會議紀要範本

是否曾經在會議結束後想過,「這樣有什麼意義?」我們對此十分明瞭,但問題並非無解。瞭解如何在 Asana 中建立自訂會議紀要範本,即可實現目的明確、聚焦行動的會議。

建立您的範本

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subtask icon子任務milestone icon里程碑dependency icon相依性multihome icon跨專案歸屬

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[產品 UI] Asana 中的會議紀要專案,試算表風格的專案檢視 (清單)

設想即將到來的一週。安排了多少需要參加的會議?其中有多少是您會期待參加的?最重要的,您認為又有多少能夠切實有效率,或是和您的日常工作相關?

絕非只有您對這些非必要、低效率低會議感到疲乏。事實上,2022 年的工作剖析索引發現,工作者每週都會在非必要會議上損失將近 3 小時的時間。

要如何將缺乏效率、耗時費力的會議轉變為富有成效、可據以行動的會議?其中一個辦法就是運用會議紀要範本。

什麼是會議紀要?

會議紀要是一種正式的記錄格式,用於記錄會議日程、討論主題及結果。雖然名稱如此,但會議紀要與會議時長無關,其目的在於持續追蹤重要決策以及隨之而來的行動項目

雖然會議紀要和會議紀錄名稱和功能相似,但兩者存在差異,會議紀錄是非正式且沒有固定架構的。您不需要同時使用兩者,通常來說,您需要用詳細的會議紀要來記錄更正式的會議內容 (像是公司或團隊範圍的更新內容),而會議紀錄的形式則更為隨意,例如週期性一對一會議。嚴格說來,雖然選擇哪一種取決於參加會議的您和其他人員,但如果您和我們一樣需要會議紀要的架構,您可以對格式加以調整,讓其滿足大多數會議類型的需要。

標準的會議紀要範本應包括:

  • 會議日期和時間

  • 會議參加者,其中包括出席和缺席的成員

  • 重要的討論要點

  • 會議中作出的決策

  • 會議中產生的行動項目和後續步驟

  • 後續會議的日期和時間

什麼是會議紀要範本?

會議紀要範本是一種可重複使用的資源,用於跨組織輕鬆組織、追蹤和分享會議紀要內容。正式的會議紀要範本可提供適用於會議的架構,為更大範圍的團隊提供可視度,從而讓會議紀錄變得更輕鬆。藉助會議紀要範本,您可以對會議推動專案不斷進展感到放心,而不會落入「本應使用電子郵件」的狀況。

會議紀要範本的優點

若您感覺在會議中浪費了時間,很可能事實的確如此。依據工作剖析索引,工作者每年要在非必要會議上花費 129 個小時。這還只是會議開始後的情況,亦即,統計資料還不包括排定會議、起草日程以及讓所有參加者都能資訊同步的工作附帶事務

建立會議紀要範本有助於減少規劃和籌備會議的事前工作。從小紙片、紀錄範本到文件和試算表,有各種各樣的方式可用於追蹤會議紀要。不過,使用專案管理工具則可以帶來極大優勢,因為您可藉以設定一份範本化的會議記錄版本,隨後可在不同的團隊和會議中複製。

此外,數位會議紀要範本可以隨時更新,不會有過時一說。同時,這樣的範本也能供更大範圍的團隊存取,而無需手動跟進後續,還能減少因設定會議和作記錄而產生的虛工。

數位會議紀要範本的其他優點包括:

  • 在一處地方持續追蹤所有會議日程和備註

  • 在所有團隊成員都可輕鬆存取的位置儲存會議紀要

  • 為無法參加每一次會議的專案關係人提供可視度

  • 將行動項目轉換為任務,並且標記需要負責處理的相關團隊成員

  • 記錄重要決策並快速存取歷史會議紀要供未來參考使用

  • 追蹤會議中所產生工作的進度,避免遺漏事項

如何使用會議紀要範本

數位會議紀要範本易於建立、使用。若要開始進行,請使用以下區段建立一份基礎範本:

  • 基礎會議資訊:專案或團隊名稱、會議目的、會議日期、會議參加者以及所有相關後勤資訊

  • 日程項目:需討論的會議主題、每一場討論的主持人以及分配給每一個主題的時間長度

  • 行動項目:會議中產生的重要內容以及行動項目,包括任務、所有者以及截止日期

  • 後續會議資訊:下一次會議的相關資訊,包括時間和日期

此時,您可以依據所使用的會議類型調整您的範本。進行會議時,請核銷已涵蓋的討論主題,並且將所有行動導向的決策新增到「行動項目」區段。然後,在會議結束後將這些任務指派給所有者,並觀察所有對話內容是否轉變為行動。

閱讀:什麼是行動後檢討 (AAR)?

