Matrixorganisation – Definition, Beispiele und Anwendung!

Wie können Sie Teams in die Lage versetzen, komplexe Projekte zügig voranzutreiben, ohne sich mit Überprüfungen und Genehmigungen durch die Beteiligten aufzuhalten? Die Antwort könnte in der Organisationsstruktur liegen. In den meisten Arbeitsumgebungen gibt es festgelegte Verantwortlichkeiten und Funktionsbereiche, sodass alle Beteiligten Klarheit über ihre Entscheidungsbefugnisse haben und keine Machtkämpfe oder Kompetenzkonflikte entstehen. 

In einem hierarchischen Organigramm steht der Chief Executive Officer an der Spitze. Der Chief Operating Officer und der Chief Financial Officer befinden sich direkt darunter. Von den obersten Führungspositionen gehen Abteilungsleiter ab, von denen wiederum Projektmanager abzweigen. 

Eine Matrixorganisation unterscheidet sich von dieser klassischen Struktur, da die Teammitglieder sowohl einem Projektmanager als auch einem Abteilungsleiter unterstellt sind. Im folgenden Leitfaden erläutern wir, was eine Matrixorganisation ist und wie Sie sie für komplexe Projekte nutzen können. Darüber hinaus sprechen wir über die Vorteile sowie die Nachteile der Matrixorganisation, anhand derer Sie entscheiden können, ob diese Art der divisionalen Organisation für Sie in Frage kommt.

Was ist eine Matrixorganisation?

Der Definition nach ist die Matrixorganisation eine Arbeitsstruktur, in der Teammitglieder mehreren Führungskräften unterstellt sind. In einer Matrixorganisation unterstehen die Teammitglieder (unabhängig davon, ob sie ortsunabhängig oder intern arbeiten) sowohl einem Projektmanager als auch ihrem Abteilungsleiter. Diese Managementstruktur kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, neue Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln, ohne die Teams neu zusammenstellen zu müssen.

Für welche Unternehmen eignet sich eine Matrixorganisation?

Eine Mehrlinienorganisation erfordert viel Koordination und Aufwand. Es empfiehlt sich daher nur bei großen und vor allem auch internationalen Unternehmen. Denn zum einen können diese durch die spezielle Aufbauorganisation stark profitieren, denn so können sie sich auf mehrere Bereiche spezialisieren und konkurrenzfähig bleiben.

Zum anderen verfügen diese auch über genug Ressourcen und Mittel, damit sie diese Art der Organisation aufbauen können.

Wie funktionieren Matrixorganisationen?

Die Matrixorganisation ist einfach erklärt ein Mehrliniensystem. Hier gibt es also zwei oder mehr Management-Berichtsstrukturen. Auch wenn dies zunächst verwirrend erscheinen mag, haben Teammitglieder in der Regel einen primären Vorgesetzten für ihre Abteilung, der die Entscheidungskompetenzen besitzt.

Die horizontale Ebene wird hier meist nach Produkten oder Projekten gegliedert. Die vertikale Ebene hingegen ist in die verschiedenen Arbeitsbereiche aufgeteilt, wie etwa Marketing oder Rechnungswesen.

Die Berichterstattung an einen Abteilungsleiter funktioniert ähnlich wie eine traditionelle Arbeitsstruktur. So berichten beispielsweise Teammitglieder, die in der IT-Abteilung arbeiten, dem Leiter der IT-Abteilung. Der Leiter der IT-Abteilung berichtet dem Vizepräsidenten seiner Abteilung. Letztendlich führen alle Berichte in Richtung CEO. 

Der Unterschied bei einer Matrixstruktur ist, dass die Teammitglieder auch den Projektmanagern unterstellt sind. Projekte erfordern oft die Mitarbeit von Mitgliedern verschiedener Abteilungen wie IT, Marketing und Finanzen, weshalb es sinnvoll ist, für einzelne Projekte einen eigenen Manager zu haben. 

Arten von Matrixmanagement

Es gibt drei Arten des Matrixmanagements, wobei jede Art dem Projektmanager beziehungsweise Führungspersonal unterschiedlich viele Befugnisse einräumt. Sie können sich diese Managementtypen auf einer Skala vorstellen, bei der der Projektmanager am einen Ende und der Abteilungsleiter am anderen Ende steht. 

