專案匯報範本

成功的專案結束後，許多團隊會直接進入下一個任務，而不會反思哪些部分有效、哪些部分停滯不前。 若沒有結構化的匯報流程，行動項目就會遺失、指標無法審查，而專案關係人也無法獲得完整的總結。 這讓專案團隊對於如何處理下一個專案只能靠猜測。

專案匯報範本可為您的團隊提供逐步審查專案結果的日程。 您可以記錄經驗教訓、指派所有者進行改進，並即時與專案關係人分享專案匯報報告範本。 此範本將已完成的專案轉化為持續改進的跳板。

誰能從專案匯報範本中受益？

在 Asana 中，一個專案團隊在發佈行銷活動後使用了一個簡單的專案匯報範本。 透過在一處位置記錄成功和挑戰，他們將重複錯誤減少了一半，並確定了三個新的工作流程，以便下次進行簡化。

專案經理

專案經理會以明確的日程安排進行結構化的匯報會議。 他們會追蹤目標、結果和經驗教訓，同時將回饋轉化為下一個專案的行動項目。

團隊成員

團隊成員記錄有關協作和工作負荷平衡的回饋。 他們的深入解析轉化為具有所有者和期限的任務，證明他們的意見推動了真正的改進。

行銷團隊審查行銷活動指標，營運團隊評估物流，非營利組織回顧募款活動。 Asana 的免費專案匯報範本適用於任何類型的已完成專案。

專案關係人

專案關係人可在同一處查看專案績效。 他們會審查已達成的目標、記錄的挑戰和追蹤的改進領域，從而建立對專案匯報流程的信任。

為什麼要使用 Asana 的專案匯報範本？

一個營運團隊採用了 Asana 的專案匯報會議工作流程，並將回顧的準備時間縮短了 40%。 他們使用一個系統來建立日程、指派行動項目和分享更新，而非在 Google 文件或 PowerPoint 中拼湊備註。

藉助 Asana，專案匯報範本可將事後分析轉化為活的記錄。 您可以集中回饋、記錄經驗教訓，並將改進直接與即將到來的工作流程連結起來。

我們的匯報範本的優點包括：

• 擷取經驗教訓，並將帶有截止日期的行動項目指派給團隊成員。

• 將匯報流程簡化為可重複的工作流程。

• 在一個專案中追蹤指標、里程碑和專案目標。

• 與專案關係人分享簡單的專案匯報範本，以便進行更新和專案監控。

如何使用此專案匯報範本

專案匯報範本將匯報流程組織成結構化的逐步區段，並附有詳細說明。 在左側，區段會引導您從設定會議日程到記錄經驗教訓並指派後續步驟。 在頂部，欄位會擷取主持人、所有者、截止日期和優先順序。

以下是如何使用此範本進行有效的匯報會議。

1. 總結專案概觀

從專案的總結開始匯報。 將專案簡介、目標和原始期望新增至「專案概觀」區段。 總結有助於每位團隊成員、專案關係人或主持人從同一點開始。

使用頂部的欄位指派摘要的職責，並設定概觀準備就緒的截止日期。 在此處記錄專案的複雜性，以便提供結果是否適合計劃的規模和範圍的背景資訊。

2. 審閱時間軸和規劃

在「時間軸和規劃」中，記錄專案是否按時達成關鍵里程碑。 確定計劃在哪些方面運作良好，以及團隊成員在哪些方面進行了調整。 文件記錄有助於團隊瞭解排程如何影響結果。

使用「風險等級」標記造成更大問題的延遲。 新增有關改進領域的評論，以便未來的專案可以建立更準確的預估。 透過將規劃視為可衡量的元素，您可以幫助專案團隊簡化下一次的工作流程。

3. 分析預算績效

預算通常決定了專案是否成功。 在「預算分析」區段中記錄計劃預算與實際支出。 納入意外支出或節省的任務。

使用「專案關係人滿意度」等欄位來衡量領導對最終預算的回應。 強調成功因素，例如供應商談判或資源分配，從而使成本得到控制。 這些資訊可直接告知您如何確定未來專案的範疇。

4. 評估團隊績效

記錄專案團隊在專案期間的合作方式。 新增任務，強調強大的協作以及溝通或資源平衡方面的差距。 鼓勵團隊成員新增有關工作負荷分配的回饋。

使用「經驗教訓」和「改進領域」欄位，使此回饋可執行。 如果團隊成員在交接時遇到困難，請在此處記錄並指派行動項目，以便在下一個專案中更清楚地確定所有權。

5. 評估行銷和物流

具有公開組成部分的專案通常嚴重依賴行銷和物流。 使用此區段評估行銷活動執行、活動管理或供應商協調。 記錄成功和挑戰，以便改進流程。

如果物流造成障礙，請為新的工作流程或自動化指派行動項目。 新增成功因素，例如有效的管道或高績效的行銷活動，以便繼續推進。 評估可確保外部工作與內部投入量獲得同等程度的審查。

