Mall för teamstadga: En översikt för teamframgång (med exempel)

Ditt team är som noggrant placerade dominobrickor. Du kan blanda och matcha färdigheter för att bygga något speciellt, men när en person vacklar känner alla av det. Team behöver positiv synergi för att klara av utmaningar och åstadkomma utmärkta resultat. Ett sätt att skapa synergi är att använda en teamstadga.

Teamstadgar är en gemensam referens som visar teamet att helheten är större än individen. I den här artikeln får du lära dig hur du skapar en teamstadga så att du kan etablera en gemensam vision och en referenskälla för ditt team.

Vad är en teamstadga?

En teamstadga är en visuell översikt över vad ditt team står för och hur det arbetar. Genom att skapa ett dokument med gemensamma mål, strategier och processer kan teamet starta varje projekt på en enad front. Teamstadgar är en samarbetsprocess och kan fungera som en central informationskälla. En teamstadga:

• ger teammedlemmarna ansvar

• levererar ett anpassat processdokument för teamet

• skapar en gemensam vision för projektets framgång

• förbättrar kommunikationen mellan teammedlemmarna

• säkerställer att alla teammedlemmar förstår teamets ideal.

Förutom de interna fördelarna kan teamstadgar visa teamets syfte för resten av företaget. Du kommer inte bara att uttrycka syftet i ett avsnitt i dokumentet, utan när andra läser hela dokumentet kommer de att förstå hur teamet arbetar tillsammans. 

Vad ingår i en teamstadga?

​​Innan du lär dig hur man skapar en teamstadga kan du ta en titt på de grundläggande delarna i en mall för en teamstadga. Du kan formatera din mall för teamstadgar på olika sätt, från en tankekarta till ett flödesschema.

• Uppdrag och mål: Ange syftet med teamet och vad ni kollektivt försöker åstadkomma. 

• Roller och ansvarsområden: Lista teammedlemmarnas roller och ansvarsområden så att alla kan se vad som förväntas av dem och andra.

• Budget och resurser: Förklara hur teamet kommer att fastställa projektbudgetar och fördela projektresurser. Lista alla universella regler för att hantera projektfinansiering.

• Arbetsprocesser: Ge en steg-för-steg-översikt över teamets projektarbetsflöden och se till att alla i teamet förstår processen.

• Prestationsbedömning: Förklara hur teamet ska mäta projektets framgång i objektiva och subjektiva termer.

• Kommunikationsnormer: Identifiera hur och var teammedlemmarna ska kommunicera med varandra och om kommunikationen ska ändras baserat på er diskussion.

• Regler och konfliktlösning: Lista grundläggande regler för hur teammedlemmarna ska arbeta tillsammans och erbjuda strategier för att lösa konflikter när de uppstår.

• Signaturer: Tillhandahåll ett område där teammedlemmarna kan underteckna dokumentet och där ansvaret för den information som presenteras och överenskommits fastställs.

Skapa en teamstadga

Som chef vet du förmodligen vilken information du vill inkludera i varje avsnitt i teamstadgan, men teamsamarbetet är också viktigt när du skriver dokumentet. Genom att involvera teammedlemmarna under hela processen kan ni tillsammans skapa en teamstadga som ni alla är stolta över att använda. Prova stegen nedan för att vägleda dig på vägen.

1. Ange teamets syfte

Även om ditt team arbetar med flera projekt finns det sannolikt ett större program som beskriver ert arbete. Överväg den här frågan för att påbörja din teamstadga: Hur arbetar vårt team inom företaget? Det hjälper dig att beskriva teamets syfte. 

Tips: Lägg till teamets syfte i avsnittet om uppdrag och mål i teamstadgan. Att hitta ett kreativt sätt att beskriva syftet kan vara en möjlighet för teamet att knyta an till varandra. Be teamet att brainstorma om teamets syfte och skriv ner alla idéer. Försök sedan att sammanfatta teamets syfte till en mening – ungefär som en formell uppdragsbeskrivning för teamet. Vissa team kallar det också för sin ”polstjärna”.

2. Beskriv teamstrukturen

Börja med den högst rankade arbetsrollen i teamet och dela upp teamstrukturen och lista de ansvarsområden som är förknippade med varje roll. Det här avsnittet hjälper till att förstärka varje teammedlems roll och fungerar också som en referens för att hjälpa teammedlemmar att förstå vad deras medarbetare arbetar med. 

