Als kleines Business mit einer großen Zahl komplexer Projekte brauchten wir eine Lösung, um diese Komplexität zu bewältigen. Mit Asana können unsere Teams genau die Informationen finden, die sie benötigen, ohne hunderte von Projekten durchsuchen zu müssen, an denen sie gerade arbeiten. So weiß jeder Beteiligte, was zu tun ist und bis wann – und unsere Launches bleiben im Zeitplan.

Katie Sissons, Senior Programme Manager

Effizienz und Abstimmung zwischen Projekten

Beauty Pie entwickelt jedes Jahr über 100 neue Produkte und verbessert rund 50 bestehende – mit klarem Fokus auf Innovation im Bereich Beauty und Wellness. Um ihre Prozesse zu optimieren und besser zu skalieren, wandten sie sich an Asana. Ziel war es, Arbeitsabläufe zu vereinfachen und Informationen teamübergreifend zu zentralisieren.

Durch die Standardisierung von Prozessen, klare Verantwortlichkeiten und die Zusammenführung von Tools ermöglicht Asana die nahtlose Zusammenarbeit von Teams in über 12 Geschäftsbereichen – darunter Produktentwicklung, Operations, Onsite-Merchandising und Marketing. Asana vereinfacht komplexe, bereichsübergreifende Projekte. Teams können Aufgaben und Zuständigkeiten leichter verwalten, Beteiligte bleiben auf dem neuesten Stand und die Führungsebene erhält Echtzeit-Einblicke, um Projekte auf Kurs zu halten. Mit Asana als Grundlage für Effizienz kann Beauty Pie skalieren, während es gleichzeitig hohe Qualitätsstandards aufrechterhält und Innovationen im Beauty- und Wellnessbereich vorantreibt.

Die Einführung von Asana bei Beauty Pie

Beauty Pie hatte eine klare Vorstellung davon, wie eine Work-Management-Plattform komplexe Produkteinführungen und bereichsübergreifende Projekte unterstützen sollte. Man hatte erkannt, die Verfolgung des Fortschritts war ineffizient, und so war klar: Es braucht ein skalierbares, intuitives Tool, um Prozesse zu vereinfachen und die Vielzahl an Aufgaben und Abhängigkeiten in jedem Projekt zu verwalten. Nachdem man verschiedene Optionen geprüft hatte, entschied man sich für Asana. Denn damit lassen sich Aufgaben zuweisen, Workloads steuern und dank der Mehrfachzuordnung Abhängigkeiten projektübergreifend im Blick behalten und bereichsübergreifendes Management vereinfachen.

Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, arbeitete Beauty Pie mit den Digitalexpertinnen und -experten bei Generation Digital zusammen. Das Unternehmen half dabei, interne Asana-Champions zu bestimmen, unterstützte Beauty Pie beim Change Management, etablierte Best Practices für Schulung und Kommunikation und führte ein Daten-Audit durch, um relevante Prozesse zu übertragen. Heute nutzen über 200 Mitarbeitende aus Bereichen wie Marketing, Kreation, Operations, Projektmanagement, Onsite-Merchandising und der Führungsebene Asana – das Tool ist zentral für das Projektmanagement bei Beauty Pie und fördert Zusammenarbeit und Klarheit in allen Abteilungen.

Nach der Einführung von Asana haben wir unternehmensweit Champions benannt, die die Einführung vorangetrieben haben. Sie waren schnell von der Plattform begeistert und halfen ihren Teams, die Vorteile zu erkennen. Es war großartig zu sehen, wie zentrale Personen Verantwortlichkeit übernommen und den Mehrwert für ihre Teams erkannt haben.

Rose Dyer, Global Head of Project Portfolio and ESG

Koordination komplexer Projekt- und Produkteinführungen

Das Produktentwicklungsteam von Beauty Pie verwaltet jedes Jahr über 100 Produkteinführungen. Da jede Produkteinführung 12 bis 24 Monate dauert und die Zusammenarbeit von Teams wie Zulassung, Lieferkette, Qualitätssicherung, Verpackung und Marketing erfordert, ist es eine Herausforderung, alle Beteiligten auf Kurs zu halten. Um den Prozess zu optimieren, wandte sich Beauty Pie an Asana, um den gesamten Zyklus der Produkteinführung zu verwalten.

