¿Qué rol ocupa Asana?

Tu organización probablemente usa algunas herramientas de colaboración, como el intercambio de archivos, emails y el chat. Aunque esas herramientas son muy buenas (¡también las usamos para ciertas cosas!), no pueden decirte quién está haciendo qué y para cuándo. Realizar un seguimiento del trabajo en Asana implica guardar las conversaciones y los documentos relevantes en el mismo sitio, lo que te permite trabajar con un verdadero flujo de trabajo en vez de ir de un lugar a otro buscando información dispersa que quizás no sea lo suficientemente clara.

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¿Prefieres un video? Deja que [Cómo usar Asana](https://www.youtube.com/playlist?list=PLJFG93oi0wJDMccrrEbbZha0v64Jo63K8) te lo explique.

Email

• El email no es práctico porque no ayuda a que los equipos definan los próximos pasos y dispersa la información que necesitas, además del esfuerzo que requiere tener la bandeja de entrada limpia y organizada.
• Con Asana, tu equipo recibirá notificaciones automáticas en cuanto termines, comentes o cambies el estado de las tareas, lo que te permite pasar menos tiempo redactando emails y más tiempo trabajando.
• Si usas Gmail o Outlook, prueba el complemento de Asana para Gmail o la aplicación de Outlook para transformar emails en tareas de Asana que puedes llevar a la práctica y darles seguimiento, sin salir de tu bandeja de entrada.
• Reenvía los emails a x@mail.asana.com para convertirlos en una tarea. En Asana, el trabajo se podrá ejecutar, compartir y asignar claramente con rendición de cuentas.
• El trabajo se organiza automáticamente por equipos, proyectos y tareas que facilitan encontrar el trabajo. Además, puedes buscar lo que sea utilizando criterios específicos con una búsqueda avanzada.

Herramientas de intercambio de archivos

• Las herramientas de intercambio de archivos son maravillosas para la colaboración, pero a veces los documentos pueden estar desorganizados o ser difíciles de encontrar, y ya que no van de la mano del trabajo, siguen sin poder indicarte quién está haciendo qué y para cuándo.
• Recomendamos agregar archivos directamente a tus tareas de Asana, para que puedas encontrar la última versión y colaborar con facilidad.
• Asana se integra fácilmente con Google Drive, OneDrive, Dropbox y Box, por lo que podrás agregar archivos adjuntos a Asana desde tu herramienta de intercambio de documentos de manera sencilla.

Chat

• El chat es importante para mantener una conversación rápida en tiempo real sobre algo urgente, pero también puede ser una distracción, resulta difícil de explorar y dificulta hacer un seguimiento de las medidas.
• En Asana, usa las conversaciones para comunicarte con tus compañeros de equipo sobre tareas o proyectos. Luego, podrás acceder al historial de la conversación, hacer búsquedas e identificar de forma clara las fechas de entrega y los responsables.
• Si tu organización utiliza Slack, puedes usar una integración para comunicar información entre la plataforma de chat y Asana.

Calendarios compartidos

• Los calendarios se crean por separado de tu trabajo, por lo que si algo cambia, tienes que actualizarlo en dos lugares o corres el riesgo de que uno de ellos quede desactualizado o mal documentado. ¡Escribirlo dos veces es una pérdida de tiempo!
• En Asana, los calendarios se crean automáticamente a partir de un conjunto de tareas o proyectos. Cuando las fechas de entrega se modifican, esto se refleja en la tarea, en la lista de proyectos y en el calendario. Las tareas también se pueden editar directamente desde el calendario y arrastrar para actualizar el cronograma.
• Sincroniza cualquier calendario de Asana con el calendario de trabajo que prefieras, incluidos Google Calendar, Outlook y Apple Calendar. Una vez sincronizados, puedes hacer clic directamente en la tarea de Asana desde tu calendario.

Listas de tareas pendientes individuales y herramientas de gestión de tareas

• Las listas de tareas pendientes son perfectas para apuntar aquello que estás haciendo, pero esto no siempre implica que los demás las puedan ver, al igual que tú no puedes ver las listas de los demás.
• En Asana, siempre puedes ver una lista de tareas pública de tus compañeros de equipo haciendo clic en su avatar. Como el trabajo se organiza en proyectos que se pueden buscar y conectar, puedes ver cómo las tareas de cada uno corresponden a un objetivo general.

Redes sociales de la empresa

• En las redes sociales de la empresa (ESN), las conversaciones no siempre se centran estrictamente en el trabajo y los proyectos. Debido a la mezcla de conversaciones, puede ser difícil encontrar lo que necesitas y los próximos pasos no siempre están claros.
• En Asana, las conversaciones se ciñen al trabajo, directamente a las tareas y los proyectos. Como los seguidores de las tareas reciben las actualizaciones en su bandeja de entrada, es fácil mantener a todos al tanto.

Herramientas específicas para la gestión de proyectos o la productividad del equipo

• Cuando cada equipo de la empresa utiliza una herramienta distinta, la colaboración entre sectores resulta difícil porque no puedes ver el trabajo de los demás equipos.
• Todos en tu empresa pueden usar y beneficiarse con Asana, lo que lleva a una mayor colaboración y productividad entre los equipos. Cuanta más gente use Asana, más eficaz será. Con el tiempo, podrás dirigir toda tu actividad empresarial en Asana y olvidarte de la fragmentación entre las herramientas y los equipos que las usan.

Wikis o documentos de referencia

• Las Wikis o los documentos para almacenar información de la empresa suelen utilizarse con poca frecuencia y estar desactualizados, además de estar separados del trabajo.
• Asana guarda automáticamente el historial de cada tarea pública, para que todo esté siempre actualizado, sea de fácil acceso y se encuentre en el contexto del trabajo. Con las @menciones, también puedes mantener los trabajos conectados a materiales de referencia.

Aplicaciones de toma de notas

• Las notas que se escriben en un procesador de texto, documento, cuaderno o en una nota adhesiva no son visibles por tus compañeros de equipo, resultan difíciles de encontrar y no son prácticas.
• En Asana, puedes tomar notas en una tarea o guardar ideas en un proyecto, para que todos los miembros de tu equipo estén informados y puedan consultarlas más tarde.
• Si tienes que mantener tus notas privadas, siempre puedes crear una tarea privada que solo tú puedas ver, a la que puedes acceder rápidamente junto al resto de tu trabajo en Asana.

Cambiar tus flujos de trabajo cotidianos de otras herramientas a Asana es un enorme paso adelante hacia el seguimiento de todo el trabajo en un único lugar. Sigue leyendo para saber más acerca de cómo migrar a Asana los flujos de trabajo específicos de un equipo.