Bei Lucid erreichen die Mitarbeiter ihre Ziele dank Asana gemeinsam

Asana-Fallstudie – Lucid – Produkt
  • Lucid-Logo
  • Standorte
    • Hauptsitz in Utah, mit Niederlassungen in Australien und den Niederlanden
  • Mitarbeiter
    • Mehr als 800

Asanas Wirkung

  • Ausrichtung aller Projekte und Ausführungsschritte an den unternehmensweiten Zielen und OKRs
  • Verbesserung der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit für eine schnellere Projektübergabe und mehr unternehmensweite Transparenz
  • Stärkung der Verantwortung durch klare Fristen, Erwartungen und Prioritäten

Bei Lucid konkretisieren Teams ihre Ideen. Komplexe Ideen werden erklärt, textlastige Ideen werden visualisiert und isolierte Ideen werden vernetzt. Sechsundneunzig Prozent der Fortune 500-Unternehmen nutzen Lucids virtuelle Whiteboards, intelligente Diagrammerstellung und cloudbasierte Visualisierungsprodukte, um sich ein Bild von ihrer Zukunft zu machen. Das Vorzeigeprodukt Lucidchart hat über 30 Millionen Nutzer in 180 Ländern – wobei mehr als achthundert davon Lucids eigene Mitarbeiter sind, die ihre Produkte zur Ideenfindung und Planung ihrer Arbeit nutzen.

Diese Pläne werden mithilfe des Programmmanagement-Teams von Lucid unter der Leitung von Senior Director Michelle Fisher in die Tat umgesetzt. Die zehn Programm- und Projektmanager sind den Geschäftsbereichen von Lucid zugeteilt und stellen sicher, dass alles pünktlich und budgetgerecht erledigt wird. Sie überwachen auch die unternehmensweite Strategiearbeit, wie etwa die Festlegung von Zielen und funktionsübergreifende Vorhaben, an denen Hunderte von Mitarbeitern beteiligt sein können.

Als Michelle bei Lucid anfing, gab es dieses zentrale Team noch nicht. Sie wurde eingestellt, um der Marketingabteilung zu helfen, sich zu organisieren und ihre Verpflichtungen einzuhalten. Damals waren Kommunikation und Planung über sage und schreibe vier Arbeitsmanagement-Plattformen, E-Mail, Chat und Meetings verteilt. Es war schwer zu erkennen, wie Projekte von Person zu Person und von Team zu Team weitergereicht wurden, und der Bereich Marketing war sehr isoliert. Richtete ein funktionsübergreifendes Team eine Anfrage an das Team, wirkte dieser Vorgang nicht gerade wie die geordnete Übergabe der Verantwortung, sondern eher wie das Auffangen eines Balls, der mal eben über den Zaun geworfen wurde. Zum Beispiel:

  • Die Mitarbeiter verstanden nicht, welche Vorgänge vor oder nach ihrem Beitrag zur Arbeit abliefen. Wenn also ein Mitarbeiter eine Anfrage erhielt, dauerte es sehr lange, bis er sich eingearbeitet hatte. Diese Situation wiederholte sich bei jeder Projektübergabe.
  • Viel unnötige Arbeit wurde geleistet, während einige Projekte im Rückstand verharrten oder sogar ganz verschwanden.
  • Die einzelnen Mitarbeiter kamen zur Arbeit und wussten nicht, welche Prioritäten sie an diesem Tag setzen sollten.

Die Marketingmitarbeiter wussten, dass effizienteres Arbeiten das Wachstum von Lucid ankurbeln würde. Michelle erklärt: „Wenn die Marketingabteilung Vorgaben nicht erfüllt, wird sich das auf die Umsätze auswirken. Wir sehen das vielleicht nicht sofort, weil wir ein schnell wachsendes Unternehmen sind. Doch wir dachten alle: Wie viel besser hätten wir mit effizienterer Arbeit abschneiden können?“

Michelle wollte alle Vermarktungsprozesse auf einer Plattform zusammenführen, um für mehr Klarheit zu sorgen. Dieses Vorhaben wurde schließlich zum Prüfstein und Sprungbrett für die Schaffung der zentralen von Asana unterstützten Programmmanagementfunktion für das gesamte Unternehmen.

