Relatório de status

Pense na última vez que você acompanhou o status de um projeto. Você provavelmente teve que extrair manualmente informações de várias fontes, como planilhas, conversas por e-mail e parceiros do projeto, e depois enviá-las em um longo e-mail esperando que as principais partes interessadas o lessem.

Para ser eficaz, um relatório de status deve ser fácil de montar e de rápida compreensão, para que os membros da equipe do projeto e as partes interessadas possam ver rapidamente o que está em dia, o que está bloqueado e o que está por vir. É aí que os modelos de relatório de status da Asana podem ajudar. Com seções pré-preenchidas, como status do projeto, resumo, realizações e obstáculos, fica mais fácil para as partes interessadas coletar rapidamente informações importantes do projeto. Além disso, como o relatório se conecta diretamente ao trabalho da sua equipe na Asana, você pode pular a demorada coleta de dados. Diga adeus ao e-mail de status manual e diga olá a uma nova maneira de trabalhar. 

O que é um relatório de status do projeto?

Um relatório de status do projeto é um documento oportuno que fornece atualizações sobre o progresso de um projeto. Os relatórios de status dão à sua equipe e às principais partes interessadas uma visão geral de alto nível do progresso do projeto, para que possam ver rapidamente o que está em dia, o que está atrasado e o que está por vir. Eles também destacam os próximos obstáculos e riscos do projeto, para que você possa fazer as adaptações necessárias para manter o projeto em dia e evitar desvios de escopo. 

Normalmente enviados semanal ou mensalmente, os relatórios de status do projeto mantêm todos informados, para que você possa gastar menos tempo enviando atualizações de status e mais tempo realizando trabalhos de alto impacto. 

O que é um modelo de relatório de status?

Um modelo de relatório de status é uma versão padronizada de um relatório de status do projeto. Ele atua como uma estrutura para as suas atualizações de status, descrevendo as principais seções e informações que cada relatório de status deve incluir. Como as seções são pré-preenchidas no modelo de relatório de status, basta preenchê-las e enviá-las à equipe do projeto. 

Procure um modelo de relatório de status integrado a uma plataforma de gestão do trabalho mais ampla, como a Asana. Dessa forma, as atualizações de status estarão diretamente conectadas ao trabalho da sua equipe, o que significa que você pode extrair dados de qualquer projeto ou equipe sem alternar entre aplicativos. Em vez de rastrear manualmente as informações ou extrair números de várias fontes, os modelos de relatório de status do projeto permitem centralizar as informações e manter todos atualizados em um só lugar.

O que incluir em um modelo de relatório de status 

A chave para redigir um relatório de progresso eficaz é resumir de forma eficiente o progresso do projeto, as realizações recentes, os obstáculos futuros e os próximos passos. Uma atualização de status sucinta mantém os principais interessados e membros da equipe do projeto informados e fornece todas as informações necessárias de forma rápida.

Felizmente, os modelos de relatório de status na Asana são pré-preenchidos com seções que facilitam destacar informações importantes do projeto. Quando você cria uma atualização de status para o seu projeto, o relatório já vem com as seguintes seções preenchidas:

• O nome do relatório, que deve resumir o projeto em questão e quaisquer informações relacionadas à atualização específica, como as datas cobertas pelo relatório de status.

• Detalhes específicos do projeto, como o nome do projeto, o gestor do projeto, o cronograma do projeto e a prioridade do projeto. 

• Uma tag de status indicando a saúde do projeto, como em dia, em risco ou atrasado. 

• Um resumo do status atual do projeto, que deve incluir uma visão geral do progresso do projeto até o momento.

• Realizações específicas da equipe desde a última atualização, como os marcos do projeto que foram alcançados ou as estatísticas que você deseja destacar.

• Obstáculos atuais que atrasam o progresso do projeto, bem como quaisquer obstáculos futuros que você queira abordar proativamente.

• As próximas etapas que você e a equipe seguirão após a atualização de status.

Além disso, você pode usar a seção “Destaques” do relatório de status para mostrar as conquistas da equipe desde a última atualização, como marcos, tarefas ou aprovações concluídas. Como o modelo de relatório de status extrai os números diretamente da Asana, é uma maneira fácil de manter os participantes informados sem ter que extrair os dados manualmente.  

