Team charter template: A roadmap for team success (with examples)

Ditt team är som noggrant placerade dominobrickor. Du kan mixa och matcha färdigheter för att bygga något speciellt, men när en person vinglar känner alla av det. Team behöver positiv synergi för att klara utmaningar och åstadkomma utmärkta resultat. Ett sätt att skapa synergi är att använda en teamstadga.

En teamstadga är en gemensam referens som visar teamet att helheten är större än individen. I den här artikeln får du lära dig hur du skapar en teamstadga så att du kan skapa en gemensam vision och en referenskälla för ditt team.

Vad är en teamstadga?

En teamstadga är en visuell översikt över vad ditt team står för och hur det fungerar. Genom att skapa ett dokument med gemensamma mål, strategier och processer kan teamet starta varje projekt på en enad front. Teamavtal är en samarbetsprocess och kan fungera som en central informationskälla. En teamstadga:

• Främjar ansvarstagande hos teammedlemmar.

• Levererar ett anpassat processdokument för teamet.

• Skapar en gemensam vision för projektets framgång.

• Förbättrar kommunikationen mellan teammedlemmarna.

• ser till att alla teammedlemmar förstår teamets ideal.

Förutom de interna fördelarna kan teamstadgar visa teamets syfte för resten av företaget. Du anger inte bara uttryckligen ditt syfte i ett avsnitt i dokumentet, utan när andra läser dokumentet i sin helhet förstår de också hur ditt team arbetar tillsammans. 

Vad ingår i en teamstadga?

​​Innan du lär dig hur du skapar en teamstadga kan du ta en titt på de grundläggande delarna i en mall för en teamstadga. Du kan utforma din teamdokumentmall på många olika sätt, från en tankekarta till ett flödesschema.

• Uppdrag och mål: Ange syftet med teamet och vad ni tillsammans vill uppnå. 

• Roller och ansvarsområden: lista teammedlemmarnas roller och ansvarsområden så att alla kan se förväntningarna på dem och andra.

• Budget och resurser: förklara hur teamet ska fastställa projektbudgetar och fördela projektets resurser. Ange eventuella allmänna regler för att hantera projektfinans.

• Arbetsprocesser: ge en steg-för-steg-översikt över teamets projektarbetsflöden och se till att alla i teamet förstår processen.

• Prestationsbedömning: förklara hur teamet ska mäta projektets framgång i objektiva och subjektiva termer.

• Kommunikationsnormer: Identifiera hur och var teammedlemmar ska kommunicera med varandra och om kommunikationen ska ändras baserat på er diskussion.

• Regler och konfliktlösning: lista grundläggande regler för hur teammedlemmar ska arbeta tillsammans och erbjud strategier för att lösa konflikter när de uppstår.

• Signaturer: tillhandahåll ett utrymme där teammedlemmar kan underteckna dokumentet och ta ansvar för den information som presenteras och godkänns.

Skapa en teamstadga

Som ledare vet du förmodligen vilken information du vill inkludera i varje avsnitt i teamstadgan, men teamsamarbetet är också viktigt när du skriver ditt dokument. Genom att involvera dina teammedlemmar under hela processen kan du skapa en teamstadga som ni alla är stolta över att använda. Prova stegen nedan för att vägleda dig på vägen.

1. Ange teamets syfte

Även om ditt team kan arbeta med flera projekt finns det sannolikt ett större projekt som beskriver ert arbete. Fundera på följande fråga när du påbörjar teamstadgan: Hur fungerar vårt team inom företaget? Det hjälper dig att ange teamets syfte. 

Tips: Ange teamets syfte i avsnittet i teamstadgan som handlar om uppdrag och mål. Att hitta ett kreativt sätt att beskriva teamets syfte kan vara en möjlighet för teamet att stärka samhörigheten. Be teamet att brainstorma om teamets syfte och skriv ner alla idéer. Försök sedan att begränsa teamets syfte till en mening – ungefär som en formell uppdragsbeskrivning för teamet. Vissa team kallar det för sin ”polstjärna”.

2. Beskriv teamstrukturen

Börja med den högst rankade arbetsrollen i teamet, dela upp teamstrukturen och lista de ansvarsområden som är kopplade till varje roll. Det här avsnittet hjälper till att stärka varje teammedlems roll, samtidigt som det fungerar som en referens för att hjälpa teammedlemmarna att förstå vad deras medarbetare arbetar med. 

