¿Qué lugar ocupa Asana?

Tu organización probablemente usa algunas herramientas de colaboración, como el intercambio de archivos, emails y el chat. Aunque esas herramientas son muy buenas (¡también las usamos para ciertas cosas!), no pueden decirte quién está haciendo qué y para cuándo. Realizar un seguimiento del trabajo en Asana implica guardar las conversaciones y los documentos relevantes en el mismo sitio, lo que te permite trabajar con un verdadero flujo de trabajo en vez de ir de un lugar a otro buscando información dispersa que quizás no sea lo suficientemente clara.

Cómo colabora Asana con otras herramientas como Dropbox, Slack, Gmail, JIRA, Basecamp y más

Continúa con la sección Cómo usar Asana

¿Prefieres un video? Deja que Cómo usar Asana te lo explique.

Email

  • El email no es práctico porque no ayuda a que los equipos definan los próximos pasos y dispersa la información que necesitas, además del esfuerzo que requiere tener la bandeja de entrada limpia y organizada.
  • Con Asana, tu equipo recibirá notificaciones automáticas en cuanto termines, comentes o cambies el estado de las tareas, lo que te permite pasar menos tiempo redactando emails y más tiempo trabajando.
  • Los usuarios de Gmail pueden probar el complemento de Gmail para Asana que convierte los emails en tareas realizables y que puedes rastrear en Asana sin salir de la bandeja de entrada.
  • Reenvía los emails a x@mail.asana.com para convertirlos en una tarea. En Asana, el trabajo se podrá ejecutar, compartir y asignar claramente con rendición de cuentas.
  • El trabajo se organiza automáticamente por equipos, proyectos y tareas que facilitan encontrar el trabajo. Además, puedes buscar lo que sea utilizando criterios específicos con una búsqueda avanzada.

Herramientas de intercambio de archivos

  • Las herramientas de intercambio de archivos son maravillosas para la colaboración, pero a veces los documentos pueden estar desorganizados o ser difíciles de encontrar, y ya que no van de la mano del trabajo, siguen sin poder indicarte quién está haciendo qué y para cuándo.
  • Recomendamos agregar archivos directamente a tus tareas de Asana, para que puedas encontrar la última versión y colaborar con facilidad.
  • Asana se integra fácilmente con Google Drive, OneDrive, Dropbox y Box, por lo que podrás agregar archivos adjuntos a Asana desde tu herramienta de intercambio de documentos de manera sencilla.

Cómo adjuntar un archivo en Asana desde tu computadora o herramientas para compartir archivos

Chat

  • El chat es importante para mantener una conversación rápida en tiempo real sobre algo urgente, pero también puede ser una distracción, resulta difícil de explorar y dificulta hacer un seguimiento de las medidas.
  • En Asana, usa conversaciones para comunicarte con tus compañeros de equipo sobre tareas o proyectos. El historial de la conversación será accesible, se podrán hacer búsquedas más adelante y los plazos de entrega y los encargados aparecerán de forma clara.
  • Si tu organización utiliza Slack o Hipchat, puedes usar una integración para comunicar información entre la plataforma de chat y Asana.

Calendarios compartidos

  • Los calendarios se crean por separado de tu trabajo, por lo que si algo cambia, tienes que actualizarlo en dos lugares o corres el riesgo de que uno de ellos quede desactualizado o mal documentado. ¡Escribirlo dos veces es una pérdida de tiempo!
  • En Asana, los calendarios se crean automáticamente a partir de un conjunto de tareas o proyectos. Cuando las fechas de entrega se modifican, esto se refleja en la tarea, en la lista de proyectos y en el calendario. Las tareas también se pueden editar directamente desde el calendario y arrastrar para actualizar el cronograma.
  • Sincroniza cualquier calendario de Asana con el calendario de trabajo que prefieras, incluidos Google Calendar, Outlook y Apple Calendar. Una vez sincronizados, puedes hacer clic directamente en la tarea de Asana desde tu calendario.

Usar la vista de calendario en Asana

Listas de tareas pendientes individuales y herramientas de gestión de tareas

  • Las listas de tareas pendientes son perfectas para apuntar aquello que estás haciendo, pero esto no siempre implica que los demás las puedan ver, al igual que tú no puedes ver las listas de los demás.
  • En Asana, siempre puedes ver una lista de tareas pública de tus compañeros de equipo haciendo clic en su avatar. Como el trabajo se organiza en proyectos que se pueden buscar y conectar, puedes ver cómo las tareas de cada uno corresponden a un objetivo general.

Redes sociales de la empresa

  • En las redes sociales de la empresa (ESN), las conversaciones no siempre se centran estrictamente en el trabajo y los proyectos. Debido a la mezcla de conversaciones, puede ser difícil encontrar lo que necesitas y los próximos pasos no siempre están claros.
  • En Asana, las conversaciones se ciñen al trabajo, directamente a las tareas y los proyectos. Como los seguidores de las tareas reciben las actualizaciones en su bandeja de entrada, es fácil mantener a todos al tanto.

Herramientas específicas para la gestión de proyectos o la productividad del equipo

  • Cuando cada equipo de la empresa utiliza una herramienta distinta, la colaboración entre sectores resulta difícil porque no puedes ver el trabajo de los demás equipos.
  • Todos en tu compañía pueden usar y beneficiarse con Asana, lo que lleva a una mayor colaboración y productividad entre los equipos. Cuanta más gente use Asana, más eficaz será. Con el tiempo, podrás dirigir toda tu actividad empresarial en Asana y olvidarte de la fragmentación entre las herramientas y los equipos que las usan.

Wikis o documentos de referencia

  • Las Wikis o los documentos para almacenar información de la empresa suelen utilizarse con poca frecuencia y estar desactualizados, además de estar separados del trabajo.
  • Asana guarda automáticamente el historial de cada tarea pública, para que todo esté siempre actualizado, sea de fácil acceso y se encuentre en el contexto del trabajo. Con las @menciones, también puedes mantener los trabajos conectados a materiales de referencia.

Aplicaciones de toma de notas

  • Las notas que se escriben en un procesador de texto, documento, cuaderno o en una nota adhesiva no son visibles por tus compañeros de equipo, resultan difíciles de encontrar y no son prácticas.
  • En Asana, puedes tomar notas en una tarea o guardar ideas en un proyecto, para que todos los miembros de tu equipo estén informados y puedan consultarlas más tarde.
  • Si tienes que mantener tus notas privadas, siempre puedes crear una tarea privada que solo tú puedas ver, a la que puedes acceder rápidamente junto al resto de tu trabajo en Asana.

Cambiar tus flujos de trabajo cotidianos de otras herramientas a Asana es un enorme paso adelante hacia el seguimiento de todo el trabajo en un único lugar. Sigue leyendo para saber más acerca de cómo migrar a Asana los flujos de trabajo específicos de un equipo.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.