Schwache Matrix

In einer schwachen Matrix hat der Projektmanager im Vergleich zu den anderen Arten des Matrixmanagements die geringste Entscheidungsbefugnis. Wenn der Projektmanager nur begrenzte Befugnisse über das Projekt hat, wird die Matrix schwach, weil das Projektbudget und der Zeitplan in den Händen des Abteilungsleiters liegen. Die Erstellung eines Kommunikationsplans kann verhindern, dass die Kommunikation in einer schwachen Matrix verloren geht. 

Ausgewogene Matrix

In einer ausgewogenen Matrix haben der Abteilungsleiter und der Projektmanager die gleichen Befugnisse, und die Teammitglieder berichten an beide. So bleiben die Kommunikationswege zwischen allen Führungskräften frei und das Projekt kann reibungslos vorankommen. 

Starke Matrix

In einer starken Matrix hat der Projektmanager den größten Teil der Entscheidungsbefugnis über das Projekt, während der Abteilungsleiter nur begrenzte Befugnisse hat. Dies schafft eine starke Organisationsstruktur, da der Projektmanager die volle Verantwortung für das Projekt hat. Der Abteilungsleiter kann das Projekt beaufsichtigen und die einzelnen Bereiche überwachen, trifft aber keine grundlegenden Entscheidungen.

Vorteile der Matrixorganisation

Die mehrdimensionale Organisationsstruktur ist komplexer als die hierarchische Struktur, hat aber viele Vorteile. Ziel der Matrixorganisation sind klare Projektziele, eine effiziente Ressourcennutzung, ein freier Informationsfluss und die Schulung der Projektmanager. 

Klare Projektziele

Die Matrixorganisation kann für mehr Klarheit über die Projektziele sorgen. Wenn Ihr Team sowohl dem Projektmanager als auch dem Abteilungsleiter über seine Fortschritte berichtet, ist die Festigung der Projektziele von entscheidender Bedeutung. Wenn der Projektmanager das Gefühl hat, von den anderen Mitgliedern der Geschäftsleitung unterstützt zu werden, wird die Projektorganisation zur Priorität.

Szenario: Angenommen, Ihr Team arbeitet an einem App-Entwicklungsprojekt. Da Sie eine Matrixstruktur verwenden, berichten die IT-Entwickler an Sie als Projektmanager und den Leiter der IT-Abteilung. Das Projektziel besteht darin, eine App für die Stichwortsuche zu entwickeln, die Marketingexperten unterwegs nutzen können. Wenn der Leiter der IT-Abteilung und der Projektmanager den IT-Entwicklern ein klares Projektziel mitteilen, kann die App schneller entwickelt werden. 

Effiziente Ressourcennutzung

Die Matrixstruktur ermöglicht eine effiziente Nutzung der Ressourcen, da die Teams aus Spezialisten verschiedener Abteilungen bestehen. Dadurch sinken die Gemeinkosten und der Zeitaufwand für die Durchführung eines Projekts. In einer hierarchischen Struktur, in der jedes Team nur einem Manager unterstellt ist, gibt es weniger Manager pro Team. Diese Teams benötigen unter Umständen mehr Zeit für die Erstellung eines Projektergebnisses, da die Mitglieder nicht von den Kompetenzen unterschiedlicher Fachgebiete profitieren können.

Szenario: Das Team, das die Stichwortsuche-App erstellt, umfasst möglicherweise Spezialisten aus der IT-Abteilung, der Finanzabteilung und der Marketing-Abteilung. Wenn diese Teammitglieder ihren Abteilungsleitern und ihrem Projektmanager erfolgreich Bericht erstatten, steigern sie die Produktivität des Teams, sparen Zeit und können das Projekt effizienter abschließen. 

Das Matrix-Team senkt die Kosten, denn ohne eine kombinierte Gruppe von Spezialisten müssten Unternehmen die Teams jedes Mal umstrukturieren und möglicherweise neue Teammitglieder einstellen, wenn ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung entwickelt wird.

