Para nosotros, es lo que nos mantiene conectados. Nos brinda una visión clara de lo que sucede y nos permite crecer y tener el control. Ahora una persona se encarga de 600 facturas, en comparación con las 200-300 que hacían 2-3 personas antes. Solo necesitamos una persona, y no solo podemos hacerlo mejor, sino que ahora hacemos mucho más.

Peter Cheok, director general

Asana para equipos de operaciones

Coordinación de servicios complejos a escala

El Equipo de Operaciones de OneO2Plants coordina proyectos complejos con múltiples partes interesadas que abarcan contratos de alquiler de plantas, programas de mantenimiento, instalaciones de paisajismo, vegetación para eventos y gestión de proveedores para clientes corporativos, de la industria hotelera y minoristas en Singapur. El Equipo gestiona contratos de servicios recurrentes, instalaciones basadas en proyectos y adquisiciones de más de 600 proveedores mensuales, incluidas pymes y proveedores extranjeros. Su trabajo afecta directamente la satisfacción del cliente, la calidad del servicio y los márgenes comerciales, en particular para compromisos de alto perfil como la asociación con el Gran Premio de Singapur de F1.

Para agilizar la ejecución y mejorar la coordinación, OneO2Plants centralizó las operaciones en Asana. El equipo ahora gestiona proyectos simultáneos, flujos de trabajo de proveedores y la prestación de servicios recurrentes en un solo lugar, con responsabilidades claras y visibilidad en tiempo real de todo el trabajo.

La gestión centralizada de proyectos mejora la visibilidad y la coordinación

• Los proyectos de paisajismo interdisciplinarios se gestionan en Asana desde la consulta inicial hasta la instalación y el mantenimiento continuo, lo que crea una visión clara e integral de cada compromiso.

• Los cronogramas, las dependencias y los entregables son visibles para todas las partes interesadas, lo que mejora la coordinación entre los equipos

• Con todo el trabajo capturado en un solo lugar, Asana sirve como una fuente única de referencias para las operaciones, lo que permite al liderazgo mantener el control y la visibilidad a medida que el negocio crece. 

La recepción estructurada reemplaza la coordinación ad hoc

• Los Formularios de Asana estandarizan la forma en que se envían las solicitudes entre los equipos, al capturar el contexto adecuado por adelantado para que el trabajo pueda avanzar más rápido y de manera más consistente.

• Los Formularios enviados dirigen automáticamente las tareas a los encargados adecuados a través de flujos de trabajo basados en reglas, lo que elimina los traspasos manuales.

• Toda la documentación se encuentra en un solo lugar, lo que facilita la validación, la revisión y la aprobación de las solicitudes, incluso a medida que aumenta el volumen.

Escalar la capacidad productiva sin agregar personal

• La asignación de personal a proyectos simultáneos, contratos de mantenimiento e instalaciones se gestiona de forma centralizada en Asana, lo que brinda visibilidad en tiempo real para planificar y adaptarse.

• La visibilidad a nivel de portafolio facilita la planificación proactiva en torno a los picos estacionales y garantiza que los recursos adecuados estén disponibles en el momento correcto.

• Con todo el trabajo capturado y asignado en Asana, los gerentes pueden redistribuir las cargas de trabajo, identificar los cuellos de botella con anticipación y mantener la calidad del servicio sin necesidad de contratar de manera reactiva.