Programvara för Kanban-tavlor: 11 toppval

Att se en lista över projektuppgifter är en sak. Men att visualisera statusen för varje uppgift? Det är där magin händer. 

Ju snabbare du kan se arbetets status, desto smidigare går projekten. Kanban-tavlor hjälper dig att göra just det genom att organisera uppgifter i kolum kolumner efter slutförande – precis som post it-lappar på en fysisk tavla. Men till skillnad från en fysisk tavla kan du med Kanban-programvara visualisera arbetet och samarbeta med ditt team på ett och samma ställe, var du än befinner dig. 

Med så många Kanban-tavlor på marknaden är det svårt att veta vilken man ska välja. För att hjälpa till att reda ut förvirringen har vi beskrivit de 11 bästa alternativen i den här artikeln.

Vad är en Kanban-tavla? 

Kanban-tavlor är ett verktyg som hjälper team att planera och visualisera pågående arbete med hjälp av Kanban-metoden. En Kanban-tavla är ett visuellt sätt att planera uppgifter. Föreställ dig en tavla med post it-lappar ordnade i kolumner, såsom ”att göra”, ”pågående” och ”slutfört”. Det är Kanban-metoden i sin mest grundläggande form. Med Kanban-programvara kan du skapa samma visuella representation av arbetet, men med många fler funktioner än post it-lappar. 

En enkel uppgiftstavla innehåller: 

• Uppgiftskort: Det här är dina virtuella post it-lappar. De representerar varje uppgift som teamet behöver slutföra, vanligtvis med ytterligare information såsom när uppgiften förfaller och vem som äger den. 

• Kolumner: Kolumnerna i din Kanban-tavla representerar vanligtvis statusen för varje uppgift, till exempel ”Nya förfrågningar”, ”pågående” och ”slutförd”. När uppgifterna fortskrider flyttas de genom varje kolumn tills de är slutförda. 

Varför använda programvara för Kanban-tavlor?

Med programvara för Kanban-tavlor kan du göra mycket mer än att bara dra och släppa uppgifter genom olika faser. Det är en knutpunkt där ditt team kan planera, organisera och slutföra arbetet tillsammans, även om ni inte befinner er i samma rum. Med ett Kanban-verktyg kan du: 

• Samla all projektinformation på ett och samma ställe.

• Skapa Kanban-tavlor och samarbeta med teamet i ett och samma verktyg.

• Visualisera arbetets status i realtid.

• övervaka projektförlopp och undvika flaskhalsar innan de inträffar

• Kommunicera med teamkollegor genom att kommentera varje uppgift direkt. 

• Flytta uppgifter automatiskt till olika kolumner när teammedlemmar slutför arbetet.

• Ställa in deadliner och tilldela ägare till varje uppgift.

Programvara för Kanban-tavlor är mycket mer flexibel än en fysisk tavla. När omständigheterna förändras kan du enkelt omtilldela arbete, ändra slutdatum och lägga till fler kolumner när processerna blir mer komplexa. 

Så här väljer du en Kanban-tavla

Den bästa programvaran för Kanban-tavlor går bortom enkel organisation av ett enda projekt. Den bör vara tillräckligt flexibel för att användas i olika team och projekt, så att teknikavdelningen kan spåra sina sprintar, IT-avdelningen kan övervaka inkommande förfrågningar, CRM-avdelningen kan planera sin kalender och mycket mer. Ju fler användningsområden programvaran erbjuder, desto mer värde kan du få från verktyget. Och när den används i hela företaget kan du använda programvaran för Kanban-tavlor för att samarbeta mellan olika team, inte bara för ett specifikt projekt. 

Viktiga funktioner att hålla utkik efter

Se till att programvaran för Kanban-tavlor som du väljer innehåller de här viktiga funktionerna, särskilt om du vill använda den i hela organisationen.

• Integreringar: Leta efter programvara som du kan ansluta till de verktyg som ditt team redan använder. Det hjälper dig att få ut mer av din befintliga teknikstack eftersom du kan centralisera information från appar som Slack, Jira och Salesforce på ett och samma ställe. 

• Automatisering: Att dra och släppa uppgifter i olika kolumner fungerar inte i stor skala. Med automatiseringar kan du flytta uppgifter på Kanban-tavlan i realtid när teamet slutför arbetet. De bästa verktygen inkluderar anpassade automatiseringar som du kan skräddarsy för dina specifika processer och eliminera tiden som läggs på repetitiva uppgifter. 

• Paneler: Slösa inte tid på att manuellt skapa förloppsrapporter. Välj ett verktyg med rapporteringsfunktioner så att du omedelbart kan visualisera statistik såsom ej slutförda arbetsuppgifter, tid för slutförande av uppgifter och teamets arbetskapacitet. 

