Eine Plattform, um Arbeitsabläufe zu optimieren und E-Mails zu reduzieren

Als Allie 2018 dem Team beitrat, war die Suche nach einer neuen Work-Management-Lösung bereits im Gange. Die Organisation benötigte eine Plattform, um ihr weltweit verteiltes Team zu unterstützen und wiederkehrende Workflows zu optimieren. Zu dieser Zeit verließen sich alle Teams, einschließlich des Marketingteams, des Teams für die Programmdurchführung und des Teams für die Programmqualität, auf E-Mails und zahlreiche Meetings, um alles von Marketingkampagnen bis hin zur Umsetzung ihrer Wasser-, Sanitär- und Hygieneprogramme zu verwalten. Durch E-Mails wurde die Koordination von Maßnahmen und das Auffinden von Dateien zeitaufwändig und die eigentliche Arbeit wurde oft vernachlässigt.

Nachdem sich Lifewater für Asana als Work-Management-Plattform entschieden hatte, stellte die Organisation ein funktionsübergreifendes Implementierungsteam zusammen, um die Einführungsphasen zu besprechen und eine Dokumentation für die Angestellten zur Verwendung des Tools zu erstellen. Die erste Phase bestand beispielsweise darin, die Angestellten dazu zu bewegen, jeden Tag ihre Asana-Inbox zu überprüfen und ihre Profile zu aktualisieren.

Vor Asana haben wir E-Mails verwendet. Wir hatten kaum die Möglichkeit, zu sehen, woran andere arbeiteten, und Aufgaben effektiv nachzuverfolgen. Es hat mehr Zeit in Anspruch genommen, eine Reihe von Personen über Vorgänge zu informieren und Lösungen zu finden.

Zerihun Hailu, Head of Programs Implementation

Allie machte ihr Team im Rahmen eines ersten großen Projekts – der Neugestaltung einer Website – mit Asana bekannt. Sie erstellte einen Projektzeitplan, in dem festgelegt war, was bis wann erledigt sein musste, und machte sich an die Arbeit. Durch die Arbeit an einem Projekt mit konkreten Vorgaben konnte das Marketingteam die Verwendung von Asana erlernen und sah von Anfang an bessere Ergebnisse. Von da an baute Allie andere Workflows in Asana auf, wie z. B. zur Bewertung von kreativen Inhalten sowie Social-Media-, Redaktions- und E-Mail-Kalender, um alle Programme ihres Teams auf die Plattform zu migrieren.

Ein zentraler Ort, um die Arbeit zu verfolgen

Viele Teams von Lifewater haben festgestellt, dass Projektvorlagen nützlich sind, um sich wiederholende Aufgaben zu reduzieren und Arbeit rund um die Arbeit zu vermeiden. Allies Team verwendet besonders Vorlagen für fast alle Workflows, einschließlich Newsletter, Kampagnen, Kommunikation und PR. Und mithilfe von Filtern und Regeln werden Aufgaben Personen basierend auf ihren Rollen zugewiesen, damit jeder weiß, wofür er verantwortlich ist.

Ich liebe die Leistungsfähigkeit von Asana-Vorlagen, weil ich eine neue Kampagne in nur wenigen Minuten einrichten und dem gesamten Team einen Überblick über die Vorgänge verschaffen kann.

Allie Watts, Digital Marketing Managerin

Wenn das Marketingteam mit einem externen Beteiligten wie einem Freiberufler oder Journalisten zusammenarbeiten muss, lädt es die Person als Gast zum Projekt ein, damit die Kommunikation an einem Ort zentralisiert und die Erwartungen klar sind. Zum Beispiel arbeitet Lifewater in jedem Land, in dem sie tätig sind, mit Fachjournalisten zusammen, um Geschichten über bedürftige Kinder oder Familien zu erstellen und zu veröffentlichen. Mit Asana kann das Team die Wirkung von Lifewater auf eine Person oder Familie – sogenannte „Transformationsgeschichten“ – teilen, indem sie Journalisten vor Ort zu dem Projekt einladen, Ressourcen wie Fotos der Kinder oder der Wasserquelle teilen und Interessierte über die erzielten Fortschritte auf dem Laufenden halten. Wenn eine Geschichte der Not zu einem Erfolg wird, kann das Lifewater-Team ganz einfach auf die Informationen zugreifen und sie über ihre Kanäle teilen – was weitere Spenden noch wahrscheinlicher macht.

Für Lissie und Zerihun sehen Projekte in Asana etwas anders aus. Sie arbeiten jeweils mit Country Managern zusammen, die die Umsetzung der Wasser- und Sanitärprogramme von Lifewater vor Ort überwachen. Lissies Team verwendet Asana für einzelne Projekte wie Evaluierungsstudien zur Bewertung der Auswirkungen der Arbeit von Lifewater. Diese Projekte können bis zu sechs bis neun Monate dauern und umfassen jede Aufgabe, die in Asana erledigt werden muss. Sie verwenden auch Portfolios, um die Arbeit projektübergreifend zu verfolgen, damit sie einen guten Überblick darüber erhalten, wie sie vorankommen.

