Inbox

Die Inbox ist der zentrale Ort für Benachrichtigungen in Asana. Ihre Inbox zeigt innerhalb eines Arbeitsbereichs oder Unternehmens Aktualisierungen zu allen Projekten an, in denen Sie Mitglied sind, und zu AufgabenAufgaben Aufgaben sind die grundlegende Einheit für die Arbeit in Asana. Aufgaben können für jede Art von Arbeit stehen, können Arbeit in kleinere Teilaufgaben unterteilen oder Informationen aufbewahren. Weiterlesen , an denen Sie beteiligt sind bzw. die Ihnen zugewiesenzugewiesen Die verantwortliche Person für die Aufgabe oder Unteraufgabe. Asana lässt einen Verantwortlichen pro Aufgabe oder Unteraufgabe zu. Weiterlesen sind.

Wenn Sie Asana regelmäßig besuchen und keine E-Mail-Benachrichtigungen erhalten möchten, können Sie diese deaktivieren und sich in Zukunft in der Inbox über Neuerungen in Aufgaben und Projekten informieren.

Zugriff auf die Inbox

So öffnen Sie die Inbox:

Klicken Sie in der Seitenleiste auf Inbox. Die Benachrichtigungen für Ihr Unternehmen oder Ihren Arbeitsbereich, werden dann im HauptfensterHauptfenster Wenn Sie ein Projekt, Tag oder eine Person auswählen, wird Ihnen eine Liste der relevanten Aufgaben im Hauptfenster angezeigt. Weiterlesen angezeigt. Die neuesten Benachrichtigungen erscheinen zuerst. Wenn Sie auf Ihre Benachrichtigung klicken, erscheint die Inbox-Aktivität im rechten Fenster.

Aktionen im linken Fenster:

Wenn Sie im linken Fenster auf Ihre Benachrichtigung klicken, haben Sie folgende Möglichkeiten: eine Erinnerungsaufgabe erstellen, Benachrichtigungen als gelesen/ungelesen markieren und Benachrichtigungen archivieren. Fahren Sie dazu einfach mit der Maus über die entsprechenden Symbole.

Sie können die Inbox-Verläufe minimieren oder zur besseren Einsicht ausklappen.

Linkes Fenster

Gelesen/ungelesen:

Sie können eine Inbox-Nachricht als ungelesen markieren, wenn Sie diese später lesen möchten. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Nachrichten als gelesen zu markieren, ohne sie zu öffnen.

Gelesen/ungelesen

Klicken Sie hier, um direkt zu Ihrer Asana-Inbox zu navigieren.  

Neue Benachrichtigung - orangefarbener Punkt

Neue Benachrichtigungen:

Wenn es ungelesene Benachrichtigungen gibt, wird ein orangefarbener Punkt in der oberen Leiste neben der Inbox angezeigt.

In Ihrer Inbox werden neue Benachrichtigungen seitlich mit einem blauen Punkt markiert. Gibt es eine neue Aktivität in einer Aufgabe innerhalb eines Projekts, sehen Sie eine Sprechblase.

Chrome-Tab

Sie werden auch einen schwarzen Punkt neben dem Asana-Logo im Tab Ihres Browsers bemerken.

Neue Benachrichtigungen

Der blaue Punkt markiert neue Benachrichtigungen.

Bei Benachrichtigungen zu neuen Kommentaren oder Anhängen wird in einer Sprechblase die Anzahl der neuen Kommentare oder Anhänge angezeigt.

Neue Kommentare

Der blaue Punkt markiert neue, ungelesene Aktivitäten.

Arbeiten in der Inbox

Es gibt zwei Tabs in der Inbox: Aktivitäten und Archiv.