Guter Informationsfluss

Die Arbeit in einer Matrixstruktur schafft einen freien Informationsfluss zwischen den Teams, da das Team mehreren Führungskräften unterstellt ist. Während Teammitglieder in einem hierarchischen System daran denken müssen, Informationen weiterzugeben, macht die Matrix den Informationsfluss zu einer Voraussetzung, wodurch der Kommunikationsbedarf gedeckt wird. Die Berichterstattung an mehrere Führungskräfte mag mühsam erscheinen, aber mit dem richtigen Projektmanagement-System erfordert sie von den Teammitgliedern wenig oder gar keine zusätzliche Arbeit. Zudem gibt es in einer Matrixorganisation auch kürzere Wege, wodurch Entscheidungen schneller getroffen werden können.

Szenario: Wenn das Entwicklungsteam der Stichwortsuche-App nur dem Projektleiter Bericht erstattet, könnten Informationen über eine Fehlerbehebung verloren gehen. Die Weitergabe von Informationen an den Leiter der IT-Abteilung geschieht jedoch leichter, wenn sie Teil des Matrixprozesses ist. 

Schulungen für Projektmanager

Die einzigartige Struktur der Matrixorganisation überträgt den Projektmanagern ein hohes Maß an Verantwortung. Projektmanager müssen ihr Team durch den Projektzyklus führen, heutzutage oft vom Homeoffice aus. Diese Struktur fordert die Projektmanager heraus und schult diejenigen, die funktionsübergreifende Manager in anderen Abteilungen werden wollen.

Szenario: Während dieses Projekts stößt Ihr Team auf einige Fehlerbehebungen und eine Verzögerung im Projektzeitplan. Als Projektmanager ist es Ihre Aufgabe, mit dem Leiter der IT-Abteilung zusammenzuarbeiten, um alle Probleme erfolgreich zu lösen. Dabei entdecken Sie ein persönliches Interesse an der IT − und eine potenzielle Karrierechance für die Zukunft. 

Teambindung

Die Matrixorganisation hat sich in Bezug auf die Bindung von Teammitgliedern bewährt, denn wenn Spezialisten zusammenarbeiten, bleibt das Produktteam stark. Diese Teammitglieder arbeiten unter funktionalen Abteilungsleitern und werden dann den Projektmanagern zugewiesen. Spezialisten arbeiten gerne zusammen, und das kann die Projektleistung verbessern. 

Szenario: Während des Projekts für die Stichwortsuche-App besteht das Projektteam aus verschiedenen IT-, Marketing- und Finanzspezialisten, da diese Teammitglieder mit der Erstellung einer Anwendung für Telefonbenutzer bestens vertraut sind. Dieses Team von Spezialisten wird wahrscheinlich auch in Zukunft bei vielen Projekten zusammenarbeiten.

Nachteile der Matrixorganisation

Wie die hierarchische Berichtsstruktur hat auch die Matrixorganisation Nachteile. Die meisten Nachteile ergeben sich daraus, dass diese Struktur komplex ist und es viele Organisationsbereiche gibt. Komplexe Strukturen können zwar Vorteile haben, wenn sie funktionieren, aber sie können auch zu Konflikten führen und die Dinge durcheinander bringen.

Komplexe Berichterstattung

Die Komplexität der Matrixorganisation kann sich als Nachteil erweisen, da die Teams unter Umständen nicht wissen, wem sie wann Bericht erstatten müssen, da Kompetenzüberschneidungen auftreten können. Auch wenn die Matrixorganisation den Teams zugute kommen soll, kann sie Projekte verkomplizieren und den Gesamtprozess durcheinander bringen. 

Lösung: Der beste Weg, um ein Scheitern der Berichterstattung zu verhindern, besteht darin, sicherzustellen, dass jedes Mitglied der Matrix weiß, an wen es auf welche Weise zu berichten hat. Die Verwendung einer intuitiven Projektmanagement-Plattform, die die teamübergreifende Arbeit erleichtert, kann die Matrixstruktur weniger komplex machen und den Kommunikationsaufwand reduzieren. 