Vor der Arbeit mit Asana fehlten Beauty Pie standardisierte Workflows, was es schwierig machte, Produkteinführungen auf Kurs zu halten. Jetzt bietet Asana die Klarheit und Struktur, die Teams benötigen, um effektiv zusammenzuarbeiten und Fristen einzuhalten. Die Flexibilität der Plattform ermöglicht es den Projektmanagern, Prozesse zu standardisieren und gleichzeitig die Workflows an die individuellen Bedürfnisse jedes Projekts anzupassen.

Standardisierte Workflows verbessern die Projekteffizienz

• Die anpassbaren Vorlagen von Asana geben jeder Produkteinführung eine einheitliche Struktur und helfen Teams, wiederholbare Aufgaben während des gesamten Zyklus der Produkteinführung zu verwalten.

• Projektmanager können Workflows bei Bedarf anpassen und profitieren gleichzeitig von der Einheitlichkeit standardisierter Prozesse, wodurch die Vorarbeit reduziert wird.

• Jede Aufgabe hat eine zugewiesene verantwortliche Person, sodass alle im Team genau wissen, wofür sie verantwortlich sind – und wann etwas fällig ist. Das hält Projekte auf Kurs, sodass Fristen eingehalten werden.

• Jedes Team hat auch ein eigenes Aufgabenboard für Produkteinführungen. Wenn ein Mitglied des Teams abwesend ist, kann ein anderes die zugewiesene Arbeit problemlos übernehmen, ohne dass etwas verloren geht.

Wichtige Meilensteine im Blick behalten und planmäßig liefern

• Teams verfolgen wichtige Meilensteine und Abhängigkeiten für alle Produkteinführungen in Asana, sodass sowohl Führungskräfte als auch beteiligte Personen in Echtzeit einen Überblick über den Projektstatus erhalten.

• Benutzerdefinierte Felder wie Produktkategorien und Priorisierungen helfen den Teams, wichtige Aufgaben schnell zu erkennen. So können sie sich auf kritische Arbeit konzentrieren und Produkte pünktlich auf den Markt bringen.

Dank der Flexibilität von Asana konnten wir als wachsendes Unternehmen auf bestehenden Prozessen aufbauen, ohne jedes Mal bei null anfangen zu müssen.

Katie Sissons, Senior Programme Manager

Transparenz und Zusammenarbeit verbessern

Da mehrere Teams gleichzeitig an Projekten arbeiteten, benötigte Beauty Pie einen besseren Überblick über die Verantwortlichkeiten. Die Mehrfachzuordnung von Asana macht es Teams wie Zulassung, Lieferkette, Qualitätssicherung und Marketing leicht, sich auf ihre spezifischen Aufgaben innerhalb größerer Produkteinführungsprojekte zu konzentrieren, die Verantwortlichkeit zu verbessern und den Teams zu helfen, sich auf ihre Prioritäten zu konzentrieren.

Mehrfachzuordnung für klare Verantwortlichkeiten bei Aufgaben

• Teams verwenden die Mehrfachzuordnung, um ihre Aufgaben projektübergreifend anzuzeigen, und sie sehen nur, was für sie wirklich relevant ist.

• Über dedizierte Projektboards sehen die Teams alle für sie relevanten Aufgaben an einem Ort, was es einfacher macht, Fristen zu verwalten und Engpässe zu vermeiden.

Transparenz verbessert das Workload-Management

• Asana gibt Teams einen klaren Überblick über Projektzeitpläne und Abhängigkeiten und hilft ihnen, Hindernisse frühzeitig zu erkennen. Wenn Verzögerungen in einer Phase einen Start gefährden, können sich Teams schnell anpassen, um auf Kurs zu bleiben.

• Kleinere Teams, die an mehreren Projekten arbeiten, können ihre Arbeitsauslastung in einer einzigen Ansicht verwalten, wodurch Unklarheiten reduziert werden und sichergestellt wird, dass nichts übersehen wird.

Nahtlose Integrationen verbessern die Zusammenarbeit

• Integrationen mit Tools wie Slack, Google Drive, Zendesk und Jira Cloud ermöglichen es Beauty Pie, ihre vorhandenen Technologien direkt mit Asana zu verknüpfen.

• Teams können in Echtzeit kommunizieren, Dokumente teilen und Aufgaben von einem zentralen Ort aus verwalten, wodurch der Wechsel zwischen Apps reduziert und die teamübergreifende Zusammenarbeit verbessert wird.

