Life water bleibt agil, während es mit Asana daran arbeitet, die Wasserkrise zu beenden

Wasser ist für den Menschen lebenswichtig, doch weltweit hat jeder zehnte Mensch keinen Zugang zu sauberem Trinkwasser. Darüber hinaus sind Kinder am stärksten von dieser Krise betroffen: Alle zwei Minuten stirbt ein Kind an einer vermeidbaren durch Wasser übertragenen Krankheit.

Als Allie Watts, Managerin für digitales Marketing, zu  Lifewater kam, ,einer gemeinnützigen Organisation, die sich für die Beendigung der globalen Wasser- und Sanitärkrise einsetzt, betrug diese Kennzahl ein Kind pro Minute. Fortschritte — die durch die Bereitstellung von sauberem Trinkwasser für Kinder erzielt werden - sind in Ländern in Ostafrika und Südostasien wie Uganda, Äthiopien, Tansania und Kambodscha im Gange. Allie, die bei Lifewater für alle Marketingprojekte zuständig ist, arbeitet zusammen mit anderen Kollegen, darunter Zerihun Hailu, Leiterin der Abteilung Programmdurchführung, und Lissie Babb, Leiterin der Abteilung Programmqualität, daran, die Lücke noch weiter zu schließen.Allie, die bei Lifewater für alle Marketingprojekte zuständig ist, arbeitet zusammen mit anderen Kollegen, darunter Zerihun Hailu, Leiterin der Abteilung Programmdurchführung, und Lissie Babb, Leiterin der Abteilung Programmqualität, daran, die Lücke noch weiter zu schließen.

Eine Plattform, um Arbeitsabläufe zu rationalisieren — und E-Mails zu reduzieren

Als Allie 2018 zum Team stieß, war die Suche nach einer neuen Arbeitsmanagementlösung bereits im Gange. Das Unternehmen benötigte eine Plattform zur Unterstützung seines weltweit verteilten Teams und zur Rationalisierung wiederkehrender Arbeitsabläufe. Zu dieser Zeit verließen sich alle Teams, einschließlich des Marketingteams, des Teams für die Programmdurchführung und des Teams für die Programmqualität, auf E-Mails und Besprechungen - und zwar jede Menge davon -, um alles von Marketingkampagnen bis hin zur Durchführung ihrer Wasser-, Sanitär- und Hygieneprogramme zu verwalten. Mit E-Mails wurde das Koordinieren von Bemühungen und das Auffinden von Dateien zeitaufwändig und die Arbeit fiel oft durch die Ritzen.

Nachdem Lifewater Asana als Arbeitsmanagementplattform ausgewählt hatte, versammelte das Unternehmen ein funktionsübergreifendes Implementierungsteam, um die Rollout-Phasen zu besprechen und eine Dokumentation für die Mitarbeiter zur Verwendung des Tools zu erstellen. In der ersten Phase ging es beispielsweise darum, Mitarbeiter dazu zu bringen, ihren Asana -Posteingang täglich   zu überprüfen und ihre Profile zu aktualisieren.

Allie holte ihr Team an Bord, indem sie ihr erstes großes Projekt — eine Website—Überarbeitung - mit Asana in Angriff nahm. Sie erstellte eine Projekt   -Zeitleiste   von dem, was bis wann erledigt werden musste, und machte sich an die Arbeit. Der Beginn mit einem bestimmten Projekt half dem Marketingteam, die Verwendung von Asana zu erlernen, und sie sahen von Anfang an Ergebnisse. Von da an baute Allie andere Workflows in Asana auf, wie z. B. zur Bewertung von kreativen Inhalte sowie Social-Media-, Redaktions-und E-Mail-Kalender, um alle Programme ihres Teams auf die Plattform zu migrieren.

Ein zentraler Ort, um die Arbeit zu verfolgen

Viele Teams in Lifewater haben Projektvorlagen als nützlich empfunden, um wiederholbare Aufgaben zu reduzieren und die Arbeit an der Arbeit zu reduzieren. Insbesondere verwendet Allies Team   templates   für fast alle seine Workflows, einschließlich Newsletter, Kampagnen, Kommunikation und PR Und mithilfe von Filtern und Regeln werden Aufgaben Personen basierend auf ihren Rollen zugewiesen, damit jeder weiß, wofür er verantwortlich ist.

Wenn das Marketingteam mit einem externen Mitarbeitenden wie einem Freiberufler oder Journalisten zusammenarbeiten muss, lädt es die Person als Gast zum Projekt ein, damit die Kommunikation an einem Ort zentralisiert und die Erwartungen klar sind. Zum Beispiel arbeitet Lifewater in jedem Land, in dem sie tätig sind, mit Feldjournalisten zusammen, um Geschichten über bedürftige Kinder oder Familien zu schreiben und zu veröffentlichen. Mit Asana kann das Team die Wirkung von Lifewater auf eine Person oder Familie – sogenannte „Transformationsgeschichten“ – teilen, indem sie Journalisten vor Ort zu dem Projekt einladen, Ressourcen wie Fotos der Kinder oder der Wasserquelle teilen und Interessierte über die erzielten Fortschritte auf dem Laufenden halten. Wenn eine Geschichte der Not zu einem Erfolg wird, kann das Lifewater-Team ganz einfach auf die Informationen zugreifen und sie über ihre Kanäle teilen – was weitere Spenden noch wahrscheinlicher macht.