Langsame Antwortzeiten

Die Komplexität der Matrix kann gerade bei großen Unternehmen zu langsamen Reaktionszeiten führen, wodurch sich Projekte verzögern können. Langsame Reaktionszeiten ergeben sich daraus, dass die Informationen an mehrere Personen weitergegeben werden müssen. Es ist gut, wenn mehr Personen beteiligt sind, aber der Nachteil ist, dass die Weitergabe von Informationen an mehr Personen Zeit kostet. 

Lösung: Der Einsatz eines Projektmanagement-Systems wird das Problem der langsamen Reaktionszeiten in der Matrixstruktur lösen. Als zentrale Informationsquelle kann Asana doppelte Arbeit verhindern und die Transparenz zwischen Teams und Führungskräften erhöhen. 

Widersprüchliche Führung

Wenn der Projektmanager und der Abteilungsleiter nicht einer Meinung sind, kommt es zu Kompetenzkonflikten und die Weisungsbefugnis sind unklar. Die Matrixstruktur soll zwar die Teamarbeit fördern, kann aber je nach Persönlichkeit der Beteiligten auch das Gegenteil bewirken. 

Lösung: Um widersprüchliche Anweisungen zu vermeiden, sollten Sie ein System einrichten, das es den Führungskräften ermöglicht, direkt miteinander zu kommunizieren. Die Teammitglieder haben nicht das Gefühl, zwischen den Fronten zu stehen, wenn sich die Manager über die Projektziele einig sind und an einem Strang ziehen.

Potenzielle Probleme

Der Hauptunterschied zwischen der Matrix- und der hierarchischen Struktur besteht darin, dass die Teammitglieder in einer Matrixstruktur zwei Managern Bericht erstatten. Dies macht die Matrixorganisation komplexer und überträgt den Teammitgliedern zusätzliche Verantwortung. Zwei Vorgesetzte können den Teammitgliedern mehr Feedback und Hinweise geben, aber dies kann auch zu Ungereimtheiten führen.

Lösung: Um potenzielle Probleme zu vermeiden, ist es wichtig, dass der Abteilungsleiter und der Projektmanager miteinander kommunizieren. Es sollte nicht die Aufgabe des Teams sein, sich bei Konflikten zwischen den Managern zu entscheiden. Ob persönlich oder über virtuelle Systeme, Manager können Probleme vermeiden, indem sie vom ersten Tag an klare Projektziele festlegen und gemeinsam an der Entwicklung eines erfolgreichen Produkts arbeiten. 

Mehrere Prioritäten gleichzeitig

Es kann für Teammitglieder schwierig sein, in einer Matrixstruktur alle Prioritäten zu bewältigen, wenn die Manager verschiedener Fachbereiche nicht zusammenarbeiten. Wenn der Abteilungsleiter glaubt, dass seine Aufgaben am wichtigsten sind, und der Projektmanager das Gleiche denkt, kann das Team Schwierigkeiten haben, zu entscheiden, welche der Anweisungen der Manager Vorrang haben sollen. 

Lösung: Wenn Teammitglieder aufgrund von Kommunikationsproblemen zwischen den Managern Schwierigkeiten haben, Prioritäten bei den Aufgaben zu setzen, müssen die Manager die Aufgaben des Teams besprechen und festlegen, was zuerst erledigt werden soll. Die meisten Probleme, die sich aus der Matrixorganisation ergeben können, lassen sich durch gute Zusammenarbeit, Kommunikation und Klarheit zwischen den Teams lösen. 

Verbesserung der Matrixorganisation mit Projektmanagement-Tools

Der Einsatz von Projektmanagement-Tools ist der beste Weg, damit die Matrix Organisation gut funktioniert. Mit Hilfe des Projektmanagements können sich der Projektmanager und der Abteilungsleiter an den Projektzielen orientieren, die Arbeit gemeinsam planen und eine klare Kommunikationslinie schaffen. Und wenn diese Elemente vorhanden sind, haben die Teammitglieder die nötige Klarheit, um effizient zu arbeiten und die Projektziele zu erreichen.

Müssen Sie die Rollen und Zuständigkeiten der Teammitglieder klären? Versuchen Sie es mit einem RACI-Diagramm.