Digitale Transformation (DX): Definition und Beispiele!

Die digitale Welt ist in Deutschland mittlerweile in fast jeder Branche angekommen. Durch Faktoren wie beispielsweise die COVID-Pandemie und das damit veränderte Arbeits- und Konsumverhalten ist es für Unternehmen wichtig, die digitalen Chancen wahrzunehmen und zu ergreifen. Ein Verzicht darauf könnte schwerwiegende Folgen für den Umsatz und den Fortbestand des Unternehmens haben.

Um auf digitale Geschäftsmodelle zu setzen, bedarf es einer digitalen Transformation des Unternehmens. Und genau darüber möchten wir Ihnen in diesem Artikel mehr erzählen. Wir zeigen Ihnen, was die digitale Transformation ist, welche Vorteile diese bietet und wie Sie einen Change Management Plan Schritt-für-Schritt durchführen können.

Was ist die digitale Transformation?

Die digitale Transformation (abgekürzt auch DX genannt) ist der Prozess der Ersetzung von manuellen oder Offline-Systemen durch neu entstehende Technologien. Dies wiederum hat Einfluss auf die Strategie, den Workflow und noch vieles mehr.

Mit anderen Worten: Wenn wir von digitaler Transformation sprechen, beziehen wir uns nicht nur auf die Implementierung neuer Technologien, sondern auf den notwendigen Wandel in allen Schichten des Unternehmens. Dies reicht von der Unternehmenskultur bis zum Modell der Wertschöpfung eines Produkts oder der Agilität der Entscheidungsfindung.

Wenn ein Unternehmen einen digitalen Wandel einleitet, hat dies Auswirkungen auf 5 Schlüsselbereiche jeder Organisation:

• Kunden

• Kompetenz

• Verwaltung der Daten

• Innovation

• Anpassung des Wertangebots

Was ist der Unterschied zwischen digitaler Transformation und Digitalisierung?

Oftmals werden diese beiden Begriffe miteinander verwechselt. Dabei gibt es einen ganz klaren Unterschied, auf den wir hier kurz eingehen möchten.

• Digitalisierung: Unter Digitalisierung versteht man allgemein, dass etwas Analoges auf etwas Digitales umgestellt wird. So können Sie etwa einzelne Bestandteile eines Prozesses digitalisieren. Beispielsweise setzt man auf digitale Anwendungen, um gewisse Aufgaben zu erleichtern.

• Digitale Transformation: Bei der digitalen Transformation hingegen werden bestehende Prozesse vollständig digital umgewandelt. Digitale Transformation bezeichnet daher der Definition nach tiefgreifende Veränderungen.

Warum ist die digitale Transformation so wichtig?

Die Vorteile der digitalen Transformation sind mittlerweile fast unbestritten, auch wenn Sie sich vielleicht fragen, ob diese Vorteile auch für Ihr Unternehmen wichtig sind. Hier sind einige zentrale Vorteile im Überblick:

Verbesserte Kundenerfahrung und -zufriedenheit 

Die Sammlung von Daten von Kunden oder potenziellen Kunden über soziale Netzwerke oder andere Quellen und die Analyse dieser Daten ermöglicht es Ihnen, die Kundenerfahrung und -zufriedenheit zu verbessern. So können Sie dadurch auf die sich verändernden Anforderungen der Kunden reagieren, mehr potentielle Kunden erreichen und die Kundenerlebnisse verbessern.

Schnellere Entscheidungsfindung

Indem auf moderne Systeme gesetzt werden, können Daten schneller und einfacher analysiert werden. Wo es früher oft nur möglich war, Daten im Rückblick zu analysieren, kann dies nun in Echtzeit erfolgen. Dies hilft dabei, Entscheidungen im Hier und Jetzt besser treffen zu können.

Förderung der Work-Life-Balance durch Fernarbeit

Die monatelange Enge während der Pandemie zwang die Unternehmen zur Einführung von Fernarbeitssystemen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass Fernarbeit, wenn sie gut gemanagt wird, die Work-Life-Balance und die Zufriedenheit der Mitarbeiter verbessert und den Unternehmen helfen kann, einige Kosten zu senken.

Erschließung neuer Märkte

Mit der Einführung digitaler und elektronischer Handelsplattformen wurden für viele Unternehmen Barrieren beseitigt, was neue Geschäftsmöglichkeiten und eine Umsatzsteigerung auf zuvor unerreichbaren Märkten eröffnete.