„Die gesamte Marketingarbeit ist miteinander verknüpft. Niemand kann isoliert arbeiten, und es entsteht ein Vertrauensproblem, wenn Aufgaben einfach so vorgelegt werden, während die Erwartungen unklar sind.“
– Michelle Fisher, Senior Director, Program Management

Eine Plattform, die flexibel genug ist, um teamübergreifende Zusammenarbeit zu konsolidieren

Michelle suchte nach einer vielseitigen Plattform, die das Marketingteam und dessen Mitarbeiter unterstützen und die Koordination an einem Ort bündeln konnte. Untersuchungen zufolge brauchen Wissensarbeiter mit jeder weiteren App mehr Zeit zum Umschalten; Arbeit wird doppelt ausgeführt, Nachrichten gehen unter, und die Mitarbeiter haben Schwierigkeiten, ihre Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen, so der Bericht zur Anatomie der Arbeit. Deshalb musste das Tool flexibel genug sein, um alle im Marketing anfallenden Aufgaben zu bewältigen, und das Potenzial haben, künftig auch andere Abteilungen zu unterstützen.

Einige Teamkollegen nutzten bereits Asana, und als die Mitglieder der Marketingabteilung die Plattformen bewerteten, stellten sie fest, dass es die leistungsfähigste und flexibelste war. Ihnen gefiel die Fähigkeit von Asana, Aufgabenabhängigkeiten zu erstellen; so wird klar, in welcher Reihenfolge Arbeit ausgeführt werden soll und wie die einzelnen Schritte zusammenhängen. Sie fanden auch die Möglichkeit nützlich, Aufgaben zu mehreren Projekten hinzuzufügen. Wenn beispielsweise inhaltsbezogene Aufgaben bisher auf 50 Projekte verteilt waren, konnte das Content-Team sie in einem Projekt zusammenfassen und so seine gesamte Tätigkeit an einem zentralen Ort sehen. Michelle gefiel die Möglichkeit, zwischen Teams, Personen und Projekten hin- und herzuwechseln, um verschiedene Ansichten von Vorhaben und Arbeitspensen zu sehen. Zudem fand sie, dass die Pyramide der Klarheit von Asana perfekt zu ihrem Ansatz des Arbeitsmanagements passte.

„Die Pyramide der Klarheit von Asana hat mich sehr angesprochen und deckt sich mit meinen Vorstellungen von Programmmanagement. Sie schafft einen Mechanismus zur Priorisierung – denn es gibt immer mehr Aufgaben als Mitarbeiter – und zeigt, wie unsere Ziele miteinander verknüpft sind und in Aufgaben münden.“

Entwurf optimaler Arbeitsprozesse und deren Abbildung in Asana-Workflows

Um die Arbeitsabläufe in Asana zu zentralisieren und die Plattform in der gesamten Abteilung einzuführen, bildete Michelle ein Projektteam und beobachtete, wie das Marketing bisher funktionierte. „Wir haben die wichtigsten Arbeitsweisen der verschiedenen Marketing-Teams erfasst und das System so gestaltet, dass es diese Prozesse unterstützt“, erläutert Michelle. Sie erstellten Workflows in Asana und testeten diese mit einigen Teams, bevor sie auch die anderen nach und nach einbezogen.

