什麼是行動後檢討 (AAR)？

當您手上有很多事情要做時，您可能會在沒有過渡時間的情況下從一個專案跳到下一個專案。 其他人依賴您在期限前完成工作，這意味著要快速完成工作以維持進度正常。 但比按時完成更重要的事情是專案績效。 

為了做到最好，您需要時間來反思。 這樣一來，您就可以利用過去的專案來改進未來的專案。 行動後檢討 (AAR) 可在專案之間提供過渡，並提供一個評估哪些部份進展順利、哪些不順利的機會。

什麼是行動後檢閱？

行動後分析 (AAR) 是一種用於匯報專案或活動的工具，以瞭解發生了什麼事、為什麼會發生這種情況，以及如何改進。 若運用得宜，它可以突顯專案和團隊中的優勢或疑慮。 

AAR 可提供以下方面的深入解析：

• 團隊溝通：您的團隊是否以有效完成工作的方式進行溝通？

• 利用率：您是否有足夠的團隊成員可在期限前完成任務？

• 專案資源：是否有足夠的資源可用並正確分配以產生專案交付項目？

• 角色和職責：團隊成員是否正確履行其角色和職責，並協同合作完成工作？

AAR 發生在專案結束時，其目的是改進具有類似工作流程或功能的未來專案。 例如，如果 AAR 顯示您的團隊因策略不佳而難以分配資源，那麼您可以為未來的專案制定新的分配策略。

AAR 的 4 個部分是什麼？

行動後分析是一個由四個部分組成的架構，您可以將其視為專案工作流程。 該架構的每個階段都有自己的步驟，有助於進行可行動的反思和改進。 

AAR 的四個階段是：

1. 設計：確定 AAR 的關鍵詳細資料。

2. 準備：收集專案的研究資料，並規劃 AAR 的活動。

3. 實施：深入瞭解 AAR 的反思和分析

4. 傳播：整理您的發現、撰寫報告並建立行動計劃。

請使用以下步驟深入解析 AAR 的每個階段，並深入解析專案的整體績效。 

1. 設計

設計階段是為您的 AAR 設定結構的機會。 專案有許多部分，因此在尋找改進方法時，確定您將採取哪種方法非常重要。 

定義範疇和目標：

您的 AAR 無需分析每個團隊成員、專案關係人、預算項目和里程碑。 若要從 AAR 中獲得最深入的解析，請定義您的範疇，並設定您希望達成的關鍵目標。 您可能會在審查過程中對您正在尋找的事物或您希望學到的經驗教訓有一個基本的想法。 請將這些想法作為您的目標。 

識別專案關係人：

專案關係人是指參與行動後檢討流程的任何人，以及受您獲得的深入解析影響的任何人。 這可能包括您的團隊成員、客戶和顧客、相關專案的專案關係人以及專案主管。 在進行 AAR 時，請記住這些人，以便獲得多元化的觀點。 

2. 準備

在準備階段，您將收集資訊和材料，以執行 AAR 流程的大部分工作。 此階段還應與您的團隊討論，在分析您在設計階段確定的專案部分時，您想提出哪些活動和問題。

進行研究：

準備工作的研究部分涉及收集專案材料，以幫助您的團隊在 AAR 的下一階段回答問題。 如果您的 AAR 重點是團隊如何管理專案的預算和資源，那麼您需要存取預算提案、研究使用的供應商，並提取購買收據和預算溝通記錄。

收集工作坊材料：

您的團隊可以集體討論哪些工作坊活動最適合 AAR 專案和相關主題。 如果您正在尋找更大的專案時間軸中的痛點，那麼事件腦力激盪或痛點圖講解可能會有所幫助。 針對這些活動，您需要一個白板和便利貼。 您也可以嘗試玩「What, So What, Now What?」 這不需要太多材料。 這種反思模式有助於團隊經過層層反思，找到解決方案。

