantilla digital de mapas de procesos. Simplemente debes seguir estos pasos:

  1. Determina qué proceso mapearás, por ejemplo: dar seguimiento a un cliente potencial.  

  2. Enumera las actividades involucradas en el proceso. Siguiendo con nuestro ejemplo de ventas, las actividades podrían ser: programar una llamada de ventas inicial, hacer un seguimiento luego de la llamada, enviar una propuesta y cerrar el contrato. 

  3. Traza el proceso en un diagrama de mapa de proceso. Esto significa organizar todas las actividades en el orden correcto para poder ejecutar el proceso. 

  4. Crea una plantilla de mapas de procesos integrando tu diagrama de mapa de proceso estático en una herramienta digital de gestión del trabajo. Coloca las actividades que trazaste en el diagrama en una herramienta digital. Esta será tu plantilla básica para ese flujo de trabajo. Para continuar con nuestro ejemplo original, puedes crear una “plantilla de seguimiento de ventas inicial” basada en el diagrama del mapa de proceso que se creó para el seguimiento de un cliente potencial. 

  5. Duplica y reutiliza la plantilla de mapas de procesos al iniciar procesos similares. Una vez que hayas creado tu plantilla, puedes usarla como punto de partida para procesos y proyectos similares. Para finalizar con nuestro ejemplo, cada vez que necesites hacer un seguimiento con un cliente potencial nuevo, simplemente tienes que duplicar la plantilla de seguimiento de ventas inicial y completarla. 

Ejemplos de flujos de trabajo de procesos digitales

Puedes establecer flujos de trabajo de procesos digitales para prácticamente cualquier proceso comercial que implique pasos repetibles para su ejecución y finalización. Estos son algunos ejemplos de casos de uso de flujos de trabajo comunes que puedes establecer.

Plantilla de mapas de procesos para procesos de ventas

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Plantilla de mapas de procesos para comentarios de clientes

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Plantilla de mapas de procesos para transferencias a posventa

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Plantilla de mapas de procesos para lanzamientos de marketing de productos

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Plantilla de mapas de procesos para agendas de reuniones

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Plantilla de mapas de procesos para solicitudes de contenido creativo

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Plantilla de mapas de procesos para solicitudes de trabajos

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Funciones y aplicaciones integradas

Veamos las funciones y aplicaciones integradas que pueden ayudarte a llevar tu plantilla digital de mapas de procesos al siguiente nivel.

Funciones integradas

  • Generador de flujos de trabajo. Visualiza el flujo de trabajo del equipo y simplifica la colaboración entre los diferentes equipos con esta herramienta que te permite crear eficaces flujos de trabajo automatizados y visualizarlos con solo hacer clic y sin escribir código. Crea fácilmente procesos efectivos que conecten a los equipos en todos los niveles y pilares de tu organización. Además, optimiza las tareas y mantén a tus compañeros de equipo sincronizados al integrar tus aplicaciones de negocios preferidas, como Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce y Zoom, directamente en los flujos de trabajo. 

  • Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización. 

  • Dependencias. Usa las dependencias para marcar una tarea como “en espera de otra tarea”. Las dependencias también te permiten saber cuándo tu trabajo está bloqueando el trabajo de otra persona, para que puedas priorizarlo en consecuencia. Los equipos que trabajan con flujos de trabajo colaborativos pueden ver fácilmente qué tareas están a la espera de otras para saber cuándo comenzar con su parte del trabajo. Cuando la primera tarea se marca como finalizada, el responsable de la siguiente tarea recibirá una notificación de que puede comenzar a trabajar en su tarea dependiente. O, si la tarea de la que depende tu trabajo se reprograma, Asana te lo notificará y te avisará si también necesitas ajustar la fecha de entrega de tu tarea dependiente.

  • Vista de Tablero. La vista de tablero es una vista al estilo de un tablero Kanban que muestra la información del proyecto en columnas. Las columnas suelen estar organizadas por estado del trabajo (como “Pendiente”, “En curso” y “Finalizado”), pero puedes adaptar los títulos de las columnas según las necesidades de tu proyecto. Dentro de cada columna, las tareas se representan con tarjetas, con una variedad de información asociada, como el título de la tarea, la fecha de entrega y los campos personalizados. Realiza un seguimiento del trabajo a medida que avanza por las diferentes etapas y obtén información de un vistazo acerca del estado de tu proyecto.

Aplicaciones recomendadas

  • Dropbox. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Dropbox, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

  • Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

  • Gmail. Con la integración de Asana para Gmail, puedes crear tareas de Asana directamente desde tu bandeja de entrada de Gmail. Cualquier tarea que crees desde Gmail incluirá automáticamente el contexto del email; entonces, no te perderás de nada. ¿Necesitas incluir una tarea de Asana en un email? En lugar de abrir Asana, usa el complemento de Asana para Gmail y busca la tarea directamente desde la bandeja de entrada de Gmail.

  • Zoom. Asana y Zoom se asociaron para ayudar a que los equipos tengan reuniones más productivas y concretas. La integración de Zoom + Asana facilita la organización de las reuniones y también permite mantener conversaciones prácticas y acceder a la información una vez que termina la llamada. Las reuniones comienzan en Asana, con una agenda de reunión compartida que ofrece visibilidad y contexto sobre los temas que se tratarán. Durante la reunión, los miembros del equipo pueden crear tareas rápidamente dentro de Zoom, para no perderse ningún detalle ni acción pendiente. Y una vez que finaliza la reunión, la integración entre Zoom y Asana traslada las transcripciones y grabaciones de la reunión a Asana para que todos los colaboradores y las partes interesadas puedan revisar la reunión cuando sea necesario.

Preguntas frecuentes

¿Qué procesos comerciales puedes mapear con una plantilla de mapa de procesos?

Puedes establecer una plantilla de mapas de procesos para cualquier proceso de negocios que siga un patrón repetible. Esto incluye procesos organizacionales, como contrataciones e incorporaciones de empleados, o procesos específicos del equipo, como lluvias de ideas y gestión de solicitudes creativas. Las plantillas de mapas de procesos pueden ayudar a los equipos creativos, de ventas y de TI, entre otros, a agilizar sus procesos comerciales.

¿Cuáles son las ventajas de usar una plantilla de mapas de procesos?

Con una plantilla de mapas de procesos puedes dar vida a tu diagrama de mapas de procesos estático. Estos flujos de trabajo te permiten automatizar todos los pasos que debes seguir para ejecutar un proceso específico, simplificándolo y estandarizándolo para tu equipo. Una vez que hayas creado tu plantilla, puedes duplicarla fácilmente y usarla en cualquier momento que necesites ejecutar el proceso nuevamente, lo que te permitirá ahorrar tiempo y trabajo preliminar.

¿Cuáles son los beneficios de los mapas de procesos?

En un mapa de procesos se representan visualmente todos los pasos necesarios para ejecutar un proceso o un flujo de trabajo. El desglose detallado del diagrama de un mapa de procesos ayuda a los equipos a visualizar lo que deben hacer para ejecutar un proceso. Además, les permite detectar cualquier ineficiencia o cuello de botella.

¿Cuáles son los diferentes tipos de diagramas de mapas de procesos?

Existen seis tipos comunes de mapas de procesos: diagramas de flujo básicos, mapas de alto nivel, mapas de procesos detallados, diagramas de flujos de carriles, mapas de flujo de valor y diagramas SIPOC. Si quieres obtener más información sobre los diagramas de mapas de procesos y cómo crearlos, consulta nuestro artículo: Mapa de procesos: cómo crear uno para tu proyecto.

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