Modelo de cronograma de produção

Produzir e entregar dentro do prazo é essencial. Muitas empresas contam com um cronograma para monitorar o processo de produção, fazer estimativas realistas para a finalização de um produto, e determinar datas de entregas. No entanto, não basta definir datas aleatórias no calendário. Para ter um cronograma de produção eficaz, é necessário que ele inclua as partes mais importantes do seu processo de produção. 

Embora cronogramas predeterminados ajudem a planejar o trabalho e a estimar datas, o processo de produção é, na prática, complexo e imprevisível. Por exemplo, um problema na cadeia de abastecimento pode causar um atraso inesperado, ou um produto pode demorar mais a ser finalizado do que o planejado. Como se assegurar, então, de que os cronogramas sejam consistentes (e que a produção permaneça organizada e dentro do prazo), mas flexíveis o suficiente para se ajustar a imprevistos?  

A resposta é: usar um modelo dinâmico de cronograma de produção.

O que é um modelo de cronograma de produção?

É um esboço de um cronograma de produção no qual você pode monitorar o processo de produção, do começo ao fim. Tais cronogramas apresentam os detalhes básicos do seu processo: aquilo que você está criando (o produto) e quando ele ficará pronto (a data de conclusão). 

Os modelos de cronograma de produção geralmente são usados na área industrial, que costuma gerar centenas (ou mesmo milhares) de produtos por dia. Ainda assim, qualquer equipe, organização ou setor que cria produtos pode tirar proveito de um modelo como este. Após você salvar um modelo geral de cronograma de produção, poderá criar e usar um novo cronograma em poucos minutos. 

Por que o modelo de cronograma de produção é necessário?

O cronograma de produção monitora o processo de produção, fornecimento e demanda, ajudando a entregar, dentro do prazo, os produtos que os seus consumidores desejam. Ao criar um modelo para o seu cronograma, você poupará o tempo e o esforço de desenvolver novos cronogramas do zero para cada produto que for lançar. Caso você seja responsável por gerir cronogramas de várias equipes de produção, este modelo ajudará a manter a coesão do calendário. Facilitará, também, o monitoramento de outros aspectos essenciais à produção, como tendências de previsão e mudanças na cadeia de abastecimento. 

Por muito tempo, as fábricas e outros setores de produção contaram com calendários de projeto estáticos, como modelos do Planilhas Google ou Excel. No entanto, estes não proporcionam uma representação visual da produção, nem permitem uma colaboração eficaz entre equipes. Por outro lado, softwares com mais funcionalidades possibilitam visualizar o cronograma de produção de diversas maneiras, usando um diagrama de Gantt ou um formato de calendário, por exemplo. Ter acesso a panoramas gerais como esses facilita a identificação e correção de possíveis gargalos. Formatos digitais mais dinâmicos também permitem comparar a produção planejada com a produção real para revelar atrasos ou oportunidades de tornar mais eficiente o ciclo de produção. 

Como usar um modelo de cronograma de produção

Há vários modelos gratuitos de cronograma de produção disponíveis na Internet, mas o segredo para ter um cronograma eficaz não é o modelo propriamente dito, e sim o software utilizado. Com um modelo criado em uma plataforma dinâmica, como um software de gestão do trabalho, você pode usar funcionalidades para tornar a produção ainda mais aprimorada e otimizada. Por exemplo: é possível usar automatizações na gestão de inventário de forma a atualizar o inventário instantaneamente a cada novo produto criado.

Ao desenvolver o modelo de cronograma de produção, use seções para indicar às partes interessadas o que está sendo produzido e quais são as datas de finalização esperadas. Com esse propósito, inclua:

• Detalhes da encomenda: informe o número da encomenda, a descrição do item, o nome do cliente e quaisquer outros dados de identificação da encomenda para que fique fácil consultar o que está sendo produzido.

• Status da produção: atualize o status da produção conforme os itens progredirem nas etapas. Assim, as partes interessadas poderão saber qual é a situação de cada encomenda e se os prazos estão sendo cumpridos.

• Cronograma de trabalho e datas de conclusão: crie um cronograma de trabalho com datas de conclusão claras para indicar quando a produção começará e terminará. Lembre-se de incluir tarefas e marcos entre tais datas e de listar possíveis dependências, desde a pré-produção até a finalização. 

• Encomendas (quantidade): quantos produtos você precisa criar? Monitorar esta informação ajuda a comparar o ritmo de produção planejado com o ritmo real. Se houver discrepâncias, você pode ajustar o processo para se assegurar de que o cronograma de produção atinja a meta e não ocorram atrasos.

• Máterias-primas necessárias ou utilizadas: do que você precisa para criar os seus produtos? Use esses números para fazer a gestão dos recursos e o planejamento de capacidade produtiva. Com isso, você poderá estimar de forma mais precisa quais são os materiais necessários à produção de itens específicos e à entrega das encomendas.

Integrações e aplicativos a usar com os modelos

Experimente estas funcionalidades e integrações com aplicativos para personalizar o modelo de cronograma de produção e atender às necessidades específicas da sua equipe.

Recursos integrados

• Visualização de lista. Uma visualização tipo grade que facilita a visualização imediata de todas as informações do projeto. Tal qual uma lista de pendências ou uma planilha, a visualização de lista exibe todas as tarefas ao mesmo tempo para que se possa ver os títulos das tarefas e as datas de conclusão, além de quaisquer campos personalizados relevantes, tais como prioridade, status, entre outros. Favoreça uma colaboração descomplicada dando a toda a sua equipe visibilidade sobre quem está fazendo o quê, e quando.

• Visualização de cronograma. Uma visualização ao estilo diagrama de Gantt que apresenta todas as suas tarefas em um gráfico de barras horizontais. Você poderá ver as datas de início e término de cada tarefa, bem como as dependências entre elas. Com essa visualização, é fácil monitorar de que forma os diversos componentes do seu planejamento se encaixam. Além disso, visualizar todo o trabalho num só lugar facilita o processo de identificação e resolução de conflitos de dependências antes mesmo que estes ocorram, para que se possa alcançar todas as metas no prazo estimado.

• Automatização. Automatize trabalhos manuais para que a sua equipe gaste menos tempo com trabalhos de rotina e possa se concentrar nas tarefas para as quais ela foi contratada. Na Asana, é possível criar regras que funcionam com base em desencadeadores e ações, ou seja, “quando acontecer X, fazer Y”. Use isso para atribuir trabalhos, ajustar datas de conclusão, definir campos personalizados, notificar partes interessadas e muito mais — tudo isso de forma automática. Com automatizações que vão desde tarefas pontuais até fluxos de trabalho completos, as Regras recuperam o tempo dos seus colaboradores para que possam executar os trabalhos qualificados e estratégicos.

• Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

Aplicativos recomendados

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• Dropbox. Anexe arquivos diretamente às tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Dropbox, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

• OneDrive. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Microsoft OneDrive, já integrado ao painel de tarefas da Asana. De modo simples, você poderá anexar arquivos do Word, Excel, PowerPoint, etc.

• Gmail. Com a integração da Asana para Gmail, é possível criar tarefas da Asana diretamente da sua caixa de entrada do Gmail. Quaisquer tarefas criadas no Gmail serão incluídas automaticamente no contexto do e-mail, para que nada se perca. Precisa fazer referência a uma tarefa Asana ao escrever um e-mail? Em vez de abrir o aplicativo, basta usar o complemento da Asana para Gmail e pesquisar a tarefa diretamente da caixa de entrada dos seus e-mails.

Perguntas frequentes