3. 實施

實施階段是您開始 AAR 討論和分析的階段。 此時，您應該知道您想在 AAR 會議中討論什麼、您想如何分析主題，以及還有誰參與其中。

舉辦工作坊並進行分析：

• 使用您在第二階段收集的材料，開始為您的專案舉辦工作坊。 如果您正在進行事件腦力激盪，您將使用便利貼將關鍵事件和行動放置在虛構的時間軸上。 討論事件的順序，並確定時間軸上找出潛在的痛點。 如果您是進行痛點對應，則會沿著 x 軸和 y 軸網格繪製這些點，其中 y 軸代表痛點，x 軸代表投入量。 

提出四個關鍵問題：

在每次 AAR 期間，都有四個關鍵問題需要回答： 

1. 我們預期會發生什麼？

2. 實際發生了什麼事？

3. 哪些方面進展順利，為什麼？

4. 我們可以改進哪些方面，以及如何改進？

透過回答這些問題，您將充分匯報專案主題並瞭解如何改進。

4. 傳播

在針對您的專案主題進行工作坊並回答四個關鍵問題後，就可以傳達您的發現了。 最後一個步驟是起草行動後報告，該報告總結了資訊，並為未來提供可行的建議。 

得出結論：

建立行動後報告後，您可以在未來的專案中參考它。 您可以使用此報告來得出結論，瞭解哪些方面做得好、哪些方面做得不好，以及您應該採取哪些糾正措施。 例如，您可能會得出結論，認為您超出預算是因為在建立預算提案時沒有進行足夠的前端研究。

建立行動計劃：

在總結 AAR 時，請提出解決方案，說明未來如何做得更好。 雖然您的解決方案可能不適用於未來的每個專案，但以更高的準備程度進入新專案會讓人感到很棒。 例如，您建立的行動計劃可能包括詳細的預算提案規劃流程或資源分配策略。

許多團隊會將行動後分析與經驗汲取範本或專案匯報範本配對，以便在未來的專案中輕鬆追蹤和重複使用深入解析。

行動後檢視範例

以下是社交媒體行銷活動專案的行動後分析範例。 此 AAR 報告回顧了團隊如何處理專案的預算和資源。 

在此行動後檢視範本中，您會看到供團隊使用的區段，用於完成行動後檢視結構、準備工作坊並回答四個關鍵問題。 

行動後檢視範本

請使用以下行動後檢視範本作為下一個專案的指南。

此文件應作為您和您的團隊的夥伴。 無論是面對面還是線上進行 AAR，都應積極討論相關主題，以回答問題並找到解決方案。

AAR 的優勢

與其告訴團隊成員如何改進，不如向他們展示過去專案中的範例，這樣更有效。 展示可以讓您以身作則，並與團隊建立信任。 

當您從 AAR 中獲得深入解析並將其付諸行動時，您會看到您的工作以及團隊動態都有所改善。 

AAR 的優點包括：

• 啟發創新：當團隊瞭解先前的錯誤發生在哪裡時，他們就能提出創意解決方案來改進。

• 有助於做出更好的決策：花時間反思有助於領導者和團隊成員在未來做出更好的決策。

• 識別過去的錯誤： AAR 提供了審視過去專案的機會，並識別任何錯誤或處理不當的痛點

• 建立團隊協同作用： AAR 的工作坊性質讓團隊有機會共同合作，並制定有價值的行動計劃，這就是積極的協同作用。

• 改善未來的專案： AAR 的最終目標是讓未來的專案更好。

使用 AAR 的主要好處是學習。 當您從過去吸取經驗時，您將為未來變得更熟練。 作為持續改進的一種表單，AAR 透過消除過去的低效率來幫助您進行小的變革，最終實現大規模的長期改進。

使用工作管理軟體促進您的 AAR

團隊協作對 AAR 至關重要，您的團隊將在共同努力改進的過程中從彼此身上學到很多東西。 若要簡化專案匯報，請將您的審查範本和後續行動計劃置於工作管理工具中。 這可讓您輕鬆分享您的材料並輸入專案資訊。 使用 Asana建立 AAR 工作流程，並觀察您的專案如何無縫改善。