Ein anderes Tool haben wir zwar getestet, aber dieses fühlte sich mehr nach einer schicken Excel-Tabelle an als nach einer echten Lösung. Es war nicht ideal, um den Projektstatus zu verfolgen oder Aufgaben teamübergreifend zuzuweisen. Nach der Einführung von Asana wurde klar, dass wir das andere Tool nicht mehr benötigen. Asana gab uns die Transparenz und Klarheit, die wir brauchten.

Rose Dyer, Global Head of Project Portfolio and ESG

Risiko- und Portfoliomanagement optimieren

Neben der Verwaltung von Produkteinführungen verwendet Beauty Pie Asana, um Projektrisiken zu verfolgen, wichtige Initiativen zu verwalten und potenzielle Probleme teamübergreifend zu kommunizieren. Dank wöchentlicher Statusberichte und Echtzeit-Einblicken bietet Asana Beteiligten klare Transparenz über wichtige Projekte. So lassen sich Fortschritte auf einen Blick erkennen und Updates an die Führungsebene weitergeben. Durch die Verfolgung von Risiken und Projektstatus an einem Ort kann Beauty Pie potenzielle Probleme schnell beheben, die Teams auf dem Laufenden halten und Störungen minimieren.

Risikoverfolgung zentralisieren und frühzeitig auf Probleme reagieren

• Jedes Projekt verfügt über einen speziellen Risikoabschnitt, in dem Teams potenzielle Risiken erfassen können – inklusive wichtiger Angaben wie Ursache, Auswirkungen, Gegenmaßnahmen, Eintrittswahrscheinlichkeit und Schweregrad.

• Mit der Regel-Funktion von Asana werden verschiedene Risiken automatisch in einem zentralen Risikoprotokoll erfasst. Beteiligte sehen das Wesentliche auf einen Blick, und die Projektpläne bleiben übersichtlich.

• Das zentrale Risikoprotokoll ermöglicht es der Führungsebene, Risiken einfach zu bewerten, um sicherzustellen, dass kritische Probleme frühzeitig identifiziert und behoben werden.

Portfoliomanagement optimiert die Entscheidungsfindung

• Asana unterstützt Beauty Pie bei der Verwaltung des gesamten Portfolios an Schlüsselprojekten. Der Status jedes Projekts wird dabei erfasst und mithilfe integrierter Statusaktualisierungen an Beteiligte kommuniziert.

• Benutzerdefinierte Felder wie Risikostufen und Projektpriorität ermöglichen es Teams, den Projektstatus schnell zu bewerten und potenzielle Herausforderungen, die Zeitpläne oder Ergebnisse gefährden könnten, rechtzeitig zu erkennen.

• Beteiligte können Fortschritts- und Risikodaten an einem Ort einsehen, was die Abstimmung mit der Führungsebene erleichtert und Entscheidungen auf Basis aktueller Informationen ermöglicht.

Unser Risikoprotokoll auf Portfolioebene zeigt jedes Risiko über alle Projekte hinweg an und bietet den wichtigsten Beteiligten vollständige Transparenz an einem Ort. Wird ein Risiko identifiziert, wird es automatisch im Protokoll erfasst, sodass nichts übersehen wird und die Projektpläne übersichtlich bleiben.

Rose Dyer, Global Head of Project Portfolio and ESG

Mit vernetzter Arbeit in die Zukunft der Kosmetik

Mit Asana als treibender Kraft für den operativen Erfolg ist Beauty Pie bereit für ein nachhaltiges und sicheres Wachstum. Als Gewinner des Asana Tech Visionary Award plant Beauty Pie, weiterhin auf Innovation zu setzen – mithilfe von KI zur Automatisierung von Aufgaben und Reduzierung von Fehlern, damit sich Teams auf wertschöpfende Arbeit konzentrieren können.

Durch die Integration KI-gestützter Analytik und prädiktiver Analysen wird Beauty Pie das Projektmanagement weiter optimieren, die Ausrichtung an strategischen Zielen sicherstellen und eine stärkere Zusammenarbeit zwischen den Teams fördern. Künftig wird der Einsatz von Asana noch ausgeweitet werden. Ziel ist es, einen neuen Standard für Effizienz und Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen zu setzen, um zu zeigen, was möglich ist, wenn die Arbeit wirklich vernetzt ist.