Zunächst gab es eine Phase der Überzeugungsarbeit, Schulung und Verstärkung, um alle Mitarbeiter auf Asana umzustellen. Schickte ein Mitarbeiter beispielsweise eine Anfrage in Slack an Michelle, bat sie ihn, diese stattdessen in Asana zu stellen. Zudem wurden Formulare implementiert, um Anfragen aus verschiedenen Abteilungen zu erfassen. Diese Vorgehensweise verbesserte die Prozesse der Marketingabteilung in Asana und schuf gleichzeitig eine optimierte Methode zur Übergabe der Verantwortung.

Die Führungsebene erkannte den großen Nutzen von Asana für das Marketingteam, und so begannen Michelles Programmmanager, die Plattform auf andere Gruppen bei Lucid auszuweiten. Sie richteten Formulare für dienstleistungsorientierte Teams ein und definierten unternehmensweite Regeln für die Verwendung von Asana. Umfasste eine bestimmte Aufgabenstellung beispielsweise mindestens vier Schritte und mehr als zwei Personen, wurde sie zu einem Asana-Projekt, bei weniger Schritten zu einer Asana-Aufgabe. Zudem wurden verschiedene Projektvorlagen für technische und Business-Teams erstellt, um neue Projekte schneller auf den Weg zu bringen, darunter ein Projektbriefing, ein Kickoff-Meeting und die automatische Zuweisung für Programmmanager.

„Jedes Team arbeitet anders. Unabhängig davon, ob es ein Scrum-, ein Kanban- oder ein Wasserfall-System einsetzt, versuchen wir, in Asana einen Ausgangspunkt zu schaffen, den das Team je nach Arbeitsablauf anpassen kann.“

Mit Asana ist die Arbeit an einem Ort zusammengefasst und auf die unternehmensweiten OKRs ausgerichtet, mit Verantwortlichkeit und Transparenz

Heute ist Asana das zentrale Nervensystem für sämtliche Arbeitsabläufe bei Lucid. Jedes Team hat ein Board, das für einen besseren Überblick auch relevante Aufgaben aus anderen Asana-Projekten enthält. Große Unternehmensprojekte, die sich über mehrere Teams hinweg erstrecken, werden ebenfalls in Asana abgewickelt, so dass alle Beteiligten anhand desselben Plans Entscheidungen treffen. Außerdem ist das Marketing jetzt mit wohldefinierten Prozessen für Projekte von Kampagnen über Veranstaltungen bis hin zu Produkteinführungen organisiert.

Lucid nutzt die Ziele-Funktion in Asana, um die OKRs des Unternehmens nachzuverfolgen und sie mit den Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter zu verknüpfen. Die Programmmanager stellen sicher, dass die Teams in jedem Quartal neue OKRs hinzufügen und diese regelmäßig aktualisieren. „Wir sind sehr darauf bedacht, unsere Strategie mit der praktischen Umsetzung zu verknüpfen“, berichtet Michelle. „Alle OKRs befinden sich in Asana und sind über Projekte mit den Ausführungsschritten verknüpft. Alle wichtigen Vorhaben auf Unternehmensebene koordinieren wir ebenfalls in Asana und können so sicherstellen, dass es vorwärts geht. In Meetings nutzen wir Asana, um eine visuelle Darstellung für die verschiedenen Teams zu erhalten und die Akzeptanz zu fördern.“

Asana wird mit anderen Tools verknüpft, um so viele Informationen wie möglich zu zentralisieren:

