Трекер проекта

Чтобы менеджеры проектов работали эффективно, они должны быть организованы. Но когда дело доходит до отслеживания множества разных проектов одновременно, даже самые организованные люди могут запутаться. Шаблон для отслеживания проектов помогает контролировать несколько проектов, выполняемых разными командами, в едином структурированном формате. 

Что такое шаблон для отслеживания проекта?

Шаблон для отслеживания проектов — это инструмент, который помогает командам организовать процесс отслеживания нескольких проектов одновременно. Это особенно полезно при кросс-функциональной работе: используя один и тот же шаблон для отслеживания проектов, каждый может легко найти эти проекты (даже если они отслеживаются другой командой).  

Лучший способ создать шаблон для отслеживания проектов — использовать программное обеспечение для управления проектами. Это дает вам возможность перемещаться между различными панелями задач для отслеживания проектов и видеть обновления в реальном времени. Например, если вы создадите шаблон для отслеживания проекта в Asana, вы также сможете переключаться между различными представлениями. Нужно посмотреть хронологию проекта? Переключитесь на вид хронологии, и ваша работа отобразится в виде диаграммы Ганта. Если же вы предпочитаете минималистичный обзор, отслеживайте проекты в виде списка — такой же структуры, как у простого списка задач по проекту. 

Настроив шаблон, вы можете использовать его во время планирования проекта, чтобы координировать, кто за какие проекты отвечает и где они будут находиться. Помимо того, что шаблон является обычным инструментом для управления проектами, он также помогает управлять портфелями. Поскольку управление портфелем включает в себя множество различных проектов, можно использовать шаблон для отслеживания проектов, чтобы координировать настройку портфелей и управление ими.

Зачем нужен шаблон для отслеживания проектов

От того, как вы отслеживаете проекты, зависит, насколько организованной и целенаправленной будет работа. В масштабах всей компании эта тонкая разница может иметь огромное значение. Если вы можете эффективно отслеживать проекты в разных командах и отделах, вы повышаете продуктивность всего персонала.

Кроме того, шаблоны для отслеживания проектов: 

• Обеспечивают согласованность. Используйте шаблон для последовательного отслеживания проектов в разных командах и запусках. Таким образом, вы будете знать, что каждый крупный запуск, состоящий из нескольких проектов, будет отслеживаться (и организовываться) одинаково.

• Сокращают объём работы по организации работы. Шаблон для отслеживания проектов сокращает время, которое вы и ваша команда тратите на принятие решения о том, как отслеживать и координировать различные проекты, необходимые для завершения работы.

• Являются кастомизируемыми. В зависимости от потребностей можно создавать шаблоны для отслеживания проектов по каждому конкретному типу работы. Например, можно создать шаблон для процесса разработки продукта, в котором будут перечислены все необходимые проекты.

Для чего используется шаблон для отслеживания проектов

Шаблоны для отслеживания проектов помогают централизованно контролировать связанные проекты. Когда вы используете шаблон для создания нового трекера, он дает вам обзор всех нынешних проектов, включая:

• Статус проекта

• ожидаемые результаты;

• задачи и описания;

• график проекта, включая даты начала, даты окончания и важные этапы.

Кроме того, если вам нужно создать список задач для участников команды, вы можете получить к нему доступ прямо из инструмента отслеживания проекта.

Рассмотрим в качестве примера запуск нового продукта. Шаблон для отслеживания проекта можно использовать для следующих целей: 

1. Создать новый трекер для запуска продукта.

2. Прикрепить все связанные проекты, включая дорожную карту продукта и план его продвижения по различным этапам проекта.

3. Отслеживать разработку продукта, подключив спринты Agile к трекеру проектов вашей команды.

Функции для улучшения шаблона для отслеживания проектов

Используйте инструмент для управления проектами, чтобы создать шаблон для отслеживания проекта, который имеет все необходимые функции, в том числе: 

• Диаграммы Ганта

• подзадачи;

• панель задач для управления проектами;

• Даты сдачи

• Рабочие процессы

• Интеграции

Интегрированные функции

• Вид «Список». Вид «Список» — это представление в стиле сетки, которое позволяет легко просматривать всю информацию о проекте с первого взгляда. Как и список задач или электронная таблица, вид «Список» отображает все ваши задачи сразу, чтобы вы могли видеть не только названия задач и даты сдачи, но и любые соответствующие нестандартные поля, такие как приоритет, статус и т. д. Обеспечьте лёгкую совместную работу, предоставив всей команде информацию о том, кто, что и к какому сроку делает.

• Вид «Хронология». Вид «Хронология» — это представление проекта в стиле диаграммы Ганта, отображающей все ваши задачи с помощью горизонтальной гистограммы. Благодаря такому представлению можно видеть не только даты начала и окончания каждой задачи, но и зависимости между ними. С помощью хронологии вы можете легко отслеживать, как части вашего плана сочетаются друг с другом. Кроме того, когда вы видите всю свою работу в одном месте, вам легче выявлять и устранять конфликты между зависимостями до их возникновения, чтобы вы могли достичь всех своих целей в срок. 

• Панели задач. Панели задач — это вкладки проектов, на которых приведены графики и визуализации, позволяющие получить общее представление о том, как идёт работа. Настраивайте диаграммы на панели задач, чтобы мгновенно определять потенциальные проблемы в работе команды и устранять их до того, как они начнут пагубно влиять на ход реализации проекта. Используйте вкладку «панель задач» в качестве отправной точки для поиска данных, чтобы быстро узнать, как продвигается проект. 

• Портфели. Портфели позволяют систематизировать и контролировать многочисленные проекты вашей команды в одном представлении. Получайте общие сведения о ходе работ над всеми проектами, а затем углубляйтесь в детали для решения конкретных проблем. Кроме того, вы можете делиться обновлениями статуса между программами и держать заинтересованных лиц в курсе, не планируя совещания по статусу.

Рекомендуемые приложения

• Dropbox. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Dropbox, встроенной в панель задач Asana.

• Google Workplace. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Workplace, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска несколькими щелчками мыши.

• Figma. Команды используют Figma для создания потоков пользователей, каркасных моделей, макетов пользовательского интерфейса, прототипов и других элементов. Теперь эти дизайнерские разработки можно внедрять в Asana, чтобы ваша команда могла просматривать достижения дизайнеров в контексте соответствующей проектной документации. В отличие от снимков экрана внедрённые объекты обновляются в реальном времени с отражением изменений в дизайнерском файле, благодаря чему не приходится искать нужные файлы и обновлять изображения.

• OneDrive. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью средства выбора файлов Microsoft OneDrive, встроенного в панель задач Asana. С лёгкостью прикрепляйте файлы из Word, Excel, PowerPoint и т. д.

Вопросы и ответы