¿Tu equipo está creciendo? Descubre cómo expandirte sin sufrir en el proceso

El crecimiento es emocionante. Significa que tu equipo es prometedor y que tu empresa quiere invertir para ayudarte a tener éxito. Pero el crecimiento también trae cambios, y si tu equipo está creciendo, es normal que te sientas un poco intimidado por el aumento de responsabilidades. Si esto te suena familiar, no te preocupes. Casi todos los grandes líderes han tenido que adaptarse al crecimiento en algún momento. Y aunque el crecimiento nunca es perfecto, las estrategias correctas pueden ayudarte a transitar el cambio y hacer que tu equipo crezca con confianza. 

¿Qué es un equipo en crecimiento?

Un equipo en crecimiento es aquel que se vuelve más grande y más complejo. Es el resultado de contratar nuevos talentos y atraer a más personas, para lograr mucho más y ampliar el alcance de tu trabajo. El crecimiento es emocionante porque aporta energía e ideas nuevas. Pero tener un equipo más grande también requiere que replantees tu forma de trabajar. Es posible que la forma en la que has hecho las cosas en el pasado no se adapte al crecimiento de tu equipo, por lo que debes ser proactivo para evitar las temidas dificultades que experimentan tantos equipos en expansión. 

Afortunadamente, las estrategias de gestión adecuadas pueden ayudar a que tu equipo crezca con confianza en lugar de caer en la confusión. Si gestionas a tu equipo en crecimiento de la manera correcta, lograrás lo siguiente: 

• Preparar a los nuevos empleados para el éxito. 

• Ayudar a los empleados existentes a adoptar el cambio. 

• Mantener y mejorar el compromiso y la moral de los empleados. 

• Evitar los “pormenores del trabajo” innecesarios. 

• Sortear los obstáculos para expandirte a mayor velocidad. 

Cómo gestionar un equipo en crecimiento: 4 dificultades comunes y sus soluciones

El crecimiento nunca es perfecto, pero no es necesario que sientas que está fuera de control. A continuación, describimos cuatro dificultades comunes y sus soluciones, para que puedas detener los problemas al instante (o mejor todavía, evitar que siquiera sucedan).

Dificultad en el crecimiento: como estar en el lejano oeste

El rápido crecimiento del equipo puede hacerte sentir como Clint Eastwood en un spaghetti western: en busca de oro sin reglas ni leyes que guíen tu camino. No sabes de qué eres responsable, con quién hablar o cómo trabajar con tu equipo para que el trabajo avance. 

Pero si bien las películas del lejano oeste son divertidas, no querrás que el trabajo se sienta como estar en el lejano oeste. Si tu equipo está creciendo, aquí te mostramos cómo evitar un drama de película y, en cambio, crear una estructura.

Solución: define claramente los roles y responsabilidades 

Cuando tu equipo crece, es natural que las responsabilidades cambien y se expandan. Y si bien es relativamente fácil hacer un seguimiento de las responsabilidades en un equipo de dos o tres personas, es mucho más difícil cuando tienes que gestionar a un grupo más numeroso. 

Los roles y responsabilidades claros ayudan a tu equipo a trabajar de manera más eficiente y evitar el exceso de trabajo. Cuando los miembros del equipo saben exactamente de qué son responsables, se sienten más seguros de sus habilidades y pierden menos tiempo averiguando quién hace qué. De hecho, nuestra investigación muestra que uno de cada tres trabajadores del conocimiento se siente sobrecargado de trabajo debido a la falta de claridad sobre las tareas y roles.

Te presentamos algunas maneras en las que puedes aportar claridad con respecto a las responsabilidades en tu equipo: 

• Usa una matriz RACI para aclarar cuáles son los roles en el proyecto. Una matriz RACI describe quién es responsable, aprobador, consultado e informado en un proyecto determinado. Te proporciona un modelo para la colaboración en equipo, por lo que puedes reducir la confusión y asegurarte de que no haya dos personas trabajando en lo mismo.

• Define áreas de responsabilidad. Si bien las matrices RACI ayudan a aclarar cómo se distribuyen las responsabilidades de un proyecto específico, también es importante delinear las responsabilidades de mayor nivel de cada miembro del equipo. En Asana, generamos claridad al otorgar áreas de responsabilidad (AoR, por sus siglas en inglés) específicas a las personas. Cada AoR enumera específicamente de qué es responsable esa persona. Esto también queda documentado y es de fácil acceso para todos en la empresa, por lo que sabemos a quién acudir en caso de tener preguntas específicas.

• Crea un sistema jerárquico. La jerarquía describe quién es el jefe directo de cada empleado y quién debe tomar las decisiones finales. Proporciona rutas claras de progreso profesional para los empleados que desean llegar a tener personal a su cargo y aligera tu carga como gerente de un equipo en crecimiento. Es posible que implementar un sistema jerárquico no tenga sentido en equipos más pequeños, pero puede ser beneficioso para los equipos más grandes. Por ejemplo, puedes dividir un equipo de 15 personas en dos subequipos más pequeños, cada uno con su propio gerente. 

