專案計劃圖範本

專案可能會很複雜,但專案計劃圖可幫助您透過圖像呈現所有發展變化的部分。若要在一個位置追蹤所有交付項目和里程碑,不妨瞭解如何建立可重複使用的專案計劃圖範本。

建立您的範本

INTEGRATED FEATURES

timeline icon時間軸dependency icon相依性milestone icon里程碑field-add icon自訂欄位

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[產品 UI] 產品行銷發布專案範例 (時間軸)

目標、預算、里程碑、溝通計劃——想到要開始一項新專案就令人感到難以招架,即便是最嫻熟的專案經理亦是如此。

所幸,您不需要每次都從零開始。專案計劃圖範本讓您擁有每次可用來開啟新扉頁的藍圖,這樣一來,您就毋須擔心遺漏任何步驟,或讓工作承受風險。

什麼是專案計劃圖?

專案計劃圖透過圖像來呈現專案計劃,在一個位置明列您需要達成的所有事項,並且說明每項交付項目與整體專案時間軸如何相輔相成。專案計劃圖也稱為甘特圖,通常以水平長條圖的格式來表示。

專案計劃圖使用任務長條來表明各專案交付項目的開始日期和期限,同時以連結的線段輔助呈現任何任務相依性。專案計劃圖也可包含關鍵專案里程碑,以及負責各項任務的團隊成員。

什麼是專案計劃圖範本?

專案計劃圖範本 (或甘特圖範本) 是可重複使用的指南,您可藉此快速設定任何新倡議的專案計劃圖。它提供的藍圖指引您需要完成的所有步驟,以成功規劃、執行和交付專案成果。也就是說,您不需要在啟動一項新專案時從零開始,也不需要擔心遺漏關鍵步驟。您的範本提供一張圖,而您所要做的就只是針對當前倡議的具體資訊加以自訂即可。

數位專案計劃圖範本的優點

身為需要追蹤專案交付項目的專案經理,您需要的不僅僅只是靜態的 Excel 試算表。您需要會變動的、能在團隊完成任務時動態更新而宛如有生命的文件,這樣一來,所有人才能隨時間向前推進一邊查看工作的進度。

建立數位專案計劃圖範本,您就能減少耗費在更新文件的時間,將更多時間留下來努力達成專案目標。所幸藉助專案管理軟體,您就不需要分別製作專案計劃和專案計劃圖,而只是透過不同視覺方式呈現同樣一份文件。

專案管理工具 (而非靜態文件) 中建立專案計劃圖範本,您就能達成以下事項:

  • 在一個位置以可視化方式呈現專案計劃,以及儲存專案資訊。

  • 若優先順序發生變化,就能重新安排您的章程、更新截止日期和狀態。

  • 即時查看專案推展的情況。

  • 輕易地與專案關係人分享您的專案排程、狀態和交付項目。

  • 避免重工,因為專案計劃圖可以同時當作專案計劃來使用。

  • 在您追蹤專案時的同樣位置就專案交付項目與他人進行協作。

  • 確認您沒有遺漏任何關鍵的專案步驟。

  • 附加相關文件、圖片或試算表。

[產品 UI] 行銷活動管理專案範例 (時間軸)

專案計劃圖範本應納入哪些內容

查看成效卓著的專案計劃圖範本時,專案關係人能輕易瀏覽並獲得大量附有情境脈絡的詳細資訊。理想的專案計劃圖範本應具備一項功能,使專案關係人在有需要時能點入各任務並取得更詳細資訊。如此一來,您的章程就不只是以圖像呈現任務的一種方式,更是所有人可藉以存取關鍵專案資訊的單一事實來源。

以下說明如何建立專案計劃圖範本:

  • 將專案計劃圖範本分解成對應各專案階段的區段,即專案啟動規劃、執行、績效,以及結案。這樣一來,專案關係人就能一眼檢視專案處於哪個階段。此外,也有助團隊瞭解不同專案階段,並且確保他們分配足夠的時間給每個階段。

  • 預填標準任務,這些是您想要納入每個專案的部分,但也留有空間給其他交付項目。專案計劃圖範本應明列每個專案應該歷經的關鍵步驟,例如:建立專案簡介以及定義專案目標。如此一來,範本就能提供每個新專案都可依循的藍圖。由於每個專案的具體情況各有不同,因此團隊成員可在使用範本時視需求新增其他交付項目。

  • 比對任務之間的相依性。相依性是必須仰賴另一項任務先行完成的某項任務。在您的範本納入相依性有助以正確的順序安排任務的排程,如此一來您就能預防瓶頸,並確保團隊擁有他們進行各指派工作所需的資源。

  • 建立關鍵時刻的里程碑,例如專案啟動會議或產品發佈日。在整個專案管理流程中,里程碑可當作團隊鎖定目標的檢查點,以利您得知某個階段已完成、已開始新階段或發佈新活動。