Während der COVID-19-Pandemie war Asana für Lissies Team von entscheidender Bedeutung, da sie nicht in die Länder reisen konnten, in denen die Projekte durchgeführt wurden. Die Arbeit in Asana ist so nahtlos, dass sie sogar die Notwendigkeit – oder zumindest die Häufigkeit – von Reisen verringern kann, sobald dies wieder sicher möglich ist.

In Zukunft werden wir wahrscheinlich weniger Kontrollbesuche unternehmen müssen, weil wir einen besseren Kommunikationsprozess geschaffen haben. Oder wir führen diese Reisen vor einem anderen Hintergrund durch, da ein Großteil unserer detaillierten Planung jetzt in Asana durchgeführt werden kann.

Lissie Babb, Head of Program Quality

Zerihun beaufsichtigt alle Länderteams, die die Programme von Lifewater umsetzen und die über mehrere Länder und Zeitzonen verteilt sind. Im Rahmen dieser Arbeit verwaltet Zerihun die jährlichen Programmaktivitäten und die Budgetplanung in Asana sowie die Planung und den Bau von Wasserprojekten. Da sein Team nicht mehr auf E-Mails angewiesen ist, kann er den Status bestimmter Projekte und Aufgaben ganz einfach in Asana einsehen. Auch die Kommunikationszeiten haben sich verkürzt, da Antworten nicht in langen E-Mail-Ketten untergehen und mehr Diskussionen asynchron zu Aufgaben stattfinden können. Projekt-Statusaktualisierungen werden auch direkt in Asana geteilt, so dass alle Mitglieder sie automatisch erhalten.

Asana ermöglicht es unserem Team, effizienter zu arbeiten und effektiver zu kommunizieren, was dazu führt, dass jedes Jahr mehr Kinder, Familien und Communities mit sauberem Wasser und Gesundheitsversorgung erreicht werden.

Allie Watts, Digital Marketing Managerin

Bessere Kommunikation, Zusammenarbeit und Effizienz

Seit der Einführung von Asana sind die Teams effizienter und die Prozesse bei Lifewater laufen reibungsloser ab:

• Die Kommunikation ist strukturiert und klar: Indem alle Diskussionen an einem zentralen Ort (Asana) geführt werden, kommuniziert das Unternehmen schneller und effektiver über nationale und internationale Grenzen hinweg. Asana hilft ihnen auch dabei, Teamkollegen in anderen Ländern besser kennenzulernen. Durch die Verwendung von Asana, um neue Angestellte oder unternehmensweite Veränderungen anzukündigen, haben Führungskräfte die Zuversicht, dass sie jeden Angestellten erreichen.

• Jeder hat Zugriff auf wichtige Informationen: Mit Asana sind alle auf dem gleichen Stand und verfügen über die notwendigen Informationen, um ihre Arbeit zu erledigen, da alle wichtigen Dokumentationen und Dateien auf der Plattform gespeichert sind. Anstatt nach Updates, Daten oder Kontext zu suchen, können Teams ihre Zeit mit der Ausführung von Aufgaben verbringen und sich einen Überblick über die Arbeit verschaffen, ohne Asana zu verlassen.

• Die Teams sind flexibler: Wenn sich die Projektzeitpläne ändern, können die Teams die Termine anpassen und Änderungen an den Plänen in Echtzeit vornehmen, sodass die Arbeit nicht verzögert wird. Durch die Funktion zur Aktualisierung von mehreren Fälligkeitsdaten gleichzeitig ist immer klar, was bis wann erledigt werden muss, und es gibt keine Verzögerungen.

Letztendlich führt die Arbeit aller Teams zu dem Ziel von Lifewater: Kindern und Communities den Zugang zu sauberem Wasser zu ermöglichen. Durch eine effizientere Gestaltung ihrer täglichen Arbeit können sie schneller Fortschritte bei der Bekämpfung der globalen Wasser- und Sanitärkrise erzielen.

Bessere Ergebnisse für die kommenden Jahre

In den kommenden Jahren wird das Marketingteam weitere Verbesserungen an der Website vornehmen und mehr monatliche Spender gewinnen, um dauerhafte Veränderungen bewirken zu können. Lissie und Zerihuns Teams werden Asana weiterhin nutzen, um sicherzustellen, dass ihre Programme in den Communities, in denen sie tätig sind, reibungslos und effektiv umgesetzt werden.

Mit dem Ziel, die Zahl der Todesfälle von Kindern durch wasserbürtige Krankheiten noch weiter zu senken, wird das gesamte Lifewater-Team weiterhin agilere, effizientere und kollaborativere Praktiken etablieren, damit mehr Communities sauberes Wasser, Gesundheit und Perspektive erhalten.