Det här avsnittet är också särskilt användbart för samarbete mellan olika team. Beroende på hur stort teamet är och hur ny en teammedlem är kanske inte alla vet vad de andra teammedlemmarnas arbetsuppgifter är. När du delar med dig av allas roller och ansvarsområden i teamstadgan skapar du en central referenskälla som teammedlemmarna kan komma åt om de har några frågor. När saker och ting förändras kan du enkelt uppdatera det här avsnittet om roller ändras eller om nya teammedlemmar ansluter sig.

Tips: om du vill dela upp teamstrukturen på ett samarbete kan du överväga att göra det här avsnittet i teamstadgan till en teambuilding-aktivitet. Samla dina teammedlemmar – virtuellt eller personligen – och utmana alla att lära sig varandras namn, arbetsroller och tillhörande ansvarsområden.

3. Diskutera budget- och resursstrategier

Projektbudgetar och resurser kan vara svåra att säkra, hantera och fördela. Att ha ett avsnitt som är tillägnat kostnadshanteringsstrategier kan hjälpa teammedlemmarna under projektplaneringen och i situationer där ändringar måste hanteras. 

Några strategier du kan använda är:

• Skapa ett detaljerat budgetförslag under projektplaneringen.

• Tilldela resurser så snart du vet vad du har att arbeta med.

• Minska kostnaderna när och var det är möjligt.

• Förutse projektändringar innan de inträffar.

Om teammedlemmarna vet hur de ska förutse kostnader och hålla dem nere har de en bättre chans att hålla intressenterna nöjda.

Tips: det huvudsakliga målet med det här avsnittet är att dokumentera allmänna processer för att hantera projektbudgetar och se till att alla är informerade. När du leder den här diskussionen med teamet ska du se till att ge teammedlemmarna möjlighet att komma med synpunkter.

4. Förklara projektets arbetsflöde

​​Ett arbetsflöde är en från-början-till-slut-process som hjälper ditt team och får det att uppnå mål genom att koppla rätt personer till rätt data vid rätt tidpunkt. När ett arbetsflöde väl är inrättat hjälper det dig att organisera information på ett sätt som inte bara är begripligt utan också kan upprepas.

Varje projektarbetsflöde börjar med en standardiserad projektplaneringsfas, som innehåller följande sju steg:

1. Definiera projektmål

2. Fastställa framgångsvärden.

3. Tydliggöra intressenter och roller.

4. Fastställa din budget.

5. Anpassa milstolpar och leveranser

6. Skissera tidslinje och schema.

7. Dela din kommunikationsplan.

Även om varje projekt kan variera något beroende på unika funktioner bör du ha en allmän process för att skapa leveranser och uppnå projektets framgång. 

Tips: Ditt team kan ha mer än ett arbetsflöde, beroende på hur många program eller arbetsströmmar du hanterar. Se till att teammedlemmarna förstår den övergripande processen för varje större arbetsflöde och vet vem de ska kontakta om de har specifika frågor. 

5. Definiera din version av framgång

Teamet bör ha ett allmänt sätt att mäta hur projektets framgång ser ut. Det är en bra idé att använda en blandning av objektiva och subjektiva sätt att definiera framgång. På så sätt kommer teamet inte att hamna i en rutin där de utvecklar projekt utan att först överväga alla perspektiv. 

För att utveckla teamets specifika definition(er) av framgång kan du fundera på följande frågor:

• Definierar du projektets framgång genom att jämföra projektets resultat med de ursprungliga projektmålen? 

• Använder du feedback från intressenter eller kunder för att mäta framgång? 

• Har du en bredare syn på framgång baserat på teamets syfte?

Tips: Se till att dina mål – även de subjektiva – följer SMART-metoden. SMART står för specific (specifik), measurable (mätbar), achievable (uppnåelig), realistic (realistisk) och time-bound (tidsbegränsad). 

5. Skapa standardformulär för kommunikation

Teamkommunikation är avgörande för att projektet ska lyckas, men det finns ingen universell metod för att kommunicera med dina teammedlemmar. Även om personliga eller virtuella möten kan vara lämpliga för vissa typer av teamkommunikation, kan det också vara fördelaktigt att ha en pappersspår för projektkommunikation, så att detaljer enkelt kan kommas ihåg och ses över vid behov.

