Asana hilft uns, die Abstimmung, Transparenz und Kommunikation in der gesamten Hochschule zu verbessern. Durch die Verfolgung von OKRs und wichtigen Kennzahlen kann ich einen klaren Überblick auf hoher Ebene über alle Programme behalten. Das hilft uns, Probleme proaktiv anzugehen und zeitnahe, fundierte Entscheidungen zu treffen, um unsere institutionellen Ziele zu unterstützen.

Dr. Monique Umphrey, Provost/Stellvertretende Rektorin für akademische und studentische Angelegenheiten

Ziele und Echtzeit-Analytik aufeinander abstimmen, um den Erfolg der Studierenden zu fördern

Das Büro des Provosts verwaltet eine Vielzahl von Aufgaben, von der Überwachung der akademischen und studentischen Angelegenheiten bis hin zur Förderung wichtiger Kennzahlen wie Immatrikulations- und Abschlussquoten. Bei so vielen laufenden Vorgängen, einschließlich Akkreditierung und Technologieintegration, kann es eine Herausforderung sein, koordiniert zu bleiben.

Durch die Verwendung von Asana und Objectives & Key Results (OKRs) kann das Team nun in Echtzeit den Fortschritt in Richtung seines Ziels einer Fertigstellungsrate von 70 % bis 2030 verfolgen und sich auf Initiativen konzentrieren, die nicht nur den Erfolg der Studierenden fördern, sondern auch ein Gefühl der Zugehörigkeit vermitteln.

Organisation von Projekten und Ergebnissen in Asana, um die Wirkung auf die Studierenden zu erhöhen

• ACC erfasst seine OKRs und die damit verbundenen Taktiken in Asana und ermöglicht so eine klare Nachverfolgung wichtiger Kennzahlen wie Immatrikulation, Bindung, Abschlussquoten und Compliance.

• Jedes Studienergebnis und jede strategische Säule wird als Ziel festgelegt, wobei die Projekte auf jedes einzelne Ziel abgestimmt sind, um Priorisierung, Transparenz und abteilungsübergreifende Abstimmung zu gewährleisten.

• Asana berechnet den Zielfortschritt automatisch anhand von Projekt-Updates oder erledigten Meilensteinen, spart Zeit bei der Berichterstattung und stellt sicher, dass die Ressourcen auf wirkungsvolle Initiativen ausgerichtet sind.

Fortschritte verfolgen und proaktive Interventionen durch Zielberichte ermöglichen

• Das Team erstellt alle zwei Wochen Status-Updates für den Provost in Asana, in denen der Projektfortschritt, die wichtigsten Ergebnisse und Bereiche, die Aufmerksamkeit erfordern, nachverfolgt werden. Außerdem bietet es aktuelle Analytik zu Vorhaben, die sich auf institutionelle Kennzahlen wie den Erfolg der Studierenden auswirken.

• Dashboards und Statusindikatoren in Asana (rot, grün, gelb) helfen dabei, Bereiche hervorzuheben, in denen Maßnahmen erforderlich sind, wobei Rot den Provost zu sofortigem Handeln auffordert.

• Dieses proaktive Berichtssystem ermöglicht es dem Team, Trends zu erkennen und Probleme in Echtzeit anzugehen, anstatt bis zur Mitte des Semesters zu warten, um zu reagieren.

Asana hilft uns, die Ziele von ACC zu operationalisieren und zu visualisieren, indem es Projekte auf Abteilungsebene mit unseren übergeordneten Zielen verknüpft und es uns ermöglicht, den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen. Diese Klarheit ermöglicht es uns zu sehen, wie jeder zur Innovation an der Hochschule beiträgt und die Ergebnisse der Studierenden verbessert.

Dr. Andrea Kehoe, Head of Product, Büro des Rektors

Einen klaren Weg zur Weiterbildung bieten

Die Abteilung Teaching and Learning Excellence (TLED) des ACC unterstützt die Fakultäten und Lernabteilungen, einschließlich des Teams Articulation & University Relations, das eine Schlüsselrolle dabei spielt, Studierende beim Übergang vom ACC zu vierjährigen Universitäten zu unterstützen. Durch die Erstellung von Artikulationsvereinbarungen und Transferwegen stellt die Abteilung sicher, dass die Leistungspunkte der Kurse reibungslos auf die Partnereinrichtungen übertragen werden. 