Für Lissie und Zerihun sehen Projekte in Asana etwas anders aus. Sie arbeiten jeweils mit Country Managern zusammen, die die Umsetzung der Wasser- und Sanitärprogramme von Lifewater vor Ort überwachen. Lissies Team verwendet Asana für einzelne Projekte wie Evaluierungsstudien zur Bewertung der Auswirkungen der Arbeit von Lifewater. Diese Projekte können bis zu sechs bis neun Monate dauern und umfassen jede Aufgabe, die in Asana erledigt werden muss. Sie verwenden auch Portfolios, um die Arbeit projektübergreifend zu verfolgen, damit sie einen guten Überblick darüber erhalten, wie sie vorankommen.

Während der COVID-19-Pandemie war Asana für Lissies Team von entscheidender Bedeutung, da sie nicht in die Länder reisen konnten, in denen die Projekte durchgeführt wurden. Die Arbeit in Asana ist so nahtlos, dass sie sogar die Notwendigkeit – oder zumindest die Häufigkeit – von Reisen verringern kann.

Zerihun beaufsichtigt alle Länderteams, die die Programme von Lifewater umsetzen und die über mehrere Länder und Zeitzonen verteilt sind. Im Rahmen dieser Arbeit verwaltet Zerihun die jährlichen Programmaktivitäten und die Budgetplanung in Asana sowie die Planung und den Bau von Wasserprojekten. Da sein Team nicht mehr auf E-Mails angewiesen ist, kann er den Status bestimmter Projekte und Aufgaben ganz einfach in Asana einsehen. Auch die Kommunikationszeiten haben sich verkürzt, da Antworten nicht in langen E-Mail-Ketten untergehen und mehrere Diskussionen asynchron zu Aufgaben stattfinden können. Projekt-Statusaktualisierungen werden auch direkt in Asana geteilt, so dass alle Mitglieder sie automatisch erhalten.

Bessere Kommunikation, Zusammenarbeit und Effizienz

Seit der Einführung von Asana sind die Teams effizienter und die Prozesse bei Lifewater laufen reibungsloser ab:

• Die Kommunikation ist strukturiert und klar: Indem alle Diskussionen an einem zentralen Ort (Asana) geführt werden, kommuniziert das Unternehmen schneller und effektiver über nationale und internationale Grenzen hinweg. Asana hilft ihnen auch dabei, Teamkollegen in anderen Ländern besser kennenzulernen. Durch die Verwendung von Asana, um neue Mitarbeitende oder unternehmensweite Veränderungen anzukündigen, haben Führungskräfte die Zuversicht, dass sie jeden Mitarbeitenden erreichen.

• Jeder hat Zugriff auf wichtige Informationen: Mit Asana sind alle auf dem gleichen Stand und verfügen über die notwendigen Informationen, um ihre Arbeit zu erledigen, da alle wichtigen Dokumentationen und Dateien auf der Plattform gespeichert sind. Anstatt nach Updates, Daten oder Kontext zu suchen, können Teams ihre Zeit mit der Ausführung von Aufgaben verbringen und sich einen Überblick über die Arbeit verschaffen, ohne Asana zu verlassen.

• Die Teams sind flexibler: Wenn sich die Projektzeitpläne ändern, können die Teams die Termine anpassen und Änderungen an den Plänen in Echtzeit vornehmen, sodass die Arbeit nicht verzögert wird. Durch die Funktion zur Aktualisierung von mehreren Fälligkeitsdaten gleichzeitig ist immer klar, was bis wann erledigt werden muss, und es gibt keine Verzögerungen.

Letztendlich führt die Arbeit aller Teams zu dem Ziel von Lifewater: Kindern und Communities den Zugang zu sauberem Wasser zu ermöglichen. Durch eine effizientere Gestaltung ihrer täglichen Arbeit können sie schneller Fortschritte bei der Bekämpfung der globalen Wasser- und Sanitärkrise erzielen.

Bessere Ergebnisse für die kommenden Jahre

In den kommenden Jahren wird das Marketingteam weitere Verbesserungen an der Website vornehmen und mehr monatliche Spender gewinnen, um dauerhafte Veränderungen bewirken zu können. Lissie und Zerihuns Teams werden Asana weiterhin nutzen, um sicherzustellen, dass ihre Programme in den Communities, in denen sie tätig sind, reibungslos und effektiv umgesetzt werden.

Mit dem Ziel, die Zahl der Todesfälle von Kindern durch wasserbürtige Krankheiten noch weiter zu senken, wird das gesamte Lifewater-Team weiterhin agilere, effizientere und kollaborativere Praktiken etablieren, damit mehr Communities sauberes Wasser, Gesundheit und Perspektive erhalten.