För att skapa standardformulär för teamets kommunikation kan du ställa frågor såsom:

• Hur ska teammedlemmar kommunicera när de diskuterar projekt? 

• Hur ska teammedlemmar kommunicera om interna frågor? 

• Var ska teammedlemmarna kommunicera med kunderna, eller ska de vidarebefordra information till dig så att du kan hantera kundkommunikationen?

Tips: När du standardiserar teamets kommunikation kan du ta dig tid att diskutera hur teamet kommunicerar för närvarande. Försök att identifiera områden där du vill förbättra dig och använd dessa områden som utgångspunkter för din teamstadga.

6. Fastställ grundregler och steg för konfliktlösning

Ditt team kommer oundvikligen att vara oense. Faktum är att oenighet är ett tecken på ett starkt samarbete eftersom det innebär att teammedlemmarna känner sig bekväma med att dela med sig av sina ärliga åsikter och vara sig själva. Men även om meningsskiljaktigheter i sig inte är något dåligt är det viktigt att fastställa en grundläggande uppsättning av teamvärderingar och grundregler för att förhindra att meningsskiljaktigheterna eskalerar. 

Teamregler behöver inte vara omfattande; de måste bara vara saker som ditt team värdesätter. Arbeta tillsammans med dina teammedlemmar för att brainstorma kring de viktigaste teamvärderingarna och skapa en uppsättning grundregler. 

Exempel på grundregler i en teamstadga:

• Behandla alla med respekt.

• Anta alltid positiva avsikter.

• Behandla kunder, medarbetare och ledare lika.

• Fira varandras prestationer.

• Endast konstruktiv kritik.

• Öva på aktivt lyssnande.

Med en enkel uppsättning grundregler kan du förebygga konflikter och missförstånd. Om konflikter uppstår kan strategier för konfliktlösning i teamstadgan hjälpa teammedlemmarna att gå vidare.

Exempel på konfliktlösningsstrategier i en teamstadga:

• Låt inte problemen förvärras.

• Skilj på avsikt och inverkan.

• Diskutera konflikter öppet.

• Hitta lösningar tillsammans.

Tips: Förvandla det här avsnittet i teamstadgan till en samarbetsaktivitet genom att spela upp utmanande situationer där grundregler kan komma att brytas. Öva på konfliktlösningsstrategier för att hitta en gemensam grund och överväg att använda en mall för partnerskapsavtal för att formalisera hur teamet ska hantera tvister och ansvar. Som de flesta andra mjuka färdigheter tar konfliktlösning tid, men att öva tillsammans hjälper alla att bli bättre.

7. Granska och godkänn

Alla i teamet bör vara överens om vad som ska ingå i teamstadgan. Dela dokumentet digitalt med en programvara för arbetshantering som Asana så att andra kan komma åt dokumentet och se när du har gjort ändringar.

Tips: för att upprätthålla teamets enighet och se till att alla är samordnade kan du dela ut teamstadgan varje kvartal och låta teammedlemmarna granska den. Du kan sedan hålla ett möte och bjuda in alla att föreslå förbättringar, så att dokumentet alltid är uppdaterat.

Mall för teamstadga (med exempel)

Här är ett exempel på en teamstadga för ett marknadsföringsteam. Det gör det möjligt för teammedlemmar att visualisera varje avsnitt utan att behöva bläddra igenom text. Det här formatet gör det också enkelt att hitta och uppdatera information efter behov. 

Din teamstadga kommer förmodligen att innehålla mer information än det här exemplet, men den kan fortfarande vara lätt att förstå och tillgänglig. Prova vår kostnadsfria mall för teamavtal nedan för att komma igång.

Klargör målen med en teamstadga

Det krävs mer än naturlig kemi för att skapa teamsynergi. Effektiva team står fast vid sina kärnvärden och samarbetar när de fattar beslut. En teamstadga kan se till att alla håller sig uppdaterade om teamets processer och syfte. 

När du integrerar teamstadgan med en programvara för arbetshantering såsom Asana kan teamet visa hur mycket de kan åstadkomma tillsammans.