Wachsendes Team? Kein Problem!

Wachstum ist aufregend. Es zeigt, dass Sie ein vielversprechendes Team haben und dass Ihr Unternehmen in Ihren Erfolg investieren möchte. Allerdings bringt Wachstum auch Veränderungen mit sich, und es ist normal, dass die steigende Verantwortung für einen Manager zunächst einmal einschüchternd wirkt. Kennen Sie das auch? Keine Sorge! So ziemlich jeder großartige Teamleiter musste sich an einem bestimmten Punkt an das Wachstum anpassen. Wachstum verläuft zwar niemals perfekt, aber die richtigen Strategien helfen Ihnen dabei, mit Veränderungen umzugehen und Ihr Team selbstbewusst wachsen zu lassen.

Was versteht man unter einem wachsenden Team?

Ein wachsendes Team ist ein Team, dass mit der Zeit größer und komplexer wird, weil neue Talente eingestellt werden und mehr Personen Teil eines Projektes werden. Auf diese Weise können Sie mehr erreichen und den Umfang Ihrer Arbeit erweitern. Wachstum ist aufregend, denn es bringt mehr Energie und neue Ideen ins Team. Allerdings bedeutet ein größeres Team oftmals auch eine neue Arbeitsweise, denn möglicherweise funktionieren die Dinge, die Sie früher getan haben, bei einem größeren Team nicht mehr. Seien Sie also proaktiv und vermeiden Sie die gefürchteten Schwierigkeiten, die so häufig mit wachsenden Teams einhergehen.

Glücklicherweise kann Ihr Team mit den richtigen Managementstrategien selbstbewusst wachsen – und zwar ohne aufkommendes Chaos oder undurchsichtige Zustände. Auf diese Weise können Sie Folgendes erreichen:

• Sie können neue Teammitglieder auf Erfolgskurs bringen. 

• Sie können bestehenden Mitarbeitern dabei helfen, die Veränderungen zu begrüßen. 

• Sie können das Mitarbeiterengagement und die Teammoral aufrechterhalten und es sogar noch verbessern. 

• Sie können unnötige „Arbeit rund um die Arbeit“ vermeiden. 

• Sie können Hindernisse aus dem Weg räumen und schneller skalieren. 

Wachsende Teams  – vier häufige Schwierigkeiten und ihre Lösungen

Wachstum verläuft niemals perfekt, aber es muss auch nicht außer Kontrolle geraten. Nachfolgend stellen wir Ihnen vier häufige Schwierigkeiten beim Wachstum und ihre Lösungen vor. So können Sie jegliche Probleme direkt im Keim ersticken und dafür sorgen, dass sie gar nicht erst auftreten.

Das Problem: Es läuft wie im wilden Westen

In einem schnell wachsenden Team kommt es ebenso schnell vor, dass Sie sich wie Clint Eastwood in einem Italowestern fühlen: Sie sind auf der Jagd nach Gold, ohne Regeln und ohne Führung. Sie wissen nicht, wofür Sie verantwortlich sind, mit wem Sie sprechen oder wie Sie mit Ihrem Team zusammenarbeiten müssen, um Dinge erledigt zu bekommen.

Westernfilme sind zwar unterhaltsam, doch Sie wollen sich auf der Arbeit bestimmt nicht wie in einem Westernfilm fühlen. Erfahren Sie hier, wie Sie das Filmdrama vermeiden und etwas Struktur in Ihr Arbeitsumfeld bringen.

Die Lösung: Definieren Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten

Wenn Ihr Team wächst, verändern und erweitern sich von Natur aus auch die Verantwortlichkeiten. Es ist relativ leicht, den Überblick über die Verantwortlichkeiten eines Teams zu behalten, das nur aus zwei oder drei Personen besteht. Viel schwieriger wird es allerdings, wenn es mehr Teammitglieder werden.

Klare Rollen und Verantwortlichkeiten unterstützen Ihr Team dabei, effizienter zu arbeiten und Überarbeitung zu vermeiden. Wenn Teammitglieder genau wissen, wofür sie verantwortlich sind, fühlen sie sich auch sicherer in Bezug auf ihre Fähigkeiten und verlieren weniger Zeit damit, herauszufinden, wer was zu erledigen hat. Untersuchungen zufolge fühlt sich einer von drei Wissensarbeitern aufgrund unklarer Aufgaben und Rollen überarbeitet.

Hier stellen wir Ihnen ein paar Wege vor, wie Sie die Verantwortlichkeiten in Ihrem Team klar definieren können:

• Verwenden Sie ein RACI-Chart, um Projektrollen klar festzulegen. In einem RACI-Chart ist aufgeführt, wer in Bezug auf ein bestimmtes Projekt verantwortlich (Responsible), rechenschaftspflichtig (Accountable), konsultiert (Consulted) und informiert (Informed) ist. Es handelt sich um einen Entwurf für die Zusammenarbeit im Team, der Verwirrung reduziert und sicherstellt, dass nicht zwei Personen an ein und derselben Sache arbeiten.