Dificultad en el crecimiento: tus procesos antiguos no avanzan contigo

Imagínate esto: usas una hoja de cálculo de Excel para dar seguimiento a los proyectos en los que están trabajando los miembros de tu equipo. Pero como has agregado cuatro nuevos empleados, tu hoja de cálculo está fuera de control. No importa cuántas veces la actualices, algo siempre queda desactualizado. Pronto, te das cuenta de que a los miembros del equipo se les pasan por alto tareas y plazos clave.

A todos nos ha pasado. Los antiguos procesos que solían funcionar se vuelven inadecuados e inmanejables a medida que tu equipo crece. Como resultado, terminas destinando tiempo valioso a los “pormenores del trabajo”, tareas como actualizar hojas de cálculo y enviar emails. 

¿Cuál es la solución? Crear y documentar procesos que se adapten a tu crecimiento

Las investigaciones muestran que los equipos podrían ahorrar 257 horas al año si aplicaran procesos mejorados. A medida que tu equipo se expande, es esencial que generes flujos de trabajo adaptables que puedan crecer con tu equipo. Y dado que los procesos solo funcionan si tu equipo sabe cómo usarlos, también debes elaborar documentación de los procesos para flujos de trabajo clave para asegurarte de que sean claros y de fácil acceso para todos.

Aquí te mostramos cómo crear procesos que se adapten al crecimiento de tu equipo. 

• Automatiza las tareas simples y repetitivas. Si estás buscando optimizar cualquier proceso, la automatización es tu mejor elección. Por ejemplo, las herramientas de gestión de proyectos como Asana te permiten automatizar tareas repetitivas y reducir los “pormenores del trabajo”. Imagina el tiempo que podrías ahorrar si pudieras enviar actualizaciones de estado automáticas de los proyectos, organizar automáticamente la documentación del proyecto o asignar tareas a la persona adecuada de forma automática.

• Crea plantillas reutilizables para los flujos de trabajo comunes. A medida que tu equipo crece, es importante estandarizar los procesos para que todos los miembros de tu equipo hagan las cosas de la misma manera. Las plantillas son útiles porque proporcionan un modelo de cómo realizar una tarea. Por ejemplo, una plantilla para brief del proyecto establece el tipo de información que cada miembro del equipo debe incluir en su brief, de modo que todos lleven a cabo los pasos clave. El software de gestión de proyectos puede ayudarte a crear plantillas para flujos de trabajo más complejos, como plantillas para incorporación de empleados y plantillas para lanzamiento de marketing de productos. 

• Reestructura los flujos de trabajo para eliminar los cuellos de botella. Los cuellos de botella son un problema común para los equipos en crecimiento, especialmente cuando los gerentes son responsables de supervisar el trabajo de una cantidad creciente de empleados. Por ejemplo, imagina que gestionas un equipo de desarrolladores y acabas de contratar a tres nuevos empleados. Acostumbrabas a revisar personalmente el código de cada persona antes de su lanzamiento, pero ahora tienes dificultades para mantenerte al día. En lugar de transformarte en un cuello de botella, haz que los desarrolladores trabajen en parejas y revisen los códigos unos a otros. 

Dificultad en el crecimiento: si sigues tirando de la cuerda, se cortará

Como gerente, el crecimiento de tu equipo conlleva un gran cambio. El hecho de que haya más empleados significa que hay más personas que gestionar y, por ende, tienes más trabajo. Es fácil sentirse abrumado, incluso si te sientes entusiasmado con la incorporación de nuevos miembros al equipo. 

Los gerentes no son inmunes al agotamiento (burnout). De hecho, las investigaciones muestran que el 66 % de los jefes experimentan agotamiento, mientras que el 76 % se siente abrumado al gestionar a la gente que tiene a su cargo. Eso significa que cuando tu equipo crece, es esencial establecer prácticas para evitar el agotamiento antes de que suceda. 

¿Cuál es la solución? Empoderar a los miembros del equipo para que tomen el timón de sus propios barcos

No puedes hacerlo todo tú solo, pero para eso están los equipos. En lugar de tratar de mantener el mismo nivel de supervisión que aplicabas cuando tu equipo era más pequeño, trabaja para generar confianza y empoderar a tu equipo para que sea autosuficiente. De esa manera, podrás concentrarte en la estrategia general mientras tus empleados desarrollan sus habilidades más especializadas. 

A continuación, te explicamos cómo desarrollar un equipo autosuficiente: 

• Crea un proceso de incorporación de empleados estandarizado. Un proceso de incorporación de empleados estructurado establece todos los pasos necesarios para cada nueva contratación, de modo que puedas asegurarte de que los nuevos empleados obtengan la información correcta en el momento adecuado. Cuando se hace correctamente, la incorporación de empleados te ayuda a empoderar a los nuevos miembros para que aprendan, crezcan y se vuelvan más autosuficientes en sus funciones. Además, la estandarización de tu proceso de incorporación de empleados significa que no necesitas empezar de cero cada vez que contratas a alguien nuevo. En cambio, puedes trabajar con una plantilla existente que ya incluye todos los elementos básicos, como requisitos de recursos humanos, configuración de TI, capacitación en relación con habilidades laborales y más. 