整合功能

  • 子任務。有時候待辦事項的規模太大,難以在一個任務中涵蓋所有資訊。若任務的進度推動者超過一位、截止日期較寬鬆,或專案關係人需要在正式推出前先行審查和核准,請使用子任務來追蹤工作。子任務是分配工作以及將任務拆解成個別組成部份的有效做法,可同時確保所有小型待辦事項仍能連結至上層任務的高階情境資訊。使用子任務將任務分解成較小的組成部份,或擷取多步驟流程的個別組成部份。

  • 里程碑。里程碑表示重要專案檢查點。在專案中設定里程碑,您就可以讓團隊成員與專案關係人瞭解您實現目標的進度如何。不妨以里程碑作為實現重大專案目標路上慶祝小成功的機會。

  • 相依性。使用相依性將任務標記為正在等待另一項任務。瞭解您的工作是否正在阻擋其他人的工作,以便相應地安排工作的優先順序。具有協作性工作流程的團隊可以輕鬆查看他們正在等待其他人完成的任務,並且知道該在何時開始進行他們自己的工作。當第一項任務完成時,指派對象會收到通知,告知他們可以開始進行依存項任務。或者,如果您的工作依存於另一項任務,而該任務的時程被重新安排,則 Asana 會通知您,讓您知道是否需要一併調整依存項的截止日期。

  • 將任務新增至多個專案。工作的性質是跨職能的。團隊需要能夠有效跨部門執行工作。儘管如此,若每個部門都有各自專屬的歸檔系統,工作就會遲滯並且面臨穀倉效應。在 Asana 中,成員可以輕鬆跨多個專案追蹤和管理任務。這不僅減少重複性的工作,也提高跨團隊的可視度,還有助您在有情境資訊的前提下查看任務、檢視誰正執行什麼工作,確保團隊和任務保持相互連結。

推薦的應用程式

  • Zoom。Asana 與 Zoom 彼此搭配,協助團隊完成更多目標明確、聚焦重點的會議。藉助 Zoom + Asana 整合,可以輕鬆籌備會議,保留可行動的對話內容,並且在會議結束後仍可存取資訊。在 Asana 中開始會議,彼此共用的會議議程提供了需討論內容的可視度及情境。在會議期間,團隊成員可以在 Zoom 中快速建立任務,這樣細節和行動項目就不會遺失。會議結束後,Zoom + Asana 整合可將會議記錄和錄製內容提取到 Asana 中,因此所有協作者和專案關係人都可以依據需要回顧會議內容。

  • Clockwise。藉助 Clockwise + Asana 整合,您可以將 Asana 任務以時間段的方式新增至您的 Google 日曆中。Clockwise + Asana 整合可讓您具體說明任務的持續時間、何時進行以及 Clockwise 是否能夠自動排定。將任務新增至您的行事曆,並且安排時間完成工作。

  • Gmail。藉助 Asana for Gmail 整合,您可以直接從您的 Gmail 收件匣建立 Asana 任務。您從 Gmail 建立的所有任務都會自動包含來自您電子郵件的情境資訊。如此一來,您再也不會錯過任何事情。撰寫電子郵件時需要參考某項 Asana 任務嗎?與其開啟 Asana,不妨改用 Asana for Gmail 附加元件,直接從您的 Gmail 收件匣輕鬆搜尋該任務。

  • Microsoft Teams。藉助 Microsoft Teams + Asana 整合,您毋須離開 Teams 就可以搜尋和分享您需要的資訊。輕鬆地將團隊的對話連結至 Asana 中的可行動項目。此外,也可以在 Teams 會議中建立、指派和檢視任務,而毋須切換至您的瀏覽器。

常見問題

哪些會議類型應使用會議紀要範本?

傳統上,您應在正式會議中使用會議紀要範本,例如公司範圍的會議、看板會議或專案關係人會議。但是,會議紀要範本所提供的架構也非常適用於團隊會議或特定目的會議等非正式會議,例如啟動會議事後反思會議以及站立會議。只需依據需要調整您的會議紀要範本即可。

如何撰寫有效的會議日程?

高效的會議紀要範本可為有效的會議日程奠定基礎。在制定會議日程時,請涵蓋定義會議目的的資訊,並將會議期間的內容告知您的團隊。透過將討論主題指派給所有者並為每個日程項目分配充足的時間,使會議日程變得可據以行動。最後,提前傳送會議日程以及所有相關的預讀材料,以便為團隊成員預留準備時間。

會議紀要範本中應包含哪些內容?

所有會議紀要範本都應包括相同的基礎部分:會議資訊、討論主題、行動項目以及後續會議資訊。此時,您可以建立一份範本,用以含括會議特定資訊,例如主持會議的原因、希望實現的內容。實際使用範本時,請以討論重點填寫日程項目,並依據團隊計劃在會議中討論的內容制定行動項目。

如何依據會議中產生的行動項目建立任務?

您以前可能遇到過這樣的情況:您主持了一場富有成效的會議。您做出重要決策並討論了後續步驟。結束會議後的感覺很好,然而什麼都沒留下。沒有傳送後續郵件,也並未採取任何措施。您感覺您所發出的行動號召變得蹤影全無。這是低效會議的常見現象。但是會議紀要範本可以改變這一切。使用數位會議紀要範本,您就可以依據行動項目建立任務,並確保決策能夠實際完成。只需在「行動項目」區段新增待辦事項,附上截止日期後將其指派給任務所有者。

會議紀要範本如何協助我進行更有效、更高效的會議?

會議浪費時間的原因數之不盡。也許是缺乏重點、時間太長或會議次數過於頻繁 (或過於稀少)。無論如何,如果您總是在結束會議時想知道過去這半小時裡討論了什麼,或想知道為何要進行會議,會議紀要範本都能幫上忙。透過確定每次會議的目的和目標、確保合適的人員參加會議並且即時指派行動項目,會議紀要範本就能為您的會議提供架構和目的,讓您得以在會議結束後仍保持工作得到推展。

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