Os benefícios dos modelos de relatório de status

Os relatórios de status mantêm os membros da equipe e as partes interessadas interdisciplinares informados e alinhados sobre o progresso do projeto. Ao usar um modelo de relatório de status na Asana, você pode vincular diretamente o trabalho da sua equipe às suas atualizações de status, reduzindo a coleta manual de dados e proporcionando visibilidade rápida do progresso em direção às metas do projeto.  

Com o modelo de relatório de status da Asana, é possível:

• Comunicar rapidamente o status do projeto aos membros da equipe e às principais partes interessadas. 

• Fornecer visibilidade em tempo real sobre o que está em dia e o que requer atenção. 

• Resumir o status do projeto em alto nível, reduzindo a comunicação desnecessária e garantindo que todos recebam os destaques e as principais métricas. 

• Acompanhar a saúde do projeto e garantir que toda a equipe esteja confiante sobre o progresso do projeto. 

• Identificar e corrigir obstáculos de forma proativa, mantendo o projeto em dia e garantindo que os prazos sejam cumpridos. 

• Conectar diretamente as atualizações de status ao local onde o trabalho acontece, reduzindo a alternância de aplicativos e a coleta manual de dados. 

• Aproveitar os portfólios para acompanhar o progresso da equipe em vários projetos.

• Manter a equipe alinhada ao compartilhar os próximos passos e ações a realizar. 

• Reduzir as reuniões de status e os e-mails improdutivos. 

Recursos e aplicativos a se usar com o modelo de relatório de status da Asana

O trabalhador do conhecimento médio alterna entre nove aplicativos por dia, e toda essa alternância leva à distração e à redução da produtividade. É aí que entram as nossas integrações e aplicativos. Ao aproveitar as funcionalidades que permitem monitorar os dados do projeto em um só lugar e sincronizar aplicativos como o Google Drive, você pode criar um sistema de registro centralizado para todo o trabalho do seu projeto na Asana.

Recursos integrados

1. Relatórios. Os relatórios na Asana traduzem os dados de um projeto em gráficos visuais e facilmente compreensíveis. A redundância de tarefas e a alternância desnecessária entre aplicativos é reduzida quando se gera relatórios sobre trabalho no mesmo local onde ele é realizado. Como todo o trabalho da equipe está na Asana, é possível acessar dados de qualquer projeto ou equipe para obter, em um único lugar, um panorama preciso do que está acontecendo.

2. Marcos. Os marcos representam momentos importantes do projeto. Com marcos definidos ao longo do projeto, você possibilita que os membros da equipe e as partes interessadas vejam o ritmo do seu progresso em direção a uma meta. Pense nos marcos como uma oportunidade de celebrar pequenas vitórias no percurso que levará à meta mais significativa do projeto. 

3. Aprovações. Às vezes, não basta concluir uma tarefa — você precisa saber se o trabalho entregue é aprovado ou não. As aprovações são um tipo especial de tarefas na Asana que oferece as opções de “Aprovar”, “Solicitar alterações” ou “Recusar” a tarefa. Assim, os responsáveis pelas tarefas podem saber claramente como proceder e verificar se o trabalho foi aprovado ou não. 

4. Atualizações de status do projeto. Diga adeus às várias ferramentas usadas para encontrar informações sobre o status do projeto ou às reuniões que poderiam ser substituídas por um e-mail. As atualizações de status do projeto na Asana não apenas são fáceis de usar, como também são diretamente conectadas ao trabalho que a sua equipe realiza. Isso faz com que fique mais fácil para os membros da equipe acessar informações adicionais do projeto, como plano do projeto, plano de comunicação, metas do projeto, marcos, entregáveis e mais. Em última análise, os relatórios de status do projeto reduzem o seu trabalho manual, centralizam as informações e mantêm todos na mesma página. 

Aplicativos recomendados

1. Dropbox. Anexe arquivos diretamente às tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Dropbox, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

2. Box. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Box, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

3. Google Workspace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workspace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, é possível anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

4. OneDrive. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Microsoft OneDrive, já integrado ao painel de tarefas da Asana. De modo simples, você pode anexar arquivos do Word, Excel, PowerPoint, etc.

Perguntas frequentes