Inbox
Die Inbox ist der zentrale Ort für Benachrichtigungen in Asana. Ihre Inbox zeigt innerhalb eines Arbeitsbereichs oder Unternehmens Aktualisierungen zu allen Projekten an, in denen Sie Mitglied sind, und zu Aufgaben, an denen Sie beteiligt sind bzw. die Ihnen zugewiesen sind. Über die Einstellungen für Projektbenachrichtigungen können Sie festlegen, für welche Projekte Sie Inbox-Benachrichtigungen erhalten.
In unserem Webinar Asana-Grundlagen lernen Sie die Grundlagen des Aufgabenmanagements kennen. Jetzt anmelden
Wenn Sie Asana regelmäßig besuchen und keine E-Mail-Benachrichtigungen erhalten möchten, können Sie diese deaktivieren und sich in der Inbox über Neuerungen in Aufgaben und Projekten informieren.
So öffnen Sie die Inbox
Klicken Sie in der Seitenleiste auf Inbox. Die Benachrichtigungen für Ihr Unternehmen oder Ihren Arbeitsbereich erscheinen dann im Hauptfenster. Die neuesten Benachrichtigungen werden zuerst angezeigt. Mit einem Klick auf die jeweilige Benachrichtigung werden die Details der Inbox-Aktivität im rechten Fenster angezeigt.
Aktionen im Hauptfenster:
Wenn Sie im Hauptfenster auf Ihre Benachrichtigung klicken, haben Sie folgende Möglichkeiten: eine Erinnerungsaufgabe erstellen, Benachrichtigungen als gelesen/ungelesen markieren und Benachrichtigungen archivieren. Fahren Sie dazu einfach mit der Maus über die entsprechenden Symbole.
Sie können die Inbox-Verläufe minimieren oder zur besseren Einsicht ausklappen.
Benachrichtigungen als gelesen oder ungelesen markieren:
Sie können eine Inbox-Nachricht als ungelesen markieren, wenn Sie diese später lesen möchten. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Nachrichten als gelesen zu markieren, ohne sie zu öffnen.
Klicken Sie hier, um direkt zu Ihrer Asana-Inbox zu navigieren.
Neue Benachrichtigungen:
Ein orangefarbener Punkt wird in der Seitenleiste neben der Inbox angezeigt, wenn es ungelesene Benachrichtigungen gibt.
Neben neuen Benachrichtigungen in Ihrer Inbox wird ein blauer Punkt angezeigt. Neue Aktivitäten innerhalb einer Aufgabe erkennen Sie an einer Blase.
Sie werden auch einen schwarzen Punkt neben dem Asana-Logo im Tab Ihres Browsers bemerken.
Blaue Punkte zeigen neue Benachrichtigungen an.
Bei Benachrichtigungen zu neuen Kommentaren oder Anhängen wird in einer Sprechblase die Anzahl der neuen Kommentare oder Anhänge angezeigt.
Blaue Blasen zeigen ungelesene Aktivitäten an.
Arbeiten in der Inbox
Es gibt zwei Tabs in der Inbox: Aktivitäten und Archiv.
Aktivitäten-Tab
Sie sehen eine Inbox-Benachrichtigung, wenn:
- Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wird
- Die Zuweisung einer Aufgabe an Sie aufgehoben wird
- Eine Ihnen zugewiesene Aufgabe sich ihrem Fälligkeitsdatum nähert
- Eine Ihnen zugewiesene Aufgabe ihr Fälligkeitsdatum überschritten hat
- Das Fälligkeitsdatum einer Ihnen zugewiesenen Aufgabe sich geändert hat
- In einer Aufgabe, an der Sie beteiligt sind, neue Anhänge hochgeladen wurden
- In einer Aufgabe, an der sie beteiligt sind, neue Kommentare hinzugefügt wurden
- Eine Aufgabe, an der Sie beteiligt sind, als erledigt markiert wurde
- Eine Aufgabe, die Sie erstellt haben oder die Ihnen zugewiesen wurde, mit Gefällt mir markiert wurde
- Eine Aufgabe, an der Sie beteiligt sind, mit einer anderen Aufgabe zusammengeführt wurde
- Sie zu den Beteiligten einer Aufgabe hinzugefügt wurden
- Ihr Kommentar mit „Gefällt mir“ markiert wurde
- Ihr Anhang mit „Gefällt mir“ markiert wurde
- Die Fertigstellung Ihrer Aufgabe mit „Gefällt mir“ markiert wurde
- Sie in der Aufgabenbeschreibung @erwähnt wurden
- Eine Nachricht in einem Ihrer Teams erstellt wurde
- Eine Nachricht in einem Ihrer Teams oder Projekte kommentiert wurde
- Einem Ihrer Projekte neue Aufgaben hinzugefügt wurden (abhängig von den Projekteinstellungen)
- Eine Nachricht in einem Ihrer Projekte gestartet wurde
- Der Status eines Projekts, in dem Sie Mitglied sind, aktualisiert wurde
- Der Status einer Aufgabe, auf die Sie gewartet haben, geändert wurde
Die Inbox zeigt nur Benachrichtigungen für Aktionen und Änderungen an, die von anderen Personen durchgeführt wurden. Sie sehen keine Inbox-Benachrichtigungen über Aktionen, die Sie selbst durchgeführt haben.