6. 記錄關鍵學習和行動項目

「關鍵學習和行動項目」區段是您將討論轉化為所有權的地方。 記錄經驗教訓、新增改進領域，並指派附帶截止日期的任務，以便在會議結束後不會遺漏任何內容。

主持人應該引導這個流程，確保每個行動項目都有所有者。 使用「成功因素」欄位來強調值得重複的做法，例如密集的啟動會議或實用的溝通工具。

7. 擷取風險、經驗教訓和成功因素

使用頂部的自訂欄位將主觀回饋轉化為結構化資料。 記錄產生挑戰的項目的「風險等級」，記錄「經驗教訓」以支持持續改進，並強調有助於專案成功的「成功因素」。

風險評估使您的匯報不僅僅是對話。 它會成為一個專案匯報報告範本，您可以與專案關係人分享，並在未來的專案中重複使用。

8. 分享匯報報告

匯報會議結束時，請從範本中建立報告。 按「改進領域」或「專案關係人滿意度」等欄位進行篩選，以便清楚呈現結果。 匯出至 Microsoft 或 Google Docs 以獲得精美的摘要，或分享即時專案，以便專案關係人即時查看更新內容。

分享結果即可結束循環。 專案關係人會看到他們的意見如何影響討論，而專案團隊則會記錄將會帶入下一個專案的承諾。

可與您的專案匯報範本一起使用的 Asana 功能

只有在回饋被擷取、指派和採取行動時，專案匯報才有幫助。 Asana 的功能可將對話轉化為結構化的任務，從而實現這一點。 您可以集中管理經驗教訓、自動化後續追蹤，並衡量改進的進度。 探索已完成的功能庫，獲得更多啟發。

AI 智能欄位

Asana 的 AI 可協助將匯整會議的回饋總結為行動項目。 例如，如果團隊成員對溝通挑戰留下了冗長的評論，AI 智能欄位可以建立一個簡潔的備註，例如「改善交接工作流程」，並將其指派給正確的所有者。 這可確保回饋不會在文字重重的回顧中遺失。

表單

使用表單功能，在匯報會議前收集結構化輸入。 向專案關係人傳送表單，以收集有關其預算、時間軸和成功因素的資訊。 他們的回覆會直接流程至專案中，因此協調人會從組織好的資料開始，而非零散的備註。

時間軸檢視

時間軸可幫助團隊將匯報的行動項目與即將進行的專案連結起來。 例如，如果您的團隊將「修改啟動流程」確定為下一步，您可以在時間軸上對應該任務，使其與下一個專案開始日期保持一致。 

目標

將匯報中的行動項目與組織目標連結起來。 如果團隊確定需要「更快地發佈行銷活動」，您可以將其與全公司的上市時間目標連結起來。 這使得匯報會議成為長期績效追蹤的一部分，而非孤立的會議。

專案集

專案集可讓領導者一次審閱多個匯報範本。 高階主管可能會比較不同團隊在「專案關係人滿意度」方面的得分，並發現跨部門的模式。 這種大局觀點支援大規模的持續改進。

專案匯報會議範本的整合

整合可將匯整範本與您的團隊已在使用的工具連結，從而擴展匯整範本。 您可以直接在 Asana 中附加證據、分享結果並將改進可視化，而無需將資料匯出到單獨的系統中。 請前往asana.com/apps瀏覽完整的整合功能庫。

Slack

將來自匯報範本的即時更新傳送至 Slack 頻道。 當團隊成員記錄新的改進領域時，專案團隊會立即看到它，並且對話會在會議之外繼續。

Dropbox

從 Dropbox 附加專案簡介、報告或預算試算表。 如果團隊在匯報期間審閱 PowerPoint 簡報，您可以將其連結至相應的任務，以便所有支援檔案保持與討論的連結。

Microsoft Teams

將匯報備註和任務帶入團隊，以便同步對話和行動。 例如，經理可以在 Teams 中檢閱「關鍵學習和行動項目」，而無需切換工具，然後在 Asana 中指派後續事項。

Tableau

使用連結至匯報範本的 Tableau 儀表板，將專案績效資料可視化。 您可以展示「風險等級」分數在幾個專案中的變化，或改進是否提高了專案關係人的滿意度。 這將您的匯報建立在硬性指標的基礎上。

Google Drive

連結共用檔案，例如會議日程、專案關係人問卷調查或儲存在 Google 文件中的回顧文件。 連結這些材料可確保匯整報告範本仍然是您專案成果的單一事實來源。

關於專案匯報範本的常見問題