Revolutionierung von Marketing Operations bei Children's Health

Im Jahr 2022 gründete Children's Health ein Marketing Operations-Team, um seine Reichweite zu vergrößern und seinen Ruf durch diversifizierte Marketingstrategien zu stärken. Das Team stand jedoch vor operativen Herausforderungen:

• Fragmentierte Workflows: Mit über neun separaten Projekt- und Ticketing-Systemen waren die Teams isoliert und die Prozesse inkonsistent.

• Ineffiziente Zusammenarbeit: Nicht miteinander verknüpfte Tools führten zu zeitaufwändigen Prozessen und häufigen Missverständnissen, was den Fortschritt bei hochwirksamen Initiativen verlangsamte.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, entschied sich das Marketing Operations-Team im Januar 2023 für den Wechsel zu einem kollaborativen Work Management Tool. Ihre Ziele waren:

• Zentralisierung der Arbeit: Asana sollte als einzige Informationsquelle dienen, die Transparenz verbessern, den Bedarf an abteilungsweiten Besprechungen reduzieren und Workflows optimieren.

• Prozesse standardisieren: Ein konsistentes Projektmanagement-Framework sorgte für abteilungsübergreifende Abstimmung der Teams und klare Prioritäten.

• Skalierbarkeit ermöglichen: Durch Zeitersparnis und gezielten Einsatz von Ressourcen kann das Team wirkungsvolle Initiativen priorisieren, wodurch das Unternehmen mehr Familien von Patienten erreichen und wichtige Ziele erreichen kann.

In nur 16 Monaten führte Children's Health erfolgreich kollaboratives Work Management für Marketing und Kommunikation ein und veränderte damit die Arbeitsweise des Teams und die Priorisierung seiner Bemühungen. Der innovative Einsatz von Asana durch das Team brachte ihm den Marketing Visionary Work Innovation Award ein, ein Beleg für seine Fähigkeit, den Aufwand zu skalieren und gleichzeitig die Wirkung auf Familien und die Community zu verstärken.

Bei Children’s Health spielen Marketing und Kommunikation eine zentrale Rolle als verbindendes Element unseres Unternehmens. Durch die Zentralisierung unserer Marketingaktivitäten in Asana haben wir die Zusammenarbeit effizienter gestaltet und die Basis geschaffen, um sinnvolle Ergebnisse für unsere Patientinnen, Patienten und deren Familien zu erzielen.

Fernand Fernandez, Executive Vice President, Chief Marketing and Communications Officer

Vereinfachung der strategischen Planung für bessere Ergebnisse 

Vor der Einführung von kollaborativem Work Management stützte sich die Marketingabteilung bei der strategischen Planung auf Präsentationen, Dokumente und Tabellen. Durch den Wechsel zu Asana zentralisierte das Team seinen Planungsprozess, automatisierte Workflows und schuf ein einheitlicheres System.

Zentralisierte Planung sorgt für zielgerichtetes Vorgehen

• Strategische Pläne werden in Asana als dedizierte Projekte erstellt, wodurch eine zentrale Anlaufstelle für alle Planungsaufgaben geschaffen wird.

• Teams in der gesamten Marketingabteilung arbeiten im Rahmen desselben strategischen Plans, was die Transparenz verbessert, Teams außerhalb des Marketings auf dem Laufenden hält und die Notwendigkeit separater Dokumente oder Tools beseitigt.

• Durch die Standardisierung der Planungsprozesse sorgt das Team für einheitliche Workflows und verhindert, dass Aufgaben übersehen werden. 

• Mithilfe der Mehrfachzuordnung, die es Nutzern ermöglicht, eine einzelne Aufgabe in mehrere Projekte aufzunehmen, können Teams Aufgaben aus dem strategischen Plan mit der kreativen Warteschlange verknüpfen, sodass sie alle Kampagnen-Assets an einem Ort verfolgen können.

Verbesserte Fokussierung führt zu messbaren Auswirkungen

• Echtzeit-Dashboards bieten Teams und Führungskräften einen Überblick über die Arbeitsbelastung und den Projektfortschritt, verbessern die Ressourcenzuweisung und helfen, Hindernisse frühzeitig zu erkennen, um strategische Projekte auf Kurs zu halten.

• Durch die Automatisierung von Planungsprozessen und die Beseitigung von Ineffizienzen gewann das Marketingteam mehr Kapazität, um sich auf Initiativen mit hoher Priorität zu konzentrieren, und erreichte sein Ziel für 2023, 80 % seiner Zeit für strategische Arbeit zu nutzen.

Ergebnisse durch optimiertes Kampagnenmanagement erzielen

Die Abteilung Marketing & Kommunikation spielt eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung des nationalen Rufs der Organisation durch Initiativen wie E-Mail-Marketingkampagnen, gezielte digitale Strategien und Multimedia-Inhalte. 

Zuvor führte die Verwaltung eines hohen Volumens an Kampagnen über isolierte Tools hinweg zu Ineffizienz, Missverständnissen und Verzögerungen. Durch die Zentralisierung der Arbeit in Asana wurden diese Herausforderungen gelöst – die Zusammenarbeit wurde verbessert, die Transparenz aufrechterhalten und die Ergebnisse beschleunigt.