Aktivitäten-Tab

Sie sehen eine Inbox-Benachrichtigung, wenn:

  • Ihnen eine Aufgabe zugewiesenzugewiesen Die verantwortliche Person für die Aufgabe oder Unteraufgabe. Asana lässt einen Verantwortlichen pro Aufgabe oder Unteraufgabe zu. Weiterlesen wurde
  • Ihnen eine Aufgabe nicht länger zugewiesen ist
  • Eine Ihnen zugewiesene Aufgabe sich ihrem Fälligkeitsdatum nähert
  • Eine Ihnen zugewiesene Aufgabe ihr Fälligkeitsdatum überschritten hat
  • Für eine Ihnen zugewiesene Aufgabe das FälligkeitsdatumFälligkeitsdatum Das Datum, an dem eine Aufgabe oder Unteraufgabe fällig ist. Weiterlesen geändert wurde
  • In einer Aufgabe, an der Sie beteiligt sind, neue AnhängeAnhänge Eine Datei, die an eine Aufgabe oder Diskussion angehängt ist. Weiterlesen hochgeladen wurden
  • In einer Aufgabe, an der sie beteiligt sind, neue KommentareKommentare Kommentieren Sie eine Aufgabe oder Diskussion, um Hilfe anzubieten, Fragen zu beantworten und beim Voranbringen der Arbeit zu helfen. Weiterlesen hinzugefügt wurden
  • Eine Aufgabe, an der Sie beteiligt sind, als erledigterledigt Markieren Sie eine Aufgabe mit einem Häkchen, um anzuzeigen, dass sie erledigt ist. Weiterlesen markiert wurde
  • Eine Aufgabe, die Sie erstellt haben oder die Ihnen zugewiesen wurde, ein Gefällt mir erhalten hat
  • Eine Aufgabe, an der Sie beteiligt sind, mit einer anderen Aufgabe zusammengeführt wurde
  • Sie zu den Beteiligten einer Aufgabe hinzugefügt wurden
  • Ihr Kommentar ein Gefällt mir erhält
  • Ihr AnhangAnhang Eine Datei, die an eine Aufgabe oder Diskussion angehängt ist. Weiterlesen ein Gefällt mir erhält
  • Der Abschluss Ihrer Aufgabe ein Gefällt mir erhält
  • Sie in der Aufgabenbeschreibung @ erwähnt wurden
  • Eine DiskussionDiskussion Über Diskussionen kommunizieren Nutzer miteinander in Asana. Auf jeder Projekt- oder Teamseite können Sie eine Diskussion starten. Weiterlesen in einem Team erstellt wurde, dem Sie angehören
  • Ein Kommentar in einem Team oder einer Projektdiskussion veröffentlicht wurde, an dem bzw. der Sie beteiligt sind
  • Einem Projekt, dessen Mitglied Sie sind, neue Aufgaben hinzugefügt wurden
  • Eine DiskussionDiskussion Über Diskussionen kommunizieren Nutzer miteinander in Asana. Auf jeder Projekt- oder Teamseite können Sie eine Diskussion starten. Weiterlesen in einem Projekt gestartet wurde, dem Sie angehören
  • Der StatusStatus Eine Möglichkeit, um Projektmitglieder über den Fortschritt eines Projekts in Kenntnis zu setzen. Der Status enthält eine Farbe (rot, gelb, grün) und eine kurze Zusammenfassung. Weiterlesen eines Projekts, dessen Mitglied Sie sind, aktualisiert wurde
  • Der Status einer Aufgabe, auf die Sie gewartet haben, geändert wurde

Die Inbox zeigt nur Benachrichtigungen für Aktionen und Änderungen von anderen an. Sie sehen keine Inbox-Storys über Aktionen, die Sie selbst durchgeführt haben.

Nachdem Sie eine Benachrichtigung im Inbox-Tab gelesen bzw. auf sie reagiert haben, können Sie sie archivieren.

Archivieren von Inbox-Storys

Inbox-Benachrichtigungen archivieren:

Bewegen Sie den Mauszeiger in der Inbox über das Symbol für neue Benachrichtigungen und klicken Sie auf Benachrichtigung archivieren. Sobald eine Benachrichtigung archiviert wurde, wird sie in den Archiv-Tab verschoben.