Det här avsnittet är också särskilt användbart för samarbete mellan olika team. Beroende på teamets storlek och hur ny en teammedlem är kanske inte alla är bekanta med vad andras arbetsuppgifter är. När du delar allas roller och ansvar i teamstadgan skapar du en central referenskälla som teammedlemmarna kan komma åt om de har några frågor. Om något ändras kan du enkelt uppdatera avsnittet, till exempel om roller ändras eller om nya teammedlemmar ansluter sig.

Tips: För att dela upp teamstrukturen på ett samarbetsinriktat sätt kan du överväga att göra det här avsnittet i teamstadgan till en teambuilding-aktivitet. Samla teammedlemmarna – virtuellt eller personligen – och utmana alla att lära sig varandras namn, arbetsroller och tillhörande ansvarsområden.

3. Diskutera budgetering och resursstrategier

Projektbudgetar och resurser kan vara svåra att säkra, hantera och fördela. Att ha ett avsnitt som är tillägnat kostnadshanteringsstrategier kan hjälpa teammedlemmarna under projektplaneringen och i situationer där förändringskontroll behövs. 

Här är några strategier som du kan använda:

• Skapa ett detaljerat budgetförslag under projektplaneringen.

• Tilldela resurser så snart du vet vad du har att arbeta med.

• Minska kostnaderna när och var det än är möjligt.

• Förutse projektändringar innan de inträffar.

Om teammedlemmarna vet hur de ska förutse kostnader och hålla dem nere har de en bättre chans att hålla intressenterna nöjda.

Tips: Huvudmålet med det här avsnittet är att dokumentera allmänna processer för att hantera projektbudgetar och se till att alla är informerade. När du leder den här diskussionen med ditt team ska du se till att ge teammedlemmarna möjlighet att bidra.

4. Förklara projektets arbetsflöde

​​Ett arbetsflöde är en från-början-till-slut-process som hjälper ditt team och får det att uppnå mål genom att koppla rätt personer till rätt data vid rätt tidpunkt. När ett arbetsflöde väl är inrättat hjälper det dig att organisera information på ett sätt som inte bara är begripligt utan också kan upprepas.

Varje projektarbetsflöde börjar med en standardiserad projektplaneringsfas, som innehåller följande sju steg:

1. Definiera mål och projektavsikter

2. Fastställa framgångsvärden.

3. Tydliggöra intressenter och roller.

4. Fastställa budgeten.

5. Anpassa milstolpar och leveranser.

6. Skissera tidslinjen och schemat.

7. Dela din kommunikationsplan

Även om varje projekt kan variera något beroende på unika funktioner bör du ha en allmän process för att skapa leveranser och nå projektframgång. 

Tips: Ditt team kan ha mer än ett arbetsflöde, beroende på hur många program eller arbetsströmmar ni hanterar. Se till att teammedlemmarna förstår den övergripande processen för varje större arbetsflöde, och vem de ska kontakta om de har frågor. 

5. Definiera din version av framgång

Ditt team bör ha ett allmänt sätt att mäta vad projektframgång innebär. Det är en bra idé att använda en blandning av objektiva och subjektiva sätt att definiera framgång. På så sätt kommer teamet inte att falla in i en rutin där de utvecklar projekt utan att först överväga alla perspektiv. 

För att utveckla ditt teams specifika definition(er) av framgång kan du överväga följande frågor:

• Definierar ni projektframgång genom att jämföra projektresultatet med de ursprungliga projektmålen? 

• Använder ni feedback från intressenter eller kunder för att mäta framgång? 

• Har du en bredare syn på framgång baserat på teamets syfte?

Tips: Se till att dina mål, även de subjektiva, följer SMART-metoden. SMART står för specific (specifik), measurable (mätbar), achievable (uppnåelig), realistic (realistisk) och timebound (tidsbegränsad). 

5. Upprätta standardformulär för kommunikation

Kommunikation i teamet är avgörande för att lyckas med ett projekt, men det finns ingen universell metod för att kommunicera med teammedlemmar. Även om möten ansikte mot ansikte eller virtuella möten kan vara lämpliga för vissa typer av teamkommunikation, kan det också vara fördelaktigt att föra ett pappersspår för projektdiskussioner, så att detaljer lätt kan kommas ihåg och återbesökas vid behov.