Zusammengeführte Arbeit beschleunigt Kampagnenzeitpläne

• Alle Marketingaktivitäten werden auf einer einzigen Plattform verfolgt, wodurch das Kampagnenmanagement von Anfang bis Ende zentralisiert wird.

• Funktionsübergreifende Teams und externe Agenturpartner arbeiten in gemeinsamen Projekten, wodurch Missverständnisse reduziert und die Koordination verbessert werden.

• Dashboards und Portfolioansichten bieten Echtzeit-Überblick über Workloads von Teams und stellen sicher, dass Projekte planmäßig verlaufen und Fristen eingehalten werden.

• Standardisierte Kampagnen-Workflows ermöglichen eine schnellere Planung und Umsetzung von kreativen Inhalten, verkürzen die Markteinführungszeit und führen zu qualitativ hochwertigen Ergebnissen.

Kollaborationstools verbessern die Abstimmung zwischen Teams

• Echtzeit-Updates und Automatisierungen ermöglichen es dem Team, mehr Zeit für die Planung innovativer Kampagnen zu nutzen, anstatt Updates einzuholen.

• Die Zeit für die Berichterstattung über Kampagnenergebnisse wurde dank der Asana-Berichts-Dashboards, die eine schnellere Analytik ermöglichen und den Messprozess optimieren, um 80 % reduziert.

• Portfolio-Ansichten visualisieren wichtige Projektstatistiken, wie z. B. die Gesamtzahl der erledigten Aufgaben, und bieten Analytik während Post-Mortem-Überprüfungen, um dem Team zu helfen, seine Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

Transformation der Erstellung kreativer Inhalte für eine schnellere Umsetzung und Lieferung

Vor der Einführung von kollaborativem Work Management wurden Kreativanfragen für Marketinginitiativen per E-Mail verwaltet, was zu Ineffizienzen und inkonsistenten Workflows führte. Da zu jeder Zeit etwa 150 kreative Inhalte in der Warteschlange waren, benötigte das Team eine Lösung, um den Prozess der Entgegennahme und Produktion zu optimieren, sodass es sich auf die Erstellung hochwertiger Arbeit konzentrieren konnte. Asana hat den kreativen Erstellungsprozess des Teams verändert.

Standardisierte Formulare und Workflows verbessern die Effizienz

• Kreative Anfragen – einschließlich Video-, Foto-, E-Mail- und Druckproduktion – werden über benutzerdefinierte Formulare eingereicht, die auf jeden Inhaltstyp und jeden Projektbedarf zugeschnitten sind.

• Die Formulare verwenden benutzerdefinierte Felder, um wichtige Details im Voraus zu erfassen, wie z. B. Zeitpläne, Art des Contents und Prioritäten, um sicherzustellen, dass die Anfragen vollständig sind, bevor sie weiter bearbeitet werden.

• Nach der Genehmigung werden Anfragen in aktive Projekte umgewandelt. Aufgaben, Zeitpläne und Teammitglieder werden automatisch auf der Grundlage von Projektvorlagen zugewiesen, wodurch Workflows optimiert und Konsistenz sichergestellt werden.

• Flexible Projektvorlagen ermöglichen es Teams, Zeitpläne und Abhängigkeiten an ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen, wodurch die Einrichtungszeit reduziert wird und Projekte gleichzeitig auf Kurs bleiben.

Verbesserte Effizienz und verbessertes Ressourcenmanagement 

• Portfolio-Ansichten bieten Echtzeit-Analytik zur Arbeitsauslastung der Designer und helfen Managern, die Kapazität auszugleichen und Projekte effizient zuzuweisen. Dies verbesserte die Transparenz der Arbeitsbelastung um 25 % und erhöhte die Fähigkeit der Designer, dringende Projekte zu priorisieren, um 95 %.

• Die Erfassung von Projektdetails über Formulare für Arbeitsanfragen steigerte die Effizienz um 25 %, wodurch 2,5 Stunden pro Anfrage und insgesamt 115 Stunden im ersten und zweiten Quartal 2024 eingespart werden konnten.

• Ein neuer Video- und Fotografie-Bericht verbesserte die Transparenz der Arbeit dieses Teams um 98 % und ermöglichte eine bessere Koordination und Entscheidungsfindung.

• Gemeinsame Projekte förderten eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Teams und externen Partnern und verbesserten die funktionsübergreifende Zusammenarbeit bei Video- und Fotoprojekten um 95 % und bei E-Mail-Marketing-Workflows um 25 %.

• Standardisierte Workflows reduzierten die Projekterstellungszeit um 20 % für kreative Inhalte und um 80 % für Video- und Fotoprojekte, was dazu beitrug, die Markteinführungszeit für kreative Inhalte um 45 % zu verkürzen.

Für eine bessere Zukunft für Kinder

Dank der Effizienzsteigerungen und Verbesserungen, die das kollaborative Work Management für die Abläufe gebracht hat, ist das Team bereit, seine Marketingaktivitäten auf die nächste Stufe zu heben – Workflows zu optimieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und wirkungsvolle Kampagnen zu liefern, die die Mission von Children's Health unterstützen, das Leben für Kinder besser zu machen.