Zuvor wurde dieser komplexe Prozess manuell durchgeführt, ohne zentrale digitale Aufzeichnungen – was deutlich machte, dass das Team einen effizienteren Ansatz benötigte. Hier kommt Asana ins Spiel.

Optimierung des Vertragsmanagements und der Transferwege für Studierende

• Neue Anfragen für Artikulationsvereinbarungen werden über ein Asana-Formular eingereicht, das wichtige Informationen im Voraus erfasst und automatisch Aufgaben erstellt, um eine nahtlose Nachverfolgung zu ermöglichen.

• Die Aufgabe durchläuft verschiedene Phasen, wobei eine klare visuelle Nachverfolgung und Kommunikation in Unteraufgaben erfasst wird, einschließlich Korrespondenz und Dokumentengenehmigungen mit Vizekanzlern und Dozenten über die Gmail- und Google Drive-Integrationen.

• Sobald dies erfolgt ist, benachrichtigen automatisierte Benachrichtigungen und Workflows die Beteiligten und leiten die Umsetzung der Vereinbarung durch koordinierte Marketingkommunikation ein.

• Für die Transferwege von Studierenden wandelt Asana abgeschlossene Vereinbarungen automatisch in neue Projekte um und erfasst jeden Schritt der Entwicklung des Transferwegs als Unteraufgabe, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.

Wir haben unseren Prozess, unsere Kommunikation und unsere Genehmigungen in Asana optimiert. Dies hat unserem Provost und den Stakeholdern die nötige Transparenz über den Fortschritt der Vereinbarungen und die Zeitpläne gegeben und stellt sicher, dass wir eine Aufzeichnung aller Artikulationsvereinbarungen und Transferwege für die Studierenden haben.

Clare Murray, Assistant Director of Articulation and University Relations

Mit Asana Lehrkräfte unterstützen und das Lernen der Studierenden verbessern

Ebenfalls Teil der TLED-Abteilung von ACC ist das Office of Faculty Communications, das die Fakultät mit den Ressourcen und Informationen versorgt, die sie benötigt, um den Erfolg der Studierenden zu unterstützen. Von wöchentlichen Newslettern über LinkedIn-Posts bis hin zu Veranstaltungskalendern verwaltet das Team eine Vielzahl von Initiativen. 

Schließlich unterstützt das Academic Technology Team Lehrkräfte und Studierende durch die Implementierung und Verwaltung von Unterrichtstechnologien wie Lernsystemen und audiovisuellen Tools. Das Team produziert auch Videoinhalte und verwaltet den technischen Support für interne Veranstaltungen, vom Live-Streaming bis hin zu großen Konferenzen. 

Bevor die Workflows des Teams zentralisiert wurden, hatten diese Angestellten mit unzusammenhängenden Prozessen, ineffizienter Koordination und begrenzter Transparenz bei ihren vielen komplexen Projekten zu kämpfen.

Transformation der Erfassung und Ausführung von Projekten zur Verbesserung der Kommunikation mit der Fakultät

• Das Office of Faculty Communications verwaltet jetzt alle Kommunikationsanfragen über Asana, von Newslettern und Social-Media-Beiträgen bis hin zu Eventplanung und Inhaltsanfragen, wodurch eingehende Anfragen optimiert werden.

• Die Abteilungen reichen ein Formular für ihre Kommunikationsanforderungen ein, die basierend auf dem Supportbedarf zugewiesen und nachverfolgt werden, während Vorlagen und Automatisierung dafür sorgen, dass zyklische Aufgaben reibungslos ablaufen.

• Größere Projekte wie Workshops und Events werden in speziellen Asana-Projekten verfolgt. Regelmäßige Status-Updates halten die Beteiligten auf dem Laufenden und ermutigen sie, proaktiv auf Risiken zu reagieren.

Zentralisierung der Eventplanung und Budget-Nachverfolgung für eine schnellere Unterstützung

• Um die Akzeptanz und die Kenntnisse in Bezug auf die Plattform zu verbessern, führt das Team Academic Technology Asana-Schulungen für Lehrkräfte und Mitarbeitende der ACC durch, darunter sowohl Anfänger- als auch Advanced-Kurse.

• Technologie-Serviceanfragen werden über Asana-Formulare an die entsprechenden Teams weitergeleitet, was die Koordination zwischen den Abteilungen – wie Instruktionsdesign, Videoproduktion und Nutzung von Rechenzentren und Software – verbessert, die zuvor isoliert voneinander stattfand.