• Legen Sie Verantwortungsbereiche fest. Während Sie mit einem RACI-Chart Verantwortlichkeiten für ein spezifisches Projekt definieren können, ist es genauso wichtig, auf einer höheren Ebene die Verantwortlichkeiten für jedes Teammitglied festzulegen. Wir bei Asana schaffen Klarheit, indem wir unseren Mitarbeitern bestimmte Areas of Responsibility (AoRs) zuweisen. Jeder Bereich listet genau auf, für was die entsprechende Person verantwortlich ist. Die AoRs werden außerdem dokumentiert und für jeden im Unternehmen zugänglich gemacht, damit jeder immer weiß, wen er fragen muss.

• Schaffen Sie eine Hierarchie. In einer Hierarchie ist festgelegt, welcher Mitarbeiter wem unterstellt ist und wer die endgültigen Entscheidungen trifft. Auch die Karrierewege für Mitarbeiter, die Manager werden möchten, sind hier genau aufgezeichnet. Als Manager eines wachsenden Teams wird eine Hierarchie Ihnen eine Menge Last von den Schultern nehmen. In kleineren Teams macht eine Hierarchie zwar nicht so viel Sinn, aber größere Teams profitieren auf jeden Fall davon. Sie könnten zum Beispiel ein Team aus 15 Personen auf zwei kleinere Unterteams herunterbrechen, von denen jedes einen Manager hat. 

Das Problem: Ihre alten Prozesse wachsen nicht mit

Stellen Sie sich vor, Sie nutzen eine Excel-Datei, um die Projekte zu verfolgen, an denen Ihre Teammitglieder gerade arbeiten. Aber seit Sie vier neue Mitarbeiter eingestellt haben, herrscht völliges Chaos in der Datei: Ganz egal, wie oft Sie sie aktualisieren, irgendetwas ist immer veraltet. Schon bald stellen Sie fest, dass Ihre Teammitglieder wichtige Aufgaben vergessen und Fristen verpassen.

Das kennen wir alle. Alte Prozesse, die früher einmal funktioniert haben, werden mit einem stetig wachsenden Team umständlich und kompliziert. Am Ende verlieren Sie wertvolle Zeit mit der „Arbeit rund um die Arbeit“, also mit Aufgaben wie dem Aktualisieren von Excel-Tabellen und dem Versenden von E-Mails.

Die Lösung: Schaffen und dokumentieren Sie skalierbare Prozesse

Untersuchungen haben gezeigt, dass Teams pro Jahr 257 Stunden Zeit einsparen könnten, wenn sie ihre Prozesse verbessern würden. Wenn Ihr Team stetig wächst, ist es also essenziell, skalierbare Workflows zu schaffen, die mitwachsen können. Und da Prozesse nur dann funktionieren können, wenn Ihr Team weiß, wie sie zu verwenden sind, sollten Sie diese Prozesse auch dokumentieren – zumindest die wichtigsten Workflows, um sicherzustellen, dass sie klar und für jeden zugänglich sind.

So schaffen Sie skalierbare Prozesse, während Ihr Team wächst:

• Automatisieren Sie einfache und sich wiederholende Aufgaben. Wenn Sie vorhaben, Ihre Prozesse zu optimieren, ist Automatisierung Ihr bester Freund. Mit Projektmanagement-Tools wie Asana, zum Beispiel, können Sie sich wiederholende Aufgaben automatisieren und die „Arbeit rund um die Arbeit“ reduzieren. Stellen Sie sich einmal vor, wie viel Zeit Sie einsparen würden, wenn Sie automatische Status-Updates zu Projekten versenden, die Projektdokumentation automatisch organisieren oder Aufgaben automatisch der richtigen Person zuweisen könnten.

• Erstellen Sie wiederverwendbare Vorlagen für häufige Workflows. Wenn Ihr Team stetig wächst, ist es wichtig, Prozesse zu standardisieren, damit jedes Teammitglied die Dinge auf die gleiche Weise erledigt. Vorlagen sind hier ganz praktisch, denn sie geben vor, wie eine Aufgabe zu erledigen ist. Eine Vorlage für ein Projekt-Briefing, zum Beispiel, enthält die Art von Informationen, die jedes Teammitglied in seinem Briefing einbinden sollte, sodass die wichtigsten Schritte jedem bekannt sind. Mit einer Projektmanagement-Software können Sie Vorlagen für komplexere Workflows erstellen, beispielsweise Vorlagen für die Einführung neuer Mitarbeiter und Vorlagen für Produkteinführungen. 