• Tidsspårning: Att veta hur lång tid det tar att slutföra uppgifter är viktigt när du balanserar teamets arbetsbelastning. Helst bör programvaran du väljer låta dig uppskatta tidsbehov och mäta hur lång tid arbetet faktiskt tar.  

• Olika visningsalternativ: Att visualisera arbetet på olika sätt kan hjälpa dig att upptäcka flaskhalsar och hinder innan de inträffar. Välj ett verktyg som låter dig växla fram och tillbaka mellan olika vyer, så att du kan se ditt projekt som en Kanban-tavla, kalender, kalkylarkslista eller Gantt-diagram. 

• Mallar: I stället för att starta nya projekt från grunden kan du med mallar kickstarta initiativ med ett förbyggt ramverk. Leta efter ett verktyg med ett omfattande mallbibliotek och möjlighet att skapa anpassade mallar. 

Frågor att överväga

Förutom funktioner är det också viktigt att överväga hur den nya programvaran passar teamets (eller företagets) specifika behov. Här är några frågor att ställa innan du tar steget: 

• Är programvaran lätt att använda? Om Kanban-tavlans programvara inte är intuitiv kommer teamen inte att använda den. Titta på produktdemonstrationer eller boka en session med försäljningsteamet för att bekanta dig med programvarans användargränssnitt, inklusive dess webb-, skrivbords- och mobilapp. Se till att programvaran har en användarhandbok som är enkel att navigera i. Målet är att teamen ska kunna komma igång med verktyget på egen hand, utan en brant inlärningskurva.

• Kommer inköpet av det här verktyget att förbättra företagets resultat? Se till att du kan kvantifiera den potentiella avkastningen på investeringen (ROI) från programvaran. Undersök prissättningen och leta efter oberoende rapporter som kvantifierar tidsbesparingar från olika projekthanteringsverktyg, såsom den här rapporten från Nucleus Research. 

• Är verktyget säkert? Det är viktigt att se till att företagsinformation förblir privat, även när anställda arbetar på olika platser och i olika tidszoner. Datasäkerhet är en nödvändig funktion. Gör efterforskningar och se till att verktyget uppfyller ditt it-team säkerhetsstandarder. 

• Kan vårt företag använda programvaran i olika team? Ny programvara ska inte bidra till en tillväxt av applikationer. I stället för att välja ett verktyg som endast kan användas av ett specifikt team bör du leta efter alternativ som är tillräckligt flexibla för att täcka ett brett utbud av användningsområden. Helst bör programvaran för samarbete effektivisera arbetsflöden mellan team, till exempel kampanj- och projektplanering, spårning av jobbförfrågningar eller strategisk planering.

Bästa Kanban-programvaran: 11 toppval

Vill du börja använda ett nytt verktyg? Kolla in den här listan för att välja den bästa programvaran för ditt team. 

Asana

En företagsplattform som är byggd för alla användningsområden 

Asana stöder ett brett utbud av företagsfunktioner, så om du vill hantera arbete i stor skala är det ett av de bästa alternativen. Med funktioner som integreringar, automatisering och paneler kan teamet spara tid på återkommande uppgifter och enkelt se projektets resultat. Enligt en oberoende studie av Nucleus Research kan Asana minska tiden det tar att slutförd ett projekt med upp till 50 %, minska tiden som spenderas i möten med upp till 50 % och minimera projektfel med upp till 90 %. 

Förutom Kanban-tavlor kan team i Asana växla mellan olika projektvyer, till exempel uppgiftslistor, kalendervy och tidslinjevy. Det innebär att anställda inte är begränsade till Kanban-tavlor. I stället kan de organisera sin arbetsyta på det sätt som fungerar bäst för deras specifika behov. 

Asana är perfekt för organisationer som vill expandera bortom enkel projektplanering och uppgiftshantering. Det är tillräckligt flexibelt för att användas i olika team och användningsfall, så i stället för isolerade projekt kan du underlätta samarbetet mellan team. 

Trello

Enkla, klassiska Kanban-tavlor

Trello fokuserar specifikt på Kanban-projekthantering, med färgglada tavlor och Kanban-kort som du kan dra och släppa i olika kolumner. Trellos enkelhet gör det enkelt att komma igång direkt. Trello är perfekt för små team och projekt med ett enda team, men om du vill skala upp ditt företag är risken stor att du växer ur Trello. 