Die wichtigsten Technologien für die digitale Transformation

Um die digitale Welt richtig zu meistern, müssen Sie auf neue Technologien setzen. Sich mit diesen Konzepten auseinanderzusetzen bzw. Experten dafür heranzuziehen, kann Ihnen viele Vorteile bringen. In den nächsten Absätzen sprechen wir mehr über die wichtigsten Technologien für die digitale Transformation.

Big Data

Dieser Begriff bezieht sich auf große Datenmengen, die sehr vielfältig, oft unstrukturiert und zudem schnelllebig sind. Die Verarbeitung und Verwaltung großer Datenmengen, die als Big Data bezeichnet werden, ermöglichen bedeutende wirtschaftliche und gesellschaftliche Innovationen. Auch wenn Big Data noch große Herausforderungen mit sich bringt, wie z. B. die Vereinbarkeit des Datenschutzes mit der Verarbeitung dieser Daten, so bietet die aktuelle Nutzung von Big Data den Unternehmen doch neue Möglichkeiten. Einige Beispiele sind:

• Social Intelligence: Echtzeit-Analyse von Millionen öffentlicher Daten aus sozialen Netzwerken, um Erkenntnisse zu gewinnen.

• Betrugserkennung in Echtzeit

• Verbesserungen im Logistiksektor: Durch die Analyse des Kraftstoffverbrauchs auf verschiedenen Strecken ist es möglich, Streckenverbesserungen vorzunehmen oder den Kraftstoffverbrauch zu senken.

• Analyse der anonymisierten Daten über die Personenströme in den Verkehrsmitteln.

Cloud-Dienste

Die Cloud ermöglicht Unternehmen den Zugang zu einer Vielzahl von technologischen Ressourcen zu geringeren Kosten und mit größerer Sicherheit . Mit Software as a Service (SaaS) haben Unternehmen beispielsweise Zugang zur Nutzung von Software, ohne diese auf ihren Computern installieren zu müssen, und das zu einem niedrigeren Preis, mit dem Komfort, von überall auf die Software zugreifen zu können und ohne spezielle technische Kenntnisse für die Verwaltung der Software zu benötigen.

Social Media

Obwohl wir nicht sagen können, dass soziale Netzwerke eine neue digitale Technologie sind, hat sich ihre Nutzung durch Unternehmen und Kunden die Art und Weise, wie Kunden mit ihnen kommunizieren, völlig verändert. Die bloße Präsenz Ihres Unternehmens in sozialen Netzwerken wie Instagram oder LinkedIn wird nicht dazu führen, dass Sie mehr verkaufen, jedoch wird ein neuer Kommunikationskanal geschaffen, über den Sie auch viele Informationen über Ihre Kunden oder potenziellen Kunden erhalten können.

Künstliche Intelligenz

Künstliche Intelligenz ist die Gesamtheit der Technologien, die darauf abzielen, die menschliche Intelligenz nachzuahmen. Diese digitalen Technologien haben sich dank der neuen Entwicklungen im Bereich des maschinellen Lernens erheblich verbessert. Durch die Integration des maschinellen Lernens bringen wir die künstliche Intelligenz dank der Konstruktion von Modellen aus großen Datenmengen zum Lernen. Daraus ergibt sich die Verbindung zwischen künstlicher Intelligenz, Big Data und maschinellem Lernen. In diese Kategorie fallen auch neue Technologien wie Virtual Reality oder Augmented Reality. Auch diese Technologien können sehr interessant für gewisse Branchen sein.

Blockchain

Die Blockchain ist ein dezentralisiertes öffentliches Hauptbuch, in dem kryptografisch verschlüsselte Transaktionen aufgezeichnet werden. Mit Blockchain-Technologien können Unternehmen sichere Transaktionen durchführen.

Wie setzt man eine digitale Transformation um?

Ein Plan für die digitale Transformation ist ein - in der Regel langfristiger - Plan. In den einzelnen Schritten des Plans arbeiten Sie daran, Ihr Geschäftsmodell und darauf aufbauend die Strategien, Arbeitsabläufe und Workflows digital zu transformieren. So können Sie mit der Zeit die Effizienz, Langlebigkeit und Nachhaltigkeit des Unternehmens verbessern.

Wenn Sie mit einem Plan zur digitalen Transformation Ihres Unternehmens konfrontiert werden, sind Sie vielleicht zunächst von den damit verbundenen großen Veränderungen überwältigt. Diese Art von strategischen Plänen ist oft langfristig angelegt und beinhaltet einen Kulturwandel, bei dem eine agile Entscheidungsfindung und die Implementierung neuer Technologien zum Schlüssel für eine digitale Unternehmenskultur werden.