För att skapa standardformulär för teamets kommunikation kan du ställa frågor som:

• Hur ska teammedlemmar kommunicera när de diskuterar projekt? 

• Hur ska teammedlemmar kommunicera om interna frågor? 

• Var ska teammedlemmarna kommunicera med kunderna, eller ska de vidarebefordra information till dig så att du kan hantera kundkommunikationen?

Tips: När du standardiserar teamets kommunikation bör du ta dig tid att diskutera hur teamet för närvarande kommunicerar. Försök att identifiera områden där ni vill förbättra er och använd dessa områden som utgångspunkter för teamstadgan.

6. Fastställ grundregler och steg för konfliktlösning

Det är oundvikligt att det uppstår meningsskiljaktigheter i teamet. Faktum är att oenighet är ett tecken på ett starkt samarbete, eftersom det innebär att teammedlemmarna känner sig bekväma med att dela med sig av sina åsikter och vara sig själva. Men även om meningsskiljaktigheter i sig inte är något dåligt, är det viktigt att fastställa en grundläggande uppsättning teamvärderingar och grundregler för att förhindra att meningsskiljaktigheter eskalerar. 

Reglerna behöver inte vara omfattande, utan bara vara saker som teamet värdesätter. Arbeta tillsammans med teammedlemmarna för att brainstorma de viktigaste teamvärderingarna och skapa en uppsättning grundregler. 

Exempel på grundregler i en teamstadga:

• Behandla alla med respekt.

• Anta alltid en positiv avsikt.

• Behandla kunder, medarbetare och chefer lika.

• Fira varandras prestationer.

• Endast konstruktiv kritik.

• Öva på aktivt lyssnande.

Med en enkel uppsättning grundregler kan du förebygga konflikter och missförstånd. Om konflikter uppstår kan strategier för konfliktlösning i teamstadgan hjälpa teammedlemmarna att gå vidare.

Exempel på konfliktlösningsstrategier i en teamstadga:

• Låt inte problemen förvärras.

• Skilj på avsikt och inverkan.

• Diskutera konflikter öppet.

• Hitta lösningar tillsammans.

Tips: Gör det här avsnittet i teamstadgan till en samarbetsaktivitet genom att agera ut utmanande situationer där grundregler kan brytas. Öva på strategier för konfliktlösning för att hitta en gemensam grund och överväg att använda en mall för partnerskapsavtal för att formalisera hur teamet ska hantera tvister och ansvar. Som de flesta andra mjuka färdigheter tar konfliktlösning tid, men att öva tillsammans hjälper alla att förbättra sig.

7. Granska och godkänn

Alla i teamet bör vara överens om vad som ska ingå i teamstadgan. Dela dokumentet digitalt med en programvara för arbetshantering som Asana för att ge andra åtkomst till dokumentet och se när ändringar har gjorts.

Tips: För att bibehålla teamets enighet och se till att alla är samordnade kan du dela ut teamstadgan varje kvartal och låta teammedlemmarna granska den. Du kan sedan hålla ett möte och bjuda in alla att föreslå förbättringar, så att dokumentet hålls uppdaterat.

Mall för teamstadga (och exempel)

Här är ett exempel på en teamstadga för ett marknadsföringsteam. Vår mall för teamstadgar hjälper team att se varje avsnitt utan att behöva bläddra igenom långa textblock. Prova mallen! Den gör det enkelt att hitta och uppdatera information när det behövs.

Din teamstadga kommer förmodligen att vara mer detaljerad än det här exemplet, men den kan fortfarande vara lätt att förstå och tillgänglig. Prova vår kostnadsfria mall för teamstadgar nedan för att komma igång.

Klargör målen med en teamstadga

Det krävs mer än en naturlig kemi för att skapa teamsynergi. Effektiva team står fast vid sina grundläggande värderingar och samarbetar när de fattar beslut. En teamstadga kan se till att alla håller sig uppdaterade om teamets processer och syfte. 

När du integrerar teamstadgan med en programvara för arbetshantering som Asana kan teamet visa hur mycket de kan åstadkomma tillsammans.