• Strukturieren Sie Workflows neu, um Engpässe zu vermeiden.Engpässe sind in wachsenden Teams ein häufiges Problem, vor allem dann, wenn Manager die Arbeit von mehr und mehr Mitarbeitern überwachen müssen. Stellen Sie sich zum Beispiel einmal vor, Sie sind der Manager eines Entwicklerteams und haben gerade drei neue Mitarbeiter eingestellt. Sie haben immer jeden Code noch einmal persönlich überprüft, bevor er veröffentlicht wurde, doch nun kommen Sie nicht mehr hinterher. Einen solchen Engpass können Sie vermeiden, indem Sie zum Beispiel Ihre Entwickler in Zweiergruppen unterteilen, die ihre Codes gegenseitig überprüfen. 

Das Problem: Sie sind überlastet

Auf Sie als Manager kommen große Veränderungen zu, wenn Ihr Team wächst. Mehr Mitarbeiter bedeuten gleichzeitig auch mehr Personen, die Sie zu managen haben, und mehr Arbeit auf Ihrem Schreibtisch. Da fühlt man sich schnell überlastet, auch wenn man sich erst einmal darüber freut, neue Teammitglieder einstellen zu können.

Manager sind nicht immun gegen Burnout. Im Gegenteil, Untersuchungen haben gezeigt, dass 66 % der Vorgesetzten unter Burnout leiden und 76 % das Gefühl haben, mit dem Management Ihrer Mitarbeiter überfordert zu sein. Das bedeutet, dass es bei einem stetig wachsenden Team unerlässlich ist, Maßnahmen gegen Burnout zu ergreifen, bevor es dazu kommt.

Die Lösung: Übertragen Sie Ihren Mitarbeitern Verantwortung

Sie können nicht alles selbst machen – und schließlich sind Teams ja auch dafür da, dass die Arbeit untereinander aufgeteilt wird. Anstatt also zu versuchen, das gleiche Maß an Kontrolle zu behalten, dass Sie noch hatten, als Ihr Team kleiner war, sollten Sie Vertrauen aufbauen und Ihr Team dabei unterstützen, unabhängig zu arbeiten. Auf diese Weise können Sie sich auf das größere Gesamtbild Ihrer Strategie konzentrieren, während Ihre Mitarbeiter ihre speziellen Fähigkeiten einsetzen können.

Und so verhelfen Sie Ihrem Team zu mehr Selbstständigkeit:

• Schaffen Sie einen standardisierten Einführungsprozess. Ein strukturierter Einführungsprozess beinhaltet sämtliche Schritte, die für jeden neuen Mitarbeiter erforderlich sind. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alle neuen Mitarbeiter die richtigen Informationen zur richtigen Zeit erhalten. Richtig ausgeführt unterstützt das Onboarding Ihre Teammitglieder dabei, zu lernen, zu wachsen und in ihrer Funktion unabhängiger zu werden. Außerdem müssen Sie mit einem standardisierten Einführungsprozess nicht immer wieder von vorne anfangen, wenn Sie jemanden einstellen. Stattdessen können Sie eine bereits bestehende Vorlage durcharbeiten, die alle Grundlagen enthält (z. B. Anforderungen an die Personalabteilung, IT-Einrichtung, Schulungen und mehr). 

• Bringen Sie neue Mitarbeiter mit erfahrenen Mentoren zusammen. Ein Mentor trifft sich regelmäßig mit Ihrem neuen Mitarbeiter und ist in der Regel selbst ein Teammitglied. Wenn Sie Ihren neuen Mitarbeitern einen Mentor zuweisen, nimmt Ihnen das etwas Last von den Schultern. Außerdem ist ein Mentor eine Person, mit der Ihr neuer Mitarbeiter in einer angenehmen Atmosphäre ohne Druck reden kann, wenn es etwas gibt, worüber man mit seinem Manager vielleicht nicht so gerne spricht. 

• Delegieren Sie Arbeit und Verantwortlichkeiten. Delegieren bedeutet, dass Sie anderen Teammitgliedern Aufgaben und Initiativen zuweisen – entweder um Verantwortlichkeiten gleichmäßiger aufzuteilen oder um bestimmte Arbeiten jemandem zu überlassen, der die passenden Fähigkeiten oder Interessen hat. Effektives Delegieren verschafft Teammitgliedern die Gelegenheit, an interessanten Projekten zu arbeiten, ihre Fähigkeiten auszubauen und neue Stärken zu entwickeln. Sie ist hilfreich, wenn es darum geht, Vertrauen aufzubauen, Teamwork zu fördern und Ihrem Team zu mehr Verantwortlichkeit und Wachstum zu verhelfen. 