Lassen Sie uns Schritt für Schritt einen Plan für eine erfolgreiche digitale Transformation aufsetzen:

1. Ein Plattform zur Umsetzung des Plans

Die digitale Transformation bedeutet viel Planung und Koordination. Daher macht es nur Sinn, sich vorab schon Gedanken zu machen, welche Plattform zur Umsetzung dieses Plans genutzt werden soll. Mit digitalen Plattformen wie z. B. Asana können Sie Ihren strategischen Plan online entwerfen, ihn mit den Teams Ihres Unternehmens und den verschiedenen Abteilungen teilen, einen Kalender und Arbeitspläne erstellen, Ziele definieren und den Grad der Zielerreichung überprüfen.

Sie können auch mit der kostenlosen Version beginnen, um die Funktionsweise kennenzulernen, oder direkt eine der professionellen Versionen ausprobieren. Wenn Sie Ihren Plan bereits in einem Online-Projektmanagement-Tool erstellen, sparen Sie viel Zeit bei der Erstellung und Änderung von Excel-Kalendern. Außerdem kann der Rest des Teams Ihnen bei der Online-Entwicklung des Plans helfen, ohne dass Sie E-Mails mit einer Word- oder Excel-Version des Plans versenden müssen, auf der Sie keine Aufgaben in Echtzeit zuweisen oder die Entwicklung der Erfüllung Ihrer Ziele sehen können.

2. Legen Sie Ihre Ziele fest

In diesem Schritt ist es wichtig, dass Sie die Digitalisierungsstrategie und die Ziele definieren, die Sie mit Ihrem Projekt zur digitalen Transformation erreichen wollen. Verwenden Sie die OKR-Methode, um Ziele und Schlüsselergebnisse in Ihrem Plan zur digitalen Transformation zu definieren. Bei dieser Methode sollten Sie zunächst ein oder mehrere Ziele für das gesamte Unternehmen definieren und dann das Schlüsselergebnis oder den KPI hinzufügen, mit dem Sie es messen wollen. Indem Sie die KPIs in Ihren in Asana erstellten Plan für die digitale Transformation integrieren, können Sie im Laufe der Zeit sehen, wie gut Sie diese Ziele erreichen.

Einige dieser Ziele, die Sie mit Ihrem Plan zur digitalen Transformation erreichen wollen, könnten sein:

• Verbesserung der internen Kommunikation

• Verbesserung des Kundendienstes

• Prozesse optimieren

• Beweglicher werden

• Geschäftsmodell umwandeln oder neue Geschäftsmodelle finden

• Kosten reduzieren

• Aufrechterhaltung des Wettbewerbsvorteils durch Prozessverbesserung

Jedem dieser Beispiele muss ein KPI zugeordnet sein, mit dem Sie die Erfüllung oder den Grad der Erreichung des Ziels messen werden.

3. Definieren Sie den Wert Ihres Unternehmens neu

Es ist schon einige Zeit her, dass Sie Ihren Geschäftsplan erstellt haben, und jedes Jahr überarbeiten Sie Ihren strategischen Plan auf der Grundlage dieses Geschäftsplans, der wahrscheinlich im Laufe der Zeit an Bedeutung verloren hat. Wir schlagen vor, dass Sie zusammen mit der Definition Ihrer Ziele und KPIs eine Strategieübung mit dem Canvas-Modell durchführen. Warum dies tun? Denn wenn Sie diese Übung durchführen, werden Sie wirklich verstehen, wo die digitale Transformation Ihres Unternehmens Auswirkungen hat und welche Vorteile sie Ihnen bringt.

4. Finden Sie die Hindernisse für die digitale Transformation

Auf dem Weg zur digitalen Transformation Ihres Unternehmens werden Sie auf einige Hindernisse stoßen. Wenn es Ihnen gelingt, die Hindernisse, auf die Sie stoßen werden, im Voraus zu definieren, wird es einfacher sein, mit ihnen umzugehen und die Risiken, die sie darstellen, zu bewältigen. Sie können diesen Schritt Ihres Plans dokumentieren, indem Sie eine Risikomatrix und eine RACI-Matrix erstellen. Mit ersterem erkennen Sie alle möglichen Risiken, die mit dem Projekt verbunden sind, und mit letzterem bestimmen Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten der Teams in Ihrem digitalen Transformationsprojekt.

5. Plan für das Change Management

Wenn Sie ein Unternehmen leiten, brauchen Sie nicht zwingend einen Plan für den Veränderungsprozess, denn wenn Sie Änderungen an Ihren Geschäftsprozessen in Erwägung ziehen, um Teil einer viel wettbewerbsfähigeren digitalen Welt zu werden, ist es wahrscheinlich, dass die meisten Mitglieder bereit sind, sich an die Arbeit zu machen.