Wenn Sie Ihre Inbox leeren möchten, können Sie all Ihre Benachrichtigungen auf einmal archivieren. Das Archiv der Inbox wird alle vier Wochen automatisch gelöscht.

Alle Inbox-Stories archivieren

Alle Inbox-Benachrichtigungen archivieren:

  1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol
  2. Klicken Sie auf Alle archivieren

Sie können in Ihrer Inbox auch ganz nach unten navigieren und auf Alle Nachrichten archivieren klicken

Archiv-Tab

In diesem Tab finden Sie archivierte Inbox-Storys.

Wenn Sie ältere Benachrichtigungen behalten möchten, können Sie sie zurück in den Aktivitäten-Tab verschieben.

Archiv-Tab

Archivierte Benachrichtigungen zurück in die Inbox verschieben:

Bewegen Sie den Mauszeiger über die Inbox-Benachrichtigung und klicken Sie auf Zur Inbox verschieben. Die Benachrichtigung wird dann wieder in der Aktivitäten-Übersicht angezeigt.

Benachrichtigungen in Ihrer Inbox archivieren

Sie können alle bereits gelesenen Benachrichtigungen archivieren und Ihre Inbox für neue Benachrichtigungen frei halten.

Zusammengefasste Benachrichtigungen:

Wenn Sie innerhalb einer Stunde mehrere Benachrichtigungen erhalten, wird Asana diese für Sie sammeln und Ihnen zusammengefasst in einer einzigen E-Mail zusenden.

Besonders wichtige Benachrichtigungen wie zugewiesene Aufgaben und Kommentare zu Aufgaben werden immer individuell versendet, aber Aktualisierungen zu neu erstellten oder erledigten Aufgaben werden gesammelt.

Kommentare zu Aufgaben und zugewiesene Aufgaben werden nie zusammengefasst.

Die 30-Sekunden-Grenze für das Erhalten von E-Mail-Benachrichtigungen gilt nur für besonders wichtige Benachrichtigungen. Weniger wichtige Benachrichtigungen werden nach 60 Minuten Wartezeit versendet.

Das rechte Fenster der Inbox

Sie können über die Tabs Ihrer Inbox Aktionen durchführen.

Rechtes Fenster in der Inbox

Damit Sie einen schnellen Überblick über Veränderungen und notwendige Maßnahmen erhalten, bleibt das rechte Fenster immer geöffnet.

Wenn Sie die Aufgabe im Kontext des zugeordneten Projekts sehen möchten, klicken Sie auf den Projektnamen, um das Projekt im HauptfensterHauptfenster Wenn Sie ein Projekt, Tag oder eine Person auswählen, wird Ihnen eine Liste der relevanten Aufgaben im Hauptfenster angezeigt. Weiterlesen zu laden.

Anzeigen

Sie können sich Ihre Inbox in einer erweiterten Ansicht oder in einer komprimierten Ansicht anzeigen lassen. Um im linken Fenster mehr Inhalt in der Vorschau zu sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Erweitern“. Um weniger Vorschau-Inhalte im linken Fenster zu sehen, deaktivieren Sie die Erweitern-Schaltfläche.

Anzeige

Filtern

In der Inbox-Toolbar können Sie die erhaltenen Benachrichtigungen nach Typ filtern.

Filtern

Mögliche Filter für Benachrichtigungen:

  1. Ausklappen
  2. Alle
  3. Mir zugewiesen
  4. @Erwähnt
  5. Von mir zugewiesen

Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen

Die Einstellungen für Ihre E-Mail-Benachrichtigungen können Sie ganz einfach in Ihrer Inbox einsehen und anpassen.

E-Mail-Benachrichtigungen

Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol und dann auf Benachrichtigungen verwalten.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste unter Zuletzt zugewiesen.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Sichtbar machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie sichtbar gemacht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Geben Sie Tab+N in eine beliebige Aufgabenzeile ein, um einen neuen Abschnitt zu erstellen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.