• Großveranstaltungen, wie z. B. Konferenzen außerhalb des Campus, werden in Asana mithilfe von Vorlagen verwaltet, die die Planung optimieren und sicherstellen, dass die gesamte Logistik abgedeckt ist, von der Auswahl des Veranstaltungsortes bis hin zu den Details am Veranstaltungstag.

• Die Nachverfolgung von Einkäufen und die Budgetverwaltung werden durch Asana-Formulare optimiert, wodurch verwirrende E-Mail-Ketten vermieden werden. Außerdem werden alle Softwarekäufe erfasst und automatisch für das nächste Geschäftsjahr erneut hinzugefügt, was die Budgettransparenz verbessert.

Unsere Arbeit findet normalerweise hinter den Kulissen statt, aber indem wir alles in Asana verwalten, können wir schneller Unterstützung leisten und sicherstellen, dass die Lehrkräfte alles haben, was sie brauchen, um den Studierenden erfolgreiche Lernerlebnisse zu bieten.

Matthew Evins, Director of Academic Technology

Ersetzen fragmentierter Kommunikation durch Verantwortlichkeit und Zusammenarbeit

Das Kommunikationsteam für Studierendenbelange hat alle Hände voll zu tun, um Engagement-, Erfolgs- und Sensibilisierungsprogramme für rund 70.000 Studierende im gesamten ACC zu unterstützen. Sie verwalten die Kommunikation über mehrere Kanäle, darunter Social Media, digitale Beschilderung, E-Mails und traditionelle Print-Newsletter. Ohne ein zentralisiertes System führte eine übermäßige Abhängigkeit von E-Mails jedoch zu Ineffizienzen, was sich auf die Fähigkeit des Teams auswirkte, eine einheitliche und zeitnahe Kommunikation zu gewährleisten.

Mit Asana hat das Team die Art und Weise, wie es die kreative Produktion verwaltet, verändert, die Effizienz, Organisation und Transparenz verbessert und gleichzeitig Zeit für wirkungsvolle Arbeit freigemacht.

Mühelose Workflows sorgen dafür, dass alle organisiert und auf dem Laufenden bleiben

• Um sicherzustellen, dass die Arbeit effizient überprüft und zugewiesen wird, werden neue Kreativanfragen über ein Formular eingereicht, in dem alle erforderlichen Details im Voraus erfasst werden.

• Unteraufgaben und Fälligkeitsdaten werden automatisch generiert und zugewiesen, basierend auf den in benutzerdefinierten Feldern erfassten Daten zum Anfragetyp. So bleiben Workflows organisiert und auf Kurs.

• Jeder Anfrage wird ein eigener Koordinator zugewiesen, um sicherzustellen, dass Kunden eine einzige Anlaufstelle für eine reibungslose Kommunikation haben (in der Zwischenzeit wird die gesamte Arbeit hinter den Kulissen effizient in Asana verwaltet und nachverfolgt).

• Die Google Workspace-Integration von Asana zentralisiert Dateien innerhalb von Aufgaben, während automatisierte Benachrichtigungen die Stakeholder über den Projektfortschritt auf dem Laufenden halten.

• Ein Reporting-Dashboard bietet Echtzeit-Transparenz über den Projektstatus, die Teamkapazitäten und Risiken und ermöglicht so eine proaktive Planung.

Durch Asana sind wir effizienter. Jeder weiß, für welchen Teil der kreativen Arbeit er verantwortlich ist. Bei E-Mails hingegen gibt es keine Möglichkeit, das zu wissen.

Stefanie Vermillion, Associate Director, Kommunikation für Studierendenbelange

Ein Blick in die Zukunft: Mehr Effizienz und mehr Erfolg für Studierende mit Asana

Mit dem Fokus auf operative Effizienz, die Innovationen vorantreibt und den Erfolg der Studierenden steigert, arbeitet das ACC auf sein Ziel hin, bis 2030 eine Fertigstellungsquote von 70 % zu erreichen. Durch die weitere Nutzung von Asana stellt das College sicher, dass die Ressourcen auf seine strategischen Ziele ausgerichtet sind, sodass die Institution auf Kurs bleiben kann. In Zukunft wird das ACC die KI-Funktionen von Asana nutzen, um Prozesse weiter zu optimieren und wertvolle Zeit zu sparen, die es für den Erfolg der Studierenden einsetzen kann.