Nachdem Sie eine Benachrichtigung im Inbox-Tab gelesen bzw. auf sie reagiert haben, können Sie sie archivieren.
Archivieren von Inbox-Benachrichtigungen:
Halten Sie den Cursor über das Symbol der Inbox-Benachrichtigungen und klicken Sie auf Benachrichtigung archivieren. Sobald eine Benachrichtigung archiviert wurde, wird sie in den Archiv-Tab verschoben.
Wenn Sie Ihre Inbox leeren möchten, können Sie all Ihre Benachrichtigungen auf einmal archivieren. Das Archiv der Inbox wird vier Wochen später automatisch gelöscht.
Alle Inbox-Benachrichtigungen archivieren:
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol in der oberen Leiste
- Klicken Sie auf Alle archivieren
Sie können in Ihrer Inbox auch ganz nach unten scrollen und auf Alle Benachrichtigungen archivieren klicken
Archiv-Tab
In diesem Tab finden Sie archivierte Inbox-Benachrichtigungen.
Wenn Sie ältere Benachrichtigungen behalten möchten, können Sie diese zurück in den Aktivitäten-Tab verschieben.
So verschieben Sie archivierte Benachrichtigungen wieder in die Inbox:
Halten Sie den Cursor über die Inbox-Benachrichtigung und klicken Sie auf Zur Inbox verschieben. Die Benachrichtigung wird dann wieder im Aktivitäten-Tab angezeigt.
Benachrichtigungen in Ihrer Inbox archivieren
Sie können alle bereits gelesenen Benachrichtigungen archivieren und Ihre Inbox für neue Benachrichtigungen frei halten.
Was geschieht mit den archivierten Benachrichtigungen?
Wenn Sie eine wichtige Benachrichtigung innerhalb von 30 Sekunden aus Ihrer Inbox archivieren, erhalten Sie keine E-Mail-Benachrichtigung. Für alle anderen Benachrichtigungen erhalten Sie keine E-Mail, wenn Sie sie innerhalb von 60 Minuten archivieren.
Zusammengefasste Benachrichtigungen:
Wenn Sie innerhalb einer Stunde mehrere Benachrichtigungen erhalten, wird Asana diese für Sie sammeln und Ihnen zusammengefasst in einer einzigen E-Mail zusenden.
Besonders wichtige Benachrichtigungen wie zugewiesene Aufgaben und Kommentare zu Aufgaben werden immer individuell versendet, aber Aktualisierungen zu neu erstellten oder erledigten Aufgaben werden gesammelt.
Kommentare zu Aufgaben und zugewiesene Aufgaben werden nie zusammengefasst.
Die 30-Sekunden-Grenze für das Erhalten von E-Mail-Benachrichtigungen gilt nur für besonders wichtige Benachrichtigungen. Weniger wichtige Benachrichtigungen werden nach 60 Minuten Wartezeit versendet.
Das Fenster mit Aufgabendetails in der Inbox
Sie können über die Tabs Ihrer Inbox Aktionen durchführen.
Damit Sie einen schnellen Überblick über Veränderungen und notwendige Maßnahmen erhalten, bleibt das Fenster mit den Aufgabendetails immer geöffnet.
Wenn Sie die Aufgabe im Kontext des zugeordneten Projekts sehen möchten, klicken Sie auf den Projektnamen, um das Projekt im Hauptfenster zu laden.
Inbox-Ansichten
Sie können sich Ihre Inbox in einer ausgeklappten Ansicht oder in einer komprimierten Ansicht anzeigen lassen. Um im Hauptfenster mehr Inhalt in der Vorschau zu sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ausklappen. Um weniger Vorschau-Inhalte im Hauptfenster zu sehen, deaktivieren Sie die Schaltfläche Ausklappen wieder.
Inbox-Filteroptionen
In der Inbox-Toolbar können Sie die erhaltenen Benachrichtigungen nach Typ filtern.
Filtern Sie Ihre Benachrichtigungen:
- Alle
- Mir zugewiesen
- @Erwähnt
- Von mir zugewiesen
- Nur ungelesene
Einstellungen für Ihre Benachrichtigungen
Die Einstellungen für Ihre Benachrichtigungen können Sie ganz einfach in Ihrer Inbox einsehen und anpassen. Klicken Sie dazu auf das Drei-Punkte-Symbol und dann auf Benachrichtigungen verwalten.
Unter Benachrichtigungen in Meine Einstellungen haben Sie Zugriff auf Ihre E-Mail-, Browser- und Projekt-Benachrichtigungen. Dort können Sie die von Ihnen bevorzugte E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen zu Aktivitäts-Updates und Zusammenfassungen festlegen. Sie können Benachrichtigungen außerdem aktivieren, deaktivieren oder pausieren.