Monday.com

Ett användarvänligt verktyg för mindre team

Monday.com har ett färgstarkt och engagerande gränssnitt som gör det enkelt för team att komma igång. Man kan skapa Kanban-tavlor med en dra-och-släpp-byggare och växla mellan andra projektvyer såsom kalendrar och listor. Men även om det är enkelt att starta enskilda projekt med Monday.com kan du stöta på hinder när du utökar samarbetet mellan olika team. 

Clickup

Uppskattas av nystartade företag med snäva budgetar

Clickups Kanban-tavlor är enkla att bygga, med dra-och-släpp-funktioner, färgkodade taggar och andra användarvänliga funktioner. Verktyget erbjuder mer än bara Kanban-tavlor, vilket innebär att du kan visualisera arbetet på olika sätt, till exempel som listor och kalendrar. Vissa användare rapporterar dock att de stöter på hinder när deras team expanderar och tvärfunktionellt teamarbete blir en prioritet.

Businessmap

Fullt utrustade Kanban-tavlor för agila team

Med Businessmap kan du skapa mer komplexa Kanban-tavlor. Verktyget innehåller funktioner för att länka olika tavlor, dela upp tavlor i kolumner och skapa kortmallar för återkommande arbete. Det är en bra lösning för agila team, men om du vill ha ett verktyg med ytterligare användningsfall kan Businessmap kännas begränsande. 

Smartsheet

Ett kalkylbladsfokuserat verktyg med Kanban-funktionalitet

Smartsheet är specialiserat på kalkylark. Verktyget erbjuder fler funktioner än Microsoft Excel eller Google Dokument, till exempel tidsspårning och samarbetsfunktioner. Det innehåller också en enkel Kanban-tavelvy som gör det möjligt för användare att dra och släppa kort i olika kolumner. Men det är i kalkylarken som Smartsheet verkligen utmärker sig – och eftersom inte alla team föredrar att arbeta i kalkylark kanske det här verktyget inte fungerar så bra i hela organisationen.

Airtable

Färgstarka kalkylark med alternativ för Kanban-tavlor

Precis som Smartsheet fokuserar Airtable på kalkylark, men med ett mer färgglatt användargränssnitt. Airtables funktioner för filtrering, sortering och gruppering hjälper användare att filtrera data som annars kan vara överväldigande i Kanban-tavlaformat. Men även om programvaran är anpassningsbar kan den kännas begränsande när teamet och processerna växer. 

Wrike

Kanban-tavlor för kundorienterade team

Wrike erbjuder Kanban-tavlor med kort som du kan organisera i olika kolumner för att visualisera arbetsstatus. Verktygets användarvänliga säkerhetsbehörigheter gör det enkelt att säkert dela information med externa kunder, vilket kan vara till hjälp för team som prioriterar arbete med externa partner. Det kan dock vara mindre effektivt för att hantera projekt mellan olika team.

Zoho Sprints

Ett visuellt, agilt verktyg

Zoho Sprints är ett utmärkt verktyg för agila team, med specifika funktioner för Scrum- och Kanban-projekthantering. Verktyget stöder agilt episkapande och -hantering, plus användarberättelser, gränser för pågående arbete och burndown-diagram. Men eftersom Zoho Sprints är så skräddarsytt för agil projekthantering är det inte tillräckligt flexibelt för att användas i olika team. 

Jira

Skapat för programvaruutvecklare

Jira har utformats för programvaruutvecklare, med agila funktioner såsom epics, användarberättelser och sprintar. Verktyget innehåller en Kanban-tavla som gör det möjligt för användare att spåra ärenden genom varje fas i sprintens livscykel, såsom ”backlog”, ”pågående”, ”i QA” och ”klar”. Men även om Jira fungerar bra för tekniska team är det inte tillräckligt flexibelt för att användas i hela företaget.

Azure DevOps

Utvecklingsspecifika tjänster för agila team

Azure DevOps är skräddarsytt för programvaruutvecklingsteam. Förutom ett Kanban-system innehåller programvaran Github-värdskap och kodgranskningsfunktioner, ett universellt paketarkiv och testplaner som hjälper team att framgångsrikt distribuera sin kod. Det här verktyget är mycket specifikt, så om du letar efter något att använda för olika användningsfall kanske det inte är det bästa alternativet. 

Visualisera arbetet på ditt sätt

Kanban-tavlor är ett användbart verktyg för att visualisera hur arbetet går. Men de räcker inte för att samordna arbetet mellan olika team och större projekt. Därför erbjuder de bästa Kanban-verktygen mer än bara tavlor. Med bra programvara för projekthantering kan team organisera arbetet på det sätt som fungerar bäst för dem, oavsett om det är som en Kanban-tavla, checklista, kalender eller Gantt-diagram. Med den flexibiliteten kan du anpassa programvaran efter företagets behov, i stället för att ändra processerna för att passa programvaran.