Marknadsföringsteamet är effektivare och vi har koll på arbetsbelastningen. Alla är med. Asana hjälper oss att visualisera vår kampanjplanering vilket gör att vi kan implementera färre men större program och vara strategiska när det gäller lanseringsdatum för att maximera deras inverkan på intäkterna.

Andrea Leon Trozak, chef för programhantering

Hur Asana hjälper Genesys att arbeta smartare

Effektivisera marknadsföringsproduktion i stor skala

Asanas arbetsflöden med direkt tilldelning gjorde att projektledare kunde fokusera på strategisk planering och processoptimering. Ledarskapet har nu insyn i teamens framsteg mot målen och kan samla resurser kring initiativ med hög avkastning på investeringen. Dessutom kan regionala marknadsförare se pågående kampanjer och utnyttja resurserna för sina lokala kampanjer. 

Frigöra tid för effektivare arbete

Innan Asana kom förfrågningar från olika ställen och produktionsteamet ägnade för mycket tid åt arbete som inte spårades i deras officiella köer. 

Nu är marknadsförings-PMO:t inte längre ansvarigt för att sortera arbete som tilldelas direkt, och förfrågningar via e-post eller chatt har minskat avsevärt. Marknadsföringsavdelningen sparar mycket tid på administration – över 140 arbetsdagar per år – tack vare över 350 formulärinlämningar och 2 600 automatiseringsregler som utlöses varje månad.

Formulär hjälper marknadsförare att komma igång snabbare

• För att skicka in en förfrågan till marknadsavdelningen fyller Genesys anställda i ett Asana-formulär med sina behov och detaljer om leveranser till produktionsteamen.

• Baserat på typen av förfrågan – till exempel en kampanj, kreativa tjänster, ett webbseminarium, en video eller ett inlägg på sociala medier – tilldelar Asana-regler dem automatiskt till det lämpliga teamets Asana-tavla. 

Automatiseringar tilldelar arbetet till rätt team 

• Små förfrågningar tilldelas direkt till rätt team som sedan prioriterar sina egna inkommande uppgifter. 

• Komplexa förfrågningar som involverar en integrerad marknadsföringskampanj eller ett globalt program dirigeras till PMO-teamet eftersom de kräver samarbete med olika marknadsföringstjänster och intressenter.

Människor använde motvilligt den tidigare projekthanteringsplattformen, men de klagade och kunde aldrig förstå användargränssnittet. Därför ägnade PMO-teamet och marknadsföringsteamen för mycket tid åt att hantera intressenternas uppgifter. Vår prioritet var att hitta en lättanvänd applikation som intressenterna snabbt kunde lära sig. Det som gjorde oss nyfikna på Asana var möjligheten att använda agila metoder. Flexibiliteten i att kunna anpassa projektvyer var ett stort plus.

Andrea Leon Trozak, chef för programhantering

Samordna intressenter med en central informationskälla

Marknadsföringsteamets tidigare projekthanteringsplattform var alltför komplex, vilket gjorde det svårt för intressenterna att engagera sig i arbetet och tvingade projektledarna att hantera över 50 projekt var. 

Asana ger teamen ett centraliserat utrymme för att spåra kampanjarbete, vilket avsevärt förbättrar intressenternas engagemang och minskar "jobb om jobb" – det samordningsarbete som sker kring strategiska projekt.

Konversationer, sammanhang och arbete samlas på ett och samma ställe

• Varje Genesys-marknadsföringsteam har en dedikerad Asana-projekttavla som fungerar som deras produktionskö och används för att spåra och hantera leveranser med teamet och intressenterna.

• Kommentarer i uppgifter säkerställer att intressentdiskussioner sker i arbetskontexten.

• Teammedlemmarna delar nästan 4 000 kommentarer varje månad, vilket har ökat intressenternas engagemang samtidigt som behovet av att växla mellan e-post och andra appar har minskat. 

Standardiserade processer hjälper team med samarbete

• Marknadsföringsavdelningen startar många nya projekt med hjälp av mallar som är förifyllda med uppgifter för det viktigaste arbetet som ska slutföras.

• Dessa uppgifter läggs sedan till i flera projekt så att de finns på varje teams dedikerade Asana-tavla, vilket integrerar arbetet mellan grupper, samtidigt som teamen kan se sina uppgifter på ett och samma ställe. 

Ansluta globala team med sömlösa överlämningar

SharePoint används över hela Genesys för samarbete kring teamfiler och marknadsföringsteamet använder Bynder som sitt system för förvaltning av digitala tillgångar. PMO-teamet behövde se till att kreativa tillgångar och källfiler laddades upp till Bynder utan att det kreativa teamet behövde oroa sig för att ladda upp filer två gånger. 

Med Asana API och Tray.io anslöt teamet dessa appar och skapade ett enhetligt arbetsflöde. 

Automatiseringar effektiviserar förvaltningen av tillgångar

• Marknadsföringsverksamhetsteamet utformade en automatiserad ”utlösare” i Asana med Tray.io för att automatiskt ladda upp kreativa tillgångar och källfiler.

• Nu, efter att en designer har laddat upp filer till SharePoint, klistrar hen in länken i ett anpassat fält i den relevanta Asana-uppgiften. 

• ”Triggern” skickar sedan filerna från SharePoint till Bynder för granskning och slutförande av uppladdningen av innehållsteamet.

Integreringar möjliggör smidigare överlämningar för översättningsförfrågningar

• När material behöver översättas till andra språk skickar den regionala kampanjchefen in en förfrågan med de nödvändiga Bynder-länkarna. 

• Den nödvändiga länken läggs till i ett Asana-fält, vilket utlöser automatisering via Tray.io som hämtar resurserna från Bynder och levererar dem till översättningsleverantörens översättningsprojektplattform.

När översättningsförfrågan fortskrider synkroniseras dess status tillbaka till Asana-uppgiften från leverantörens översättningsplattform så att den regionala kampanjchefen kan spåra förloppet.

En av de viktigaste fördelarna var att erbjuda marknadsförare anpassningsbara alternativ som gör det möjligt för dem att hantera sitt arbete på det effektivaste sättet för sitt team. Tack vare Asana kunde vi minska användarnas frustration, öka synligheten för projektstatus och ge projektledningsteamet mer tid för arbetsflödesoptimering och strategisk programhantering.

Candice Sanders, VD för marknadsförings-PMO

Skala upp marknadsföringsorganisationen med Asana – i stället för projektledare

Under det första året med Asana ökade projektledningsteamet intressenternas användning med 400 %. I framtiden kommer teamet att fortsätta att förbättra marknadsavdelningens operativa effektivitet med Asana så att de kan fokusera sina resurser på att utöka verksamheten.