Das Problem: Ihre Teammitglieder fühlen sich verloren

Wenn das Team größer wird, kostet es noch einmal zusätzliche Mühe, starke Beziehungen aufzubauen. Kleine Teams weisen oftmals einen größeren Zusammenhalt auf, weil sie eng an gemeinsamen Aufgaben zusammenarbeiten. Größere Teams hingegen verfügen oftmals über unterschiedliche Fertigkeiten, sodass es hier weniger Anknüpfungspunkte gibt. Und für Sie als Manager ist es schwieriger, die großartige Arbeit Ihres wachsenden Teams zu sehen und anzuerkennen, was nicht selten dazu führt, dass Mitarbeiter das Gefühl bekommen, sie würden nicht wertgeschätzt werden.

Die Lösung: Machen Sie Teambuilding zur Priorität

Glücklicherweise kann etwas zusätzliche Planung schon sehr dabei helfen, dass Teammitglieder sich wahrgenommen und unterstützt fühlen. Räumen Sie Teambuilding einen wichtigen Stellenwert in Ihrem wachsenden Team ein – und zwar so:

• Konzentrieren Sie sich auf die Kultur. Die Unternehmenskultur setzt sich aus sämtlichen Normen, bewährten Praktiken, Idealen und gemeinsamen Werten innerhalb Ihres Unternehmens zusammen. In einer großartigen Unternehmenskultur fühlen sich Ihre Teammitglieder unterstützt und wissen, wie sie mit Ihren Kollegen interagieren müssen. Führen Sie neue Mitarbeiter während des Onboardings an Ihre Unternehmenskultur heran, um einen guten Eindruck zu schaffen und sicherzustellen, dass sie sich von Anfang an unterstützt fühlen. Sie können auch mit Ihrem bestehenden Team die wichtigsten Unternehmenswerte herausarbeiten und dafür sorgen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. 

• Nutzen Sie Eisbrecher und Teamspiele. Mit etwas Struktur kommen Sie schon sehr weit, wenn es darum geht, Teammitglieder dazu zu ermutigen, sich zu öffnen und Kontakte zueinander aufzubauen. Nehmen Sie sich zu Beginn eines Team-Meetings oder eines Einzelgesprächs fünf Minuten Zeit für Eisbrecher-Fragen oder planen Sie eine separate Sitzung für längere Teamspiele ein. Hier bei Asana gehören lustige Fragen zu unseren Lieblings-Eisbrechern, zum Beispiel: „Ist ein Hotdog ein Sandwich?“ oder „Wer hat Sie in Ihrem Leben am meisten inspiriert?“ 

• Finden Sie Wege, Anerkennung zu zeigen.  Anerkennung ist der Schlüssel, wenn Sie möchten, dass Ihre Teammitglieder sich wertgeschätzt fühlen. Fragen Sie am besten schon bei der Zusammenstellung Ihres Teams jedes einzelne Teammitglied, auf welche Weise Sie die Arbeit der Person angemessen würdigen können. Manche Menschen bevorzugen vielleicht öffentliche Anerkennung vor dem gesamten Team, während andere wiederum mehr von einem Feedback im Einzelgespräch profitieren. Sie können Ihre Teammitglieder auch fragen, ob Sie sich eher Belohnungen in Form von physischen Geschenken, Freizeit oder Erlebnisse wie gemeinsame Mittagessen oder Happy Hours wünschen. 

• Fördern Sie Feedback innerhalb des Teams. Wenn Ihr Team wächst, ist es schwieriger, den Überblick darüber zu behalten, woran Ihre Teammitglieder gerade arbeiten. Folglich verpassen Sie vielleicht Gelegenheiten, bei denen Ihre Teammitglieder über sich hinauswachsen. Um das zu vermeiden, sollten Sie eine Kultur der Wertschätzung unter Ihren Mitarbeitern fördern. Sie könnten zum Beispiel zu Beginn der wöchentlichen Team-Meetings ein paar Minuten dafür einplanen, dass Teammitglieder gegenseitig ihre Arbeit würdigen. Alternativ können Sie auch einen Tag in der Woche freihalten, an dem Ihre Mitarbeiter ihre persönlichen Errungenschaften feiern können (z. B. „Erfolgsstorys am Mittwoch“). 

Schaffen Sie eine starke Grundlage für Wachstum

Währen Ihr Team wächst, ist es wichtig, über Prozesse zu verfügen, die mitwachsen und anpassbar sind. Und wenn Sie flexibel sein und alles kristallklar vor sich haben möchten, ist eine Projektmanagement-Software der Schlüssel zu Ihrem Erfolg. Das bedeutet, keine statischen Dokumente und endlosen E-Mails mehr. Stattdessen können Sie mit dem richtigen Work-Management-Tool skalierbare Workflows erstellen, sodass Sie immer genau wissen, was als Nächstes kommt und wer was bis wann erledigt.