Asana 可以運用在何處？
您的組織很可能已經使用了一些協作工具，例如檔案分享、電子郵件和聊天。雖然這些工具確實不錯 (我們也會使用這些工具完成某些事務！)，但它們始終無法告知人、事、時。在 Asana 中追蹤工作，相關的對話和文件都會保留在一處地方，這樣您就可以流暢地處理工作，而無需來回奔波搜尋散落各處的資訊，而這些資訊可能從一開始就並不清晰。
參考「玩轉 Asana」
更偏好影片嗎？由[玩轉 Asana](https://www.youtube.com/playlist?list=PLJFG93oi0wJDMccrrEbbZha0v64Jo63K8) 為您詳細介紹。電子郵件
- 電子郵件不可行動，也無法協助團隊確定接下來的步驟，且會分散您需要的資訊，更不必說還要努力去維持收件匣的乾淨整潔。
- 在 Asana，您的團隊可在您完成、評論或變更任務狀態的時候自動接收通知，這樣您就可以減少花費在撰寫電子郵件上的時間，而增加可用來完成工作的時間。
- 如果您已使用 Gmail 和 Outlook，不妨嘗試 Asana for Gmail 附加元件或 Outlook 應用程式，將電子郵件轉換為 Asana 中可行動、可追蹤的任務，而無需離開您的收件匣。
- 將電子郵件轉寄到
x@mail.asana.com，即可將其轉換為任務。在 Asana 中，工作變得可行動、可分享，且能權責分明地進行指派。 - 工作內容依團隊、專案以及使工作內容便於尋找的任務自動組織。此外，您可以使用進階搜尋功能，以特定標準搜尋任何內容。
檔案分享工具
- 檔案分享工具非常適合用於協作，但有時候文件並未妥善組織或難以尋找，且由於這些文件與工作本身分離，因此無法告知您人、事與時。
- 我們建議在 Asana 中直接新增檔案到您的任務，這樣您就可以快速找到最新的版本，而且可以輕鬆協作。
- Asana 與 Google Drive、OneDrive、Dropbox 以及 Box 進行了無縫接軌的整合，因此從您現有的檔案分享工具中新增附件到 Asana 非常簡單。
聊天
- 對於需進行快速即時對話的時間緊迫的事務，聊天是很重要的，但聊天也會導致分散注意力、難以搜尋，也難以持續追蹤行動項目。
- 在 Asana 中，可使用對話功能與您的隊友針對任務或專案進行溝通。對話的歷程紀錄可在稍後存取和搜尋，而截止日期和指派對象也會非常清晰。
- 若您的組織使用 Slack，您可以使用整合在聊天平台和 Asana 之間溝通資訊。
共用行事曆
- 一般的行事曆建立於您的工作之外，因此若有事項變更，您需要在兩處地方進行更新，或要冒著其中之一進度落後 / 未進行記錄的風險。重複錄入真是浪費時間！
- 在 Asana 中，行事曆則會自動從任一任務或專案系列中建立。當截止日期變更時，變更會反映在任務本身、專案清單及行事曆中。還可以直接從行事曆中編輯任務，進行拖曳以更新時間軸。
- 可同步任一 Asana 行事曆至您所選擇的工作行事曆工具，其中包括 Google 日曆、Outlook 以及 Apple Calendar。同步時，您可以從您的行事曆中直接點選 Asana 中的任務。
個人待辦事項清單和任務管理工具
- 待辦事項清單非常適合用於記下您手頭上的工作，但始終無法讓其他人看見，您也無法看到其他人的清單。
- 在 Asana 中，您可以透過點選任一隊友的頭像，隨時查看其公開任務。由於工作內容組織成專案、可進行搜尋且彼此連結，您可以看到每個人的任務與總體目標之間的關聯情況。
企業社交網路
- 由於企業社交網路 (ESN) 的關係，對話並非總能緊扣工作內容和專案。討論的內容交錯混雜，導致難以尋找所需資訊，後續步驟也往往模糊不清。
- 在 Asana 中，對話與工作直接在任務與專案中同時進行。由於任務追蹤者可以在收件匣中收到更新內容，因此易於讓每個人維持資訊同步。
團隊特定的專案管理或生產力工具
- 當您公司中每一個團隊都使用不同的工具時，就會難以進行跨職能協作，因為您無法看到其他團隊的工作內容。
- 您公司中的每個人都可以使用 Asana 並從中獲益，從而收穫更多不同團隊之間的協作與生產力。使用 Asana 的人越多，就會越有效果。您可以逐步在 Asana 中運作您的整個業務，並且擺脫工具與使用工具的團隊之間的分裂。
Wiki 或參考文件
- 使用 Wiki 或文件儲存公司資訊時，往往無法充分利用或無法定期更新，而且儲存的位置還會與工作內容分離。
- Asana 可以自動儲存每一個公開任務的歷程紀錄，這樣所有事項都能維持最新狀態、易於存取且儲存於工作情境之中。藉助 @ 提及功能，您還可以使工作內容與參考材料彼此連結。
筆記應用程式
- 文字編輯器、文件、筆記本或便利貼中的筆記無法供隊友檢視，之後也難以尋找、無法行動。
- 在 Asana 中，您可以在任務中做筆記，或在專案中儲存構想，這樣團隊中的每個人都能隨時知悉，且之後可以參考。
- 若您需要將筆記設為專屬，您可以隨時建立僅自己可檢視的專屬任務，在 Asana 中快速存取其餘的工作內容。
從其他工具將您的日常工作流程移動至 Asana 中，是為在一處地方中追蹤所有工作而邁出的一大步。繼續閱讀，深入瞭解如何將您團隊的特定工作流程移動至 Asana 中。