[產品 UI] 活動管理專案範例 (時間軸)

整合功能

  • 時間軸檢視。時間軸檢視是一種甘特圖式專案檢視方式,以水平長條圖顯示所有任務。您不僅可以查看每一個任務的開始和結束日期,還可以看到任務之間的相依性。藉助時間軸件事,您可以輕鬆追蹤計劃中每一個部分如何彼此配合。此外,當您在一處地方查看所有工作時,也可以在隨之而來的衝突發生前輕鬆識別並處理,從而按時實現所有目標。

  • 相依性。使用相依性將任務標記為正在等待另一項任務。瞭解您的工作是否正在阻擋其他人的工作,以便相應地安排工作的優先順序。具有協作性工作流程的團隊可以輕鬆查看他們正在等待其他人完成的任務,並且知道該在何時開始進行他們自己的工作。當第一項任務完成時,指派對象會收到通知,告知他們可以開始進行依存項任務。或者,如果您的工作依存於另一項任務,而該任務的時程被重新安排,則 Asana 會通知您,讓您知道是否需要一併調整您依存項的截止日期。

  • 里程碑。里程碑表示重要專案檢查點。在專案中設定里程碑,您就可以讓團隊成員與專案關係人瞭解您實現目標的進度如何。不妨以里程碑作為實現重大專案目標路上慶祝小成功的機會。

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。針對您需要追蹤的任何資訊建立唯一的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位來排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪件事。此外,還可跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。

推薦的應用程式

  • Google Workplace。使用已內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • Dropbox。使用 Dropbox 檔案選擇工具直接把檔案附加至在 Asana 中的任務,該工具內建於 Asana 任務窗格中。

  • Hubspot。使用 HubSpot Workflow (HubSpot 工作流程) 自動建立 Asana 任務。您可藉助 HubSpot Workflows,用 HubSpot CRM 中的所有客戶資料來建立自動化流程。此整合可讓您無縫接軌地在團隊間交接工作,例如:在 HubSpot 完成交易或關閉服務單。

  • Lucidchart。Lucidchart + Asana 整合可將圖表、基本流程圖、流程圖以及線框圖完美嵌入到您的 Asana 專案中。您所需要的重要專案脈絡就在 Asana 中,就在您的手邊。團隊毋須在不同應用程式之間切換,即可在工作時輕鬆存取所有正確資訊。

常見問題

我是否需要專案計劃圖範本?

專案計劃圖是以可視形式呈現整個專案任務清單和時間軸的實用工具。建立專案計劃圖範本後,您就能在每一次投入新案子時輕鬆建立專案計劃圖,並確保每次都依循相同的步驟執行。這表示您和您的專案關係人始終有標準化的藍圖可依循,如此一來,您就毋須擔心遺漏任何關鍵步驟,例如:核准、測試和交接,從而使協作、與專案關係人取得共識變得更加簡單。此外,它也確保您的所有團隊專案符合相同的品質標準。

專案計劃圖範本應納入哪些內容?

專案計劃圖範本為每個新專案提供藍圖,以利納入一套您希望團隊專案依循的標準化步驟。例如:您可以針對必要任務 (如:設定目標、專案關係人分析、核准和測試) 建立步驟。您的範本也應留下空間,為各個新倡議新增更多具體交付項目。

如何製作專案計劃圖範本?

首先請決定各個新專案應該要依循的一套標準化步驟——此乃專案計劃圖範本的骨幹。為了讓一切井然有序,您可按照專案階段 (例如啟動、規劃、執行、交付) 將任務區分為不同類別。接著,根據開始和結束日期在時間軸上繪製各個專案任務。您也可以留點空間用於追蹤其他資訊,例如:相依性、里程碑或任務所有者。

如何使用專案計劃圖範本?

每次開始一個新專案,請複製專案計劃圖範本,再根據特定倡議填寫其詳細資訊。新增具體的專案交付項目、更新任務截止日期,再標示任務間的所有相依性。您也可以跟關鍵的專案關係人一起填寫專案計劃圖,以確保所有人對期限、交付項目及任務所有者取得共識。

專案計劃圖和甘特圖有何不同?

專案計劃圖和甘特圖基本上是同一回事,即用於規畫專案的視覺圖表。唯一的差異之處在於專案計劃圖可以透過不同方式設定格式,而甘特圖則一律以水平或堆疊的橫條圖呈現。專案經理過去 (且現在仍) 會使用 Microsoft Excel、Google 試算表或 PowerPoint 投影片來建立甘特圖。而現在,您則可藉助現代化的專案管理軟體快速地將專案交付項目以甘特圖的圖像呈現,完全毋須耗神地自行繪製甘特圖。

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