In mittelgroßen oder sogar großen Unternehmen gibt es jedoch häufig einen angstgetriebenen Widerstand gegen Veränderungen. Bei der digitalen Transformation eines Unternehmens geht es darum, die Mitarbeiter mit digitalen Fähigkeiten auszustatten und sie zu neuen Wegen der Interaktion mit Lieferanten, Kollegen und Kunden zu führen.

Aus diesem Grund wird Ihnen die Entwicklung eines Change-Management-Plans dabei helfen, die digitale Transformation Ihres Unternehmens auf eine weniger chaotische und störende Art und Weise anzugehen, und es ist nicht so schwierig, wie es klingt.

Ein Plan für das Änderungsmanagement ist der Schlüssel zu den meisten Plänen für die digitale Transformation, denn er hilft Ihnen, die Beteiligten einzubinden und die Unterstützung des gesamten Teams zu gewinnen. Eine Neuerfindung ist nicht möglich, wenn sie nicht von Managementteams durchgeführt wird.

6. Erstellen Sie Ihren Fahrplan

Jetzt ist es an der Zeit, Ihren Fahrplan zu erstellen. Erstellen Sie einen Zeitplan mit den wichtigsten Meilensteinen Ihres Plans zur digitalen Transformation. Mit einem Tool wie Asana können Sie wählen, wie Sie Ihren Plan auf die für Sie bequemste Art und Weise visualisieren, um zu sehen, wie er sich entwickelt. Dann legen Sie die Meilensteine fest. Meilensteine sind Richtwerte, die anzeigen, wann eine Aktivität oder eine Gruppe von Aktivitäten abgeschlossen ist oder wann eine neue Phase beginnt.

7. Ressourcen, Budget und Teams

Ihr Plan für die digitale Transformation sollte auch einen Überblick darüber geben, welche Tools, Software oder neuen Technologien implementiert werden sollen. sowie eine Aufschlüsselung der für die Umsetzung dieser Änderungen erforderlichen Haushaltsmittel. Glücklicherweise haben viele der neuen Technologien, die Ihnen bei der digitalen Transformation Ihres Unternehmens helfen können, die Kosten gesenkt.

8. Verwaltung der Daten

Die Datenverwaltung kann ein Projekt in Ihrem großen Plan zur digitalen Transformation sein. Heutzutage geht es bei digitalen Transformationsprozessen fast immer um die Verwaltung und Analyse der Daten, die dem Unternehmen zur Verfügung stehen. Bei diesen Daten kann es sich um interne Daten handeln: Kundendaten, die in der Vertriebsabteilung Ihres Unternehmens gespeichert sind, Daten über Kundenerfahrungen, die in Ihrer Kundendienstabteilung gespeichert sind, Lieferantendaten usw., und um externe Daten (Daten aus sozialen Netzwerken, Partnernetzwerken usw.). Wenn Sie lernen, wie Sie diese Daten verwalten und analysieren können, wird Ihr digitaler Transformationsprozess definitiv vorangetrieben.

Dies wird sicherlich einer der wichtigsten Teile des digitalen Transformationsprozesses sein, da er Ihnen helfen wird, Ihre Vertriebskanäle zu verbessern, mehr Kunden zu finden und die Effizienz zu steigern.

9. Plan zur kontinuierlichen Verbesserung

Ihr Plan zur digitalen Transformation endet nicht, wenn Sie alle Phasen definiert haben. Da sich das digitale Umfeld rasant weiterentwickelt und die Verbraucher die Art und Weise, wie sie an Unternehmen und Produkte herangehen, in rasantem Tempo ändern, muss Ihr Plan zur digitalen Transformation mit einem Plan zur kontinuierlichen Verbesserung abgeschlossen werden.

Setzen Sie auf die digitale Transformation mit Asana

Es ist nicht einfach, ein Unternehmen digital umzugestalten. Damit einhergehend sind viele Veränderungen, Pläne und auch Unsicherheiten verbunden. Umso wichtiger ist es also, dass der Change Management Plan so gut wie möglich umgesetzt wird. Auf jedem Schritt sollte geachtet werden, dass die Mitarbeiter in Veränderungen eingebunden werden und ihnen die Angst genommen werden soll.

Viel Kommunikation und Zusammenhalt sind gefragt. Und das funktioniert am besten, indem Sie die digitale Transformation über ein zentrales Work Management Tool wie Asana durchführen. Informationen und Pläne werden digital gespeichert und für alle Mitarbeiter sichtbar gemacht. So werden Informationen garantiert besser vermittelt, was dem Change Management auf jeden Fall zugute kommt.