  • Dank der Slack-Integration kann das Team Projektaktualisierungen von Asana an Slack-Kanäle senden und Slack-Nachrichten in Asana-Aufgaben umwandeln (wenn eine Anfrage doch mal über den Chat gestellt wird).
  • Mithilfe der Jira-Integration können die Teammitglieder alle Informationen zu einem Projekt an einem zentralen Ort zusammenführen, indem sie technische Workstreams und Epics an ein Projektboard in Asana anhängen. Zudem ermöglicht die Integration das Zusammenspiel von Teams, die eng zusammenarbeiten, wie UX in Asana und Engineering in Jira.
  • Mit der Zoom-Integration kann das Team in Zoom Gesprächsnotizen schreiben und diese in Asana erfassen. Zudem wird der Zoom-Link für Kick-off-Meetings in die entsprechenden Asana-Projekte eingefügt, um schneller loslegen zu können.
  • Die Lucidchart-Integration erlaubt es Teams, Schaubilder, Flussdiagramme, Prozess- und Drahtgittermodelle in Asana-Projekte einzubetten, so dass der Kontext immer verfügbar ist, ohne erst zwischen den einzelnen Plattformen hin- und herwechseln zu müssen.
  • Dank der Figma-Integration können Teams Live-Figma-Einbettungen in Asana-Projekte einfügen, damit sie mit den Arbeitsabläufen verknüpft und leicht zu finden sind.
  • Mithilfe der Zapier-Integration können die Teams Verwaltungsaufgaben automatisieren. Wird beispielsweise eine Routineaufgabe einem bestimmten Team zugewiesen, werden Unteraufgaben automatisch ausgefüllt.

Auch wenn jedes Team mit einem eigenen Prozess arbeitet, ist doch alles in Asana zusammengefasst. So können die Teams gemeinsam mehr erreichen, da die Übergabe von Projekten zwischen den Teams nahtlos erfolgt, was für mehr Transparenz und eine bessere Abstimmung sorgt. „Was mir an Asana gefällt, ist die Tatsache, dass sich alles an einem zentralen Ort befindet“, erklärt Michelle. „Die Informationen aus früheren Projekten sind vorhanden, so dass ich keine E-Mails verschicken und nicht ständig Nachrichten durchforsten muss.“

Nachdem das Team in nur vier Monaten eine neue Whiteboard-Anwendung namens Lucidspark entwickelt und auf den Markt gebracht hatte, erkannte die Unternehmensführung, wie das Programmmanagement in Asana die Umsetzung beschleunigte. „Ich konnte alle Teams zusammenbringen, die Mitarbeiter auf dem Laufenden halten und uns einen Überblick über das gesamte Programm verschaffen“, sagt Michelle. „Auf den ersten Blick wirkt es total simpel, es macht jedoch einen himmelweiten Unterschied. Dank Asana wirkt die Ausführung einfacher, als sie ist.“ Dies führte zur Einrichtung von Michelles zentraler Programmmanagementfunktion bei Lucid im Jahr 2020.

„Wenn das System erstmal in Gang ist und die Prozesse eines Teams in Asana implementiert sind, können wir in den Wartungsmodus wechseln. Die Programmmanager können bei Bedarf kleine Aktualisierungen an den Arbeitsabläufen vornehmen, die Grundlage bleibt jedoch unverändert.“

So werden die besten Ideen verwirklicht

Unterstützt durch Michelles Team konzentrieren sich die Lucid-Mitarbeiter auf ihre Mission, die beste Lösung für visuelle Zusammenarbeit anzubieten, um ihren Kunden zu helfen, die Zukunft zu sehen und zu gestalten. Und wenn sie eine großartige Idee haben, hilft Asana, diese zu verwirklichen. Michelle erklärt: „Teams brauchen einen Raum wie Lucid, um zu brainstormen und Ideen zu entwickeln, doch dann müssen sie diese auch in die Tat umsetzen. Der Verbindungspunkt zwischen Lucid und Asana ist, dass wir visualisieren können, wo wir hinwollen, und dann umsetzungsorientiert sein und das Ziel tatsächlich erreichen können.“ Je mehr Asana Lucid helfen kann, desto mehr kann Lucid brillanten Köpfen dabei helfen, die Zukunft zu gestalten.

„Mit Asana können sich Mitarbeiter schneller in ein Projekt einarbeiten, da alle Informationen für sie bereitstehen. Für Sie als Projektmitarbeiter ist klar, was von Ihnen erwartet wird: Die Aufgabe wird mit einem konkreten Termin versehen und Ihnen zugewiesen.“