• Asocia a los nuevos empleados con mentores experimentados. El mentor se reúne regularmente con el nuevo empleado y, por lo general, es un compañero de su equipo. Asociar a los nuevos empleados con un mentor te quita algo de la carga relacionada con la incorporación de empleados. Además, el mentor es alguien con quien el nuevo empleado puede hablar además de ti. Esto proporciona un espacio de baja presión en el que los empleados pueden plantear problemas o preguntas que no te mencionarían a ti porque se sienten incómodos. 

• Delega trabajo y responsabilidades. Delegar significa reasignar tareas e iniciativas a otros miembros del equipo, ya sea para distribuir la responsabilidad de manera más equitativa o porque un trabajo es más relevante para las habilidades o intereses de otra persona. Si delegas de manera efectiva, brindarás a los miembros del equipo la oportunidad de trabajar en proyectos interesantes, desarrollar sus habilidades y nuevas fortalezas. Ayuda a generar confianza, fomenta el trabajo en equipo y empodera al equipo para asumir más responsabilidades y crecer en sus funciones. 

Dificultad en el crecimiento: los miembros del equipo se sienten perdidos en la confusión

Cuando tu equipo empieza a crecer, hacer conexiones sólidas requiere un esfuerzo adicional. Los equipos pequeños a menudo están muy unidos porque los miembros trabajan juntos en las tareas. Por otro lado, los equipos más grandes a menudo incluyen un conjunto más diverso de áreas de especialidad, por lo que no hay tanto cruce. Y como gerente, es más difícil ver y reconocer un gran trabajo cuando tu equipo crece, lo que significa que los miembros del equipo pueden sentir que sus contribuciones no son reconocidas. 

¿Cuál es la solución? Fomentar los vínculos en el equipo

Afortunadamente, un poco de planificación adicional puede ser de gran ayuda para ayudar a los empleados a sentirse reconocidos y apoyados. A continuación, te mostramos cómo priorizar la creación de equipos y fomentar los vínculos a medida que tu equipo crece: 

• Céntrate en la cultura. La cultura se compone de todas las normas, mejores prácticas, ideales y valores compartidos de tu equipo o empresa. Contar con una gran cultura corporativa ayuda a los miembros actuales del equipo a sentirse apoyados y les brinda un modelo sobre cómo interactuar con sus compañeros de trabajo. Presenta tu cultura corporativa a los nuevos empleados durante la incorporación para causar una buena impresión y asegurarte de que se sientan apoyados en sus primeros días. También puedes hacer énfasis en los valores centrales de la empresa para tu equipo existente y asegurarte de que también estén en sintonía. 

• Haz preguntas, realiza actividades rompe hielo y juegos de fortalecimiento de equipos. Un poco de estructura ayuda mucho a alentar a los miembros del equipo a tener una mentalidad abierta y forjar relaciones sólidas. Reserva cinco minutos al comienzo de las reuniones individuales o de equipo para hacer preguntas para romper el hielo (icebreakers), o programa una sesión separada para juegos de fortalecimiento de equipos (team building) más largos. En Asana, algunas de nuestras actividades favoritas para romper el hielo son preguntas tontas como “¿Un hotdog, es un sándwich?” y otras más serias como “¿Quién es la persona que más te ha inspirado en la vida?”. 

• Encuentra maneras de mostrar reconocimiento. El reconocimiento es clave para garantizar que los miembros del equipo sientan que todo su arduo trabajo no pasa desapercibido. A medida que construyes tu equipo, pregúntale a cada miembro qué tipo de reconocimiento prefiere. Por ejemplo, algunas personas pueden preferir el reconocimiento público frente a todo el equipo, mientras que otras se benefician más de los comentarios en privado. También puedes preguntarles si prefieren recibir recompensas como obsequios físicos, tiempo libre o experiencias como almuerzos en equipo o happy hours. 

• Fomenta los comentarios entre equipos. A medida que tu equipo se expande, es más difícil ver con precisión en qué está trabajando cada uno de tus empleados y, como resultado, es posible que te pierdas ciertas instancias en las que los miembros del equipo superan ampliamente las expectativas. Para remediar esto, fomenta una cultura de reconocimiento entre tus empleados. Por ejemplo, puedes reservar unos minutos al comienzo de las reuniones semanales del equipo para que los integrantes se expresen gratitud entre sí. O bien, dedicar un día de la semana para que los empleados celebren sus victorias personales (“Miércoles de victorias”). 

Sienta una base sólida para el crecimiento

Cuando tu equipo crece, es importante contar con procesos que también puedan crecer y adaptarse. Y si deseas mantener la agilidad y la claridad, contar con un software de gestión de proyectos es clave. Eso significa que ya no tendrás que lidiar con documentos estáticos ni cadenas de email interminables. En cambio, la herramienta de gestión del trabajo adecuada puede ayudarte a crear flujos de trabajo adaptables, para que siempre sepas qué es lo que sigue y quién hace qué y para cuándo.